Referenz: Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

Wenn Sie einen ID-Sequenzgenerator für ein Unternehmen in der Aufgabe

ID-Definitionen für Unternehmen bearbeiten

angeben, haben die Werte des Unternehmens-ID-Sequenzgenerators Vorrang.

Wenn Sie sowohl die ID-Sequenzgeneratoren auf Mandanten- als auch die Unternehmensebene leer lassen, geschieht in Workday Folgendes:

Workday lässt die ID-Nummer in den Dokumenten leer.
Verwendet die von Workday generierte Referenz-ID eines Dokuments als einzige eindeutige Kennung.

Sie definieren ID-Sequenzgeneratoren in der Aufgabe

ID-Definition erstellen

.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, weist Workday neuen Geschäftsentitäten eine eindeutige ID zu.

Um den restriktivsten Selektionsbereich anzuwenden, wählen Sie mehrere Datumsoptionen. Wenn Sie mehrere Optionen auswählen, muss das Zeiteingabedatum für den Mitarbeiter für alle Optionen gültig sein.

Projektmitarbeiter sind Mitarbeiter, die:

Sie haben eine Projektzuweisung.
Protokollieren Sie die Zeit für ein Projekt oder eine Projektplanaufgabe.
Sie sind in Ressourcenpools.

Um diese Daten anzuzeigen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht, der die Berichtsdatenquelle Worker Utilization Target Sheet verwendet.
Verwenden Sie den Bericht
Auslastungsziele für Mitarbeiter - Monatlich
.

Wenn das Startdatum nach dem heutigen Datum liegt, umfasst der Datumsbereich 2 Jahre in der Vergangenheit und 1 Jahr in der Zukunft.

Wenn das Startdatum vor dem heutigen Datum liegt, umfasst der Datumsbereich 1 Jahr in der Vergangenheit und 2 Jahre in der Zukunft.

Workday benötigt Ressourcenprognosen, damit Sie den Bericht

Mitarbeiterzuweisungen verwalten

zur Planung Ihrer Ressourcen effektiv verwenden können.

Die Auswahl dieser Option ermöglicht Folgendes:

Workday generiert automatisch Ressourcenprognosen, wenn Sie neue Projekte erstellen.
Sie können einen Job planen, der Ressourcenprognosen für die vorhandenen Projekte generiert, die noch keine Prognose haben.

Beispiel: Woche.

Beispiel: Allokation in %.

Beispiel: Ganzzahlen

Wenn Sie diese Option aktivieren und übermitteln, werden sofort einmalige Hintergrundprozesse gestartet:

"Initialisierung von denormalisiertem Rollenobjekt"

und

"Initialisierung von denormalisierter Rollenzuweisung"

. Die Ausführung dieser Jobs kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und die Performance Ihres Systems beeinträchtigen, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl genehmigter Projekte haben. Um Unterbrechungen zu minimieren, empfehlen wir, dieses Feature außerhalb der Hauptnutzungszeiten oder über ein Wochenende zu aktivieren.

Benutzer sehen diese neuen Wertelisten in den Suchdialogen erst, wenn beide Initialisierungsjobs erfolgreich abgeschlossen wurden.

Außerdem unterstützt die Werteliste

"Für Projekt zuweisbare Rolle"

keine zuweisbaren Rollen, die mit Sicherheitsgruppen mit dem Zugriffsrecht

"Gilt für aktuelle Organisation" und "Untergeordnete Organisationen bis Ebene"

verknüpft sind. Wenn Sie diese Art von zuweisbarer Rolle auswählen, gibt die Suche keine Transaktionen zurück.

Workday verwendet diesen Wert nur in einem Webservice für Legacy-Integration.

Workday verwendet diesen Wert nur in einem Webservice für Legacy-Integration.

Zeigt das

Standardbuch für Reporting

für Berichte an, bei denen Sie das Buch als Parameter auswählen. Sie können das Standardbuch ändern, indem Sie das Kontrollkästchen

Mandantenstandardvorgaben

bei der Aufgabe

Bücher verwalten

auswählen. Wenn Sie ein Standardbuch für eine Unternehmenshierarchie oder ein Unternehmen konfigurieren, überschreibt das den Standard auf Mandantenebene.

Standardmäßig verwendet Workday das Datum der Ertragsrealisierungsrate als Währungsumrechnungskurs, es sei denn, Sie wählen eine andere Option aus der Werteliste.

Wenn Sie automatische Validierungen deaktivieren, empfiehlt Workday, basierend auf Ihren eigenen Bedingungen Validierungen für Duplikate durchzuführen. Verwenden Sie die Aufgabe

Benutzerdefinierte Validierungen verwalten,

um Bedingungsregeln für Lieferantenrechnungen und Lieferantenrechnungsanpassungen zu definieren.

Dem Mitarbeiter muss ein Standort zugewiesen sein, damit er als Standard ein Dokument verwenden kann. Workday kopiert den Standort des Mitarbeiters aus einer Bedarfsanforderung in einen Bestellauftrag.

Diese Option gilt nur für Ausgabendokumente, die einen Mitarbeiter in Workday referenzieren.

Die ausgewählte Option wird für alle Beschaffungsdokumente angezeigt. Wenn Sie keine Posten verwenden, ist keine Auswahl erforderlich.

Konfigurieren Sie einen Sequenzgenerator, um diese Option zu aktivieren. Legen Sie die letzte im Sequenzgenerator verwendete Zahl fest, nachdem Sie Ihre Postenkonvertierung abgeschlossen haben.

Sie müssen Ausgabenkategoriehierarchien erstellen, bevor Sie diese Option aktivieren können. Erstellen Sie in Abstimmung mit Ihrem FDM-Team Ihre eigene benutzerdefinierte Ausgabenkategoriehierarchie für Ihre Posten.

Wird verwendet, um zu verhindern, dass zu viele Elemente in den Suchergebnissen zurückgegeben werden. Workday empfiehlt, Ihre Namenskonventionen zu standardisieren, damit bei einer Suche nur relevante Elemente zurückgegeben werden.

Diese Option minimiert die Informationen, die ein Mitarbeiter beim Erstellen einer Bedarfsanforderung eingeben muss.

Aktivieren Sie Versandavise für jeden Lieferanten, um diese automatisch zu verarbeiten. Einkäufer können Versandavise auch manuell erstellen.

Einkäufer können Bestellauftragsbestätigungen auch manuell erstellen

Bevor Sie diese Option auswählen, empfiehlt Workday Ihnen, alle Bestellauftragsbestätigungen mit dem Status "Entwurf" und "In Bearbeitung" abzubrechen.

Sie können diese Einstellung nicht deaktivieren, wenn Sie aktive Bestellauftrags- oder Bedarfsanforderungspositionen für mehrere Unternehmen haben.

Wenn Sie

Bedarfsanforderungen

auswählen, aktiviert Workday automatisch die Option

Bestellaufträge

. Wenn Sie die Option

Bedarfsanforderungen

deaktivieren, deaktiviert Workday nicht automatisch die Option

Bestellaufträge

.

Beim Geschäftsprozess-Routing wird nur das Unternehmen im Dokument-Header verwendet, sofern zutreffend.

Wir zeigen die Lieferantenverträge auf Positionsebene in den resultierenden Bestellaufträgen an.

Wenn Sie bei der Konsolidierung automatisch Quellen zuordnen möchten, planen Sie einen Job für automatisches Sourcing in der Aufgabe

Automatisches Sourcing planen

.

Diese Option gilt nicht für Punchout-Bestellaufträge von Bedarfsanforderungen. Jeder retournierte Lieferantenwarenkorb erstellt einen Bestellauftrag.

Auf diese Weise können Sie das an den Einkaufsposten übertragene Katalogdatum bearbeiten. Wenn Sie keine Kataloge verwenden, wählen Sie diese Option nicht aus.

Wählen Sie diese Option, um mehrere Einkaufsposten mit demselben Namen zu konfigurieren. Sie können Namen konfigurieren, die den Postennamen entsprechen, die Hersteller, Lieferanten und Anbieter von Posteninhalten für Ihre Posten in ihren eigenen Systemen haben.

Aktualisieren Sie den Bestellauftragspreis mit der Aufgabe

Änderungsauftrag erstellen,

wenn eine Ausnahme beim Rechnungsabgleich vorliegt.

Sie können auch die Positionen für in einem Bestellauftrag versendete Waren aktualisieren, wenn die zugehörige Rechnung den Status

Entwurf

hat.

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die Preise pro Einheit in Bestellaufträgen aktualisieren, um Ausnahmen beim Abgleich von Lieferantenrechnungen zu beheben.

Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, können Sie beim Ausführen eines Änderungsauftrags den Preis pro Einheit in einer Bestellauftragsposition nicht aktualisieren.

Aktivieren Sie diese Option, um Informationen zur Behandlung in Beschaffungsdokumenten aufzunehmen.

Die Aktivierung des vollständigen Eingangs der in Auftrag gegebenen Mengen spart Zeit, kann jedoch auch die Anzahl von Fehlern in Eingangsmengen erhöhen, die möglicherweise erst später gefunden werden.

Wenn es keinen Ersatzposten gibt, wird der mit dem Webposten verknüpfte Einkaufsposten verwendet, sofern Lieferanteninformationen vorliegen, die mit denen des Lieferanten für diesen Webposten übereinstimmen.

Wenn Sie

Operate-Leasing IFRS oder öffentlicher Sektor

auswählen, aktivieren Sie im Abschnitt

Asset-Optionen

Multibook-Buchhaltung aktivieren

.

Wenn Sie zwei oder mehr Optionen auswählen, müssen Sie Buchcode-Konfigurationen für Leasing-Verträge konfigurieren.

Sie können Ihre Einstellungen nicht mehr ändern, nachdem Sie einen Operate-Leasing-Lieferantenvertrag erstellt haben.

Sie können weiterhin Lieferantenverträge für Finance-Leasing erstellen, ohne die Leasing-Buchhaltung in Ihrem Mandanten konfigurieren zu müssen.

Wenn Sie Lieferantenrechnungen innerhalb der Skontoperiode zahlen, berechnet Workday den Gesamtbetrag im Zahlungslauf.

Nachdem Sie die Kosten ausgewählt haben, werden folgende Felder im Lieferantenprofil angezeigt:

Von Skonto für Lieferantenrechnungen ausschließen
Skontoausschlüsse für Lieferantenrechnungen überschreiben
, damit Sie das Setup auf Mandantenebene ändern und eindeutige Skontoberechnungsoptionen für jeden Lieferanten konfigurieren können.

Sie können die Validierungen anzeigen, wenn Sie für die Lieferantenrechnung oder Rechnungsanpassung die mögliche Aktion Abbrechen oder Ändern öffnen. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, werden die Optionen „Ändern“ oder „Abbrechen“ nicht angezeigt.

Wählen Sie diese Option, um Lieferantenrechnungen über die Berichtskette des Genehmigers zur Genehmigung weiterzuleiten. Dadurch müssen Sie nicht mehrere Rollen erstellen, um die Rechnung zu genehmigen.

Wählen Sie diese Option, um Workday Central Login für Ihre Lieferantenkontakte zu aktivieren. Zur Aktivierung dieser Option ist die Einrichtung eines Lieferantenkonnektors erforderlich.

Wählen Sie Unternehmen aus, für die Standardverantwortlichkeiten und -berechtigungen festgelegt werden sollen. Diese Standardvorgaben gelten für Rollenzuweisungen, wenn das Feld

Lieferant beschränkt auf Unternehmen

leer ist.

Dies gilt auch für Änderungen im Ereignis „Änderung des Zahlungsabwicklungskontos für Lieferanten“ eines Mitarbeiters, wenn Folgendes zutrifft:

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, kann die Währung der Spesenposition nicht von Mitarbeitern geändert werden, wenn sie Spesenabrechnungen erstellen und bearbeiten. Die Funktionalität für mehrere Währungen in Ihrem Mandanten wird dadurch nicht deaktiviert.

In den möglichen Aktionen für die gespeicherte Spesenabrechnung können Mitarbeiter

Aktivieren

, um Steuerbeträge einzuschließen.

Aktivieren Sie diese Option, um Positionen für die Fakturierung zu aktivieren, nachdem die Spesenabrechnung den Status

"Genehmigt"

hat.

Wenn Sie diese Option konfigurieren und die Aufgabe

Personendaten bereinigen

ausführen, löscht Workday persönliche Daten für ausgeschiedene Mitarbeiter dauerhaft aus folgenden Bereichen:

Spesenkarten.
Spesenabrechnungen
Beschaffungskarten

Wenn eine Projekthierarchie einen Ressourcenplan erbt, verwendet Workday den Ressourcenplan aus der untersten übergeordneten Hierarchie des Projekts.

Workday aktiviert diese Option automatisch für alle neuen Mandanten, aber Sie müssen sie in vorhandenen Mandanten manuell aktivieren.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, verhindert Workday, dass Zahlungsempfänger nicht gezahlte Buchungen als Spesen abrechnen, die sie vor Abreise möglicherweise abbrechen.

Workday empfiehlt, die Buchhaltung von Asset-Multibooks nach der Aktivierung nicht zu deaktivieren.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, erstellt Workday nur ein Asset für den ersten Eingang oder die erste Lieferantenrechnung, die Sie aus einer Bestellauftrags-Serviceposition mit einer verfolgbaren Ausgabenkategorie erstellen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, geschieht in Workday Folgendes:

Umgeht die Prüfung verfolgbarer Positionen für alle nachfolgenden Rechnungen oder Eingänge, die aus derselben Bestellauftragsposition erstellt wurden, und erstellt in folgenden Fällen keine Assets:
Die Bestellauftragsposition teilweise erhalten und mehrere Eingänge oder Lieferantenrechnungen erstellen
Stellen Sie bei der ersten Prüfung einer verfolgbaren Position fest, dass das Asset nicht verfolgbar ist.
Die buchhalterische Behandlung für Assets wird basierend auf Folgendem ausgefüllt:
Die Asset-Buchregeln bei Ihrer ersten Prüfung.
Die buchhalterische Behandlung aus der ersten Prüfung in nachfolgenden Prüfungen.

Diese Mandantenoption gilt nur, wenn Sie die Prüfung verfolgbarer Positionen für Assets aktivieren.

Sie können das Worktag-Kontrollkästchen weiterhin in allen von Ihnen erstellten Ad-hoc-Banktransaktionen deaktivieren.

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wickelt Workday die Zahlungen in der Währung jeder Transaktion ab.

Workday maskiert auch die Felder im Geschäftsprozess

Einschreibungsereignis für Auszahlungsoption

für Mitarbeiterprofile.

Benutzer mit Zugriff auf die Sicherheitsdomäne

Person Data: Bank Account Masking

können die nicht maskierten Felder anzeigen.

Wenn Sie einen Zahlungslauf erstellen, können Sie die Werteliste

Dynamisches Datum für Lieferantenzahlung

verwenden, um das Datum für Lieferantenzahlungen dynamisch vorzugeben, und zwar basierend auf folgenden Elementen:

Skontodatum der Rechnung
Fälligkeitsdatum der Rechnung
Datum des Zahlungslaufs

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Anpassungsgutschriften für Lieferantenrechnungen auf erste fällige Zahlung anwenden,

um Anpassungsgutschriften für Lieferantenrechnungen während der Zahlungsabwicklung automatisch Rechnungszahlungen zuzuordnen. Workday verrechnet anstehende Gutschriften mit Lieferantenrechnungen unabhängig von ihrem Fälligkeitsdatum.

Dieses Kontrollkästchen hat keine Auswirkungen auf Folgendes:

Unternehmensbankkonten: Bei denen immer eine Warnung angezeigt wird, wenn Sie eine ungültige BIC eingeben
Webservices, die stets verhindern, dass Sie einen ungültigen Bank-Identifikationscode eingeben.

Wenn Sie eine Finanzierungsquelle oder eine Finanzierungsquellenregel erstellen, können Sie jedes Projekt in die oberste Projekthierarchie aufnehmen, die Sie hier angeben.

Das Worktag

Verbundenes Intercompany-Unternehmen

ist nicht mehr auf das Header-Unternehmen beschränkt.

Workday berücksichtigt die Worktag-Arten, die Sie hier angeben, zusätzlich zu den primären und optionalen Ausgleichs-Worktags, wenn Sie die Positionen für die Gewinn- und Verlustrechnung (einbehaltene Gewinne im aktuellen Jahr) beim Jahresendvortragsprozess gruppieren.

Workday speichert diese Worktags in den Journalpositionen für den Anfangssaldo für Gewinnrücklagen.

Wenn diese Option aktiviert ist, entfernt und inaktiviert Workday ID-Generatoren, die auf Unternehmensebene festgelegt wurden, es sei denn, Sie haben die Option

Vom Mandanten erben

in der Aufgabe

Optionen für Kundenkonto bearbeiten

ausgewählt.

Wählen Sie, wie Workday den Kundennamen und die zugehörige ID in Kundendokumenten anzeigt:

Kunden-ID + Kundenname:
Zeigt sowohl die ID als auch den Namen in der angezeigten Reihenfolge an.
Kundenname
: Zeigt nur den Kundennamen an.
Kundenname + (Kunden-ID)
: Zeigt zuerst den Namen gefolgt von der ID an. Beispiel:
Lexcom (C-007)

Workday schränkt Sie nicht bei der Bearbeitung von Worktags ein. Sie können benutzerdefinierte Validierungen mithilfe berechneter Felder erstellen, um zu prüfen, ob eine Rechnung das Worktag von einem Vertrag ableitet.

Wenn Sie ein Opt-in für diese Funktion setzen, kann sich dies auf Ihre Integrationen auswirken, wenn Sie Rechnungswerte aktualisieren.

Für ein Opt-out in der Zukunft deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Workday wird dann die Regeln für Zinsen/Verzugsgebühren in Kundenrechnungen nicht mehr berechnen oder anzeigen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um währungsübergreifende Kundenzahlungen zuzuordnen, indem standardmäßig der Wechselkurs vom Zahlungsdatum verwendet wird.

Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, ordnet Workday währungsübergreifende Zahlungen zu und verwendet standardmäßig das Zahlungszuordnungsdatum.

Wenn Sie einen Währungsüberschreibungssatz für Ihre währungsübergreifende Anwendung angeben, verwendet Workday den Währungsüberschreibungssatz, um den Zahlungsbetrag in der Rechnungswährung unabhängig vom Opt-in-Status zu berechnen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um generative KI für Mahnungen zu aktivieren.

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, fügt Workday die Option

Mit KI generieren

zur Aufgabe

E-Mail-Mahnung

hinzu.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um generative KI zu aktivieren, wenn Sie Nachrichten-Builder-Vorlagen für Mahnungen erstellen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, fügt Workday die Option

Mit KI generieren

zur Aufgabe

Vorlage für Nachrichten-Builder erstellen

hinzu.

Sie können nur Zahlungsarten auswählen, für die als

Zahlungsweise

Manuell

angegeben ist.

Sobald Sie sie aktiviert haben, können Sie den Wert nicht leer lassen.

Wenn diese Funktion aktiviert ist, weist Workday Rechnungen Steuer-IDs basierend auf der Versandadresse in der folgenden Rangfolge zu:

Steuerinformationen auf Adressebene für die Versandadresse, sofern verfügbar, oder
Das Land in der Versandadresse.

Wenn keines von beidem verfügbar ist, weist Workday die Steuer-IDs basierend auf dem Steuercode in der Rechnungsposition zu.

Beispiel: Ein Kunde hat eine bevorzugte Adresse in Frankreich und eine zusätzliche Adresse in Deutschland. Wenn Sie eine Kundenrechnung für den Versand an die deutsche Adresse erstellen, gibt Workday die Transaktionssteuer-ID standardmäßig für Deutschland und nicht für Frankreich vor.

Wenn die Unternehmenssteueroption entweder

An Lieferanten fällige Steuer berechnen

oder

Selbst einbehaltene Steuer berechnen

lautet, füllt Workday die folgenden Felder in der Position aus:

Steueranwendbarkeit
Steuercode
Steueroption
Steuererstattungsfähigkeit

Regeln für Standardvorgaben für Steuern gelten für Lieferantenrechnungen nur dann, wenn die Steuerdetails in einem Bestellauftrag oder einem Lieferantenvertrag leer sind; Andernfalls werden die Steuerdetails aus dem Lieferantenvertrag oder Bestellauftrag in die generierte Lieferantenrechnung übertragen.

Sie können die Buchcodes auch verwenden, um Berichte zu diesen Transaktionen in Finanzberichten zu erstellen.

Nach der Aktivierung können Sie die Buchcodes auswählen, um die Netto-Asset-Buchung in die zugehörigen Bücher für Investitionspooltransfers und -verkäufe zu buchen.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, aktiviert Workday die Dateneingabeprüfung in allen Bereichen

Workday beschränkt die für die Analyse verwendeten Daten auf die kleinere der folgenden Zahlen: