Überlegungen zum Setup: Projektfakturierung

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Projektfakturierung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum es eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Vollständige Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Die Projektfakturierung ist Teil von Workday Professional Services Automation (PSA). Mithilfe von Informationen aus Kundenverträgen und Workday Projects können Sie einen umfassenden Fakturierungsprozess für kundenorientierte fakturierbare Projekte erstellen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Mit der Projektfakturierung in Workday haben Sie folgende Möglichkeiten:

Kunden fakturieren.

Fakturieren Sie innerhalb Ihrer Organisation.

Verfolgen Sie Projekterträge.

Die Projektfakturierung unterstützt Sie auch bei der Verwaltung Ihrer Projektfinanzen. Workday fördert die Zusammenarbeit zwischen Controller, Projektmanagern und Fakturierungsspezialisten und die Abstimmung von Anwendungen entfällt.

Wenn Sie die Projektfakturierung mit Kundenkonten und Kundenverträgen in Workday verwenden, können Sie Forderungsgutschriften und -einzug sowie Kundenkonten verwalten und Ihre Fakturierung gleichzeitig automatisieren.

Anwendungsfälle

Sie können fakturierbare Projekte mit den Lösungen Workday Revenue und Project Billing kombinieren und Ihren Ertrag folgendermaßen erfassen:

Wie in Rechnung gestellt

Basierend auf erreichten Meilensteinen.

Abgegrenzt.

Nach Fertigstellungsgrad.

Durch Rückstellungen, mit denen Sie Erträge unabhängig von der Fakturierung erfassen können.

Zu berücksichtigende Fragen

Fragen	Überlegungen
Wie gehen Sie mit unterschiedlichen Rechnungs- und Steueranforderungen in verschiedenen Ländern um?	Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre spezifischen Fakturierungsanforderungen nach Land und Region. Rechnungs- und Steueranforderungen variieren von Land zu Land.
Welche Fakturierungsmethoden verwendet Ihr Unternehmen?	Workday Project Billing unterstützt folgende Fakturierungsmethoden: Festpreis – Raten Festpreis – Meilensteine – Datum Festpreis – Meilensteine – Projekt Vorausgezahlt Vorschuss/Einbehalt Transaktionen – Zeit und Spesen
Welche Anforderungen stellen Sie an das Intercompany-Transferpreismodell?	Workday Project Billing unterstützt folgende Optionen für Intercompany-Preismodelle: Kostenplus Mit mehreren Parteien Versetzung Wertbasiert Erstellen Sie standardmäßige oder benutzerdefinierte Satzregeln für Transferpreismodelle, die auf den Intercompany-Vertrag angewendet werden sollen.
Welche Fakturierungssätze können mit der Projektfakturierung verwendet werden?	Workday Project Billing unterstützt folgende Fakturierungskonfigurationen: Fakturierungssatztabellen. Fakturierungssatzregeln. Benutzerdefinierte Deckel. Projektdeckel für Zeit und Aufwand. Stufensätze. Strukturieren Sie Ihre Fakturierung nach diesen Konfigurationen, bevor Sie sie auf Ihre Projekte anwenden.
Welche speziellen Fakturierungssatzregeln benötigt Ihr Unternehmen?	Die Projektfakturierung unterstützt die folgenden Konfigurationen für Satzregeln: Vertragsspezifische Deckel. Skonti Kostenaufschläge. Stufenpreismodell. Konfigurieren Sie diese Fakturierungssatzregeln, um sie zur Vertragssatztabelle hinzuzufügen.
Welche Änderungen am Rechnungsformat benötigen Sie für die Projektfakturierung?	Änderungen an Rechnungsformaten erfordern Verbesserungen an Business Intelligence und Reporting Tools (BIRT). Wenn die Unterstützung für BIRT nicht im Umfang enthalten ist, wenden Sie sich an Ihren Workday Customer Success Manager.
Welche Ertragsrealisierungsmethoden verwenden Sie?	Workday Project Billing unterstützt folgende Ertragsrealisierungsmethoden: Festpreis – Rate und Gleichmäßige Verteilung Festpreis – Fertigstellungsgrad Meilensteine Performance-basiert Vorschuss/Einbehalt Transaktion – Zeit und Spesen Planen Sie Ihre Ertragsrealisierungsmethoden für die Projektfakturierung.
Folgen Ihre Projekterträge den Projekt-Worktags oder Mitarbeiter-Worktags?	Workday verwendet folgende Worktag-Regeln: Festpreisprojekte folgen den im Projekt angegebenen Vertrags-Worktags. Um die Festpreiserträge manuell auf Mitarbeiterebene neu zu klassifizieren, müssen Sie zunächst einen benutzerdefinierten Bericht erstellen. Transaktionsbasierte Projekte für Zeit und Spesen folgen den Mitarbeiter-Worktags oder Projekt-Worktags.
Muss Ihre Organisation die Zeit oder Spesen externer Mitarbeiter für die Projektfakturierung in Workday integrieren?	Wenden Sie sich an Ihren Workday Customer Success Manager.

Empfehlungen

Workday empfiehlt:

Verwenden Sie zur Verbesserung von Budgetierung und Reporting Projekthierarchien und Projektgruppen.

Informieren Sie sich über länderspezifische Anforderungen an die Rechnungsstellung.

Anforderungen

Berücksichtigen Sie alle Integrationsanforderungen innerhalb und außerhalb von Workday.

Einschränkungen

Die Projektfakturierung unterstützt Kundenverträge nur für die folgenden projektbezogenen Positionsarten:

Festpreis

Vorausgezahlt

Zeit und Spesen

Wertbasiert

Mandanten-Setup

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Nur nicht erstattungsfähige Steuer in fakturierbare Transaktionen einschließen

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

. Dieses Kontrollkästchen schließt erstattungsfähige Steuern aus fakturierbaren Beträgen in Spesen und Lieferantenrechnungen aus.

Sicherheit

Domänen	Überlegungen
Process: Billing Schedule - Core in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Erstellen Sie Fakturierungszeitpläne für Kundenverträge.
Process: Billing Schedule - View in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Zeigen Sie Fakturierungszeitpläne und Raten für Kundenverträge an.
Process: Customer Contract - Core in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Verwalten Sie Kundenverträge.
Process: Project Billing - Core im funktionalen Bereich „Project Billing“.	Verwalten Sie Projektfakturierungstransaktionen.
Process: Project Billing - Invoice Proposal im funktionalen Bereich „Project Billing“. Process: Billing - Invoice Proposal in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Schritte: Kundenrechnungsvorschläge verwalten
Process: Project Billing - Invoicing im funktionalen Bereich „Project Billing“. Process: Billing - Invoicing in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Erstellen Sie Kundenrechnungen für Fakturierungsraten, Transaktionen und eine konsolidierte Fakturierung.
Process: Revenue Schedule - Core in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Erstellen Sie Zeitpläne für die Ertragsrealisierung für Kundenverträge.
Process: Revenue Schedule - View in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Zeigen Sie Zeitpläne und Raten für die Ertragsrealisierung für Kundenverträge an.
Setup: Customer Contracts - Templates and Types in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“	Erstellen Sie Vorlagen für Zeitpläne für Fakturierung und Ertragsrealisierung.
Set Up: Customer Milestones in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“	Verwalten Sie Datumsmeilensteine für Kunden in folgenden Zeitplänen: Fakturierungszeitpläne Zeitpläne für die Ertragsrealisierung.
Set Up: Milestone Types in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.	Verwalten Sie Meilensteinarten und zeigen Sie sie an.

Beim Aktivieren von Sicherheitsgruppen sind folgende Informationen zu beachten:

Sicherheitsgruppen	Überlegungen
Revenue Specialist und Customer Contract Specialist	Richten Sie Kundenverträge ein.
Accounts Payable Specialist	Erstellen Sie Lieferantenrechnungen für die mit dem Projekt verbundenen Kosten.
Projektmanager	Prüfen und genehmigen Sie fakturierbare Transaktionen für ein Projekt.
Billing Specialist	Generieren Sie Kundenrechnungen.
Ertragsbuchhalter	Verwalten Sie die Buchhaltung und zugehörige Berichte.

Beim Zuweisen von Sicherheitsrollen für die Domänen „Project Billing“ und „Customer Contracts“ sind folgende Informationen zu beachten:

Sicherheitsrollen	Überlegungen
Weisen Sie Mitarbeitern auf der Projekt- und Projekthierarchieebene Rollen zu.	Sie können Rollen auf Projekt- oder Projekthierarchieebene zuweisen. Projekte innerhalb dieser Hierarchien erben die Zuweisungen und reduzieren so den Aufwand für die Sicherheitsverwaltung.
Weisen Sie Mitarbeitern auf der Unternehmens- und Unternehmenshierarchieebene Rollen zu.	Sie können Rollen auf der Unternehmens- und Unternehmenshierarchieebene zuweisen. Projekte innerhalb dieser Hierarchien erben die Zuweisungen und reduzieren so den Aufwand für die Sicherheitsverwaltung.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Ad-hoc-Projekttransaktionsereignis	Erstellen und genehmigen Sie Ad-hoc-Transaktionen für Projekte.
Fakturierungszeitplan - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Fakturierungszeitpläne.
Vertragssatztabelle - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Vertragssatztabellen.
Kundenvertragsrevision - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Kundenvertragsrevisionen.
Umklassifizierungsjournal für Kundenvertrags-Assets und ‑verbindlichkeiten - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Journale für Umklassifizierungen von Kundenvertrags-Assets und -verbindlichkeiten.
Kundenvertragsereignis	Erstellen und genehmigen Sie Kundenverträge.
Rate für abgegrenzte Kosten - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Raten für abgegrenzte Kosten.
Projekttransaktionsanpassung - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Projekttransaktionsanpassungen.
Ertragsrealisierungsrate - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Ertragsrealisierungsraten.
Zeitplan für Ertragsrealisierung - Ereignis	Erstellen und genehmigen Sie Zeitpläne für die Ertragsrealisierung.

Reporting

Sie können Standardberichte und -aufgaben für Projekte verwenden, um Ihr Dashboard für die Projektfakturierung zu erstellen.

Integrationen

Webservices	Überlegungen
Ad-hoc-Projekttransaktionen abrufen	Ruft alle Ad-hoc-Projekttransaktionen ab.
Get Contract Rate Sheets	Ruft alle Vertragssatztabellen ab.
Tabellen der Projektfakturierungssätze abrufen	Ruft alle Satztabellen für die Projektfakturierung ab.
Mitarbeiterfakturierungssätze abrufen	Ruft alle Mitarbeiterfakturierungssätze ab.
Mitarbeiterfakturierungssatz importieren	Fügt Mitarbeiterfakturierungssätze hinzu oder aktualisiert diese.
Ad-hoc-Projekttransaktion - Put	Fügt Ad-hoc-Projekttransaktionen hinzu oder aktualisiert diese.
Vertragssatztabelle - Put	Fügt Vertragssatztabellen hinzu oder aktualisiert sie.
Put Project Billing Rate Sheet	Fügt Satztabellen für die Projektfakturierung hinzu oder aktualisiert sie.

Verbindungen und Touchpoints

Die Projektfakturierung interagiert mit folgenden anderen Bereichen in Workday:

Feature	Überlegungen
Customer Accounts	Genehmigte Projektzeiten und -spesen für den Rechnungsstellungsfluss aus der Projektfakturierung.
Kundenverträge	Vorauszahlungs- und Fakturierungszeitpläne sowie projekt- und nutzungsbasierte Fakturierungssatztabellen fließen in die Projektfakturierung ein.
Projekte	Fakturierbare Projektzeiten und -spesen sowie fakturierbare Lieferantenrechnungen fließen in die Projektfakturierung ein.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

The Next Level: Project Billing