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Zuletzt aktualisiert: 2023-11-17
Zeitpläne für konsolidierte Fakturierung für Kundenverträge erstellen

Zeitpläne für konsolidierte Fakturierung für Kundenverträge erstellen

  • Aktivieren Sie „Konsolidierte Fakturierung“ für eine Fakturierungszeitplanart.
  • Erstellen und genehmigen Sie einen Kundenvertrag.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Fakturierungszeitplan - Ereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
  • Sicherheit:
    Domäne Process: Billing Schedule - Core
     in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
Sie können Zeitpläne für eine konsolidierte Fakturierung erstellen, um Fakturierungs- und Rechnungsinformationen für Raten-, Transaktions-, vorausbezahlte und verbrauchsbasierte Kundenvertragspositionen anzugeben.
Workday bestimmt anhand des Fakturierungszeitplans, wie den Kunden die Kosten in Ihren Kundenvertragspositionen in Rechnung gestellt werden. Sie können Folgendes gruppieren:
  • Kundenvertragspositionen, die mehrere Verträge im selben Fakturierungszeitplan umfassen
  • Projekte für dasselbe Unternehmen und denselben Kunden im selben Fakturierungszeitplan
Wenn Sie Raten generieren, ordnet Workday jeder Ratenposition eine Vertragsposition zu.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Fakturierungszeitplan für Kundenvertrag erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zeitplanart
    Wählen Sie eine Zeitplanart aus, die Sie für „Konsolidierte Fakturierung“ in der Aufgabe
    Zeitplanarten verwalten
     aktiviert haben.
    Kundenverträge
    Wenn Sie den Fakturierungszeitplan erstellen, fügt Workday die Kundenvertragspositionen aus den Verträgen hinzu, die Sie auswählen.
    Fakturierbares Projekt
    Wählen Sie das fakturierbare Projekt aus, das den Kundenvertragspositionen zugeordnet ist, für die Sie einen Fakturierungszeitplan erstellen möchten.
  3. (Optional) Auf dem Register
    Zeitplanoptionen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Art der gesetzlichen Rechnung
    Wählen Sie eine Art der gesetzlichen Rechnung, die Sie für Kundenrechnungen im Bericht
    Rechnungsarten nach Land verwalten
     konfiguriert haben. Workday filtert die Optionen, die in dieser Werteliste angezeigt werden, nach dem Unternehmen, das Sie im Fakturierungszeitplan auswählen.
    Workday verwendet die Art der gesetzlichen Rechnung für folgende Zwecke:
    • Fakturieren von Standort.
    • Laden Sie die Art der gesetzlichen Rechnung aus dem Fakturierungszeitplan in die Kundenrechnung. Wenn Sie eine Kundenrechnung erstellen, können Sie die Art der gesetzlichen Rechnung so ändern, dass sie sich von der Art der gesetzlichen Rechnung im Fakturierungszeitplan unterscheidet.
    Workday unterstützt keine Arten von gesetzlichen Rechnungen in Zuwendungsverträgen, Intercompany-Verträgen oder Studentenverträgen.
    Tag der wiederkehrenden Rechnung
    Geben Sie einen Tag des Monats ein, um die Rechnungsdaten in Kundenrechnungen zu überschreiben, die Sie mit diesem Fakturierungszeitplan erstellen. Zeitpläne für die konsolidierte Fakturierung wenden die Rechnungsdaten nur zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung an.
  4. (Optional) Bei der Bearbeitung des
    Registers
     Rate sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Fakturierungsintervall
    Wenn Sie folgende Optionen auswählen, beginnen die Ratenperioden jeweils am Beginn des ausgewählten Zeitrahmens:
    • Kalenderwoche
    • Kalendermonat
    • Kalenderquartal
    • Kalenderjahr
    Wenn Sie folgende Werte auswählen, beginnen die Ratenperioden am
    Datum, das Sie bei Von angeben
    :
    • Wöchentlich
    • Monatlich
    • Vierteljährlich
    • Jährlich
    Wiederholung
    Geben Sie eine Zahl ein, um Raten als Vielfaches des Fakturierungsintervalls zu generieren.
    Beispiel: Für das Fakturierungsintervall „Wöchentlich“ geben Sie
    3
     ein, um dem Kunden alle 3 Wochen eine Rechnung zu stellen.
    Fakturierungsperiode
    Bestimmt, ob das Ratendatum innerhalb oder außerhalb der Ratenperiode liegt. Wenn Sie Folgendes auswählen:
    • Im Voraus
      : Die Ratentermine beginnen mit dem letzten Tag der vorherigen Ratenperiode.
    • Nachträglich
      : Die Ratentermine beginnen mit dem ersten Tag der nächsten Ratenperiode.
    • Aktuell
      : Die Ratentermine beginnen mit dem ersten Tag der aktuellen Ratenperiode.
    Tag der Rate
    Wenn ein Monat nicht den Ihnen ausgewählten Tag enthält, verwendet Workday den letzten Tag des Monats. Beispiel: Wenn Sie
    den 30.
    auswählen, wählt Workday für eine Rate im Februar den 28.
    Für die Fakturierungsperioden gilt Folgendes:
    • Im Voraus
      : Workday verwendet das Vorkommen dieses Tages oder des Datums, das dem Ende der vorherigen Ratenperiode am nächsten liegt.
    • Nachträglich
      : Workday verwendet das Vorkommen, das dem Beginn der nächsten Ratenperiode am nächsten liegt.
    • Aktuell
      : Workday verwendet das Vorkommen, das dem Beginn der aktuellen Ratenperiode am nächsten liegt.
    Erste und letzte Rate anteilig verteilen
    Wird angezeigt, wenn Sie die Fakturierungsmethode
    Gleichmäßige Verteilung
     und eines der folgenden Fakturierungsintervalle auswählen:
    • Kalenderwoche
    • Kalendermonat
    • Kalenderquartal
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die erste und die letzte Rate anteilig zu verteilen, wenn diese Raten keine volle Ratenperiode abdecken.
    Beispiel: Wenn das Fakturierungsintervall die
    Kalenderwoche
     und der
    Tag der Rate
     ein Donnerstag ist, umfasst die erste Fakturierungsrate 4 Tage anstatt eine volle Kalenderwoche.
    Wenn es sich bei der ersten und der letzten Rate um Teilperioden handelt, verwenden Sie folgende Berechnungen:
    • Erste Rate = (Anzahl zu fakturierender Tage ÷ Gesamtanzahl Tage in der Periode) × (Zu fakturierender Gesamtbetrag ÷ Anzahl Raten)
    • Letzte Rate = (Anzahl zu fakturierender Tage ÷ Gesamtanzahl Tage in der Periode) × ((Zu fakturierender Gesamtbetrag - Erster Ratenbetrag) ÷ Anzahl Raten))
    • Andere Raten = (Zu fakturierender Gesamtbetrag - Erster Ratenbetrag - Letzter Ratenbetrag) ÷ (Anzahl Raten - 2)
    Wenn die erste oder die letzte Rate eine Teilperiode ist und die andere Rate eine volle Periode ist, verwenden Sie folgende Berechnungen:
    • Teilrate = (Anzahl zu fakturierender Tage ÷ Gesamtanzahl Tage in der Periode) × (Zu fakturierender Gesamtbetrag ÷ Anzahl Raten)
    • Andere Raten = (Zu fakturierender Gesamtbetrag - Teilratenbetrag) ÷ (Anzahl Raten - 1)
    Raten automatisch neu generieren
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit neue Raten generiert werden, wenn Sie den Vertragspositionsbetrag im Kundenvertrag ändern. Wenn Sie die anteilige Berechnung für die erste und letzte Rate aktivieren, aktualisiert Workday die anteilige Berechnung entsprechend.
    Zeitplan automatisch über Vertragsrevision übermitteln
    Wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Raten automatisch neu generieren
     aktivieren.
    Wählen Sie diese Option, um neue Raten zur Genehmigung zu übermitteln. Workday aktualisiert die Raten nicht, wenn in einem Geschäftsprozess Vertragsrevisionen vorliegen.
    Status
    Wenn Sie Anpassungsgutschriften oder Kundenrechnungen gutschreiben und neu fakturieren, ändert Workday den Ratenstatus
    Abgeschlossen
     in
    Gutgeschrieben
    .
    Beachten Sie Folgendes:
    • Wenn Sie den Fakturierungszeitplan abbrechen, löscht Workday nur Raten mit Status
      Verfügbar
       .
    • Wenn Sie den Fakturierungszeitplan ändern, können Sie Raten mit dem Status
      Gutgeschrieben
       nicht bearbeiten.
    Rechnung
    Workday hängt IDs an Anpassungsgutschriften, Gutschriften und Neufakturierungen von Kundenrechnungen an. Verwenden Sie dazu die benutzerdefinierten ID-Generatoren, die Sie in den folgenden Aufgaben konfigurieren:
    • ID-Definitionen für Unternehmen bearbeiten
    • Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
    Beispiel: Sie können die folgenden benutzerdefinierten IDs so konfigurieren, dass sie in Kundenrechnungen für Anpassungsgutschriften, Gutschriften und Neufakturierungen angezeigt werden:
    • 9874CR - Haben
    • 9875NF - Neufakturierung
  5. (Optional) Wählen Sie auf dem Register
    Transaktion
     eine
    Zusammenfassungsdefinition für Projektrechnungen,
     um Zeittransaktionen zu gruppieren, anstatt einzelne Positionen anzuzeigen.
    Sie können Zusammenfassungsdefinitionen für Projektrechnungen in der Aufgabe
    Zusammenfassungsdefinitionen für Projektrechnungen verwalten
     erstellen.
  6. (Optional) Bei der Bearbeitung des Registers
    Vorauszahlung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Vorauszahlungsraten mit anderen Transaktionsarten in Rechnung stellen
    Wird angezeigt, wenn Sie einen Kundenvertrag mit mindestens einer Positionsart
    Vorauszahlung
     und einer anderen Positionsart erstellen.
    Workday aktiviert dieses Kontrollkästchen automatisch und fakturiert Vorauszahlungsraten in derselben Rechnung wie andere Raten und Transaktionen, wenn Sie Kundenrechnungen erstellen.
    Wenn sich die Auswahl des Kontrollkästchens, das Sie im Fakturierungszeitplan konfiguriert haben, von der Auswahl des Kontrollkästchens in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     unterscheidet, verwendet Workday die Auswahl aus dem Fakturierungszeitplan, um Vorauszahlungsraten zu fakturieren.
    Vorauszahlungs-Mapping
    Mappen Sie vorausbezahlte Kundenvertragspositionen mit den Raten- oder Transaktionspositionen.
    Raten
    Richten Sie Vorauszahlungsraten für jedes Vorauszahlungs-Mapping ein. Um eine Vorauszahlungsposition mit einem Vorauszahlungssaldo aus dem Fakturierungszeitplan zu entfernen, erstellen Sie eine negative Rate, um den Vorauszahlungssaldo auf 0 zu setzen.
    Sie können Vorauszahlungsraten
    auf Gesperrt
    setzen, aber Sie können sie nicht fakturieren oder verbrauchen. Sie können auch Fakturierungszeitpläne, die Vorauszahlungssalden enthalten, nicht abbrechen.
    Wenn Sie eine Anpassungsgutschrift oder eine Gutschrift erstellen und eine Abgrenzungsrate neu fakturieren, zeigt Workday die Anpassungsgutschrift und die neu fakturierte Rate an.
  7. (Optional) Wählen Sie
    Anhänge verwalten
     aus dem Menü
    Mehr
     aus, um Anhänge hinzuzufügen.
Workday leitet den Fakturierungszeitplan zur Prüfung und Genehmigung an den Geschäftsprozess
Fakturierungszeitplan - Ereignis
 weiter.
Erstellen Sie Kundenrechnungen aus Verträgen.