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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Einkaufsposten für Bestand einrichten

Einkaufsposten für Bestand einrichten

Definieren Sie für jeden in Auftrag gegebenen, gelagerten und versendeten Bestandsposten wichtige Informationen, einschließlich:
  • Preis.
  • Lieferanteninformationen
  • Mengeneinheiten (ME) für Auftrag, Lager und Versand.
  • Schwelle für den Lagerbestand zur automatischen Postenauffüllung.
  • Details zur Identifikation, z. B. Seriennummer.
Sie können diese Details auch bearbeiten, wenn sie sich ändern, z. B. wenn der Lieferant den Postenpreis oder die Versandmenge anpasst.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Einkaufsposten erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung des Headers sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Ausgabenkategorie
    Verwenden Sie Ausgabenkategorien, um dem Posten Buchungsregeln und Kostenzurechnung zuzuweisen. Ausgabenkategorien geben Werte für bestimmte Felder vor. Sie können Ausgabenkategorien verwenden, um Posten als Lagerposten oder Nicht-Lagerposten zu definieren. Ein Nicht-Lagerposten ist ein Einkaufs- oder Lieferantenposten mit einer Ausgabenkategorie, für die das Kontrollkästchen
    Lagerposten
     nicht aktiviert ist.
    Beispiele: Eine Ausgabenkategorie für Bürobedarf mit Posten wie Schreibtischlampe oder Druckertoner. „Bürobedarf“ ist nicht als Lagerposten markiert.
    Posten-ID
    Geben Sie eine Identifikationszeichenfolge ein, die Workday anzeigen und verfolgen kann. Workday empfiehlt die Eingabe einer Posten- oder Herstellernummer.
  3. Bei der Bearbeitung des
    Registers Postenübersicht
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Bevorzugt
    Wählen Sie diese Option, um den Einkaufsposten bei Bedarfsanforderungen als bevorzugt festzulegen. Workday zeigt
    Bevorzugt
     in folgenden Bereichen an:
    • Worklet „Bedarfsanforderung“
       unter dem Posten-Symbol. Sie können im Worklet nach Präferenzen sortieren.
    • Katalog durchsuchen
       neben dem Postennamen mit einem Badge-Symbol. Sie können Ihre Ergebnisse nach bevorzugten Elementen filtern.
    Currency
    Workday rechnet den Preis pro Einheit des Postens in die Transaktionswährung um, wenn Sie einen Einkaufsposten zu folgenden Elementen hinzufügen:
    • Bedarfsanforderung
    • Bestellauftrag.
    • Lieferantenrechnung.
    • Rechnungsanpassungsposition.
    Verpackungsdefinition
    Um Mengeneinheiten automatisch auszufüllen, geben Sie eine Verpackungsdefinition im unterstützten Format ein:
    • Geben Sie alle Mengeneinheiten von der größten bis zur kleinsten ein und geben Sie die Basismengeneinheit als letztes ein.
    • Trennen Sie die Mengeneinheiten durch einen Schrägstrich und geben Sie ein Leerzeichen zwischen Zahlen und Mengeneinheit ein.
    Beispiel: Kiste/10 Schachtel/100 Stück. In diesem Beispiel enthält ein Karton 10 Schachteln und eine Schachtel enthält jeweils 100 Stück. Workday kann die Mengeneinheit anhand des Namens der Mengeneinheit, des UN/CEFACT-Codes oder des EDI-Codes identifizieren.
    Mengeneinheiten ausfüllen
    Klicken Sie hierauf, um die
    Spalte Mengeneinheit
     im Grid
    Mengeneinheiten
     basierend auf der eingegebenen Verpackungsdefinition auszufüllen.
    Standardmäßig als Service Request
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen Posten als Serviceposten festzulegen. Wenn Sie Bedarfsanforderungen erstellen, wird der Posten unter den
    Servicepositionen
     angezeigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird der Posten in
    Bedarfsanforderungen
     unter Warenpositionen angezeigt.
    Sie können Serviceposten in Beschaffungsdokumenten sowohl in Warenpositionen als auch in Servicepositionen verwenden, wenn Sie die Ausgabenkategorie für Lagerposten als Tag hinzufügen.
    Sie können mit der Option
    Katalog
     durchsuchen auf Serviceposten zugreifen.
    Standard für Steueranwendbarkeit
    Der ausgewählte Wert hat Vorrang vor dem Wert
    für Steueranwendbarkeit aus Ausgabenkategorie übernehmen
    in Beschaffungspositionen.
    Buchhalterische Behandlung
    Wird ausgefüllt, wenn Sie für den Einkaufsposten eine
    Ausgabenkategorie
     auswählen. Für Posten mit:
    • Bestand
       : Workday behandelt Posten bei der Einlagerung als Assets und verbucht sie als Aufwendungen, wenn Mitarbeiter sie ausgeben, transferieren oder nach unten anpassen.
    • Aufwendungen
       : Workday verbucht Posten bei der Einlagerung als Aufwendungen und verfolgt ihre Mengensalden.
    Lossteuerung
    Aktivieren Sie diese Option, um in Bestandstransaktionen und für Eingänge für Bestellaufträge Los-IDs erforderlich zu machen.
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der Abschnitt
    Losoptionen
     angezeigt.
    Sie können keine Lossteuerung auf Posten anwenden, die Sie in Dezimalmengen lagern.
    Art der Seriensteuerung
    Wählen Sie
    Seriensteuerung für Versand
     aus, um Seriennummern bei der Ausgabe oder beim Versand des Einkaufspostens erforderlich zu machen. Wird angezeigt, wenn Sie
    Posten
    verfolgen nicht aktivieren.
    Wählen Sie
    Vollständige Seriensteuerung
     , um Seriennummern während des gesamten Lebenszyklus des Postens erforderlich zu machen.
    Sie können keine Seriensteuerung auf Posten anwenden, die Sie in Dezimalmengen lagern. Sie können seriell gesteuerte Posten nur in der Basismengeneinheit des Postens lagern.
    Kommentare
    Sie können dieses Feld verwenden, um Kommentare zu Postenänderungen hinzuzufügen und zu aktualisieren, wenn verschiedene Endbenutzer damit interagieren.
    Sie können auch Kommentare zu Einkaufsposten auf den folgenden Seiten anzeigen:
    • Elementvorschau in den möglichen Aktionen anzeigen.
    • Bericht
      Einkaufsposten anzeigen
       .
    Nur Postenhersteller verwenden
    Aktivieren Sie diese Option, um nur die Hersteller zuzulassen, die Sie im Los für den Einkaufsposten angeben.
    Eingangs-Alert-Periode in Tagen
    Geben Sie die Anzahl Tage ein, für die Fehler und Warnungen zum Ablaufdatum des Einkaufspostens in der Aufgabe
    Bestand
     einlagern angezeigt werden sollen.
    Ausgangs-Alert-Periode in Tagen
    Geben Sie die Anzahl Tage ein, für die Fehler und Warnungen zum Ablaufdatum des Einkaufspostens in den Aufgaben
    Schnellausgabe
     und
    Bestand entnehmen
     angezeigt werden sollen.
    Anfordernde Entitäten
    Wählen Sie die anfordernden Entitäten, auf die Sie den Einkaufsposten beschränken möchten. Nach der Auswahl können nur diese Entitäten den Posten anfordern.
    Listen beschränkter Einkaufsposten
    Wählen Sie die vorhandene Einkaufspostenliste aus, zu der der Posten hinzugefügt werden soll. In Workday können die anfordernden Entitäten nur die in dieser Liste ausgewählten Posten kaufen
  4. Bei der Bearbeitung des Grids
    Mengeneinheiten
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Verwendung
    Sie können die folgenden Verwendungen für eine Mengeneinheit auswählen:
    • Auftrag
       , um die Mengeneinheit auf dem Register
      Lieferanteninformationen
       auszufüllen.
    • Lager
       , um die Mengeneinheit auf dem
      Register Optionen für Bestandslager
       und in Wertelisten für Vorratstransaktionen auszufüllen.
    • Verbrauchseinheit,
       um die Mengeneinheit zu ermitteln, in der Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden das Produkt verbrauchen.
    Umrechnungsfaktor
    Geben Sie die Anzahl der Basismengeneinheiten ein, die in anderen Arten von Mengeneinheiten für den Posten enthalten sind.
    Standard für Auftrag
    Wählen Sie die Mengeneinheit, die in Beschaffungstransaktionen geladen werden soll, wenn für den Einkaufsposten auf dem Register
    Lieferanteninformationen
     keine gültige Auftragsmengeneinheit angegeben ist.
    Standard für Lager
    Wählen Sie die Mengeneinheit, die in Bestandstransaktionen geladen werden soll, wenn für den Einkaufsposten keine Standard-Lagermengeneinheit für das Bestandslager vorhanden ist.
    Sie können auf dem
    Register Optionen für Bestandslager
     eine Standard-Lagermengeneinheit wählen.
    Standard für Ausgabe
    Wählen Sie die Mengeneinheit, die in Bestandstransaktionen geladen werden soll, wenn für den Einkaufsposten keine Standard-Ausgabemengeneinheit für das Bestandslager vorhanden ist.
    Sie können auf dem Register
    Optionen für Bestandslager
     eine Standard-Ausgabemengeneinheit wählen.
  5. (Optional) Geben Sie auf dem Register
    Alternative Posten-IDs
     Details zu den alternativen Posten-IDs ein, die Sie mit dem Einkaufsposten verknüpfen möchten.
    Wenn Sie alternative Posten-IDs konfigurieren, weist Workday die alternativen ID-Arten allen Ausgabenkategorien zu, die Sie für den Einkaufsposten auswählen.
  6. Bei der Bearbeitung des
    Registers Optionen für Bestandslager
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Postenstatus für Lager
    Der Status
    Mit Einkaufsbeschränkung
     filtert Posten aus den folgenden Transaktionen:
    • Änderungsaufträge
    • Bestellaufträge
    • Bedarfsanforderungen
    • Ordnen Sie Quellen für Bedarfsanforderungen zu
    • Rückstandsaufträge bei Lieferanten
    Verwenden Sie den Status
    Inaktiv
     in Kombination mit dem Status
    Mit Einkaufsbeschränkung
     , um die Postenstatus detaillierter zu verwalten und so Einkaufsprozesse und End-of-Life-Prozesse sowie ‑Strategien besser zu unterstützen.
    Just-in-time
    Sie können Posten mithilfe Ihrer Just-in-time-Mengeneinheit (JIT) in bestimmten Bestandslagern auffüllen. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, beschränkt Workday das Feld
    Auffüllungsmengeneinheit
     auf Ihre Just-in-time-Mengeneinheiten, die Sie auf dem Register
    Lieferanteninformationen
     für den Posten konfigurieren.
    Gültige Ausgabemengeneinheiten
    Wählen Sie die Mengeneinheit, die verfügbar sein soll, wenn Anforderer Bedarfsanforderungen oder Lageranforderungen für den Posten im Bestandslager erstellen.
    Standard-Ausgabemengeneinheit
    Wählen Sie die Mengeneinheit, die beim Erstellen folgender Elemente verwendet werden soll:
    • Lageranforderung.
    • Auffüllungsauftrag.
    Erfüllungsvorlaufzeit
    Verwenden Sie dieses Feld, um das voraussichtliche Erfüllungsdatum für Lageranforderungen zu berechnen, wenn Sie den Posten von einem bestimmten Bestandslager anfordern. Beispiel: Sie geben 3 Tage ein. Dann wäre das erwartete Erfüllungsdatum für die Lageranforderung der aktuelle Tag plus 3 Tage.
    Reservierungen verwenden
    Aktivieren Sie diese Option, um Bestandsreservierungen für den Posten auf Bestandslagerebene zu aktivieren.
    Menge für Nachbestellpunkt
    Workday löst die Auffüllung aus, wenn der berechnete Lagerbestand unter diesen Nachbestellpunkt fällt.
    Sicherheitsbestand
    Die zusätzliche Bestandsmenge, den Sie halten möchten, um das Risiko zu minimieren, dass der Posten vergriffen ist. Workday verwendet dieses Feld bei der automatischen Berechnung des Nachbestellpunkts.
    Zieltage vorrätig
    Geben Sie die Mindestbestandsmenge an, die vorhanden sein soll, gemessen in Anzahl an Lagertagen. Workday verwendet dieses Feld bei der automatischen Berechnung des Nachbestellpunkts.
    Maximale Zieltage vorrätig
    Geben Sie die Höchstbestandsmenge an, die vorhanden sein soll, gemessen in Anzahl an Lagertagen. Workday verwendet dieses Feld bei der automatischen Berechnung des Nachbestellpunkts.
    ABC-Klassifizierung
    Wenn Sie mit der ABC-Methode zählen, geben Sie die ABC-Klassifizierung mit dem gewünschten Zählintervall für diesen Posten ein.
    Lossteuerung
    Aktivieren Sie diese Option, um in Bestandstransaktionen und für Eingänge für Bestellaufträge Los-IDs für Posten im jeweiligen Bestandslager erforderlich zu machen.
    Sie können keine Lossteuerung auf Posten anwenden, die Sie in Dezimalmengen lagern.
    Art der Seriensteuerung
    Wählen Sie
    Seriensteuerung für Versand
     aus, um Seriennummern bei der Ausgabe oder beim Versand des Einkaufspostens in einem bestimmten Bestandslager erforderlich zu machen.
    Wählen Sie
    Vollständige Seriensteuerung
     , um Seriennummern während des gesamten Lebenszyklus des Postens erforderlich zu machen.
    Sie können keine Seriensteuerung auf Posten anwenden, die Sie in Dezimalmengen lagern. Sie können seriell gesteuerte Posten nur in der Basismengeneinheit des Postens lagern.
    Eingangs-Alert-Periode in Tagen
    Geben Sie die Anzahl Tage ein, für die Fehler und Warnungen zum Ablaufdatum des Einkaufspostens in der Aufgabe
    Bestand einlagern
     für Posten im jeweiligen Bestandslager angezeigt werden sollen.
    Ausgangs-Alert-Periode in Tagen
    Geben Sie die Anzahl Tage ein, für die Fehler und Warnungen zum Ablaufdatum des Einkaufspostens in den Aufgaben
    Schnellausgabe
     und
    Bestand entnehmen
     für Posten im jeweiligen Bestandslager angezeigt werden sollen.
    Auffüllungsmengeneinheit
    Sie können den Nachbestellpunkt eines Einkaufspostens auf Bestandslagerebene in einer Mengeneinheit für die Wiederauffüllung definieren. Workday initiiert den Auffüllungsprozess, wenn die vorhandene Menge des Einkaufspostens in diesem Bestandslager unter die Menge am Nachbestellpunkt in der Mengeneinheit für die Auffüllung fällt.
    Die ausgewählte
    Auffüllungsart
     bestimmt auch die Menge und die Mengeneinheit, die für Auffüllungsanforderungen verwendet werden:
    • Feste Nachbestellmenge
        – Workday verwendet die
      Feste Auftragsmenge
       und
      die Feste Auftragsmengeneinheit,
      um die Auffüllungsanforderung zu erstellen.
    • Minimum/Maximum
       – Workday verwendet die
      Maximale Menge
       und
      die Auffüllungsmengeneinheit,
       um die Auffüllungsmenge des Postens zu bestimmen. Wenn Sie
      Bedarfsanforderung erstellen
       als Auffüllungsoption auswählen, enthält die resultierende Bedarfsanforderung die gerundete Auffüllungsmenge in der Standard-Auftragsmengeneinheit. Wenn Sie die Auffüllungsoption
      Lageranforderung erstellen
       auswählen, enthält die resultierende Bedarfsanforderung die gerundete Auffüllungsmenge in der Standard-Ausgabemengeneinheit des Postens für das erfüllende Bestandslager.
    Auffüllungsoption
    Um die Auffüllungskriterien zu verwenden, die Sie für das Bestandslager konfiguriert haben, lassen Sie diese Option leer.
    Gebührenpflichtig für Patienten
    Verwenden Sie diese Werteliste, um die Gebührenpflicht für Patienten für den Posten zu aktivieren oder zu überschreiben.
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Krankenversicherungsoptionen aktivieren
     in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials,
     um die Werteliste anzuzeigen.
    Durchschnittlicher Verbrauch pro Tag (Basis)
    Wenn Sie die Aufgabe
    Durchschnittlichen Verbrauch pro Tag berechnen
     ausführen, überschreibt Workday den eingegebenen Verbrauch.
    Vorlaufzeit des bevorzugten Lieferanten (Tage)
    Wenn Sie die Aufgabe
    Vorlaufzeit des bevorzugten Lieferanten berechnen
     ausführen, überschreibt Workday die eingegebene Vorlaufzeit.
    Nachbestellungen erstellt aus
    Geben Sie an, welche Aktion Aufträge der Art „Fakturieren und ersetzen“ initiiert.
    Konsignationsmenge für Nachbestellpunkt
    Geben Sie die Mindestmenge eines Konsignationspostens, der in einem Bestandslager benötigt wird, in einer Basismengeneinheit ein. Workday löst die Auffüllung aus, wenn der berechnete Lagerbestand unter diesen Nachbestellpunkt fällt.
    Maximale Konsignationsmenge
    Geben Sie die maximale Menge eines Konsignationspostens, der in einem Bestandslager benötigt wird, in einer Basismengeneinheit ein. Sobald die Auffüllung ausgeführt ist, wird sie bis zur maximalen Menge aufgefüllt.
    Transaktionen konsolidieren
    Wählen Sie diese Option, um Bestandstransaktionen in Bedarfsanforderungen und Bestellaufträgen der Art „Fakturieren und ersetzen“ in einer einzigen Position zu konsolidieren.
  7. (Optional) Konfigurieren Sie auf dem Register
    Ersatzposten
     Ersatzposten für den Einkaufsposten.
  8. Für die Option
    Verwendung
     wählen Sie
    Bestand
     , um die Ersatzposten für die Entnahme zu aktivieren.
    Ersatzposten und ursprünglicher Einkaufsposten müssen Folgendes gemeinsam haben:
    • Verfolgungsmethode für Ausgabenkategorien.
    • Basismengeneinheit
Sie bestellen und erhalten Handschuhe für das Warenlager eines Krankenhauses. Die Handschuhe werden in Kartons versendet, aber die Mitarbeiter des Warenlagers müssen die Handschuhe in Packungen einlagern. Jeder Karton enthält 5 Packungen. Sie konfigurieren die Umrechnung der Transaktionsmenge zwischen Packungen und Kartons. Workday rechnet die Anzahl der Kartons in die Anzahl der Packungen um, die die Mitarbeiter des Warenlagers einlagern müssen.
Lagern Sie Bestand ein.
Öffnen Sie den Bericht
Postenänderungsprotokoll,
 um Änderungen an Ihren Einkaufspostenattributen zu verfolgen.