Überlegungen zum Setup: Allokationen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und der Verwendung von Allokationen dienen. Darin wird erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu beachten sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Allokationen sind ein Finanzprozess, mit dem Sie folgende Vorgänge durchführen können:
- Hauptbuch-Aktivitäten von einer Organisation auf eine andere verteilen.
- Kosten innerhalb desselben Unternehmen oder unternehmensübergreifend zuweisen.
Wenn Sie Allokationen verarbeiten, erstellt Workday operative Journale, um die Allokationen in den Hauptbüchern zu erfassen.
Geschäftliche Zusatzleistungen
Sie können:
- Behalten Sie mehr Flexibilität und Kontrolle über die Buchungsergebnisse.
- Führen Sie komplexe Allokationen automatisch durch, indem Sie arithmetische Berechnungen definieren und so Zeit und manuellen Aufwand reduzieren.
- Wenden Sie wiederverwendbare Filterbedingungen auf Ihre Quell- oder Basis-Hauptbuch-Transaktionen an, um die Konfigurations- und Allokations-Performance zu verbessern.
Anwendungsfälle
Ein Account Manager oder Finanzanalyst hat folgende Möglichkeiten:
- IT-Kosten basierend auf dem Headcount auf alle Kostenstellen verteilen.
- Allokationen nach Worktag gruppieren und so die Anzahl der Allokationsdefinitionen reduzieren, die konfiguriert werden müssen. So sparen Sie Zeit, wenn Sie beim Schließen große Datenmengen verwalten.
- Marketingaufwendungen auf Regionen allozieren, basierend auf dem Ertrag pro Region.
Zu berücksichtigende Fragen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Was können Sie in Workday tun, wenn Ihre Basis, z. B. der Headcount, eine Statistik ist? | Erstellen Sie eine Statistikdefinition, damit Sie bei der Erstellung Ihrer Allokationsdefinition keine nachträglich erstellen müssen. |
Welche Arten von Quellen haben Sie? Gibt es welche, die Sie von den Allokationen ausschließen möchten? | Sie können Ihre Allokationsdefinitionen filtern, sodass Sie nur die Quellen und die Basis angeben, die Sie benötigen. Sie können Folgendes angeben:
|
Welche Basisarten haben Sie? | Sie können eine anteilige Berechnung für Folgendes erstellen:
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Wie werden abgebrochene operative Journale verwaltet? | Workday erstellt keine Umkehrungen für abgebrochene Allokationen, auch wenn Ihr Mandant so konfiguriert ist, dass Umkehrungen für abgebrochene operative Journale erstellt werden. Wenn Sie eine abgebrochene Allokation neu buchen, generiert Workday neue Journalpositions-IDs für das Journal.
Wenn Ihr Anwendungsfall darauf basiert, dass neu gebuchte operative Journale dieselben Journal-IDs wie das ursprüngliche Journal haben, müssen Sie möglicherweise Ihre Buchungen manuell anpassen oder Allokationen, die finalisiert und dann erneut ausgeführt wurden, auf andere Weise berücksichtigen. Beispiel: Wenn Sie einen Accounting Center-Prozess haben, der Journalpositionen importiert und anhand der Journalpositions-IDs Duplikate ausschließt, identifiziert der Prozess neu gebuchte Allokationsjournale nicht als Duplikate, da sich die Journalpositions-IDs geändert haben. |
Wie wirken sich alternative Hauptbuch-Währungen auf Allokationen aus? | Wenn Sie eine Allokation für ein Unternehmen ausführen, für das eine alternative Hauptbuch-Währung konfiguriert ist, erstellt Workday entweder eine Allokation mit einer Quelle oder eine Allokation mit mehreren Quellen.
Workday generiert für jede Art von Allokation unterschiedliche Buchungen. Die Konfiguration der Allokationsdefinition bestimmt, welche Art erstellt wird. |
Empfehlungen
Allokationen schneller verarbeiten:
- Erstellen Sie eine Statistikdefinition mit einem Wert von 100 % und verwenden Sie diese als Basis, damit Workday die Suche nach jeder Kombination von Hauptbuch-Konten umgehen kann.
- Zeigen Sie nicht mehr als 50.000 Ergebnispositionen an, um die Anzahl der Allokationsberechnungen zu reduzieren.
- Ordnen Sie nur die Worktags, die Sie benötigen, dem Ziel und dem Offset zu, um Ihren manuellen Aufwand zu verringern und die Verarbeitungszeit zu reduzieren.
Anforderungen
Tun Sie Folgendes:
- Wenn Sie eine Headcount-Basisart auswählen möchten, erstellen Sie eine Headcount-Definition.
- Wenn Sie eine anteilige Basisart mit einem festen Prozentsatz auswählen möchten, erstellen Sie eine Statistikdefinition mit der StatistikartProzent.
Einschränkungen
Sie haben nur folgende Möglichkeiten:
- Sie können Allokationen aus Budgetplanstrukturen nur ausführen, wenn die Budgets genehmigt sind und sich nicht mehr im Entwurfsstatus befinden.
- Sie können nur bis zu 10.000 Zeilen einer Statistik anzeigen, ohne diese exportieren zu müssen.
- Konfigurieren Sie bis zu 53 nachgelagerte Allokationsabhängigkeiten, wenn Sie Allokationen planen oder massenhaft finalisieren, es sei denn, Sie konfigurieren Gruppensätze so, dass sie voneinander abhängig sind.
Mandanten-Setup
Sie können Allokationen für Budgetdaten nach den Geschäftsperioden gruppieren.
Sicherheit
Im funktionalen Bereich „Financial Accounting“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Prozess: Allokationen
| Benutzer können Allokationen verarbeiten. |
Set Up: Allokationen
| Benutzer können Allokationsdefinitionen erstellen, die Folgendes angeben:
|
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Überlegungen |
|---|---|
Allokationslaufereignis im funktionalen Bereich „Financial Accounting“. | Ermöglicht Ihnen, Allokationen Unternehmen auszuführen. Workday setzt den Status auf Vorläufig .
Für Allokationen, die in einem Journal resultieren, erstellt das Ereignis auch ein vorläufiges Journal. |
Allokation ausführen - Intercompany-Ereignis im funktionalen Bereich „Financial Accounting“. | Ermöglicht die Allokationsläufe für mehrere Unternehmen. Das Ereignis erstellt ein vorläufiges Intercompany-Journal für jedes Unternehmen. |
Budgetrevisionsereignis und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Budgets“. | Ermöglicht das Erstellen von Entwürfen für Budgetrevisionen für Allokationen. |
Reporting
- Der BerichtAllokationen suchenzeigt Allokationsergebnisse an.
- Der BerichtAllokation - Arbeitsbereichenthält detaillierte Informationen zur Verarbeitung am Monatsende.
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Allokationsdefinitionen abrufen
Allokationsgruppensätze abrufen | Ermöglicht das Abrufen von Allokationsdefinitionen oder Allokationsgruppensätzen. |
Bedingungsregeln für Finanzen abrufen
| Ruft vorhandene Bedingungsregeln für Finanzen ab. |
Allokationsdefinition - Put
Allokationsgruppensatz - Put | Sie können:
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Put Bedingungsregel für Finanzen
| Sie können:
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Beziehungen und Touchpoints
Workday passt Ihre Budgets entsprechend Ihren Allokationen an.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.