Überlegungen zum Setup: Buchhaltung und Worktags für Student-Finanzen

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Buchhaltung und Worktags für Student-Finanzen dienen. Darin wird erläutert:

Warum sie eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu beachten sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Workday Student Financials erfasst Finanztransaktionen in Ihrer Einrichtung und dokumentiert den Geldfluss in verschiedene Hauptbuch-Konten. Sie können Studentenbelastungstransaktionen gruppieren, um operative Journale zu konsolidieren.

Das Setup der Studentenfinanzbuchhaltung umfasst die folgenden Hauptkomponenten:

Hauptbuch-Konten speichern zugehörige operative Journale.

Kontierungsregeln leiten operative Journale an bestimmte Hauptbuch-Konten weiter.

Worktags sind Schlüsselwörter, die Sie Finanztransaktionen zu Reportingzwecken zuweisen können. Diese Schlüsselwörter werden dann in Ihren operativen Journalen angezeigt.

Beispiel: In vielen Einrichtungen richtet die Finanzabteilung die Buchhaltungsstruktur und die Worktags für die Finanzen der Einrichtung ein. Das Büro des Bursar arbeitet mit dem Finanzamt zusammen, um die richtigen Worktags, Ertragskategorien und Ausgabenkategorien für Studententransaktionen zu konfigurieren. Dieses Thema bietet Anleitungen zur Verwendung vorhandener Buchhaltungskonfigurationen für die Finanztransaktionen von Studenten.

Geschäftliche Zusatzleistungen

Die Buchhaltung gibt Ihnen einen Überblick über die Finanzen Ihrer Einrichtung und ermöglicht Ihnen Folgendes:

Stellen Sie Ihren Stakeholdern Finanzaufstellungen bereit.

Verwenden Sie die Daten, um finanzielle Entscheidungen für Ihre Einrichtung zu treffen.

Aggregieren Sie Buchungsdaten effektiv, um die Performance zu verbessern und gleichzeitig die Genauigkeit Ihrer Finanzdatensätze zu erhalten.

Anstatt zusätzliche Hauptbuch-Konten zu konfigurieren und zu verwalten, können Sie Worktags für das Reporting verwenden, während Sie dasselbe Hauptbuch-Konto verwenden.

Richten Sie Buchungsstrukturen und Worktags für die Verwaltung von Workday Student Financials ein.

Anwendungsfälle

Worktags ermöglichen Folgendes:

Einen Dekan zur Berücksichtigung von Erträgen bei der Entscheidung, ob ein Studienschwerpunkt fortgesetzt werden soll.

Das Finanzamt, um Spesen für jede akademische Einheit zu analysieren und Budgets für das kommende akademische Jahr zu prognostizieren.

Das Finanzhilfeamt, um zu evaluieren, wie viele institutionelle Stipendien und Waiver jede Abteilung an ihre Studenten auszahlt.

Zu berücksichtigende Fragen

Fragen	Überlegungen
Wo möchten Sie Studententransaktionen buchen?	Um Studententransaktionen für ein Unternehmen zu buchen, verknüpfen Sie das Unternehmen mit einer akademischen Einheit. Das möchten Sie buchen: Alle Studententransaktionen mit demselben Unternehmen: , können Sie das Unternehmen mit der akademischen Einheit (AU) verknüpfen. Alle untergeordneten Workday-Austritte von "" erben automatisch das Unternehmen "". Wenn Transaktionen für bestimmte Einrichtungen einem anderen Unternehmen zugewiesen werden, müssen Sie dieses Unternehmen direkt der Arbeitslosenversicherung zuweisen. Beispiel: Sie können Finanzaufstellungen für eine medizinische Ausbildungseinrichtung generieren, indem Sie die akademische Einheit eines separaten Unternehmen zuweisen. Bei Transaktionen mit Unternehmen, die nicht mit einer Einrichtung verknüpft sind, weisen Sie dieses Unternehmen der Einrichtung zu. Beispiel: Ihre Einrichtung ist mit einem Krankenhaus verbunden, das in Workday durch ein Unternehmen dargestellt wird, aber nicht mit einer AU verknüpft ist. Sie können außerdem Folgendes überschreiben: Ertragsunternehmen für Studentenbelastungsposten Ausgabenunternehmen für Studentenzuwendungsposten und Studenten-Waiver-Posten
Welche Hauptbuch-Konten möchten Sie in Finanzaufstellungen sehen?	Wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung, um die Hauptbuch-Konten für Studententransaktionen zu ermitteln. Die meisten Einrichtungen verwenden separate Hauptbuch-Konten für ihre Studentenfinanztransaktionen und ihre Gesamtfinanztransaktionen für die Einrichtung. Beispiel: Speichern Sie Studententransaktionen im Konto „Studentenforderungen“ anstelle des allgemeinen Kontos „Forderungen“ .
Welche Worktags werden für Studententransaktionen benötigt?	Wenden Sie sich an Ihr Finanzamt, um die geeigneten Worktags für Studententransaktionen zu ermitteln. Beachten Sie Folgendes: Die Insights, die Sie anzeigen möchten. Die Worktags, die anstelle von granularen Hauptbuch-Konten verwendet werden sollen. Ob Sie überhaupt Worktags brauchen. Beispiel: Sie möchten einen Bericht zu Studiengebühren nach akademischer Periode erstellen. Ihre Einrichtung hat ein einziges Hauptbuch-Konto für Studiengebühren anstelle von separaten Hauptbuch-Konten für jede Art akademischer Periode. Fügen Sie ein Worktag für akademische Periode zu den Posten der Studiengebühren hinzu. Wenn Sie Berichte zu Studiengebühren erstellen, können Sie einen Drilldown zu den Kontosummen für das Hauptbuch-Konto für Studiengebühren durchführen, um die Daten nach akademischen Perioden anzuzeigen.
Wo müssen Sie Standard-Worktag-Werte definieren?	Workday füllt Standard-Worktag-Werte für Studententransaktionen aus. Sie können die Werte für Ad-hoc-Transaktionen ändern, die Sie manuell verarbeiten, aber nicht für Transaktionen, die Workday automatisch verarbeitet. Wenn Ihr Mandant den Worktag-Ausgleich verwendet, empfiehlt Workday Folgendes: Definieren Sie einen Standardwert für das Ausgleichs-Worktag für Studentenbelastungen, Studenten-Waiver, Studentenzuwendungen und Student-Sponsorverträge. Ziehen Sie in Betracht, das Ausgleichs-Worktag für Studententransaktionen als erforderlich festzulegen.

Empfehlungen

Arbeiten Sie mit:

Wenden Sie sich an Ihr Finanzamt, um Informationen zu den Erwartungen von Studenten an Finanztransaktionen zu erhalten. Sie geben Informationen zu den Worktags und Ausgabenkategorien, mit denen Kontierungsregeln Studententransaktionen an die richtigen Hauptbuch-Konten weiterleiten können. Wenn Sie ein älteres Studentenfinanzsystem in Workday Financial Management integriert haben, haben Sie möglicherweise Konfigurationen in Workday Financial Management, die das Legacy-System unterstützen sollen. Diese Konfigurationen sind möglicherweise nicht erforderlich und können Workday Student Financials sogar beeinträchtigen. Wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung, um die Konfigurationen zu ermitteln, die Sie nicht mehr benötigen und entfernen sollten. Beispiel: Sie haben die Kontierungsregel „Ertrag“
verwendet, um Studententransaktionen weiterzuleiten. Stattdessen können Sie jetzt die Kontierungsregel „Studentenertrag“
verwenden.

Ihre Finanzhilfe, um Worktags und Ausgabenkategorien für Studentenzuwendungsposten zu konfigurieren.

Anforderungen

Für die Verarbeitung von Finanztransaktionen von Studenten sind Unternehmen erforderlich, die mit allen akademischen Einheiten verknüpft sind.

Einschränkungen

Workday bietet Folgendes nicht:

Gültigkeitsdatum Ihrer Worktag-Konfigurationen.

Sie verhindern, dass Worktags für einen Posten geändert werden, nachdem zugehörige Transaktionen vorhanden sind. Wenn Sie ein Worktag für einen Posten ändern und eine zugehörige Transaktion anpassen, wendet Workday für die Anpassung und die ursprüngliche Transaktion unterschiedliche Buchungs-Worktags an.

Workday empfiehlt Folgendes:

Stellen Sie sicher, dass Ihre Worktag-Konfigurationen korrekt sind, bevor Sie Transaktionen verarbeiten.

Sie dürfen keine Worktag-Konfigurationen ändern, wenn Transaktionen vorhanden sind.

Mandanten-Setup

Optionen für Mandanten-Setup	Überlegungen
Worktag-Ausgleich	Sie können einen Worktag-Ausgleich für Ihren Mandanten konfigurieren. Der Worktag-Ausgleich weist das erforderliche Ausgleichs-Worktag der Seite der Gegenbuchung von Journalen für alle Finanztransaktionen zu, die Ausgleichsregeln verwenden. Die meisten Institute verwenden Geldmittel als primäres Ausgleichs-Worktag. Wenn Ihr Mandant den Worktag-Ausgleich verwendet, müssen Sie Folgendes ausführen: Konfigurieren Sie den Worktag-Ausgleich, bevor Sie Transaktionen in Workday Student Financials erstellen. Definieren Sie ein Standard-Ausgleichs-Worktag für überhöhte Studentenzahlungen, da überhöhte Studentenzahlungen keine Ausgleichs-Worktags von zugehörigen Transaktionen erben. Sobald Sie den Worktag-Ausgleich aktiviert haben, können Sie ihn nicht wieder deaktivieren.
Aktivitätsgruppen für Periodenabschluss	Gruppieren Sie Studententransaktionen, damit Sie sie schließen können, ohne eine ganze Hauptbuch-Periode abzuschließen. Siehe Konzept: Hauptbuch-Aktivitätsgruppen .
Journalpositionen für Studententransaktionen gruppieren	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Student, um Studentenbelastungstransaktionen zu gruppieren und operative Journale zu konsolidieren. Dadurch werden einzelne Journalpositionen für Studentenforderungen, die von demselben Job-Lauf erstellt wurden, zu einem einzelnen Journal zusammengefasst. Außerdem werden zugehörige Intercompany- und Interworktag-Journalpositionen aggregiert. Sobald Sie diese Funktion aktiviert haben, können Sie sie später deaktivieren. Journale für Kosten, die Workday bereits gruppiert hat, werden jedoch nicht abgebrochen oder umgekehrt. Möglicherweise müssen Sie einige Journaleingaben manuell erstellen.

Sicherheit

Domänen	Überlegungen
Set Up: Academic Structure im funktionalen Bereich „Academic Stiftung“. Set Up: Academic Units im funktionalen Bereich „Academic Faculty“.	Hiermit können Sie Unternehmen akademische Einheiten zuordnen.
Set Up: Enable Worktags in folgenden funktionalen Bereichen: Common Financial Management Worktags	Ermöglicht die Konfiguration von Worktags und zugehörigen Worktags, die für Studententransaktionsposten verfügbar sind.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing im funktionalen Bereich „Student Financials“. Set Up: Student Award Items im funktionalen Bereich „Financial Aid“. Set Up: Student Charges im funktionalen Bereich „Student Financials“. Set Up: Student Waiver im funktionalen Bereich „Student Financials“.	Ermöglicht die Konfiguration von Ertragskategorien, Ausgabenkategorien, Worktags und zugehörigen Worktags für Studententransaktionen.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten	Konfigurieren Sie die Worktag-Arten, die für Studententransaktionen verfügbar oder erforderlich sind, z. B. Studentenbelastungen oder Studentenzuwendungen.
Verwendung von Worktags verwalten	Konfigurieren Sie die primären und zusätzlichen Worktag-Arten, die für Studententransaktionen verfügbar oder erforderlich sind. Diese Worktag-Arten können Studentenbelastungen oder Studentenzuwendungen umfassen.
Regelsatz für Kontierung anzeigen	Konfigurieren Sie Kontierungsregeln für Studententransaktionen.
Worktag Arten für Tag-fähige Arten	Zeigen Sie die Arten von Worktags an, die Sie für Studententransaktionen konfigurieren können.

Integrationen

Keine Auswirkungen.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Workday Financial Management	Konfiguriert Unternehmen, Buchhaltungsstrukturen und Worktags in Workday Financial Management.
Workday Financial Aid	Financial Aid Administrators müssen Buchhaltungsdetails für Studentenzuwendungsposten konfigurieren.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.