Schritte: Kundenzahlungen zuordnen
- Erfassen Sie eine Kundenzahlung.
- Fügen Sie Gründe hinzu, warum die Zahlung als Akonto verwendet wird.
- Aktivieren Sie währungsübergreifende Kundenzahlungen, falls für den Mandanten zutreffend.
- Konfigurationen für Kundenzahlungszuordnung für ein Unternehmen definieren.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessKundenzahlungszuordnungund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Customer Accounts“. Siehe Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien bearbeiten .
- Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Customer Accounts“:
- Set Up: Customer Accounts im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
- Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Customer Accounts“:
- Process: Barverkaufszahlung - Anzeigen
- Process: Customer Invoice - View
- Process: Customer Writeoff - View
Nachdem Sie eine Kundenzahlung erfasst haben, können Sie die Zahlung den entsprechenden Kundenrechnungen zuordnen, einen bestimmten Betrag als Akonto verwenden, eine Überzahlung erfassen sowie Anhänge und Anmerkungen hinzufügen. Sie können keine Überzahlung erfassen, wenn der Zahlung eine Kundenrückerstattung mit dem Status
"Entwurf"
zugeordnet ist. Mit Workday haben Sie außerdem folgende Möglichkeiten:
- Nehmen Sie Abschreibungen während des Bewerbung vor.
- Eine zugeordnete Zahlung abbrechen, retournieren oder deren Zuordnung aufheben.
- Suchen Sie nach zusätzlichen Rechnungen, bevor Sie die Zahlung zuordnen.
Um die Zuordnung großer Mengen fehlerhafter Kundenzahlungen aufzuheben, können Sie den Webservicevorgang
Unapply Customer Payment
verwenden. Um die gesamte Transaktionshistorie anzuzeigen, können Sie einen erweiterten benutzerdefinierten Bericht mit dem Geschäftsobjekt Kundentransaktionshistorie
erstellen. - Öffnen Sie die AufgabeKundenzahlung zuordnen.Wählen Sie dieKundenzahlungaus, die Sie zuordnen möchten.
- Sie können die relevanten Felder im Zahlungs-Header ausfüllen:
Option Bezeichnung UnternehmenDas Unternehmen, das die Zahlung erhält.Zahlung-von-KundeDer Kunde, der die Zahlung gesendet hat.Eine Zahlung kann Rechnungen ohne einen angegebenen Zahlung-von-Kunden nicht zugeordnet werden.ZahlungsdatumDas Datum, an dem die Zahlung erfasst wurde.TransaktionsdatumGeben Sie das Buchungsdatum für die Bewerbung an, um sicherzustellen, dass sie in der aktuellen Periode gebucht wird. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, verwendet Workday standardmäßig das ursprüngliche Zahlungsdatum, was dazu führen kann, dass die Bewerbung in eine vorherige Buchungsperiode gebucht wird.In Kontoeinzahlung enthaltenWenn eine verknüpfte Kontoeinzahlung für Kundenzahlung vorhanden ist, können Sie in den möglichen Aktionen die Details zur Kontoeinzahlung anzeigen. - Im AbschnittOptionen für Zahlungszuordnungkönnen Sie die relevanten Felder ausfüllen:
Option Bezeichnung Ausgewählte anzeigenDieses Kontrollkästchen ist automatisch aktiviert, wenn Sie die OptionBei Zahlungszuordnung nur abgeglichene Rechnungen anzeigenin der AufgabeKundenzahlung erfassenaktiviert haben.Diese Funktion erleichtert Ihnen das Filtern, wenn Sie eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten.Wenn diese Option in der Aufgabe Kundenzahlung erfassen nicht aktiviert ist, wird das Kontrollkästchen standardmäßig grau angezeigt und Sie können keine Aktionen dafür durchführen.Ältesten Rechnungen zuerst zuordnenWenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, sortiert Workday das GridRechnungennachFälligkeitsdatumund listet die ältesten Rechnungen zuerst auf. Workday wählt dann Rechnungen mit Beträgen aus, die mit demZuzuordnenden Zahlungsbetragvollständig gezahlt werden können. Wenn der nächste Rechnungsbetrag größer ist als der zuzuordnende Restbetrag, ordnet Workday dieser Rechnung nur den Restbetrag zur Zahlung zu.Beispiel: Es wurde eine Zahlung von 1.000,00 EUR erfasst. Die älteste Rechnung für den Kunden beträgt 600,00 EUR und die nächste Rechnung beträgt 1.500,00 EUR. Workday wählt beide Rechnungen aus, ordnet die Zahlung vollständig der ersten Rechnung zu und den Rest der nächsten Rechnung. Die ausstehenden 1.100,00 EUR der zweiten Rechnung verbleiben in der Warteschlange der nicht gezahlten Rechnungen.Letzte Zahlungszuordnung aufrufenWenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wählt Workday automatisch die entsprechenden Rechnungen in den Ergebnissen aus.ZahlungsavispositionenKlicken Sie hier, um die Zahlungsavispositionen aus der Erfassung der Kundenzahlung anzuzeigen. Workday wählt die Rechnungen automatisch aus dem Zahlungsavis aus und füllt ihren Zahlungsbetrag aus, um die Bewerbung zu erleichtern. - Im AbschnittBetragsinformationenkönnen Sie folgende Felder ausfüllen:
Option Bezeichnung Noch zuzuordnender BetragDer positive Teil des eingegangenen Gesamtzahlungsbetrags, der noch nicht alloziert wurde. Dieser Betrag muss 0 sein, um die Bewerbung erfolgreich zu übermitteln.Als Akonto zu verwendender BetragWenn Ihr Zahlungsbetrag größer ist als der einer oder mehreren Rechnungen zugeordnete Gesamtbetrag können Sie den Überzahlungsbetrag als Akonto verwenden. Um die Zahlung auszugleichen und zu übermitteln, geben Sie einen Betrag ein, der gleich demNoch zuzuordnenden Betragist. Workday aktualisiert dann denNoch zuzuordnenden Betragauf 0. Das bedeutet, dass Ihre Zahlung ausgeglichen und zur Übermittlung bereit ist.Überzahlungen erfassenAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Zahlungsbetrag klein ist und der Zahlungsbetrag überschritten ist. - Wählen Sie auf dem RegisterRechnungendie Rechnungen für die Bewerbung aus.
- Für konsolidierte Rechnungen ordnen Sie die Zahlung Rechnungen für übergeordnete oder untergeordnete Kunden zu.
- Workday unterstützt keine im Auftrag durchgeführte Zahlungen und Abschreibungen, die Rechnungen mit Skontobedingungen enthalten.
- Bei der Eingabe der Zahlungsinformationen für jede Rechnungsposition ist Folgendes zu beachten:
Option Bezeichnung Fälliger BetragDer in der Rechnung angegebene Betrag.ZahlungsbetragOrdnen Sie die erfasste Zahlung ganz oder teilweise der ausgewählten Rechnung zu. Für Teilbeträge geben Sie den Restsaldo als Akonto an.Wenn Sie Kundenzahlungen mit einem Nullbetrag anwenden, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählten Kundenrechnungen und Anpassungsgutschriften 0 ergeben.AkontobetragGeben Sie einen Restbetrag für die Rechnungsposition ein.Workday erfasst diesen Betrag als Gutschrift, die Sie sich bewerben können.RabattbetragWenn Sie die Zahlung innerhalb des Skontodatums aus der Kundenrechnung zuordnen, ordnet Workday den Skonto auf Basis des zugeordneten Zahlungsbetrags und nicht des Rechnungssaldos zu. Sie legen die Skontobedingungen in der Kundenrechnung im FeldZahlungsbedingungenfest.Workday ordnet Skontobeträge als Teil des Bewerbung zu. Skontobeträge sind nicht Teil des Zahlungsbetrags selbst und werden in einem separaten Feld in Berichten angezeigt.AbschreibungspositionenKlicken Sie auf den Abschreibungswert und geben Sie den Betrag an. Sie können außerdem:- Fügen Sie ein Memo und Anhänge zur Abschreibung hinzu.
- Wählen Sie einen Standardabschreibungsgrund aus.
- Splitten Sie den Abschreibungsbetrag nach Abschreibungsgrund und Ausgleichs-Worktag, wenn im Mandanten der Worktag-Ausgleich aktiviert ist.
Workday aktualisiert die Buchungen der Journalpositionen, um die Soll- und Habenbeträge in den korrekten Hauptbuch-Konten widerzuspiegeln.Fälliger RestbetragWorkday aktualisiert diesen Wert dynamisch, wenn sich einer der folgenden Beträge ändert:- Fälliger Betrag
- Rabattbetrag
- Zahlungsbetrag
- Abschreibungsbetrag
Auf dem Register Überzahlungen:- Geben Sie den Grund für Forderungsüberzahlung, den Überzahlungsbetrag und die Worktags an.
- Dies wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen Überzahlungen erfassen aktivieren.
- Um eine große Menge offener Rechnungen zu durchsuchen, klicken Sieauf "Rechnungen suchen".Sie können mehrmals nach Rechnungen suchen und Rechnungen hinzufügen. Bei jeder Suche speichert Workday die vorherigen Änderungen einschließlich der Zahlungsbeträge, Skontobeträge und Abschreibungen.
- (Optional) In den möglichen Aktionen für die Kundenzahlung wählen SieZahlungsavis aktualisieren.
- Wenn Sie eine Kundenzahlung ohne Zahlungsavis erhalten, können Sie zuerst dieZahlungsavisartund die zugehörigen Details im GridZahlungsavisfür mehrere Rechnungen hinzufügen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Zahlungsavisart eine separate Zeile hinzufügen.
- Workday hindert Sie daran, die Zahlungsavisart zu aktualisieren, wenn die Kundenzahlung bereits zugeordnet, als Akonto verwendet, abgebrochen oder retourniert wurde.
- Sie können auch den WebservicevorgangPut Customer Paymentfür eine große Anzahl von Aktualisierungen verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie dieZahlungsavisartmit identischer Instanz ID wie die Rechnung angeben. Setzen Sie dieOption Bereit zur automatischen Zuordnungauf "Wahr" und stellen Sie sicher, dassder zu zahlende Betragnicht größer ist als die Zahlung.
Sicherheit:Process: Customer Invoice Paymentim funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
Nachdem Sie die Zahlung übermittelt haben, geschieht Folgendes:
- Workday initiiert den GeschäftsprozessKundenzahlungszuordnung - Ereignis, um die Zahlung zur Genehmigung weiterzuleiten und erstellt dann die operativen Journalpositionen.
- Wenn Sie den Bewerbung für später speichern, speichert Workday die Zahlung mit dem StatusEntwurfund generiert keine operativen Journalpositionen. Für Zahlungen mit Nullbetrag erstellt Workday eine vollständig zugeordnete Kundenzahlung mit dem Status"Abgeschlossen".
- Wenn für ein Unternehmen„Akonto für Rechnungen“aktiviert ist und der Überzahlungsbetrag als Akonto verwendet wird, generiert Workday ein Kundendokument für Akonto, auf das Sie über den BerichtKundenzahlung für Rechnungen anzeigenzugreifen können.
- Für Intercompany-Transaktionen:
- Workday gibt für die generierten Journalpositionen automatisch das verbundene Intercompany-Unternehmen zwischen den beiden Unternehmen vor. Sie können die Details der Intercompany-Buchungen unter anzeigen Register der Kundentransaktion
- Erstellen Sie einen Zahlungslauf, um die Zahlung zu überweisen und die Eingaben zu Intercompany-Verbindlichkeiten und -Forderungen zu löschen.
- Sie können die Zuordnung von Kundenzahlungen aufheben und sie bearbeiten, um Folgendes zu aktualisieren:
- Rechnungswährung und Zahlung-von-Kunde für Zahlungen, die zuvorVollständig zugeordnetwurden.
- Rechnungswährung für Zahlungen, die zuvormit Akonto zugeordnetwurden.
- WennAkonto für Rechnungenfür ein Unternehmen aktiviert ist und ein Akontodokument vorhanden ist, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Öffnen Sie denStandardbericht „Alterung von Forderungen - Details“,um die offenen OAD-Details anzuzeigen.
- Nehmen Sie die OAD inKundenauszügeauf, um den Saldo mit den Kunden zu kommunizieren.
- Verwenden Sie die OAD, um sie als Zahlung für die zukünftigen Rechnungen desselben Kunden und Unternehmen zuzuordnen.