Projektfakturierungstransaktionen verwalten

Administrator Guide

Um fakturierbare, nicht arbeitsbezogene Transaktionen in ein anderes Projekt zu transferieren, konfigurieren Sie ein Datum der Buchungsanpassung und einen Grund für die Buchungsanpassung.

Um Transaktionstransfers innerhalb geschlossener Zeitperioden zu ermöglichen, aktivieren Sie die mandantenweite Option

"Transfers innerhalb geschlossener Zeiteingabeperioden zulassen"

auf dem Register

"Projekttransferoptionen"

in der Aufgabe

"Konfiguration für Projektfakturierung einrichten"

Um die Wertelisten

"Zuweisbare Projektrolle"

und

"Mitarbeiter für zuweisbare Rolle"

für die Aufgaben

"Projektfakturierungstransaktionen verwalten"

und

"Projekttransaktionen übertragen"

zu aktivieren, aktivieren Sie die Option

"Optimierte Suche nach zuweisbarem Projektrolle und Mitarbeiter" aktivieren

in der Aufgabe

"Mandanten-Setup bearbeiten - Financials"

Sicherheit:

Domäne Manage: Billable Projects
im funktionalen Bereich „Projects“.

Domäne Process: Project Billing - Core
im funktionalen Bereich „Project Billing“.

Für Projekttransfers in gesperrten und geschlossenen Perioden:

Der Benutzer muss außerdem Zugriff auf die Domäne Time Tracking: Exempt from Lockout
im funktionalen Bereich „Time Tracking“ haben.

Wenn der Geschäftsprozess Projekttransaktionsanpassung - Ereignis Folgendes ausführt
:

"" konfiguriert ist, muss der Initiator des Projekttransfers Zugriff auf die Domäne "Time Tracking: Exempt from Lockout"
haben, oder der Geschäftsprozess "" wird nicht verschieben.

Wenn ein Geschäftsprozess mit Genehmigern konfiguriert ist, müssen die Genehmiger Zugriff auf die Domäne Time Tracking: Exempt from Lockout
haben. Andernfalls wird der Geschäftsprozess nicht abgeschlossen.

Domäne Set Up: Project Billing - Configurations
im funktionalen Bereich „Project Billing“ (für die Option

Transfers innerhalb geschlossener Zeiteingabeperioden zulassen

Sie können mit der Aufgabe Projektfakturierungstransaktionen verwalten alle Transaktionsquellen für Ihre Projektfakturierungstransaktionen prüfen. Mit Workday können Sie Alterungstransaktionen und Transaktionen, die möglicherweise eine Neuberechnung erfordern, sowie einen Drilldown zu Transaktionen basierend auf dem Status durchführen.

Sie können Transaktionen aus allen Transaktionsquellen zusammen oder auf Registern nach Transaktionsquelle gruppiert anzeigen.

Sie können außerdem:

Passen Sie Transaktionsstunden, -sätze und -beträge an.

Genehmigen Sie Transaktionen für ein Projekt.

Ändern Sie den Status von Transaktionen.

Erstellen Sie Rechnungsvorschläge für Transaktionen.

Filtern Sie nach zuvor fakturierten fakturierbaren Transaktionen und zeigen Sie sie an.

Berechnen Sie Transaktionsbeträge mithilfe von Fakturierungssatztabellen neu.

Splitten Sie nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen in mehrere Transaktionen (bei Anzeige nach Transaktionsquelle).

Transferieren Sie fakturierbare Transaktionen in ein anderes Projekt, eine andere Phase oder Aufgabe (bei Anzeige nach Transaktionsquelle).

Öffnen Sie die Aufgabe

Projekttransaktionen übertragen

auf der Zusammenfassungsseite, um andere Transaktionsarten zu transferieren und zu splitten.

Sie können das Worklet

Projektfakturierungstransaktionen verwalten

zu Ihrer Home-Seite hinzufügen, um Projektfakturierungstransaktionen zu prüfen.

Beachten Sie, dass die Datumsangaben für die Vertragsposition steuern, ob Transaktionen fakturierbar oder nicht fakturierbar sind. Die Datumsangaben für die Vertragsposition steuern auch das Mapping zum Projekt in der Vertragsposition. Wenn Transaktionen nicht fakturierbar sind, liegen sie entweder außerhalb des Datumsbereichs der Vertragsposition oder der Fakturierungszeitplan oder Vertrag enthält falsche Informationen.

Öffnen Sie die Aufgabe

Projektfakturierungstransaktionen verwalten

Jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen, zeigt Workday das Dialogfeld für die Suchkriterien mit Ihren vorherigen gespeicherten Suchkriterien an.

Bearbeiten Sie die Suchkriterien:

Damit eine Suche durchgeführt werden kann, muss mindestens eines der folgenden Felder ausgefüllt werden:

Projekthierarchie

Kunde

Projekteigentümer

Fakturierbare Projekte

In der Aufgabe

Optionale Felder konfigurieren

können Sie bestimmte Wertelisten für die Suche für die Aufgabe

Projektfakturierungstransaktionen verwalten

ausblenden oder als erforderlich festlegen. Wählen Sie den funktionalen Bereich Project Billing
> Manage Project Billing Transactions
und wählen Sie Sicherheitsgruppen, für die Felder ausgeblendet oder als erforderlich festgelegt werden sollen. Die Konfigurationsänderungen, die Sie für

Projektfakturierungstransaktionen verwalten

vornehmen, sich bewerben auch für die Aufgabe

Projekttransaktionen transferieren

Option	Bezeichnung
Projekthierarchie	Wählen Sie eine Projekthierarchie, um die fakturierbaren Projekte zu filtern, die geprüft werden sollen.
Projekteigentümer	Wählen Sie einen Projekteigentümer aus, um die fakturierbaren Projekte zu filtern, die geprüft werden sollen.
Zuweisbare Rolle für Projekt	(Optional) Wählen Sie eine zuweisbare Projektrolle, z. B. Project Manager oder Project Billing Specialist , um nach den fakturierbaren Projekten zu filtern, die geprüft werden sollen. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen. Wenn kürzlich neue Projekte erstellt oder Änderungen an der Projekthierarchiestruktur vorgenommen wurden, kann es eine Verzögerung dauern, bis diese Änderungen in den Suchergebnissen angezeigt werden. Die Werteliste "Zuweisbare Rolle für Projekt" unterstützt keine zuweisbaren Rollen, die mit Sicherheitsgruppen mit dem Zugriffsrecht "Gilt für aktuelle Organisation" und "Untergeordnete Organisationen bis Ebene" verknüpft sind. Wenn Sie diese Art von zuweisbarer Rolle auswählen, gibt die Suche keine Transaktionen zurück. Die von Ihnen ausgewählte zuweisbare Rolle für das Projekt kann mehreren rollenbasierten Sicherheitsgruppen zugewiesen sein und jede dieser Sicherheitsgruppen kann eine andere Einstellung für "Zugriffsrechte auf Organisationen" haben. In diesem Fall wendet Workday die Zugriffsrechte in dieser Rangfolge an: Rang 1: Gilt für aktuelle Organisation und alle untergeordneten Organisationen Rang 2: Gilt für aktuelle Organisation und nicht zugewiesene untergeordnete Organisationen Rang 3: Gilt nur für aktuelle Organisation Rang 4: Gilt für aktuelle Organisationen und untergeordnete Organisationen bis Ebene
Mitarbeiter für zuweisbare Rolle	(Optional) Wählen Sie einen einzelnen benannten Mitarbeiter für die in der Werteliste Zuweisbare Rolle für Projekt ausgewählte Rolle aus, um nach den fakturierbaren Projekten zu filtern, die geprüft werden sollen. Wenn Sie einen Wert für "Zuweisbare Rolle für Projekt" , aber nicht für "Mitarbeiter für zuweisbare Rolle" auswählen, schließen die Suchergebnisse Projekte ein, für die der aktuelle Benutzer die ausgewählte Projektrolle hat. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen. Wenn kürzlich neue Projekte erstellt oder Änderungen an der Projekthierarchiestruktur vorgenommen wurden, kann es eine Verzögerung dauern, bis diese Änderungen in den Suchergebnissen angezeigt werden.
Fakturierbare Projekte	Wählen Sie die fakturierbaren Projekte aus, die Sie prüfen möchten. Die Felder "Zuweisbare Projektrolle" , "Mitarbeiter für zuweisbare Rolle" , "Projekthierarchie" , "Kunde" und "Projekteigentümer" filtern die Projekte, die im Feld "Fakturierbare Projekte" ausgewählt werden können. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.
Nicht fakturierbare Transaktionen anzeigen	(Optional) Wählen Sie diese Option aus, um Transaktionen mit dem Status Nicht fakturierbar anzuzeigen. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.
Festpreistransaktionen anzeigen	(Optional) Wählen Sie diese Option, um die Spalte Festpreis in der Zusammenfassungsansicht für das Projekt anzuzeigen, die die Anzahl der Festpreisprojekttransaktionen innerhalb dieser Transaktionsgruppe anzeigt. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.
Transaktionen prüfen nach Quelle	Wählen Sie diese Option, um Projektfakturierungstransaktionen gruppiert nach Transaktionsquelle in der Transaktionsdetailansicht anzuzeigen. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.
Transaktionen im Detail prüfen	(Optional) Wählen Sie diese Option aus, um direkt zur Ansicht der Transaktionsdetails zu navigieren. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.
Ergebnisse gruppieren nach	(Optional) Wählen Sie eine Option, nach der die Transaktionen in der Zusammenfassungsansicht des Projekts gruppiert werden sollen. Wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen Transaktionen im Detail prüfen deaktivieren. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.

(Optional) Füllen Sie den Abschnitt „Alterung - Zusammenfassung“ in der Projektzusammenfassungsansicht aus:

Karte	Beschreibung
Transaktionen, die auf Prüfung warten	Prüfen Sie Fortschritt WIP-Transaktionen. Sie können fakturierbare Transaktionen gruppiert nach Alterungstagen, Projekt und Währung anzeigen.
Benachrichtigungen	Wird angezeigt, wenn Sie die zugehörigen Standardregeln für Fakturierungssatztabellen in der Aufgabe Standardfakturierungssätze nach Regeln verwalten ändern und fakturierbare Projekttransaktionen vorliegen, die möglicherweise eine Neuberechnung erfordern.

Wählen Sie in der Projektzusammenfassungsansicht die Projekte, die Sie entweder im Detail prüfen oder für die Sie Massenaktionen durchführen möchten.

Sie können die Transaktionen genehmigen, Sätze neu berechnen, Kundenrechnungsvorschläge erstellen, Beträge für fakturierbare Projekttransaktionen massenweise ändern oder die Aufgabe

Projekttransaktionen transferieren

initiieren. Beachten Sie Folgendes:

Option	Bezeichnung
Ursprünglicher zu fakturierender Gesamtbetrag	Der zu fakturierende Gesamtbetrag vor Anpassungen durch Massenänderung.
Transaktionsarten für Anpassung	(Optional) Wählen Sie die Transaktionsarten, die durch Massenänderung angepasst werden sollen. Standardmäßig ist dieses Feld nur für Zeittransaktionen festgelegt. Sie können jedoch auch die anderen unterstützten Transaktionsarten hinzufügen: Lieferantenrechnung , Spesen und Sonstige Aufwendungen . Tägliche Transaktionsanpassungen für Zeit werden nicht unterstützt.
Auswählbarer Betrag für Anpassung	Workday berechnet den für die Anpassung verfügbaren Gesamtbetrag basierend auf der Auswahl im Feld Transaktionsarten für Anpassung .
Neuer zu fakturierender Gesamtbetrag	(Optional) Geben Sie den neuen Betrag ein, den Sie für die Transaktionsposition fakturieren möchten. Der Betrag, den Sie eingeben, ist der Betrag für die gesamte Zeile und nicht nur für die Transaktionsarten, die im Feld Transaktionsarten für Anpassung ausgewählt wurden. Sondern Workday berechnet nur die Transaktionsarten für die Anpassung anteilig, um den von Ihnen eingegebenen Betrag zu erhalten.
Anpassung in % für ausgewählte Arten	(Optional) Geben Sie einen Anpassungsprozentsatz für die Anpassung für die Massenänderung ein. Workday fügt diesen Prozentsatz zu Ursprünglicher zu fakturierender Gesamtbetrag hinzu, um den neuen zu fakturierenden Gesamtbetrag zu berechnen. Eine positive Zahl erhöht den zu fakturierenden Betrag, eine negative Zahl verringert ihn. Nur die Transaktionsarten, die im Feld Transaktionsarten für Anpassung ausgewählt wurden, werden bei der Berechnung berücksichtigt.
Anpassungsbetrag für ausgewählte Arten	(Optional) Geben Sie einen Anpassungsbetrag für die Anpassung für die Massenänderung ein. Workday fügt diesen Betrag zum Ursprünglichen zu fakturierenden Gesamtbetrag hinzu, um den neuen zu fakturierenden Gesamtbetrag zu berechnen. Eine positive Zahl erhöht den zu fakturierenden Betrag, eine negative Zahl verringert ihn. Nur die Transaktionsarten, die im Feld Transaktionsarten für Anpassung ausgewählt wurden, werden bei der Berechnung berücksichtigt.
Zu fakturierender Nullbetrag	(Optional) Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um für Neuer zu fakturierender Gesamtbetrag 0 festzulegen.
Genehmigen	Klicken Sie hier, um fakturierbare Transaktionen auf Projektebene zu genehmigen. Workday aktualisiert den Status von "Wartet auf Prüfung" und " Gesperrt" auf "Bereit zur Fakturierung" .
Sätze neu berechnen	Klicken Sie auf diese Option, um Sätze für fakturierbare Transaktionen auf Projektebene neu zu berechnen. Workday berechnet Sätze für fakturierbare Projekttransaktionen mit Status "Wartet auf Prüfung" , "Gesperrt" und "Bereit zur Fakturierung" neu .
Rechnungsvorschlag erstellen	Klicken Sie hier, um Kundenrechnungsvorschläge für fakturierbare Transaktionen auf Projektebene zu erstellen. Workday erstellt Kundenrechnungsvorschläge für fakturierbare Projekttransaktionen mit dem Status "Bereit zur Fakturierung" . Wenn Sie vor dem Klicken auf diese Option keine fakturierbaren Transaktionen auswählen, öffnet Workday die Aufgabe Kundenrechnungsvorschlag erstellen . Wird angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche Mehr klicken.
Massenänderung von Beträgen übermitteln	Klicken Sie auf diese Option, um Beträge für fakturierbare Transaktionen auf Projektebene massenweise anzupassen. Workday führt Massenänderungen von Beträgen für fakturierbare Projekttransaktionen durch: Für ursprüngliche und fakturierbare Gegenbuchungstransaktionen Status: Wartet auf Prüfung , Gesperrt und Bereit zur Fakturierung Mit negativen und positiven fakturierbaren Beträgen. Diese Aktion gilt für die Transaktionsarten, die Sie mit der Option Transaktionsarten für Anpassung in der Aufgabe Konfiguration für Projektfakturierung einrichten konfigurieren. Standardmäßig können Sie Beträge für folgende Transaktionsarten anpassen: Zeit-, Lieferantenrechnungs-, Spesen- und Sonstige Aufwendungen. Wird angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche Mehr klicken. Mit dieser Option können Sie dieselbe Aktion wie mit der Massenaktion Betrag ändern in der Ansicht der Transaktionsdetails ausführen, jedoch auf Projektebene.
Projekt transferieren	Klicken Sie hier, um die Aufgabe Projekttransaktionen übertragen zum Transferieren und Splitten von Transaktionen zu initiieren. Wenn Sie Projekttransaktionen während einer offenen Periode transferieren, führt Workday Zeitberechnungen für den Zeitblock aus und evaluiert die Worktags neu. Workday setzt alle Worktag-Werte, die Mitarbeiter in den Zeitblöcken überschrieben haben, auf ihre Standardwerte zurück. Wenn Sie die Option Projekt transferieren in der Zusammenfassungsansicht der Aufgabe Projektfakturierungstransaktionen verwalten deaktivieren möchten, öffnen Sie die Aufgabe Optionale Felder konfigurieren , wählen Sie den funktionalen Bereich „Manage Project Billing Transactions“ und wählen Sie Sicherheitsgruppen, in denen die Schaltfläche Zusammenfassung: Projekt transferieren in ausgeblendet werden soll. Wird angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche Mehr klicken.

(Optional) Klicken Sie sowohl in der Projektzusammenfassungsansicht als auch in der Ansicht der Transaktionsdetails auf die Symbole in der oberen rechten Ecke des Grids, um die Grid-Daten zu filtern, Spalten neu anzuordnen und auszublenden und den Vollbildmodus zu aktivieren.

(Optional) Wenn Sie die Suchkriterien in der Ansicht mit den Transaktionsdetails eingeben, wählen Sie Nicht fakturieren
aus der Werteliste

Fakturierungsstatus,

um Transaktionen mit dem Status
Nicht fakturieren
anzuzeigen.

Füllen Sie den Header in der Transaktionsdetailansicht aus:

Option	Bezeichnung
Zu fakturierender Gesamtbetrag	Die Summe für Zu fakturierender Betrag für die ausgewählten Transaktionen. Oder, wenn Sie nach Transaktionsquelle suchen, die Summe von Zu fakturierender Betrag für die ausgewählten Transaktionen für jede Transaktionsquelle.
Währung	Wird angezeigt, wenn die ausgewählten Transaktionen dieselbe Fakturierungswährung haben.
Massenaktion	Wählen Sie mehrere Transaktionen aus und wenden Sie dann eine der folgenden Aktionen gleichzeitig auf alle ausgewählten Transaktionen an: Projekttransfer : Transferieren Sie Transaktionen in ein anderes Projekt, eine andere Phase oder Aufgabe. Diese Option ist beim Anzeigen nach Transaktionsquelle verfügbar. Fakturierungsstatus ändern : Status von Transaktionen ändern; Beispielsweise von Gesperrt in Bereit zur Fakturierung . Von Vorauszahlung ausschließen : Schließen Sie Transaktionen vom Vorauszahlungsverbrauch aus. Betrag ändern : Ändern Sie die zu fakturierenden Beträge für die ausgewählten Transaktionen. Diese Aktion gilt für die Transaktionsarten, die Sie mit der Option Transaktionsarten für Anpassung in der Aufgabe Konfiguration für Projektfakturierung einrichten konfigurieren. Standardmäßig können Sie Beträge für folgende Transaktionsarten anpassen: Zeit-, Lieferantenrechnungs-, Spesen- und Sonstige Aufwendungen.
Fakturierungsstatus	Wählen Sie einen neuen Status für die ausgewählten Transaktionen und klicken Sie auf Anwenden . Wird angezeigt, wenn Sie Fakturierungsstatus ändern aus der Werteliste Massenaktion wählen.
Ursprünglicher zu fakturierender Betrag	Die Summe für Zu fakturierender Betrag für die ausgewählten Transaktionen. Wird angezeigt, wenn Sie Betrag ändern aus der Werteliste Massenaktion wählen.
Neuer zu fakturierender Betrag	(Optional) Geben Sie den Betrag ein, den Sie für alle im Grid ausgewählten Transaktionen fakturieren möchten. Die Transaktionsarten, für die diese Aktion gilt, werden über die Option Transaktionsarten für Anpassung in der Aufgabe Konfiguration für Projektfakturierung einrichten konfiguriert. Standardmäßig können Sie Beträge für folgende Transaktionsarten anpassen: Zeit-, Lieferantenrechnungs-, Spesen- und Sonstige Aufwendungen. Geben Sie einen positiven Wert ein, wenn der fakturierbare Betrag positiv sein soll, und einen negativen Wert für einen negativen fakturierbaren Betrag . Beispiel: Geben Sie -150,00 für einen fakturierbaren Betrag von (150,00) ein. Workday bestimmt den Prozentsatz jeder Transaktion im Verhältnis zum fakturierbaren Gesamtbetrag. Anschließend wendet Workday diesen Prozentsatz auf den von Ihnen eingegebenen neuen zu fakturierenden Betrag an. Beispiel: Sie wählen zwei Zeittransaktionen aus. Transaktion 1 hat einen fakturierbaren Betrag von 150 USD. Transaktion 2 hat einen fakturierbaren Betrag von 480 USD. Der fakturierbare Gesamtbetrag für die beiden Transaktionen beträgt 630 USD. Transaktion 1 entspricht 23,8 % (150 ÷ 630) des fakturierbaren Gesamtbetrags und Transaktion 2 entspricht 76,19 % (480 ÷ 630). Sie geben einen neuen zu fakturierenden Betrag von 500 USD ein. Workday füllt den zu fakturierenden Betrag automatisch mit 119,05 USD für Transaktion 1 und 380,95 USD für Transaktion 2 aus. Wird angezeigt, wenn Sie Betrag ändern aus der Werteliste Massenaktion wählen.
Zu fakturierender Nullbetrag	Wählen Sie diese Option, um den Wert für Zu fakturierender Betrag für die ausgewählten Transaktionen auf 0 zu aktualisieren. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, deaktiviert Workday die Dateneingabe für die Felder Neuer zu fakturierender Betrag , Anpassung in % und Anpassungsbetrag . Wird angezeigt, wenn Sie Betrag ändern aus der Werteliste Massenaktion wählen.
Anpassung in % und Anpassungsbetrag	(Optional) Geben Sie eine Zahl in eines der folgenden Felder ein, um die Beträge anzupassen, die für alle Transaktionen fakturiert werden sollen, die Sie im Grid ausgewählt haben: Anpassung in % : Workday addiert den in dieses Feld eingegebenen Prozentsatz zum Ursprünglichen zu fakturierenden Betrag, um den neuen zu fakturierenden Betrag zu berechnen. Eine positive Zahl erhöht den zu fakturierenden Betrag, eine negative Zahl verringert ihn. Anpassungsbetrag : Workday addiert den in dieses Feld eingegebenen Betrag zum Feld Ursprünglicher zu fakturierender Betrag, um den Neuen zu fakturierenden Betrag zu berechnen. Eine positive Zahl erhöht den zu fakturierenden Betrag, eine negative Zahl verringert ihn. Diese Felder werden angezeigt, wenn Sie Betrag ändern aus der Werteliste Massenaktion wählen.
Anpassungsgrund	Wenn Sie diese Werteliste leer lassen, füllt Workday die ausgewählten Transaktionen mit dem Standardgrund für die Ertragsanpassung aus, den Sie in der Aufgabe Gründe für Ertragsanpassung verwalten konfiguriert haben. Wenn Sie auf Folgendes klicken: Anwenden , verteilt Workday den Anpassungsbetrag anteilig über die ausgewählten Transaktionen und gibt den Grund für die Ertragsanpassung in den Transaktionen vor. Übermitteln , leitet Workday die Transaktionen über den Geschäftsprozess Anpassung zur Prüfung und Genehmigung weiter. Sie können einen Drilldown in der Spalte Anzahl Anpassungen durchführen, um die manuellen Anpassungen anzuzeigen. Wird angezeigt, wenn Sie Betrag ändern aus der Werteliste Massenaktion wählen.
Transfer-an-Projektplanaufgabe (verfügbar bei Anzeige nach Transaktionsquelle)	Wählen Sie eine Option für den Massentransfer von Zeit- oder Tageszeittransaktionen und klicken Sie auf Anwenden . Die Werteliste zeigt alle Aufgaben aus allen Phasenebenen für das fakturierbare Projekt an. Wird angezeigt, wenn Sie Projekttransfer in der Werteliste Massenaktion auswählen.
Transfer-an-Projekt/-Phase/-Aufgabe (verfügbar bei Anzeige nach Transaktionsquelle)	Wählen Sie eine Option für die Massenübertragung von fakturierbaren, nicht arbeitsbezogenen Transaktionen und klicken Sie auf Anwenden . Bei den nachfolgenden Transfers von Transaktionen geschieht Folgendes: Beim Transfer an eine Projektplanaufgabe zeigt Workday alle Aufgaben aus allen Phasenebenen für das fakturierbare Projekt an. Beim Transfer an eine Projektplanphase zeigt Workday nur Phasen der obersten Ebene für das fakturierbare Projekt an. Wird angezeigt, wenn Sie Projekttransfer in der Werteliste Massenaktion auswählen.

(Optional) Im Grid Projekttransaktionen (auf dem Register

Fakturierungsprüfung

in der Registeransicht) können Sie den Status, die zu fakturierenden Stunden, den zu fakturierenden Satz und den zu fakturierenden Betrag für einzelne Transaktionen ändern. Sie können auch nach zuvor fakturierten fakturierbaren Transaktionen filtern und diese anzeigen sowie fakturierbare Transaktionen anzeigen, die neu berechnet werden müssen. Workday berechnet Gegenbuchungsbeträge nicht neu und füllt die Spalte

Neu berechnen

für nutzungsbasierte Transaktionen nicht aus.

Bearbeiten Sie das Register

Projekttransfer

(verfügbar bei der Anzeige nach Transaktionsquelle in der Registeransicht):

Wenn Sie Ad-hoc-Zeittransaktionen transferieren, nachdem sie bereits zugerechnet wurden, müssen Sie die Aufgabe

Zusammenfassung von Arbeitskosten für Projekt erstellen

ausführen, um die vorherigen Buchungsjournale aus dem Quellprojekt umzukehren und neue Journale für das Zielprojekt zu erstellen.

Option	Bezeichnung
Transfer-an-Projektplanaufgabe	Wählen Sie Projektplanaufgaben, an die einzelne Transaktionen transferiert werden sollen. Dieses Feld ist nur für Zeittransaktionen verfügbar und zeigt alle Aufgaben aus allen Phasenebenen für das fakturierbare Projekt an.
Transfer-an-Projekt/-Phase/-Aufgabe	Wählen Sie Projekte, Projektplanphasen oder Projektplanaufgaben, an die einzelne, nicht arbeitsbezogene, fakturierbare Transaktionen übertragen werden sollen. Dieses Feld ist für Spesen- oder Lieferantenrechnungstransaktionen verfügbar. Für den Transfer gilt Folgendes: Wenn Transaktionen in eine Projektplanaufgabe transferiert werden, zeigt Workday alle Aufgaben aus allen Phasenebenen für das fakturierbare Projekt an. Wenn Transaktionen in eine Projektplanphase transferiert werden, zeigt Workday nur Phasen der obersten Ebene für das fakturierbare Projekt an. Wenn nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen gezahlt werden, erstellt Workday eine Buchungsanpassungsposition mit Details aus der Quelltransaktion Lieferantenrechnung oder Spesenabrechnung. Wenn nicht gezahlte, nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen transferiert werden, aktualisiert Workday die Positionen der Lieferantenrechnung oder der Spesenabrechnung im Quelldokument mit dem neuen Projekt-Worktag.
Splitten	(Spesen und Lieferantenrechnung) Klicken Sie auf diese Option, um einen Prozentsatz oder Betrag zu allozieren und damit die nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktion in mehrere Transaktionen zu splitten, ohne den ursprünglichen Transaktionsbetrag zu ändern. Beim Splitten gilt Folgendes: Wenn nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen gezahlt werden, erstellt Workday eine Buchungsanpassungsposition mit Details aus der Quelltransaktion Lieferantenrechnung oder Spesenabrechnung. Wenn nicht gezahlte, nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen gesplittet werden, erstellt Workday einen Positionssplit für die Lieferantenrechnung oder eine Aufgliederung der Spesenabrechnung.
Transfergrund	(Spesen und Lieferantenrechnung) Workday übernimmt in diesem Feld den Transfergrund, den Sie in der Aufgabe Konfiguration für Projektfakturierung einrichten konfiguriert haben.
Datum der Buchungsanpassung	(Spesen und Lieferantenrechnung) Workday übernimmt in diesem Feld das Datum, das Sie in der Aufgabe Konfiguration für Projektfakturierung einrichten konfiguriert haben. Wird nur für gezahlte, nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen angezeigt.
Grund für Buchungsanpassung	(Spesen und Lieferantenrechnung) Workday übernimmt in diesem Feld den Grund, den Sie in der Aufgabe Konfiguration für Projektfakturierung einrichten konfiguriert haben. Wird nur für gezahlte, nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen angezeigt.

(Optional) Zeigen Sie Anpassungsdetails für fakturierbare Projekttransaktionen an.

Wenn für fakturierbare Transaktionen eine Anpassungshistorie vorliegt, z. B. Transfers an ein anderes Projekt, können Sie die detaillierte Aktivität anzeigen, um Ihren Fakturierungsprüfprozess effizienter durchzuführen.

Workday erstellt diese Aktivitäten, wenn die fakturierbaren Transaktionen erstmals für ein Projekt oder eine Projektphase/-aufgabe übermittelt werden oder wenn die Transaktionen im Quelldokument geändert werden. Benutzer können sehen, ob an bestimmten Transaktionsattributen Änderungen vorgenommen wurden, auch wenn die Transaktionen im selben Projekt/in derselben Aufgabe verbleiben.

Wählen Sie das Symbol für mögliche Aktionen für eine fakturierbare Transaktion und dann das Register

Anpassungsaktivität für fakturierbare Transaktion

. Dieses Register zeigt zusammengefasste Informationen zu Transaktionsanpassungen für die folgenden Transaktionsarten an:

Uhrzeit

Spesen

Lieferantenrechnung

Sonstige Aufwendungen

Ad-hoc-Transaktionen aus allen Quellen

Klicken Sie auf die Lupe in der Spalte

Aktivität

, um weitere Details zu dieser Aktivität anzuzeigen.

Workday erfasst Aktivitäten nur für Transaktionen, die beim Erstellen für ein fakturierbares Projekt gebucht werden.

Beispiele:

Wenn eine Transaktion zunächst in einem nicht fakturierbaren Projekt erstellt und später an ein fakturierbares Projekt transferiert wird, wird in der Aktivitätshistorie nur eine Aktivität angezeigt.

Wenn eine Transaktion von einem fakturierbaren Projekt in ein nicht fakturierbares Projekt und dann wieder in ein fakturierbares Projekt transferiert wird, erfasst Workday beide Aktivitäten.

Wenn eine Zeittransaktion (ein Mitarbeiterzeitblock oder Ad-hoc-Zeit) von einem fakturierbaren Projekt in ein nicht fakturierbares Projekt, dann an ein oder mehrere andere nicht fakturierbare Projekte und schließlich zurück in ein fakturierbares Projekt transferiert wird, erfasst Workday die Übertragung Erfasst keine nachfolgenden Transfers an andere nicht fakturierbare Projekte und nimmt die Erfassung von Aktivitäten auf, sobald die Transaktion wieder in ein fakturierbares Projekt transferiert wird. Bei nicht fakturierbaren Transaktionen (Lieferantenrechnungs- und Spesenabrechnungstransaktionen, einschließlich Ad-hoc-Transaktionen), die aus einem fakturierbaren Projekt transferiert werden, erfasst Workday die nicht fakturierbaren zu nicht fakturierbaren Projekttransfers.

(Optional) Schließen Sie im Grid Projekttransaktionen (auf dem Register

Vorauszahlung

in Registeransicht) Transaktionen vom Vorauszahlungsverbrauch aus.

Sie können Transaktionen ausschließen, indem Sie sie einzeln über das Kontrollkästchen

Von Vorauszahlung ausschließen

auswählen oder indem Sie mehrere Transaktionen auswählen und die Massenaktion

Von Vorauszahlung ausschließen

verwenden.

(Optional) Zeigen Sie im Grid Projekttransaktionen (auf dem Register

Worktags

bei der Anzeige nach Transaktionsquelle in der Registeransicht) vorherige und aktuelle Worktags an, wenn Sie nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktionen transferieren oder splitten.

(Optional) Bearbeiten Sie im Grid Projekttransaktionen (auf dem Register

Benutzerdefinierte Referenzen

in Registeransicht) Details zu Ad-hoc-Projekttransaktionen für Fakturierungs- und Reportingzwecke.

Workday zeigt dieses Register an, wenn Sie benutzerdefinierte Referenzen für Ad-hoc-Projekttransaktionen aktivieren.

(Optional) Exportieren Sie Projektfakturierungstransaktionen in Excel.

Exportieren Sie Projektfakturierungstransaktionen in Excel, um die Daten zu analysieren und Ihre Fakturierungsentscheidungen besser zu treffen.

Klicken Sie auf das Feld

Fakturierbare Transaktionen

, um eine schreibgeschützte Ansicht des Transaktions-Grids zu öffnen.

Klicken Sie in der schreibgeschützten Ansicht

auf In Excel exportieren

, um die Transaktionen als Excel-Arbeitsblatt herunterzuladen.