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Zuletzt aktualisiert: 2024-12-13
Schritte: Forderungen abschreiben

Schritte: Forderungen abschreiben

Mit Workday können Sie Kundenrechnungen und Kundenrechnungsanpassungen abschreiben, um nicht gezahlte Beträge zu berücksichtigen. Um sie in das entsprechende Hauptbuch zu buchen, erstellen Sie Kontierungsregeln. Auf diese Weise können Sie Abschreibungen anhand des angegebenen Grunds identifizieren. Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Schreiben Sie eine Kundenrechnung ganz oder teilweise ab.
  • Ordnen Sie mehrere Abschreibungsgründe mit unterschiedlichen Beträgen für dieselbe Rechnung zu.
  • Inaktivieren Sie einen nicht verwendeten Abschreibungsgrund.
  • Schreiben Sie kleine Beträge während der Zahlungszuordnung ab, aber Sie können keine Worktags hinzufügen.
  • Verwenden Sie den Webservice
    Abschreibung uneinbringlicher Forderungen übermitteln
     für Massenabschreibungen.
  • Erstellen Sie Abschreibungsregeln, um Restsalden nach Abschluss des Prozesses zur automatischen Zahlungszuordnung auszugleichen.
Sie können Rechnungen und Anpassungen in folgenden Fällen nicht abschreiben:
  • Bei Zahlungszuordnungen, die im Auftrag erfolgen.
  • Wenn die Mehrwertsteuer aufgrund des laufenden Steuererklärungslaufs den Status „In Bearbeitung“ hat.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Gründe für Forderungsabschreibung verwalten
     .
    • Geben Sie den Grund an und legen Sie als Verwendung
      Kundenkonten
       oder
      Student-Finanzen
       fest, um die Verfügbarkeit des Grunds im entsprechenden Bereich zu steuern.
    • Wenn Sie den Namen eines verwendeten Abschreibungsgrunds ändern, passen Sie die Kontierungsregel an, die sich auf den alten Namen des Grunds bezieht.
    • Um zu verhindern, dass ein Abschreibungsgrund ausgewählt wird, der für Ihre Organisation nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Inaktiv
       .
    Sicherheit:
    Domäne Set Up: Receivable Write-Off Categories
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Optionen für Kundenkonto bearbeiten
     .
    • Wählen Sie in der Werteliste
      Rechnungs-Header-Worktags kopieren in Abschreibungspositionen
       die Rechnungs-Header-Worktags aus, die Sie in die Abschreibungspositionen kopieren möchten.
    • Um die Ausgleichs-Worktags in die Abschreibungspositionen zu laden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Abschreibungspositionen und Ausgleichs-Worktags automatisch ausfüllen,
       wenn Sie den Worktag-Ausgleich aktiviert haben.
  3. Öffnen Sie die Aufgabe
    Abschreiben
     in den möglichen Aktionen einer Rechnung.
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Einige der aufgeführten Felder und Funktionen sind nicht anwendbar, wenn Sie über andere Aufgaben auf Abschreibungen zugreifen.
    Option Bezeichnung
    Currency
    Die Rechnungswährung für einen Kunden wird in Workday automatisch geladen. Wenn Sie keine Währung angeben, wird die Unternehmenswährung verwendet.
    Sie können die Währung in eine beliebige akzeptierte Währung ändern, die für den angegebenen Kunden definiert ist. Sie können nur Rechnungen und Anpassungen auswählen, die dieselbe Währung wie die Abschreibung haben.
    Gesamtabschreibungsbetrag
    Sie können mehrere Abschreibungsbeträge pro Rechnung nach verschiedenen Abschreibungsgründen eingeben.
    Um einen Teil des Rechnungsbetrags abzuschreiben, ändern Sie den Wert für
    Abschreibungsbetrag
     in einen Wert, der kleiner ist als der Wert
    in Fälliger Betrag
    .
    Fälliger Restbetrag
    Wenn Sie den
    Abschreibungsbetrag
    ändern, aktualisiert Workday den fälligen Restbetrag.
    Abschreibungsdatum
    Wählen Sie ein Transaktionsdatum aus, das mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt oder danach liegt.
    Memo
    Geben Sie alle relevanten Informationen an, die Sie während des Prüf- und Überarbeitungsprozesses mit einem Genehmiger teilen möchten. Dieses Memo wird auch in der Journalposition der zugehörigen Abschreibung angezeigt.
    Abschreibungspositionen
    • (Optional) Wenn die Dateneingabeprüfung für die Abschreibung von Kundenrechnungen in der Aufgabe
      Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
       aktiviert ist, zeigt Workday einen Alert an, der Sie auffordert, den in das Feld
      Abschreibungsbetrag
       eingegebenen Wert zu prüfen, wenn das Machine Learning-Modell feststellt, dass der Wert außerhalb liegt historischen Daten.
      Workday benötigt in den letzten 12 Monaten mindestens 100 Abschreibungen mit den folgenden übereinstimmenden Dimensionen, damit das Machine Learning-Modell die im Feld
      Abschreibungsbetrag
       eingegebenen Werte analysieren kann:
      • Unternehmen
      • Kostenstelle
      • Währung.
      • Aktueller Benutzer
      • Abschreibungsgrund.
    • Workday zeigt die Ausgleichs-Worktags und die Worktags an, die Sie zum Kopieren aus dem Rechnungs-Header ausgewählt haben. Sie können die Worktags bei Bedarf bearbeiten.
    Sicherheit:
    Domänen Process: Customer Writeoff - Core
     und
    Process: Customer Writeoff - Single Invoice
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  4. (Optional) Öffnen Sie den Geschäftsprozess
    Abschreibung uneinbringlicher Forderungen - Ereignis
     .
    Konfigurieren Sie die Schritte zum Prüfen und Überarbeiten, um Abschreibungen zur Genehmigung an die entsprechenden Manager weiterzuleiten.
    Sicherheit: Funktionaler Bereich „Customer Accounts“.
  5. (Optional) Öffnen Sie den Bericht
    Abschreibungen für Kundenrechnungen suchen
     und geben Sie das
    Unternehmen
     an, für das die Abschreibung angefallen ist.
    In den möglichen Aktionen für die Abschreibungstransaktion:
    • Wählen Sie
      Abschreibung uneinbringlicher Forderungen abbrechen,
       um die Abschreibung abzubrechen.
      Sie können Abschreibungen, die Teil von Transaktionen für die Kundenrechnungsverwaltung oder Kundenzahlungszuordnungen sind, nicht abbrechen.
    • Wählen Sie
      Anhang hinzufügen/ändern,
       um einen Anhang hinzuzufügen oder zu ersetzen.
    Sicherheit:
    Domänen Process: Customer Writeoff - Cancel
     ,
    Process: Customer Writeoff - View
    und
    Process: Customer Write-Off - Add/Change Attachment
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  6. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Kundenrechnungsverwaltung durchführen
     .
    Geben Sie ein
    Transaktionsdatum
     an, das vor allen ausgewählten Rechnungsanpassungsdaten liegt. Workday setzt es automatisch auf das aktuelle Datum.
    Wenn Sie Anpassungen Rechnungen zuordnen, können Sie auch kleine uneinbringliche Beträge abschreiben. Sie können für die Abschreibung nicht mehrere Gründe angeben und Sie können keine Worktags einschließen.
    Sicherheit:
    Domänen Process: Customer Invoice - View
     und
    Process: Customer Writeoff - View
     und
    Process: Cash Sale Payment - View
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.