Bestellaufträge erstellen
- Erstellen Sie Ausgabenkategorien für Bestellaufträge. Siehe Ausgabenkategorien erstellen .
- Geben Sie dieAusgabeoptiondes Bestellauftrags in der AufgabeLieferanten erstellenfür die einzelnen Lieferanten an.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessBestellauftragsereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.
- Sicherheit:Domäne Process: Purchase Order - Create/Editim funktionalen Bereich „Procurement“.
Sie können Bestellaufträge erstellen, die an Lieferanten ausgegeben werden.
Wenn Sie Bestellaufträge nach Bestellauftragsarten verfolgen möchten, erstellen Sie diese in der Aufgabe
Bestellauftragsarten verwalten
.- Öffnen Sie die AufgabeBestellauftrag erstellen.
- Bei der Bearbeitung des AbschnittsZusammenfassungsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Auftrag-an-VerbindungWählen Sie eine bestimmte Lieferantensite aus, auf der Sie Bestellaufträge ausgeben möchten. Workday lädt automatisch Optionen aus der AufgabeAuftrag-von-Verbindungen bearbeitenund folgende Felder basieren auf den Auftrag-von-Verbindungen und nicht auf dem Lieferanten:- Standard-E-Mail-Adresse für Bestellauftragsausgabe
- Ausgabeoption für Bestellaufträge
- Versandmethode
- Versandbedingungen
FrachtbetragAndere KostenSie können diese Einstandskosten automatisch aus dem Dokument-Header in den Positionen vorgeben lassen. Fügen Sie eine Ausgabenkategorie, die für die Allokation von Fracht- und anderen Kosten auswählbar ist, zu mindestens einer Position hinzu – wie in der AufgabeAusgabenkategorien verwalteneingerichtet.Beispiel: Sie kaufen einen größeren Ausstattungsgegenstand und haben eine Position für den Gegenstand selbst erstellt und eine weitere für dessen Einbau.Bestätigung erwartetWenn Sie den Lieferanten so konfiguriert haben, dass Bestellauftragsbestätigungen automatisch erwartet werden, können Sie dieses Kontrollkästchen für einzelne Bestellaufträge deaktivieren. - Bei der Bearbeitung des AbschnittsBedingungen und Steuernsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung ZahlungsbedingungenStandardzahlungsartWird automatisch gemäß den Abschnitten „Standardvorgaben für Bestellauftrag“ und „Standardvorgaben für Zahlung“ in der AufgabeZeitplan für Bestellaufträge für Lieferantenvertrag erstellenvorgegeben.Fällig amWählen Sie das Fälligkeitsdatum für die Auftragserfüllung.VersandbedingungenVersandmethodenVersandanweisungenWorkday zeigt die Versandinformationen basierend auf Ihrer Konfiguration in der AufgabeVersandinformationen verwalten an. Workday wählt die Quelle der Versandinformationen in der folgenden Rangfolge aus:- Auftrag-an-Verbindung
- Lieferant
- Unternehmen
- Mandant
Sie können bei der Ausgabe von Bestellaufträgen mit EDI 850 eine Versandmethode angeben, um Eilaufträge zu erleichtern. Verwenden Sie das FeldEDI-Code, um eine Versandmethode an Ihren Lieferanten über EDI 850-Transaktionen anzugeben.LieferantenvertragWählen Sie einen Lieferantenvertrag aus, dem dieser Bestellauftrag zugeordnet werden soll.Wenn in einer Personalanforderung ein Lieferantenvertrag angegeben wird und dieser die Grundlage für das Sourcing dieses Bestellauftrags darstellt, werden die Informationen zum Lieferantenvertrag automatisch in den Bestellauftrag geladen.Standardlieferantenvertragwird angezeigt, wenn Sie das KontrollkästchenKonsolidierung von Bedarfsanforderungen über Lieferantenverträge hinweg aktivierenwährend des Mandanten-Setups aktivieren.Standard für SteueroptionWorkday gibt diesen Wert automatisch aus dem Lieferanten vor. Wenn das Lieferantenprofil keine Steueroption enthält oder diese überschrieben werden soll, wählen Sie eine Steueroption aus.Workday lädt die Steueroption in Positionen automatisch aus dem Header, Sie können sie jedoch auf Positionsebene überschreiben.Standard für SteuercodeWird automatisch aus dem Lieferanten vorgegeben. Wenn Sie keinen Standardsteuercode definieren oder diesen überschreiben möchten, wählen Sie einen Steuercode aus.Der Header-Steuercode wird in Beschaffungsdokumentpositionen automatisch vorgegeben und kann überschrieben werden. - Bei der Bearbeitung des AbschnittsKontaktdatensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung AusgabeoptionWenn Sie keine Ausgabeoption angegeben haben, wird in Workday die AusgabeoptionDruckenvorgegeben, die ein Drucklayout erfordert. - Bei der Bearbeitung desRegisters Warenpositionensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung SteueranwendbarkeitWird basierend auf der Versand-an-Adresse automatisch aus der postenspezifischen Steuerregel geladen, zuerst nach Einkaufsposten und dann nach Ausgabenkategorie.SteuercodeWenn der Posten steuerpflichtig ist, wird der Code automatisch aus demStandard für Steuercodeim Header vorgegeben und kann überschrieben werden.Wenn Sie den Code in der AufgabeTransaktionssteuerregel für Land erstellenkonfiguriert haben, wird er hier von Workday automatisch vorgegeben.SteuererstattungsfähigkeitWorkday gibt den erstattungsfähigen Prozentsatz automatisch basierend auf der angegebenen Steueranwendbarkeit und dem Steuercode in die Transaktionsposition ein. Sie können diese Auswahl überschreiben. Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit angeben, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes an.Verwenden Sie die AufgabeSteuererstattungsfähigkeit verwalten, um die Steuererstattungsfähigkeit mehrerer Steuersätze für die einzelnen Steuercodes anzugeben.SteueroptionWählen SieSelbst einbehaltene Steuer berechnen,wenn die Lieferanten oder Zahlungsempfänger keine Steuern erheben. Andernfalls wählen SieAn Lieferanten fällige Steuer berechnen,wenn ein Lieferant oder Zahlungsempfänger eine Steuer erhebt. Die Steueroption, die Sie auswählen, gilt für bestimmte Dokumente, die Workday aus dem Bestellauftrag generiert.Angefordert "Ohne Berechnung"Wir zeigen das FeldAngefordert „Ohne Berechnung”an für:- Bestellauftragspositionen, die aus Personalanforderung erstellt wurden und als „Ohne Berechnung“ gekennzeichnet sind
- Änderungsaufträge für Bestellaufträge, die eine zugehörige Warenposition ohne Berechnung haben
"Ohne Berechnung"ist für eigenständige Bestellaufträge nicht gültig, da Sie das Feld nur in der Personalanforderung "" auswählen können.LieferungLieferungsartwird automatisch vorgegeben, wenn Sie in der Ausgabenkategorie Lagerposten aktivieren.Geben Sie folgende Lieferungsart an:- Bestandsauffüllung, wenn Waren in einem Bestandslager eingelagert werden sollen
- Vorratsauffüllung, wenn ein Vorratsstandort wieder aufgefüllt werden soll
Geben Sie keineLieferungsartan, wenn die Waren direkt an einen Benutzer gehen.Die Lieferungsarthat Auswirkungen auf die Buchungsinformationen für den Bestellauftrag und die Möglichkeit, den Posten über den Bestand zu verfolgen.Wenn Sie Bedarfsanforderungen eine Bezugsquelle zuordnen, wird dieLieferungsartautomatisch gemäß der Personalanforderung vorgegeben, die Sie in der AufgabeBedarfsanforderungsartenverwalten angegeben haben.Wenn Sie neue Bestellaufträge erstellen, wird dieLieferungsartalsBestandsauffüllungangegeben.Bei Just-in-time-Posten wird das Fälligkeitsdatum des Bestellauftrags aus der Just-in-time- Lead im Lieferantenkatalog vorgegeben.VorauszahlungAktivieren Sie das KontrollkästchenAbgrenzung, um diese Position als Abgrenzung festzulegen.In Workday wird automatisch das KontrollkästchenEnthält Abgrenzungsposition(en)im RegisterAbgrenzungsdetailsaktiviert und zugehörige Lieferantenrechnungen mit Abgrenzungsdetails werden gemäß dem Bestellauftrag vorausgefüllt.Ausgabenkategorien für Abgrenzungsposition müssen wie folgt sein:- Nicht verfolgbar
- Verfolgbar mit der buchhalterischen BehandlungSpesen
Wenn keine Steuern in einer Abgrenzungsposition zugewiesen werden, werden sie nicht in den Abgrenzungsbuchungen zugehöriger Rechnungen berücksichtigt. Stattdessen wird die KontierungsregelTransaktionssteuerverwendet.Versand-an-KontaktWenn die Bestellauftragsposition aus einer Personalanforderung () stammt, wird in Workday der entsprechende Personalanforderung -an-Kontakt der Bedarfsanforderungsposition vorgegeben.Versand-an-Kontakte in Bestellauftrags-Headern werden aus den Personalanforderung vorgegeben, wenn Sie einen Bestellauftrag aus einer Personalanforderung erstellen, da Sie auf der Ebene des Personalanforderung -Headers keinen Versand-an-Kontakt angeben können.Lieferung anDer Standort, an den die Lieferung geht, ist:- Ein Vorratsstandort für Bedarfsanforderung der Art „Vorratsauffüllung“
- Ein Bestandslager oder ein Lagerstandort für Bedarfsanforderungen der Art „Bestandsauffüllung“
- Ein beliebiger Standort für Bedarfsanforderung der Art „Nicht-Auffüllung“
Wenn Sie mehrere Unternehmen aktivieren und wenn dieLieferungsartBestandsauffüllung ()lautet, muss der Wert"Lieferung an"mit dem Unternehmen und dem korrekten Unternehmen in der Bestellauftragsposition () übereinstimmen.LieferantenvertragWird angezeigt, wenn Sie beim Mandanten-Setup die Konsolidierung von Bedarfsanforderungen über Lieferantenverträge hinweg aktiviert haben.Posten-IDsAlternative Posten-IDs für Katalogposten, Punchout-Posten oder Einkaufsposten.Wenn Sie Bestellaufträge mit primären Posten-IDs in der AufgabeAnzeigeoptionen für Art der Posten-IDverwalten konfigurieren, werden in Workday bis zu drei Posten-IDs angezeigt. Sie können die verbleibenden Posten, die nicht als primäre Posten-IDs gekennzeichnet wurden, aus der SpalteZusätzliche Posten-IDswählen.StandortWenn Sie die Posten als Assets registrieren und verfolgen, wählen Sie den Standort aus, an dem die Posten gelagert und verwendet werden sollen.WorktagsVerwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der AufgabeVerwendung von Worktags verwalten. Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.Wenn Sie den optionalen Worktag-Ausgleich der AufgabeKonfiguration von Worktag-Ausgleich verwaltenaktivieren, gleicht Workday Journalpositionen durch optionale Ausgleichs-Worktags vollständig aus. Für Journalpositionen gilt automatisch Folgendes:- Sie übernehmen optionale Ausgleichs-Worktags basierend auf den ausgewählten Worktag-Arten.
- Sie generieren fällige Eingaben, um Transaktionen auszugleichen.
- Um einen Bestellauftrag als Abgrenzung anzugeben, rufen Sie das RegisterAbgrenzungsdetailsauf.Bei der Auswahl einer Amortisationsart für Abgrenzungen ist Folgendes zu beachten:
Option Bezeichnung ManuellWählen Sie diese Option aus, wenn die abgegrenzten Ausgaben an einem zukünftigen Datum manuell amortisiert werden sollen.(Optional) Geben Sie dasVoraussichtliche Amortisationsdatumfür Verfolgungs- und Reportingzwecke an.Sie können dasVoraussichtliche Amortisationsdatumfür das Reporting und die Erstellung benutzerdefinierter Alerts verwenden, aber Workday validiert dieses Datum nicht.Zahlungen, die „Manuell“ als „Amortisationsart für Abgrenzungen“ haben, müssen abgewickelt und gezahlt werden, bevor Sie die Ausgaben amortisieren.EingangWählen Sie diese Option aus, um abgegrenzte Ausgaben nachAbschlussdes Geschäftsprozesses Eingang für Folgendes zu amortisieren:- Bestellaufträgen
- Lieferantenrechnungen, die aus Bestellaufträgen oder Lieferantenverträgen generiert wurden.
ZeitplanDefinieren Sie einen Zeitplan für die Amortisation von abgegrenzten Ausgaben nach der Genehmigung des Bestellauftrags. - (Optional) Bearbeiten Sie das RegisterAnhänge, um Dateien zum Bestellauftrag hinzuzufügen.Wählen Sie Anhang aus, um die Art des Dokuments anzugeben. Sie können einen Schritt definieren, der die Bestellaufträge mit einer bestimmten Anhang an einen alternativen Genehmiger weiterleitet.Aktivieren Sie das KontrollkästchenExtern, um den Anhang mit dem PDF-Geschäftsdokument an Ihren Lieferanten zu senden. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, ist der Anhang nur für Mitarbeiter in Ihrer Organisation verfügbar.
Workday initiiert die folgenden Geschäftsprozesse, wenn Sie Bestellaufträge übermitteln:
- Bestellauftragsereignis
- Ausgabeereignis für Bestellauftrag
- Wenn Sie die AusgabeoptionXML Autoverwenden, gibt der GeschäftsprozessXML-Ausgabeereignis für Bestellauftragautomatisch XML-Bestellaufträge aus. Sie geben keine Bestellaufträge in Workday aus.
- Wenn Sie Abgrenzungsdetails für den Bestellauftrag definiert haben, werden diese automatisch in Lieferantenrechnungen mit Abgrenzungspositionen vorgegeben und können bei Bedarf geändert werden.
- Beachten Sie beim Anzeigen der Transaktion Folgendes:
- Positionsdetails: Zeigen die buchhalterische Verteilung aller Einstandskostenbeträge an, die den Positionen aus dem Header zugewiesen wurden, sowie denBruttobetrag(erweiterter Nettobetrag plus zugewiesene Steuern, Frachtkosten und andere Kosten). Workday verwendet den Bruttobetrag für Folgendes:
- Solleintrag der Ausgabenbuchung
- Rückstellungen für Eingänge
- Budgetprüfung von Ausgabentransaktionen
- Standardmäßige Anschaffungskosten während der Asset-Registrierung
- Das RegisterSteuerzeigt den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Verteilung erstattungsfähiger und nicht erstattungsfähiger Steuerbeträge basierend auf folgenden Elementen
- Steueranwendbarkeit
- Steuercode
- Steuerpflichtiger Betrag
- Das letzte voraussichtliche Versanddatum aus der Position der Bestellauftragsbestätigung in den zugehörigen Bestellauftrags- und Änderungsauftragspositionen.
- Im BerichtBestellauftraganzeigen zeit Workday Folgendes an:
- Die Mengen, die auf dem RegisterWarenpositionenbestellt, angenommen und in Rechnung gestellt wurden
- Die Mengen, die auf dem RegisterServicepositionenbestellt, angenommen und in Rechnung gestellt wurden
- DasFeld Voraussichtliches Versanddatumin allen bestätigten Bestellauftragspositionen
- Für bereits in Rechnung gestellte Mengen und Beträge fügt Workday Werte für die Rechnungsanpassung hinzu.
- Wenn sich Beschaffungskartenverifizierungen oder Lieferantenvertragspositionen auf die Bestellauftragspositionen beziehen, werden diese in der SpalteGeschäftsdokumentpositionenangezeigt.
- Wenn die Personalanforderung externe Anhänge enthält, stehen diese den Lieferanten zur Verfügung:
- Wenn Sie die PDF-Bestellaufträge über die Ausgabeoption „E-Mail“ ausgeben
- In der Lieferantenportalansicht des Bestellauftrags
- Wählen SieDruckversionin den möglichen Aktionen des Bestellauftrags, um eine Druckversion mit dem StatusGenehmigtoderAusgegebenanzuzeigen. Dies gilt unabhängig von der von Ihnen verwendeten Ausgabeoption.
- Sie können Amortisationszeitpläne für abgegrenzte Ausgaben in einem Bestellauftrag erstellen, wenn dieser abgegrenzte Positionen und als AmortisationsartZeitplanhat.
- Wenn der Bestellauftrag externe Anhänge enthält, sind die Anhänge für Lieferanten verfügbar:
- Wenn Sie die PDF-Bestellaufträge über die Ausgabeoption „E-Mail“ ausgeben
- In der Lieferantenportalansicht des Bestellauftrags