Schritte: Kundenrechnungsvorschläge verwalten

Administrator Guide

Erstellen Sie Transaktionen, die zur Fakturierung bereit sind.

Sie können Kundenrechnungsvorschläge aus fakturierbaren Transaktionen erstellen, um Informationen in der Vorschau anzuzeigen, sie anzupassen und zu prüfen, bevor Sie Kundenrechnungen erstellen. Wenn Sie Rechnungsvorschläge erstellen, müssen Sie keine Rechnungen mehr abbrechen und neu erstellen, wenn Sie Zahlen anpassen oder Fehler korrigieren möchten. Wenn Sie Transaktionen zu einem Rechnungsvorschlag hinzufügen, können Sie dem Kunden diese Transaktionen nur in Rechnung stellen, indem Sie eine Rechnung aus dem Vorschlag erstellen.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - System

Sie können es Mitarbeitern erlauben, in Kundenrechnungsvorschlägen Kommentare hinzuzufügen. Wählen Sie im Abschnitt „Einstellungen für Aktivitäts-Stream “ die Option Kundenrechnungsvorschlag
aus der Werteliste

Ausgewählte Objekte für Aktivitäts-Stream

Siehe Referenz: Mandanten-Setup bearbeiten - System .

Sicherheit: Domäne Set Up: Tenant Setup - System
in den funktionalen Bereichen „Customer Central“ und „System“.

(Optional) Geschäftsprozesse bearbeiten .

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie, um Folgendes auszuführen:

Kundenrechnungsvorschläge zur Prüfung und Genehmigung weiterleiten.

Erstellung von Kundenrechnungen automatisieren.

Richten Sie Worklets für benutzerdefinierte Berichte ein. Mit Worklets können Sie benutzerdefinierte Berichte zu einem Schritt im Geschäftsprozess hinzufügen. Beispielsweise können Sie einen benutzerdefinierten Bericht hinzufügen, der Informationen zu vorherigen Rechnungen während des Schritt eines neuen Rechnungsvorschlags anzeigt, um die Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Rechnungsvorschlags zu erleichtern.

Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien bearbeiten .

In der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
:

Fügen Sie die Sicherheitsgruppe „Genehmiger“ zu den Aktionen „Anzeigen“ und „Genehmigen“ hinzu. Workday leitet den Kundenrechnungsvorschlag an einen bestimmten Genehmiger in Ihrer Organisation weiter.

Aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsrichtlinie, wenn Sie den Schritt Kundenrechnungsvorschlag prüfen
zum Geschäftsprozess Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
hinzufügen möchten. Weitere Details finden Sie im nächsten Schritt .

Fügen Sie den Schritt Kundenrechnungsvorschlag prüfen
zum Geschäftsprozess Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
hinzu.

Wenn ein Rechnungsvorschlag an "Meine Aufgaben" eines Prüfers weitergeleitet wird, kann der Prüfer alle Register des Rechnungsvorschlags bearbeiten, mit Ausnahme des Registers

"Erzählung für Rechnung"

, das schreibgeschützt ist. Prüfern werden die Schaltflächen

Genehmigen

Ablehnen

und

Zurücksenden

angezeigt, wenn sie über die Sicherheitsrichtlinie Zugriff haben.

Konfigurieren Sie die Geschäftsprozessart:

Öffnen Sie die Geschäftsprozessart Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
und klicken Sie auf

Richtlinie bearbeiten

Fügen Sie im Abschnitt Wer kann Aktionsschritte im Geschäftsprozess ausführen Sicherheitsgruppen hinzu, z. B. Billing Specialist
, Project Manager
und Project Billing Specialist
. Dadurch wird Zugriff auf den Schritt
Kundenrechnungsvorschlag prüfen
gewährt.

Fügen Sie auch Sicherheitsgruppen für die entsprechenden Aktionen hinzu, z. B. für die Aktionen Genehmigen
und Ablehnen
.

Öffnen Sie die Aufgabe

Activate Pending Security Policy Changes,

um die von Ihnen vorgenommenen Sicherheitsrichtlinienänderungen zu aktivieren.

Konfigurieren Sie die Geschäftsprozessdefinition:

Öffnen Sie die Geschäftsprozessdefinition Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
.

Wählen Sie in den möglichen Aktionen

Geschäftsprozess

Definition bearbeiten

Fügen Sie den Schritt Kundenrechnungsvorschlag prüfen
zum Workflow hinzu und weisen Sie ihm die entsprechenden Sicherheitsgruppen zu.

Sicherheit:

Um das Register

Projekttransaktionen

bearbeiten zu können, benötigen Prüfer Sicherheitszugriff auf alle Projekte für den Vorschlag über Sicherheitsgruppen mit einer "Ändern"-Berechtigung für eine der folgenden Domänen: Process: Project Billing - Core
oder Manage: Billable Projects
.

Um das Register

Vorauszahlung

zu bearbeiten, müssen Prüfer die „Ändern“-Berechtigung für die Domäne Process: Invoice Proposal - Prepaid Installment
haben.

Richten Sie den Schritt Kundenrechnung erstellen
im Geschäftsprozess Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis ein
. Workday erstellt automatisch Kundenrechnungen, wenn Sie den Kundenrechnungsvorschlag genehmigen.

Fügen Sie einen Schritt zum Geschäftsprozess Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
hinzu und fügen Sie ein benutzerdefiniertes Berichts-Worklet zum Schritt hinzu.

Der benutzerdefinierte Bericht wird als Worklet in die Geschäftsprozessgenehmigungsseite eingebettet. Genehmiger können auf das Worklet klicken, um den benutzerdefinierten Bericht während des Genehmigungsprozesses zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter "Worklets zu Geschäftsprozessen hinzufügen" .

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Kundenrechnungsvorschlag erstellen

Wählen Sie im Abschnitt Auswahlkriterien eine Option aus der Werteliste

Projekteigentümer

aus, um fakturierbare Projekte für den ausgewählten Benutzer anzuzeigen.

Workday fakturiert Vorauszahlungsraten automatisch in derselben Rechnung wie andere Raten und Transaktionen, wenn Sie:

Das Kontrollkästchen

Vorauszahlungsraten mit anderen Transaktionsarten in Rechnung

stellen in Zeitplänen für eine konsolidierte Fakturierung aktivieren

Kundenrechnungsvorschläge erstellen

Sicherheit:

Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.

Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
im funktionalen Bereich „Project Billing“.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Kundenrechnungsvorschlag - Arbeitsbereich

Wählen Sie in den Suchkriterien eine Option aus der Werteliste

Projekthierarchie

oder

Projekteigentümer

aus, um fakturierbare Projekte für die von Ihnen ausgewählte Option anzuzeigen.

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Suchen	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Auswahlkriterien zu ändern. Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.
Fakturierbare Projekte	Verwenden Sie das Drilldown-Menü, um den Projekteigentümer für das fakturierbare Projekt anzuzeigen.
Status anstehender Ereignisse	Zeigen Sie den Status von Projekttransaktionen und Fakturierungszeitplänen an, für die eine Genehmigung des Geschäftsprozesses ansteht.
Aktualisieren	Aktualisiert die ausgewählten Vorschläge mit allen neuen Transaktionen im Status Bereit zur Fakturierung , die den Auswahlkriterien entsprechen.
Rechnung erstellen	Sobald Sie eine Kundenrechnung erstellt haben, können Sie diese nicht mehr in einen Rechnungsvorschlag zurücksetzen . Sie können die Rechnung abbrechen, damit die Transaktionen wieder den Status Bereit zur Fakturierung haben. Anschließend können Sie einen neuen Vorschlag erstellen.
Rechnungsvorschlag erstellen	Öffnet die Aufgabe Kundenrechnungsvorschlag erstellen .
Vorschlag abbrechen	Klicken Sie hier, um die ausgewählten Vorschläge abzubrechen und die Transaktionen wieder in den Status "Bereit zur Fakturierung" setzen.
Drucken	Generiert PDF-Kopien der ausgewählten Vorschläge. Wenn die PDF-Dateien verfügbar sind, zeigt Workday sie in der Spalte PDF im Grid an. Sie können nur Vorschläge für Kunden drucken, für die Sie „Anzeigen“-Zugriff haben.

Sicherheit:

Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.

Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
im funktionalen Bereich „Project Billing“.

(Optional) Öffnen Sie in der Spalte

Vorschlag

der Aufgabe

Kundenrechnungsvorschlag - Arbeitsbereich

den Bericht

Kundenrechnungsvorschlag anzeigen

in einem neuen Fenster.

Zeigen Sie benutzerdefinierte Objekte für Kundenrechnungen auf dem Register

"Zusätzliche Daten"

oder über die mögliche Aktion "Zusätzliche Daten" im Abschnitt "Fakturierungsinformationen" an und bearbeiten Sie diese. Um benutzerdefinierte Objekte für Kundenrechnungen anzuzeigen und zu bearbeiten, müssen Sie das benutzerdefinierte Objekt zuerst in der Aufgabe

Benutzerdefiniertes Objekt erstellen

konfigurieren.

Wenn Sie Aktivitäts-Streams aktivieren, können Sie Kommentare zum Kundenrechnungsvorschlag hinzufügen und Kommentare anderer Benutzer anzeigen.

Sicherheit:

Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.

Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
im funktionalen Bereich „Project Billing“.

Wenn Sie einen Kundenrechnungsvorschlag über einen Geschäftsprozess oder

"Meine Aufgaben"

öffnen, können Sie benutzerdefinierte Objekte auf dem Register

"Zusätzliche Daten"

anzeigen, aber nicht bearbeiten.

(Optional) Klicken Sie in einer Zeile der Aufgabe

Kundenrechnungsvorschlag - Arbeitsbereich

auf Bearbeiten

, um die Aufgabe

Kundenrechnungsvorschlag bearbeiten

zu öffnen.

Um Ad-hoc-Rechnungspositionen in Kundenrechnungsvorschlägen hinzuzufügen, müssen Sie über eine Projektrolle oder eine Unternehmen verfügen, die mit dem Unternehmen im Projekt übereinstimmt. Wenn Sie Ad-hoc-Rechnungspositionen in Kundenrechnungsvorschlägen hinzufügen, haben Sie nur folgende Möglichkeiten:

Positionen hinzufügen, die eine

Ertragsbehandlung

von Rechnung
haben

Bearbeiten Sie die Beschreibung der Rechnungspositionen, die Sie in der Aufgabe

Kundenrechnungsvorschlag erstellen

erstellt haben.

Nicht aufgeschobene Kundenvertragspositionen auswählen

Projekte auswählen, die Sie bereits in den Kundenrechnungsvorschlag aufgenommen haben

Um Transaktionen vom Vorauszahlungsverbrauch auszuschließen, können Sie Transaktionen einzeln auswählen. Oder wählen Sie mehrere Transaktionen und verwenden Sie die Massenaktion

Von Vorauszahlung ausschließen

Um Vorauszahlungsraten aus dem Rechnungsvorschlag auszuschließen, aktivieren Sie auf dem Register

Vorauszahlung

das Kontrollkästchen

Ausschließen

für diese Positionen.

Aktualisieren Sie den Kundenrechnungsvorschlag:

Fügen Sie eine neue Position hinzu.

Wenn Sie vorhandene Positionen ändern, die sich auf den Gesamtrechnungsbetrag auswirken

Entfernen Sie eine neue Position.

Sicherheit:

Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.

Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
im funktionalen Bereich „Project Billing“.

Domäne Process: Invoice Proposal - Prepaid Installment
in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“. Diese Domäne bietet Zugriff zum Ändern von Vorauszahlungsraten in Rechnungsvorschlägen mithilfe der Aufgabe

"Kundenrechnungsvorschlag bearbeiten"

Erstellen Sie Rechnungen aus Kundenrechnungsvorschlägen, indem Sie auswählen

Kundenrechnungsvorschlag

Rechnung erstellen

in den möglichen Aktionen für den Vorschlag.

Kundenrechnungsvorschläge erstellen

Konzept: Kundenrechnungsvorschlag - Arbeitsbereich

Benutzerdefinierte Objektdefinitionen erstellen und bearbeiten

Schritte: Preismodell und Fakturierung für Projekte einrichten

Schritte: Fakturierbare Projekte in verbrauchsbasierten Transaktionen verwalten

Projektfakturierungstransaktionen verwalten

Worklets zu Geschäftsprozessen hinzufügen