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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-10-03
Lieferantenrechnungen erstellen

Lieferantenrechnungen erstellen

  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Lieferantenrechnungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
  • Um Rechnungsanpassungen zur Initiierung des Lieferantenkontoabgleichs für verknüpfte Lieferantenrechnungen zu verwenden, konfigurieren Sie den Serviceschritt
    Lieferantenkontoabgleich für verknüpfte Lieferantenrechnungen - Ereignis initiieren
     im Geschäftsprozess
    Lieferantenrechnungsereignis
     .
  • Um die Rechnung an einen angegebenen Genehmiger weiterzuleiten, konfigurieren Sie die Sicherheitsgruppe „Supplier Invoice Designated Approver“ im Genehmigungsschritt des Geschäftsprozesses
    Lieferantenrechnungsereignis
     . Dies ist nur für den Schritt „Genehmigung“ und nicht für den Schritt „Lieferantenrechnung prüfen“ im Geschäftsprozess möglich.
  • Fügen Sie den Abschlussschritt
    Budget prüfen
     im Geschäftsprozess
    Lieferantenrechnungsereignis
     hinzu, um Budgets in Lieferantenrechnungen zu prüfen.
  • Um Lieferantenrechnungen mit zugehörigen Dokumenten abzugleichen, fügen Sie den Aktionsschritt
    Prozess für Lieferantenkontoabgleich
     nach dem Abschlussschritt im Geschäftsprozess
    Lieferantenrechnungsereignis
    hinzu.
  • Erstellen Sie für den Lieferanten ein Beschaffungsdokument mit einer oder mehreren Positionen, die noch keiner Lieferantenrechnung hinzugefügt wurden.
  • Wenn Sie Rechnungsarten verwenden, konfigurieren Sie die Rechnungsarten nach Land.
  • Sicherheit:
    Domäne Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench
     im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Sie können Rechnungen für Waren- und Servicepositionen erstellen, die noch nicht in einer Lieferantenrechnung verwendet wurden. Wählen Sie Positionen aus Bestellaufträgen, Lieferantenverträgen, Eingängen, Zeitnachweisen und Aufgabenprotokollen.
  1. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
     und wählen Sie die Option
    Lieferantenrechnung
     aus der
    Werteliste Buchung nach Genehmigungsdatum
     zulassen, um das Genehmigungsdatum als Buchungsdatum in Ihren Kundenrechnungen und Anpassungen zu verwenden oder um Dokumentsequenznummern nach Buchungsdatum zu sortieren.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Company Accounting
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Lieferantenrechnung erstellen
     oder
    Workbench für Lieferantenrechnungen
     .
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Informationen zur Rechnung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Wählen Sie das für Rechnungszahlungen zuständige Unternehmen aus.
    Wenn Sie einem anderen Lieferanten als dem im Bestellauftrag genannten Lieferanten eine Rechnung stellen möchten, wählen Sie das Unternehmen, für das
    die Option Unterschiedliche Lieferanten für Rechnung und Bestellauftrag zulassen
     aktiviert ist.
    Lieferant
    Wählen Sie den Lieferanten für die Rechnung aus. Workday zeigt nur gesperrte oder aktive Lieferanten an, die für das ausgewählte Unternehmen oder die ausgewählte Unternehmenshierarchie verfügbar sind.
    Wenn Sie einem anderen Lieferanten als dem im Bestellauftrag genannten Lieferanten eine Rechnung stellen möchten, wählen Sie den Lieferanten, für den
    die Option Rechnungsstellung an beliebige Lieferanten
     aktiviert ist.
    Currency
    Workday füllt dieses Feld mit der Lieferantenwährung oder der Unternehmenswährung aus (in dieser Prioritätsreihenfolge). Sie können jede akzeptierte Währung wählen, die für den Lieferanten definiert ist.
    Für eine Rechnung, die über das Lieferantenportal oder aus einen Bestellauftrag erstellt wurde, wird die Währung aus dem Bestellauftrag geladen.
    Rechnungsdatum
    Wenn Sie Zahlungsbedingungen für diesen Lieferanten definiert haben, steuert das Rechnungsdatum das Fälligkeitsdatum.
    Beispiel: Die Zahlungsbedingungen lauten
    Net 30
    . Das
    Fälligkeitsdatum
     liegt 30 Tage nach dem Rechnungsdatum. Wenn sich das Datum in einer geschlossenen Periode befindet, bucht Workday Buchungen in die nächste verfügbare Periode.
    Eingangsdatum der Rechnung
    Geben Sie das Datum ein, an dem Ihr Unternehmen die Rechnung vom Lieferanten erhält.
    Möglicherweise möchten Sie das Datum, an dem Ihr Unternehmen eine Rechnung erhält, für Reportingzwecke oder zur Analyse der Bearbeitungsdauer verfolgen. Das Eingangsdatum der Rechnung kann ausgehend davon, wie lange es vom Rechnungseingang bis zur Buchung dauert, als Maß für die Effizienz in der Organisation dienen.
    Überschreibung für Buchungsdatum
    Geben Sie ein Datum in einer offenen Buchungsperiode ein.
    Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie für Nachträgliche Buchung zulassen
    den Wert
    Lieferantenrechnung
     in der Aufgabe
    Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten auswählen
     . Abhängig davon, wie Sie die Unternehmensbuchhaltung konfigurieren, kann
    die Überschreibung für das Buchungsdatum
     optional oder erforderlich sein.
    Beispiel: Sie bieten einen Service an, erstellen die Rechnung jedoch erst in der nächsten Buchungsperiode, sodass Sie das Servicedatum als Überschreibungsdatum für die Buchung wählen.
    Tax-Only
    Aktivieren Sie diese Option, um eine Nur-Steuer-Rechnung zur Verfolgung und Zahlung von Steuern an Lieferanten oder Steuerbehörden zu erstellen. Für Buchungszwecke verarbeitet Workday die Rechnungspositionen als Nur-Steuer-Positionen und schließt die Buchung von ausgegebenen Beträgen aus.
    Workday außerdem:
    • Die Werteliste
      Referenzrechnung
       wird im Header angezeigt.
    • Lädt den
      Gesamtrechnungsbetrag
       aus dem
      Steuerbetrag
      .
    • Workday löscht und sperrt den
      Wert für Frachtbetrag
       und
      Andere Kosten
      .
    Einstandskosten in Steuer
    Wählen Sie diese Option, um die Beträge
    für Frachtbetrag
     und
    Andere Kosten
     in die Gesamtsteuerberechnung einzuschließen. Um diese Beträge einzuschließen, müssen Sie auch Folgendes tun:
    • Wählen Sie als
      Standardsteueroption
       entweder
      Selbst einbehaltene Steuer berechnen
       oder
      An Lieferanten fällige Steuer berechnen
      .
    • Schließen Sie eine oder mehrere Rechnungspositionen mit einer
      Ausgabenkategorie
       ein, die für die Allokation von Fracht, anderen Kosten oder beidem konfiguriert ist.
    • Konfigurieren Sie eine
      Steueranwendbarkeit
       für die steuerpflichtigen Positionen.
    Öffnen Sie die Aufgabe
    Optionen für Lieferantenkonto bearbeiten,
     um das Kontrollkästchen standardmäßig zu aktivieren, wenn Sie Rechnungen für bestimmte Unternehmen erstellen.
    Zahlungsbedingungen
    Workday lädt die Zahlungsbedingungen aus der Zahlung-an-Verbindung oder dem Lieferanten (in dieser Prioritätsreihenfolge). Sie können den Wert bei Bedarf ändern.
    Für eine Rechnung, die über das Lieferantenportal oder aus einen Bestellauftrag erstellt wurde, wird der Wert für das
    Feld Zahlungsbedingungen
     aus dem Bestellauftrag geladen.
    Referenzart
    Wenn Sie eine internationale Referenzart auswählen, geben Sie eine
    Referenznummer
     mit bis zu 140 Zeichen ein.
    Standard für Steueroption
    Workday lädt diesen Wert aus den Details der Unternehmensbuchhaltung und verwendet diesen Wert, um die Steueroption in Rechnungspositionen zu laden. Sie können einen anderen Wert wählen.
    Um Steuerstandardregeln für aus Lieferantenrechnungsanforderungen erstellten Rechnungen zu zuzulassen, aktivieren Sie die Unternehmenssteueroptionen für Rechnungen aus Lieferantenrechnungsanforderungen auf Mandantenebene.
    Wenn in der Lieferantenrechnungsanforderung keine Steuern angegeben sind und die Standardoption des Unternehmens
    An Lieferanten fällige Steuer berechnen
     oder
    Selbst einbehaltene Steuer berechnen
     lautet, füllt Workday die folgenden Felder in der Lieferantenrechnungsposition aus:
    • Steueranwendbarkeit
    • Steuercode
    • Tax Option
    • Steuererstattungsfähigkeit
    Wenn in der Lieferantenrechnungsanforderung Steuern angegeben sind, geht Workday wie folgt vor:
    • Die Option
      An Lieferanten fällige Steuer eingeben
       wird ausgefüllt.
    • Die Steuerfelder in der Rechnungsposition werden nicht ausgefüllt.
    Standard für Steuercode
    Workday lädt den Standard für den Steuercode aus dem Lieferantenprofil und verwendet diesen Wert, um den Steuercode in Rechnungspositionen zu laden. Sie können einen anderen Wert wählen.
    Sie können keine Standard-Steuercodes eingeben, wenn Sie Drittanbietersteuer aktivieren. Siehe: Konzept: Integrationen von Drittanbieter-Steuersoftware.
    Standard für Quellensteuercode
    Workday lädt den Standard für den Steuercode aus dem Lieferantenprofil und verwendet diesen Wert, um den Steuercode in Rechnungspositionen zu laden. Sie können einen anderen Wert wählen.
    Sie können keine Standard-Steuercodes eingeben, wenn Sie die Quellensteuer eines Drittanbieters aktivieren. Siehe: Konzept: Integrationen von Drittanbieter-Steuersoftware.
    Versand-an-Adresse
    Workday verwendet diese Adresse bei der Evaluierung von Steuerregeln, um Überschreibungen für Steuercodes und die Steueranwendbarkeit für Transaktionspositionen zu bestimmen.
    Bei Intercompany-Rechnungen verwendet Workday die letzte gültige Versand-an-Adresse des Unternehmens im Header und in den Positionen, um Standardsteuerinformationen auf Positionsebene zu unterstützen.
    Referenzierte Rechnungen
    Wählen Sie vorhandene Rechnungen, um eine Referenz auf Header-Ebene zu erstellen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltflächen
    Bestellaufträge
    ,
    Lieferantenverträge
    ,
    Eingänge
    ,
    Zeitnachweise
    ,
    Aufgabenprotokolle
    ,
    Ad-hoc-Positionen
    ,
    Kundenrechnungen
    oder
    Einbehalt freigeben
     , um Positionen für die Rechnung auszuwählen.
    Sie können nicht in Rechnung gestellte Positionen aus einem oder mehreren Geschäftsdokumenten auswählen. Sie können sie als Kriterien verwenden, um Ihre Suche einzugrenzen.
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Suchen Sie nach bestimmten Unternehmen für Posten, um sie zur Rechnung hinzuzufügen. Das Header-Unternehmen der Rechnung ist Standardwert ist, aber Sie können Posten von anderen Unternehmen hinzufügen. Verfügbare Unternehmen basieren auf dem Intercompany-Rechnungsprofil des Header-Unternehmens.
    Lieferant für Bestellauftrag
    Sie könnenUm einem anderen Lieferanten als dem im Bestellauftrag genannten Lieferanten eine Rechnung zu stellen, schränken Sie die Suche auf beliebige Lieferanten für Bestellaufträge ein.
    Dokumentdatum am/nach
    Dokumentdatum am/vor
    Beschränkt die Positionen auf einen bestimmten Datumsbereich.
    Ausgewählte Bestellaufträge
    Beschränkt die Ergebnisse auf Positionen aus bestimmten Bestellaufträgen, Eingängen, Zeitnachweisen oder Aufgabenprotokollen.
    Item
    Gibt nur die Eingangspositionen zurück, die diesen Posten enthalten.
    Ausgabenkategorie
    Gibt die Eingangspositionen oder Aufgabenprotokollpositionen zurück, die mit dieser Ausgabenkategorie getaggt sind.
    Die Ausgabenkategorie für Rechnungspositionen erfordert
    Lieferantenrechnung
     als Verwendungsart der Ausgabenkategorie.
    Externer Mitarbeiter
    Gibt nur die Zeitnachweispositionen für diesen externen Mitarbeiter zurück.
    Tätigkeitsprofil
    Gibt nur die Zeitnachweispositionen zurück, die mit diesem Tätigkeitsprofil verknüpft sind.
    Standorte
    Gibt nur die Zeitnachweispositionen dieses Standorts zurück.
    Projekt
    Gibt nur die Aufgabenprotokolle zurück, die diesem Projekt zugeordnet sind.
  5. Klicken Sie auf
    Ad-hoc-Positionen
     , um Positionen ohne Bestellauftrag zur Lieferantenrechnung hinzuzufügen.
  6. Klicken Sie auf
    Einbehaltsfreigabe
     , um Positionen aus Bestellaufträgen oder Lieferantenverträgen für die Einbehaltsfreigabe zur Lieferantenrechnung hinzuzufügen.
  7. Klicken Sie auf
    Lieferantenrechnung abschließen
    .
  8. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Informationen zur Rechnung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zahlung-an-Verbindung
    Sie können den Standardwert bei Bedarf aktualisieren.
    Kontrollgesamtbetrag
    Geben Sie einen Betrag ein, der mit dem berechneten
    Gesamtrechnungsbetrag
    verglichen werden soll.
    Frachtbetrag
    Andere Kosten
    Allozieren Sie diese Einstandskosten aus dem Header der Transaktion auf die Positionen. Fügen Sie eine Ausgabenkategorie , die für die Allokation von Fracht- und anderen Kosten auswählbar ist, zu mindestens einer Position hinzu – wie in der Aufgabe
    Ausgabenkategorien verwalten
     eingerichtet.
    Beispiel: Sie kaufen einen größeren Ausstattungsgegenstand und haben eine Position für den Gegenstand selbst erstellt und eine weitere für dessen Einbau.
    Worktag-Split-Vorlage
    Wählen Sie eine Vorlage aus, die für alle neuen Positionen in der Rechnung übernommen werden soll.
    Wenn Sie eine neue oder eine andere Vorlage im Header auswählen, lädt Workday die Vorlage nicht in vorhandenen Positionen mit einem erweiterten Betrag.
    Um Worktag-Split-Vorlagen für Lieferantenrechnungen einzurichten, öffnen Sie die Aufgabe
    Worktag-Split-Vorlage erstellen
     .
  9. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Bedingungen und Steuern
     gilt Folgendes:
    Option Bezeichnung
    Skontodatum
    Wird automatisch basierend auf
    den Zahlungsbedingungen
     mit Skonto für frühe Zahlung und
    dem Rechnungsdatum
    berechnet.
    Überschreibung für "Fällig am".
    Wählen Sie ein anderes Fälligkeitsdatum aus, wenn es eine Ausnahme von den Bedingungen gibt.
    Separate Zahlung
    Wählen Sie diese Option, um die Rechnung während eines Zahlungslaufs separat zu zahlen. Sie können dieses Kontrollkästchen in allen Rechnungen für einen Lieferanten aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen
    Immer separate Zahlungen
     in den Lieferantenzahlungsdetails oder im Standard für die Zahlung-an-Verbindung aktivieren.
    Überschreibung für Zahlungsart
    Wählen Sie eine andere Zahlungsart für den Lieferanten.
    Zahlungszweck für Ursprungsland
    Wählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn das Land, das diese Rechnungszahlung sendet, dies erfordert. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     aktivieren.
    Zahlungszweck für Empfängerland
    Wählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn für das Land, das diese Rechnungszahlung erhält, ein Code für den Zweck erforderlich ist. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     aktivieren.
    Bank Routing Code
    Wählen Sie einen Bank-Routing-Code, der mit einem Bankkonto gemappt ist, von dem aus Zahlungen für Ihre Rechnung abgewickelt werden sollen.
    Um die Werteliste zu aktivieren, müssen Sie mindestens eine Bank-Routing-Regel konfigurieren, die einen aktiven Bank-Routing-Code verwendet. Siehe Bank-Routing-Codes einrichten.
    Quellensteuerbetrag
    Workday berechnet die Quellensteuer aus den Rechnungspositionen, wenn die Steuerbeträge zum Rechnungszeitpunkt einen Realisierungspunkt haben. Diese Summe schließt keine Steuerbeträge ein, die zum Zeitpunkt der Zahlung einen Realisierungspunkt haben. Wenn Sie diesen berechneten Betrag überschreiben möchten, können Sie die berechnete Steuer nach Steuersatz auf dem Register
    Steuer
     ändern.
    Sie können eine Quellensteuerbefreiung für einen Quellensteuersatz für einen Lieferanten erstellen. Workday wendet bei der Berechnung der Quellensteuer automatisch den Prozentsatz der Quellensteuerbefreiung auf die Lieferantenrechnung an.
    Steuer aktualisieren
    Klicken Sie hier, um die Steuerbeträge neu zu berechnen, die im Header angezeigt werden, nachdem Sie die Steuer in Rechnungspositionen aktualisiert haben.
    Workday aktualisiert die Steuer automatisch, wenn Sie diese übermitteln oder für später speichern.
    Workday deaktiviert die Schaltfläche, wenn Sie Drittanbietersteuer aktivieren. Siehe: Konzept: Integrationen von Drittanbieter-Steuersoftware.
    Wenn Sie eine Lieferantenrechnung aus einem Bestellauftrag oder Lieferantenvertrag erstellen, entsprechen die Beträge für Einstandskosten im Rechnungs-Header den nicht in Rechnung gestellten Beträgen aus dem Bestellauftrag oder der Lieferantenvertrag.
    Wenn Sie eine Rechnung aus einem Eingang erstellen, entsprechen die Beträge für Einstandskosten im Rechnungs-Header der Summe der Allokationen aus eingegangenen Bestellauftrags- oder Lieferantenvertragspositionen. Workday berechnet die Beträge anteilig basierend auf der Eingangsmenge oder dem Eingangsbetrag (einschließlich übermäßigem Eingang).
  10. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Informationen zur Rechnung - Referenz
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Versand-an-Adresse
    Workday verwendet diese Adresse bei der Evaluierung von Steuerregeln, um Steuercodes und Überschreibungen für die Steueranwendbarkeit für die Transaktionspositionen zu bestimmen.
    Handling-Code
    Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Handling-Anweisungen für die Zahlung konfigurieren.
    Gesperrt
    Wählen Sie diese Option, um die Zahlung für diese Rechnung zu sperren.
    Lieferantendokument erhalten
    Aktivieren Sie diese Option, wenn der Lieferant eine Rechnung oder ein anderes relevantes Dokument bereitgestellt hat. Workday stellt standardmäßig eine doppelte Validierung für dieses Feld bereit. Wenn Sie eine Validierung anhand Ihrer eigenen Bedingungen durchführen möchten, deaktivieren Sie diese Option mithilfe der Aufgabe
    Mandanten-Setup - Financials
     . Sie können die Aufgabe
    Benutzerdefinierte Validierungen verwalten
     verwenden, um Ihre eigenen Bedingungsregeln für Lieferantenrechnungen zu erstellen.
    Lieferantenrechnungsnummer
    Wenn Sie das Lieferantendokument erhalten haben, geben Sie dessen Referenznummer ein.
    Beispiel: Der Lieferant hat eine Rechnung bereitgestellt. Geben Sie die Rechnungsnummer aus dem Lieferantendokument ein.
    Externe Bestellauftragsnummer
    Wenn Sie ein anderes Beschaffungssystem als Workday verwenden, geben Sie die Bestellauftragsnummer ein.
    Art der gesetzlichen Rechnung
    Wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen mithilfe von Rechnungsarten gemäß den behördlichen Anforderungen kategorisieren, wählen Sie eine Rechnungsart.
    Lieferantenvertrag/Standardlieferantenvertrag
    Wählen Sie einen
    Lieferantenvertrag,
     wenn das Unternehmen und der Lieferant mit den Angaben auf dieser Rechnung übereinstimmen. Nachdem Sie die Lieferantenrechnung genehmigt haben, subtrahiert Workday den Rechnungsbetrag automatisch vom verbleibenden Vertragssaldo.
    Standardlieferantenvertrag
     wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Konsolidierung von Bedarfsanforderungen über Lieferantenverträge hinweg
     aktivieren während des Mandanten-Setups aktivieren.
    Gesamtvertragsbetrag
    Wird über den ausgewählten Vertrag bereitgestellt.
    Dokumentlink
    Wenn Sie Dokumente oder Bilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL zu diesem Speicherort ein. Sobald Sie die Transaktion gespeichert haben, zeigt Workday die URL als Live-Hyperlink zum Bild an. Genehmiger können auf dieses Dokument verweisen, bevor sie die Transaktion genehmigen.
    Wenn sich der Speicherort der Dokumente oder Bilder ändert, müssen Sie die URL aktualisieren.
    Workday stellt sicher, dass der Link ein gültiges URI-Muster (Uniform Resource Identifier) hat, wie von Ihrem Sicherheitsadministrator definiert. Dieser Prozess hilft, schädliche Inhalte in externen Links zu vermeiden.
    Um eine gültige URI einzurichten, wählen Sie
    Supplier Invoice Document Link
     aus der Werteliste
    Supplier External URI Link Type
     in der Aufgabe
    Maintain External Link Validation
     .
    Memo
    Sie können Workday so einrichten, dass diese Informationen im Feld
    Memo
     des Schecks zur Zahlung dieser Rechnung gedruckt werden.
    Um diese Funktionalität für den Lieferanten zu konfigurieren, wählen Sie die Option
    Rechnungsmemo verwenden
     in der Aufgabe
    Lieferanten erstellen
    oderLieferantenänderung erstellen
     .
    Wenn mehrere Rechnungen Memos enthalten, organisiert Workday die Memos auf dem Scheck in einer Reihe.
    Sie können auch die Webserviceaufgabe
    Put Supplier Payment Memo
     verwenden, um zusätzliche Informationen zu erfassen und im Feld
    Memo
     im Header der Lieferantenzahlung zu speichern. Beispiel: Eingabe und Verfolgung von Quellensteuer-ID-Nummern.
    Genehmiger
    Wählen Sie einen angegebenen Genehmiger, der die Lieferantenrechnung prüfen und genehmigen soll.
    Um einen angegebenen Genehmiger einzurichten, fügen Sie die zugehörige Sicherheitsgruppe „Supplier Invoice Designated Approver“ der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess
    Lieferantenrechnungsereignis
     hinzu.
  11. Bei der Bearbeitung des
    Registers Rechnungspositionen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Zeigt das Unternehmen an, zu dem die Lieferantenrechnung gehört. Wenn das Unternehmen Intercompany-Transaktionen zulässt, können Sie aus den im Intercompany-Profil enthaltenen Intercompany-Transaktionen wählen.
    Wenn Sie eine Rechnung aus einem Bestellauftrag für mehrere Unternehmen erstellen, wird das Positionsunternehmen des Bestellauftrags als Rechnungspositionsunternehmen geladen, wenn das Unternehmen aus einem der Folgenden stammt:
    • Bestellauftrag.
    • Eingang.
    • Aufgabenprotokoll für Bestellaufträge.
    Item
    Wählen Sie den Posten für neue Positionen.
    Postenbeschreibung
    Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, damit Sie und Ihre Lieferanten bestimmte Posten leichter identifizieren können.
    Wenn eine Beschreibung verfügbar ist, wird die Beschreibung von Workday automatisch geladen, wenn Sie den Posten wählen.
    Ausgabenkategorie
    Wählen Sie Kategorien, um Posten mit entsprechenden Kontierungsregeln zu verknüpfen und zusätzliche Details für das Reporting bereitzustellen. Wenn Sie einen Posten auswählen, lädt Workday automatisch den diesem Posten zugewiesenen Wert. Dieser kann nicht geändert werden.
    Die Ausgabenkategorie für Rechnungspositionen erfordert
    Lieferantenrechnung
     als Verwendungsart der Ausgabenkategorie.
    Lieferantenposten-ID
    Zeigt die Lieferantenposten-ID an, wenn Sie die Position mit einem Lieferantenposten verknüpft haben, z. B. einem Katalog- oder Punchout-Posten.
    Lieferantenvertrag
    Wählen Sie den Lieferantenvertrag für die Lieferantenrechnungsposition.
    Wenn der ausgewählte Lieferantenvertrag mit einem Katalog verknüpft ist, beschränkt Workday die Postenauswahl auf Posten aus diesem Katalog.
    Sie können den Lieferantenvertrag nicht bearbeiten, wenn Sie einen Posten auswählen.
    Wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Konsolidierung von Bedarfsanforderungen über Lieferantenverträge hinweg
     aktivieren während des Mandanten-Setups aktivieren.
    Versand-an-Adresse
    Workday füllt das Feld
    Versand-an-Adresse
     im Header aus, aber Sie können es ändern.
    Diese Adresse bestimmt den Steuercode, die Steueranwendbarkeit und den Quellensteuercode mithilfe
    der Steuerregeln für das Land
    .
    Steueranwendbarkeit
    Geben Sie an, ob die Position steuerpflichtig ist und, falls steuerpflichtig, ihre Erstattungsfähigkeit. Sie können die Steueranwendbarkeit verwenden, um Transaktionen beim Reporting zu filtern. Dieses Kontrollkästchen wird aus der postenspezifischen Steuerregel vorgegeben, die auf der Versand-an-Adresse der Position basiert, zuerst nach Einkaufsposten und dann nach Ausgabenkategorie. Wenn keine Übereinstimmung vorhanden ist, wird sie aus dem Einkaufsposten geladen. Andernfalls wird sie aus der Ausgabenkategorie geladen.
    Steuercode
    Wenn Steuerpflicht besteht, wird der Code aus dem
    Standard für Steuercode
     des Headers übernommen und kann überschrieben werden.
    Damit Workday Ihre Steuercodes automatisch ausfüllen kann, verwenden Sie die Aufgabe
    Transaktionssteuerregel für Land erstellen
     .
    Bei Unternehmen, die auf Direkt-Intercompany-Rechnung als Kunden gelten, lädt Workday Steuercodes aus Kundenrechnungspositionen in Lieferantenrechnungspositionen. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren und Workday den Steuercode aus
    den Steuerregeln für das Land
    vorgeben lassen möchten, öffnen Sie die Aufgabe
    Unternehmen als Kunden oder Lieferanten verwalten
     und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Steuerfelder kopieren
     .
    Quellensteuercode
    Der Code wird aus dem
    Standard für Quellensteuercode
     im Header geladen und kann überschrieben werden.
    Bei Unternehmen, die auf Direkt-Intercompany-Rechnung als Kunden gelten, lädt Workday Quellensteuercodes aus Kundenrechnungspositionen in Lieferantenrechnungspositionen. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, öffnen Sie die Aufgabe
    Unternehmen als Kunden oder Lieferanten verwalten
     und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Steuerfelder kopieren
     .
    Art des Steuererfassungsdatums
    Wählen Sie die Art des Steuererfassungsdatums für die Rechnungsposition und geben Sie ein Steuererfassungsdatum an, wenn die Art
    Waren-/Servicelieferungsdatum
     ist. Workday füllt die Art des Steuererfassungsdatums mit
    Rechnungs-/Anpassungsdatum
     aus, es sei denn, Sie wählen
    MwSt auf Zahlung
     für ein Unternehmen. Wenn Sie das Kontrollkästchen
    MwSt auf Zahlung
     aktivieren bei der Aufgabe
    Steuerdetails für Unternehmen bearbeiten
    , legt Workday die Art des Steuererfassungsdatums als
    Zahlungsdatum
     fest.
    Steuererfassungsdatum
    Wenn Sie
    Waren-/Servicelieferungsdatum
     als Art des Steuererfassungsdatums auswählen, müssen Sie ein Steuererfassungsdatum eingeben.
    Steuererstattungsfähigkeit
    Workday lädt den erstattungsfähigen Prozentsatz basierend auf der angegebenen Steueranwendbarkeit und dem Steuercode automatisch in die Transaktionsposition. Sie können diese Auswahl überschreiben. Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit angeben, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes an.
    Verwenden Sie die Aufgabe
    Steuererstattungsfähigkeit verwalten
     , um die Steuererstattungsfähigkeit mehrerer Steuersätze für die einzelnen Steuercodes anzugeben.
    Steueroption
    Wählen Sie
    Selbst einbehaltene Steuer berechnen
    , wenn Lieferanten oder Zahlungsempfänger keine Steuern erheben. Mit dieser Option können Sie Ihre Steuerverbindlichkeit auf ein separates Hauptbuch-Konto buchen. Andernfalls wählen Sie
    An Lieferanten fällige Steuer berechnen
    , um die Steuerzahlung zu verbuchen, die an den Lieferanten oder Zahlungsempfänger geleistet wurde.
    Menge
    Für:
    • Bei Warenpositionen geben Sie die Anzahl der Posten ein.
    • Servicepositionen, dann setzt Workday die Menge auf 0.
    Kosten pro Einheit
    Basiert auf dem ausgewählten Posten. Wenn sich die Währungen für den
    Posten
     und die Rechnung unterscheiden, rechnet Workday diesen Wert automatisch in die Währung der Rechnung um. Workday verwendet den aktuellen Währungsumrechnungskurs zwischen den beiden Währungen, der beim Mandanten-Setup als Standard-Wechselkursart definiert wurde. Bei Servicepositionen sind die Kosten pro Einheit immer Null.
    Erweiterter Betrag
    • Bei Warenpositionen Menge
      multipliziert
      mit Kosten pro Einheit
      . Wenn Sie den
      Wert für Erweiterter Betrag
      ändern, berechnet Workday die
      Kosten pro Einheit
      neu. Wenn Sie die
      Kosten pro Einheit
      ändern, berechnet Workday den
      Wert für Erweiterter Betrag
      neu.
    • Bei Servicepositionen lädt Workday den
      Wert für Erweiterter Betrag
       automatisch. Sie können den
      In Rechnung zu stellenden Betrag
       bei Bedarf ändern.
    Um Nullkostenpositionen zu erstellen, benötigen Sie mindestens einen weiteren Positionsposten, der den
    Gesamtrechnungsbetrag
     größer als Null macht. Wenn Sie Nullkostenpositionen erstellen, alloziert Workday Folgendes:
    • Den Steuerbetrag
       auf eine einzelne Nullkostenposition, wenn andere Positionen keine Steueranwendbarkeit angeben.
    • Den Betrag aus den Feldern
      Frachtbetrag
       und
      Andere Kosten
       auf die letzte Nullkostenposition der Rechnung, wenn für andere Positionen keine Frachtkosten oder anderen Ausgabenkategorien verwendet werden.
    Alternative Posten-IDs
    Alternative Posten-IDs für Katalog-, Punchout- oder Einkaufsposten.
    Wenn Sie Lieferantenrechnungen mit primären Posten-IDs in der Aufgabe
    Anzeigeoptionen für Art der Posten-ID
     verwalten konfigurieren, zeigt Workday bis zu drei Posten-IDs in Spalten an. Sie können die verbleibenden Posten, die nicht als primäre Posten-IDs gekennzeichnet sind, aus der Spalte
    Zusätzliche Posten-IDs
     wählen.
    Posten-Tags
    Posten-Tags, die Katalog-, Punchout- oder Einkaufsposten zugeordnet sind.
    Einbehaltsdetails
    Wenn Sie
    Einbehalt
     in einem Bestellauftrag oder Lieferantenvertrag wählen, zeigt Workday die Spalte
    Einbehaltsdetails
     für Positionen an.
    Sie können
    die Werte für Zahlungsbetrag
     und
    Einzubehaltender Prozentsatz
    nicht ändern.
    Vorausgezahlt
    Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Abgrenzung
    , um den Abgrenzungsstatus für die Position zu aktualisieren.
    Workday aktiviert automatisch die Option
    Enthält Abgrenzungsposition(en)
     auf dem Register
    Abgrenzungsdetails
    , nachdem Sie eine Zeile ausgewählt haben.
    Ausgabenkategorien für Abgrenzungsposition müssen wie folgt sein:
    • Nicht verfolgbar
    • Verfolgbar mit der buchhalterischen Behandlung
      Aufwendungen
    Wenn Steuern nicht in einer Abgrenzungsposition zugewiesen werden, werden sie nicht in den abgegrenzten Buchungen in zugehörigen Rechnungen berücksichtigt. Stattdessen wird die Kontierungsregel
    Transaktionssteuer
     genutzt.
    Memo
    Geben Sie ein Memo für die Lieferantenrechnung ein oder aktualisieren Sie das vorhandene Memo.
    Worktags
    Verwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der Aufgabe
    Verwendung von Worktags verwalten
    . Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.
    Fakturierbar
    Wenn die Rechnungsposition ein Worktag für fakturierbare Projekte enthält, können Sie
    Fakturierbar
     auswählen, wenn die Position oder der Positionssplit für das Projekt fakturierbar ist.
    Diese Auswahl hat keine Auswirkungen auf die Buchhaltung, wenn Sie sie als Dimension in die Kontierungsregelbedingungen einschließen.
    Worktag-Split-Vorlage
    Wird aus der Header-Vorlage geladen, wenn Sie eine neue Position erstellen.
    Sie können eine neue Vorlage auswählen oder sie basierend auf dem Unternehmen in der Position überschreiben.
    Splits
    Klicken Sie hierauf, um Positionen nach
    Betrag
     oder
    Menge
    zu splitten. Sie können dann die Beträge oder Mengen für den Split angeben, ein Memo eingeben und bestimmte Worktags für jeden Positionssplit auswählen.
    Sie können Servicepositionen nur nach Betrag splitten.
    Bei Nullkostenpositionen können Sie Posten nur nach Menge splitten.
  12. Verwenden Sie das Register
    Steuer
     , um die in den Rechnungspositionen angegebenen Steuercodes und ihre Anwendbarkeit zu prüfen.
    Wenn mehrere Positionen die gleiche Steuer verwenden, werden sie auf diesem Register konsolidiert und der Betrag wird mit dieser Steuer summiert.
  13. Um den Einbehaltsfreigabebetrag für einen Bestellauftrag oder Lieferantenvertrag anzugeben, klicken Sie auf
    Einbehaltsfreigabepositionen
     und geben Sie einen
    Betrag frei
    .
  14. Verwenden Sie das
    Register Einbehaltsdetails,
     um den einbehaltenen Gesamtbetrag und den freigegebenen Gesamtbetrag für diese Rechnung anzuzeigen, wenn Sie für einen Bestellauftrag oder Lieferantenvertrag
    Einbehalt
     wählen.
  15. (Optional) Bei der Bearbeitung des Registers
    Wechselkurs
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Bei Rechnungen in Fremdwährung können Sie Anpassungen vornehmen, um einen anderen Umrechnungskurs zu erhalten. Alle Änderungen, die Sie auf dem Register
    Wechselkurs
     vornehmen, werden im Feld
    Gültiger Wechselkurs
     registriert, das den verwendeten Kurs anzeigt, mit dem die Buchhaltung Ratenbeträge in die Hauptbuch-Währung umrechnet. Alle Überschreibungen, die Sie eingeben, lösen die Aktivierung des Kontrollkästchens
    Kursüberschreibung
     aus.
    Option Bezeichnung
    Überschreibung für Wechselkursart
    Wählen Sie eine Option, um die Standardkursart zu überschreiben, die zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
    Überschreibung für Wechselkursdatum
    Wählen Sie ein Datum, um das Standardkursdatum zu überschreiben, das zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
    Manuelle Überschreibung für Wechselkurs
    Geben Sie einen Wechselkurs ein, um den vorhandenen Wechselkurs zu überschreiben, oder geben Sie einen Kurs ein, wenn kein Standardkurs verfügbar ist.
    Standardvorgaben
    Dieser Abschnitt zeigt den Standardwechselkurs des Mandanten basierend auf dem Rechnungsdatum an.
  16. Um eine beliebige Lieferantenrechnungsposition als Abgrenzung zu definieren, rufen Sie das Register
    Abgrenzungsdetails
     auf und wählen Sie die
    Amortisationsart für Abgrenzungen
    .
    Wenn Sie Abgrenzungsdetails im zugrunde liegenden Bestellauftrag definiert haben, werden diese standardmäßig in die Lieferantenrechnung übernommen und Sie können sie aktualisieren.
    Option Bezeichnung
    Manuell
    Wählen Sie diese Option, um abgegrenzte Ausgaben an einem zukünftigen Datum manuell zu amortisieren. Geben Sie optional das
    Voraussichtliche Amortisationsdatum
     für Verfolgungs- und Reportingzwecke ein.
    Sie können das
    Voraussichtliche Amortisationsdatum
     für Berichte und das Erstellen benutzerdefinierter Alerts verwenden, aber dieses Datum wird in Workday nicht validiert.
    Zahlungen mit Amortisationsart „Manuell“ für Abgrenzungen müssen abgewickelt und gezahlt werden, bevor Sie die Ausgaben amortisieren.
    Eingang
    Wählen Sie diese Option aus, um abgegrenzte Ausgaben nach
    Abschluss
     des Geschäftsprozesses Eingang für Folgendes zu amortisieren:
    • Bestellaufträge
    • Lieferantenrechnungen, die aus Bestellaufträgen oder Lieferantenverträgen generiert wurden
    Zeitplan
    Geben Sie diese Option an, um einen Zeitplan für die Amortisation von abgegrenzten Ausgaben nach der Genehmigung des Bestellauftrags zu definieren.
  17. Verwenden Sie das Register
    Anhänge
     , um Dateien hochzuladen oder mit Drag & Drop abzulegen, z. B. Dokumente für Lieferantenrechnungen.
    Workday unterstützt die Dateitypen, die in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
     für Geschäftsdokumentanhänge aufgeführt sind.
    Sie können Lieferantenrechnungsanhänge für fakturierbare Transaktionen mit Kundenrechnungen verknüpfen. Wenn eine Lieferantenrechnung zur Fakturierung bereit ist, können Sie Anhänge der Lieferantenrechnung oder der Lieferantenrechnungsanpassung nicht mehr ändern.
  18. Öffnen Sie das Register
    Informationen zur Arbeitswarteschlange
     , um
    Arbeitswarteschlangen-Tags
    ,
    Anmerkungen zur Arbeitswarteschlange
    und andere Details hinzuzufügen, die für die Rechnung im Bericht
    Lieferantenrechnung - Arbeitsbereich
     angezeigt werden sollen.
    Um das Register
    Informationen zur Arbeitswarteschlange
     anzuzeigen, konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen:
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
    • Manage: Supplier Invoice Work Queue
  19. Klicken Sie auf
    Übermitteln
    .
  • Workday initiiert den Geschäftsprozess
    Lieferantenrechnungsereignis
     zur Prüfung und Genehmigung. Wenn die Geschäftsprozessdefinition einen Genehmigungsschritt enthält, können Prüfer die Lieferantenrechnung ändern, bevor Sie sie genehmigen.
  • Beachten Sie beim Anzeigen der Transaktion Folgendes:
    • Positionsdetails
      : Zeigen die buchhalterische Verteilung aller Einstandskostenbeträge an, die den Positionen aus dem Header zugewiesen wurden, sowie den
      Bruttobetrag
       (erweiterter Nettobetrag plus zugewiesene Steuern, Frachtkosten und andere Kosten). Workday verwendet den Bruttobetrag für Folgendes:
      • Solleintrag der Ausgabenbuchung
      • Rückstellungen für Eingänge
      • Budgetprüfung von Ausgabentransaktionen
      • Standardmäßige Anschaffungskosten während der Asset-Registrierung
    • Das Register
      Steuer
       zeigt den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Verteilung erstattungsfähiger und nicht erstattungsfähiger Steuerbeträge basierend auf folgenden Elementen
      • Steueranwendbarkeit
      • Steuercode
      • Steuerpflichtiger Betrag
  • Workday erstellt für genehmigte Transaktionen automatisch operative Journale in der Unternehmenswährung. Wenn sich die Transaktions- und die Unternehmenswährung unterscheiden, rechnet Workday die Beträge in die Unternehmenswährung um.
  • Nach Abschluss des Geschäftsprozesses
    Lieferantenrechnungsereignis
     verarbeitet Workday Buchungen für Lieferantenrechnungen wie folgt:
    • Für Positionen ohne Abgrenzung wird die Kontierungsregel „Ausgaben“ verwendet.
    • Für Abgrenzungspositionen wird die Kontierungsregel „Abgegrenzte Ausgaben“ verwendet.
  • Für Lieferantenrechnungen gilt Folgendes:
    • Nullkosten-Lieferantenrechnungen: Workday markiert die Rechnung als gezahlt, wenn sie genehmigt wurde, und schließt sie vom Zahlungslauf aus, es sei denn:
      • Das Unternehmen hat MwSt auf Zahlung konfiguriert.
      • Die Art des Steuererfassungsdatums lautet „Zahlungsdatum“.
      • Die Rechnungsposition enthält einen Quellensteuersatz mit Zahlungsrealisierung.
    • Negative Rechnungen: Sie können die Rechnung über einen Zahlungslauf begleichen, der andere Rechnungen mit positiven Gesamtbeträgen enthält.
  • Verwenden Sie den Bericht
    Lieferantenrechnungen suchen
     , um vorhandene Rechnungen, die Sie gespeichert oder übermittelt haben, zu öffnen und zu aktualisieren.
  • Wenn Lieferantenrechnungen mit zugehörigen Geschäftsdokumenten abgeglichen werden, konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Lieferantenkontoabgleich
     .
  • Wenn Lieferantenrechnungen mit Lieferantenverträgen abgeglichen werden, erstellen Sie die Rechnung in der Aufgabe
    Workbench für Lieferantenrechnungen
     .
  • Um die Liste der von Workday bereitgestellten Berichte und deren Beschreibungen anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht
    Workday-Standardberichte
     und wählen Sie die Option
    Lieferantenkonten
     .
  • Um genehmigte Rechnungen zahlen zu können, müssen sich die Lieferanten im aktiven Status befinden.
  • Um die Lieferantenrechnung abzubrechen und eine neue Lieferantenrechnungsanpassung zu generieren, verwenden Sie die mögliche Aktion
    In Lieferantenrechnungsanpassung konvertieren
     für die Lieferantenrechnung.
  • Wickeln Sie die genehmigten Lieferantenrechnungen ab. Der Zahlungsabwicklungsprozess erstellt und begleicht die in Rechnung gestellten Positionen. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, aktualisiert Workday die Buchungen für jede Zahlung.