Überlegungen zum Setup: Einkaufsposten mit Lieferanteninformationen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Einkaufsposten mit Lieferanteninformationen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum es eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Vollständige Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Einkaufsposten mit Lieferanteninformationen ermöglichen Ihnen Folgendes:
- Definieren Sie generische Einkaufsposten mit bestimmten Lieferantendetails für die Beschaffung, z. B. Mengeneinheit und Preismodell.
- Verwalten Sie Lieferantenkatalogposten in Einkaufspostenaufgaben.
- Verwenden Sie Hauptlieferanteninformationen für Beschaffungstransaktionen.
- Konfigurieren Sie erweiterte Preisregeln für die Lieferanteninformationen basierend auf einem Unternehmen, einem Lieferantenvertrag, einem Versand-an-Standort und einem Zeitraum.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Wenn Sie Ihre Einkaufsposten mit Lieferanteninformationen einrichten, können Sie wie folgt vorgehen:
- Konsolidieren und minimieren Sie die Dateneingabe für die Postenverwaltung.
- Reduzieren Sie die Anzahl der Katalog-Ladungen für Ihr Unternehmen.
- Steuern Sie Mengeneinheiten und Preismodelle für Transaktionen, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um die Dateneingabe zu automatisieren.
Anwendungsfälle
Rolle | Anwendungsfall |
|---|---|
Item Administrator | Geben Sie Postendaten für die Bestellung, Ausgabe und Lagerung in Einkaufspostenaufgaben ein.
Der Item Administrator kann Katalog-Ladungen umgehen, indem er Lieferanteninformationen für Einkaufsposten direkt auf dem Register Lieferanteninformationen in Einkaufspostenaufgaben eingibt. |
Anforderer | Requestors sehen in der Aufgabe Katalog durchsuchen eine separate Einkaufsoption für jeden eindeutigen Lieferanteneintrag für Einkaufsposten.
Wenn Sie sich für das Feature „Requisitions Experience Unification“ aus dem Bericht Feature-Opt-ins verwalten entscheiden, werden Sie von der Aufgabe Katalog durchsuchen zur Katalogsuche im Worklet Bedarfsanforderungen weitergeleitet, um einen optimierten Bedarfsanforderungsprozess zu gewährleisten. Siehe: Erstellen Sie Bedarfsanforderungen im Worklet „Bedarfsanforderungen“..Sie können steuern, wie Lieferanteninformationen für Anforderer in der Aufgabe Beschaffungsoptionen des Unternehmens bearbeiten angezeigt werden. |
Einkäufer | Bei Bestellaufträgen können Buyers Lieferanteninformationen auswählen, die mit dem ausgewählten Einkaufsposten verknüpft sind. |
Inventory Specialist | Bei Vorratstransaktionen können Bestandsspezialisten Just-in-time-Lieferanteninformationen auswählen, die mit dem ausgewählten Einkaufsposten verknüpft sind. |
AP Specialist | Auf Rechnungen können AP Specialists Lieferanteninformationen auswählen, die mit dem ausgewählten Einkaufsposten verknüpft sind. |
Zu berücksichtigende Fragen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Verwenden Sie bereits vorhandene Lieferantenkataloge? | Sie können auf Mandantenebene die Bearbeitung von Informationen zu Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben aktivieren. Anschließend können Sie Lieferantenkataloge verwalten und gleichzeitig Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben verwalten.
Workday synchronisiert Informationen zu Katalogposten, unabhängig davon, ob Sie Aktualisierungen mit Einkaufspostenaufgaben oder mit Katalog-Ladungsaufgaben vornehmen. |
Wie verfolgt und wählt Ihr Unternehmen Lieferanten für Beschaffungsposten? | Sie können Lieferanten mit einer Sourcing-Priorität kennzeichnen. Bei gültigen Ausgabentransaktionen lädt Workday die Informationswerte des Hauptlieferanten. Sie können für jeden Hauptlieferanten und alternativen Lieferanten eine Liste der Auftragsmengeneinheiten, Just-in-time-Mengeneinheiten und Preise führen, die von den Lieferanten akzeptiert werden.
Bei Sonderangeboten oder Rabatten können Sie die Tabelle Erweitertes Preismodell nutzen, um zusätzliche Preisregeln für Lieferanteninformationen einzurichten.Workday priorisiert Positionen des erweiterten Preismodells mit definierten Versand-an-Standorten, sodass Sie das Sourcing für Einheiten und Verträge nach Standorten differenzieren können. Wenn Sie die Option „Preis basierend auf Umrechnungsfaktor berechnen“ aktivieren, verwendet Workday Positionen des erweiterten Preismodells mit einer konfigurierten Mengeneinheit. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, verwendet Workday nur Positionen mit der Standardmengeneinheit. Wenn Sie eine Bedarfsanforderung mit einer anderen Versand-an-Adresse als in Ihrem erweiterten Preismodell erstellen, wird von Workday kein Standardlieferantenvertrag vorgegeben. Workday gibt nur dann den Standardvertrag vor, wenn die Versand-an-Adresse mit der Adresse übereinstimmt, die Sie in der Bedarfsanforderung auswählen. Wenn Sie einen bevorzugten Lieferantenvertrag ausgewählt haben, verwendet Workday das erweiterte Preismodell nach Versand-an-Standort. |
Wie nimmt Ihr Unternehmen Bedarfsanforderung vor? | Für jeden eindeutigen Lieferanteneintrag für einen Einkaufsposten zeigt Workday in der Aufgabe Katalog durchsuchen eine separate Einkaufsoption an, sodass Benutzer sie zu Bedarfsanforderungen hinzufügen können.
Wenn Sie sich für das Feature „Requisitions Experience Unification“ aus dem Bericht Feature-Opt-ins verwalten entscheiden, werden Sie von der Aufgabe Katalog durchsuchen zur Katalogsuche im Worklet Bedarfsanforderungen weitergeleitet, um einen optimierten Bedarfsanforderungsprozess zu gewährleisten. Siehe: Erstellen Sie Bedarfsanforderungen im Worklet „Bedarfsanforderungen“..Workday überschreibt Sourcing-Regeln, wenn ein Einkaufsposten Hauptlieferanteninformationen enthält. |
Wie konsistent sind die Informationen zu Ihrer Mengeneinheit? | Dieses Feature ist am besten geeignet, wenn Sie genaue und konsistente Informationen zur Mengeneinheit der Posten haben. Bei Posten, die mit einem Lieferanten verknüpft sind, validiert Workday, ob Sie unterschiedliche Umrechnungsfaktoren für dieselbe Postenmengeneinheit haben oder ob dieselbe Mengeneinheit für das Lager als aktiv und für Aufträge als inaktiv markiert ist. |
Empfehlungen
Verknüpfen und bearbeiten Sie Katalogposten in der Einkaufspostenaufgabe, um die Postenverwaltung zu konsolidieren. Workday lädt Informationen zu bevorzugten Katalogposten bei Transaktionen, wenn Sie den zugehörigen Einkaufsposten hinzufügen.
Workday synchronisiert Informationen zu Katalogposten, unabhängig davon, ob Sie Aktualisierungen in Lieferantenkatalogen oder Einkaufspostenaufgaben vornehmen.
Anforderungen
Um Informationen zu Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben zu bearbeiten, muss ein Administrator in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
ein Opt-in für Katalogpostendaten zu Einkaufsposten setzen.Einschränkungen
- Wenn ein Lieferant keine Katalogposten hat, können Sie nur einen Eintrag für Lieferanteninformationen hinzufügen. Sie können die bereits verwendeten Lieferanteninformationen aktualisieren.
- Für alle Lieferanten gilt, dass Sie nicht mehr als einen Vertrag für dasselbe Unternehmen mit sich überschneidenden Zeitperioden eingeben dürfen.
- Wenn Sie Lieferanteninformationen in der AufgabeKatalogdurchsuchen nicht als separate Beschaffungsoptionen anzeigen möchten, müssen alle eingegebenen Lieferanteninformationen für den Einkaufsposten die Sourcing-Priorität „0“ haben.Wenn Sie sich für das Feature„Requisitions Experience Unification“aus dem BerichtFeature-Opt-ins verwaltenentscheiden, werden Sie von der AufgabeKatalog durchsuchenzur Katalogsuche im WorkletBedarfsanforderungenweitergeleitet, um einen optimierten Bedarfsanforderungsprozess zu gewährleisten. Siehe: Erstellen Sie Bedarfsanforderungen im Worklet „Bedarfsanforderungen“..
Mandanten-Setup
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Katalogdaten und Preismodell für Einkaufsposten aktivieren
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
, um Informationen zu Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben zu bearbeiten.Sicherheit
Konfigurieren Sie die folgenden Domänen im funktionalen Bereich „Procurement“ für Einkaufsposten:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Domäne Set Up: Purchase Item
| Sie können Einkaufsposten einrichten und zugehöriges Reporting anzeigen. |
Domäne View: Purchase Item
| Sie können einen bestimmten Einkaufsposten anzeigen. |
Geschäftsprozesse
Wenn Sie den Webservice
Import Supplier Items
verwenden, initiiert Workday den Geschäftsprozess Lieferantenposten aktualisieren - Ereignis,
um Genehmigungen für aktualisierte Lieferanteninformationen zu Einkaufsposten weiterzuleiten.Reporting
Sie können den Bericht
Einkaufsposten anzeigen
verwenden, um Einkaufsposten und zugehörige Lieferanteninformationen anzuzeigen.Verwenden Sie die folgenden Berichtsdatenquellen in benutzerdefinierten Berichten:
- Katalogposten
- Item
- Einkaufsposten
- Umrechnungsfaktor für Mengeneinheit
Verwenden Sie die Berichtsdatenquelle
Supplier Item Import Request
in benutzerdefinierten Berichten für Lieferantenposten-Webservices.Integrationen
Mit den folgenden Webservices können Sie Lieferanteninformationen zu Einkaufsposten aktualisieren:
- Lieferantenposten importieren
- Lieferantenposten abrufen
Workday verwendet den Webservice
Import Supplier Items
als initiierende Aktion im Geschäftsprozess Lieferantenposten aktualisieren - Ereignis
.Wenn Sie das Preismodell für Einkaufsposten mit einem Webservice aktualisieren und das Kontrollkästchen
„Preis basierend auf Umrechnungsfaktor berechnen“
aktivieren, empfiehlt Workday Folgendes:- Übermitteln Sie Just-in-time- und Auftragspreismodelle nur für Standardmengeneinheiten. Workday berechnet den Preis für andere Mengeneinheiten basierend auf dem neuen Umrechnungsfaktor.
- Verwenden Sie die FilterPreismodell ausschließen, die nach Umrechnungsfaktor berechnet wurdenundNur Standardmengeneinheiten mit aktivierter Preisberechnungfür die WebservicesGet Purchase ItemundGet Supplier Items.
Verbindungen und Touchpoints
Einkaufsposten mit Lieferanteninformationen interagieren mit den folgenden anderen Bereichen in Workday:
Features | Überlegungen |
|---|---|
Bestand | Sie können Einkaufsposten mit Just-in-time-Lieferanteninformationen für Bestandstransaktionen verwenden, z. B. eine Just-in-time-Bedarfsanforderung zur Bestandsauffüllung. |
In den Lieferantenkonten | In Lieferantenportalaufgaben können Lieferanten aus einer Liste von Mengeneinheiten wählen, die Sie in Ihrem Mandanten für Rechnungsdokumente eingerichtet haben. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.