Lieferantenrechnung ohne Bestellauftrag erstellen
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessLieferantenrechnungsereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
- Um Lieferantenrechnungen ohne Bestellauftrag in der Workbench für Lieferantenrechnungen zu erstellen, richten Sie die Sicherheit ein:Domäne Process: Supplier Invoice - Invoice Workbenchim funktionalen Bereich „Supplier Accounts“ ein.
Sie können eine Lieferantenrechnung erstellen, die nicht auf einem Bestellauftrag basiert. Diese werden manchmal als eigenständige Lieferantenrechnungen oder Transaktionen ohne Bestellauftrag bezeichnet. Sie können Details zur Rechnung, zu Zahlungsbedingungen und zu Steuern eingeben. Möglicherweise müssen Sie eine eigenständige Lieferantenrechnung für Zahlungen von Betriebsleistungen, Steuerverbindlichkeiten und andere Szenarien erfassen.
- (Optional) Öffnen Sie die AufgabeDetails zur Unternehmensbuchhaltung bearbeitenund wählen Sie die OptionLieferantenrechnungaus derWerteliste Buchung nach Genehmigungsdatumzulassen, um das Genehmigungsdatum als Buchungsdatum in Ihren Kundenrechnungen und Anpassungen zu verwenden oder um Dokumentsequenznummern nach Buchungsdatum zu sortieren.Sicherheit: DomäneSet Up: Company Accountingim funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
- Öffnen Sie die AufgabeLieferantenrechnung erstellen.Öffnen Sie die AufgabeWorkbench für Lieferantenrechnungen.
- Bei der Bearbeitung des AbschnittsInformationen zur Rechnungsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung UnternehmenWählen Sie das für Rechnungszahlungen zuständige Unternehmen aus.LieferantWählen Sie einen der Lieferanten, die für das ausgewählte Unternehmen oder die ausgewählte Unternehmenshierarchie verfügbar sind.Zahlung-an-VerbindungWenn der Lieferant einen Standard für die Zahlung-an-Verbindung hat, wird er in diesem Feld angezeigt. Sie können den Standardwert bei Bedarf aktualisieren.CurrencyStandardwert ist die bevorzugte Währung des Lieferanten, wenn diese angegeben wurde. Andernfalls wird die Unternehmenswährung verwendet. Sie können die Währung in eine beliebige akzeptierte Währung ändern, die für den Lieferanten definiert wurde.RechnungsdatumWenn Sie Zahlungsbedingungen für diesen Lieferanten definiert haben, steuert das Rechnungsdatum das Fälligkeitsdatum.Beispiel: Die Zahlungsbedingungen lautenNet 30. DasFälligkeitsdatumliegt 30 Tage nach dem Rechnungsdatum. Wenn sich das Datum in einer geschlossenen Periode befindet, bucht Workday Buchungen in die nächste verfügbare Periode.Überschreibung für BuchungsdatumGeben Sie ein Datum in einer offenen Buchungsperiode ein.Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie für Nachträgliche Buchung zulassenden WertLieferantenrechnungin der AufgabeDetails zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten auswählen. Abhängig davon, wie Sie die Unternehmensbuchhaltung konfigurieren, kann die Überschreibung für das Buchungsdatum optional oder erforderlich sein.Beispiel: Sie bieten einen Service an, erstellen die Rechnung jedoch erst in der nächsten Buchungsperiode, sodass Sie das Servicedatum als Überschreibungsdatum für die Buchung wählen.KontrollgesamtbetragGeben Sie einen Betrag ein, wenn Sie wissen, wie hoch die Gesamtrechnung ist, und Sie sicherstellen möchten, dass der berechneteGesamtrechnungsbetragIhren Erwartungen entspricht.FrachtbetragAndere KostenAllozieren Sie diese Einstandskosten aus dem Header der Transaktion auf die Positionen. Fügen Sie eine Ausgabenkategorie , die für die Allokation von Fracht- und anderen Kosten auswählbar ist, zu mindestens einer Position hinzu – wie in der AufgabeAusgabenkategorien verwalteneingerichtet.Beispiel: Sie kaufen einen größeren Ausstattungsgegenstand und haben eine Position für den Gegenstand selbst erstellt und eine weitere für dessen Einbau.Einstandskosten in SteuerWählen Sie diese Option, um die Beträgefür FrachtbetragundAndere Kostenin die Gesamtsteuerberechnung einzuschließen. Um diese Beträge einzuschließen, müssen Sie auch Folgendes tun:- Wählen Sie alsStandardsteueroptionentwederSelbst einbehaltene Steuer berechnenoderAn Lieferanten fällige Steuer berechnen.
- Schließen Sie eine oder mehrere Rechnungspositionen mit einerAusgabenkategorieein, die für die Allokation von Fracht, anderen Kosten oder beidem konfiguriert ist.
- Konfigurieren Sie eineSteueranwendbarkeitfür die steuerpflichtigen Positionen.
Öffnen Sie die AufgabeOptionen für Lieferantenkonto bearbeiten,um das Kontrollkästchen standardmäßig zu aktivieren, wenn Sie Rechnungen für bestimmte Unternehmen erstellen. - Bei der Bearbeitung des AbschnittsBedingungen und Steuernsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung ZahlungsbedingungenSie können die Bedingungen ändern.SkontodatumWird automatisch basierend aufden Zahlungsbedingungenmit einem Skonto für frühe Zahlung unddem Rechnungsdatumberechnet.Überschreibung für "Fällig am".Wählen Sie ein anderes Fälligkeitsdatum aus, wenn es eine Ausnahme von den Bedingungen gibt.Separate ZahlungWählen Sie diese Option, um die Rechnung während eines Zahlungslaufs separat zu zahlen. Sie können dieses Kontrollkästchen in allen Rechnungen für einen Lieferanten aktivieren, indem Sie das KontrollkästchenImmer separate Zahlungenin den Lieferantenzahlungsdetails oder im Standard für die Zahlung-an-Verbindung aktivieren.Überschreibung für ZahlungsartWählen Sie eine Zahlungsart aus, wenn es eine Ausnahme von den Bedingungen gibt.Zahlungszweck für UrsprungslandWählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn für das Land, das diese Rechnungszahlung sendet, ein Code für den Zweck erforderlich ist. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financialsaktivieren.Zahlungszweck für EmpfängerlandWählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn für das Land, das diese Rechnungszahlung erhält, ein Code für den Zweck erforderlich ist. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financialsaktivieren.Bank Routing CodeWählen Sie einen Bank-Routing-Code, der mit einem Bankkonto gemappt ist, von dem aus Zahlungen für Ihre Rechnung abgewickelt werden sollen.Um die Werteliste zu aktivieren, müssen Sie mindestens eine Bank-Routing-Regel konfigurieren, die einen aktiven Bank-Routing-Code verwendet. Siehe Bank-Routing-Codes einrichten.Standard für SteueroptionWorkday lädt folgende Werte:- Diesen Wert aus den Details zur Unternehmensbuchhaltung.
- Die Steueroption in Positionen aus dem Header wird jedoch auf Positionsebene überschrieben.
Wird von Workday automatisch ausgefülltStandard für SteuercodeWorkday lädt den Standard für den Steuercode aus dem Lieferantenprofil. Wenn kein Standard für den Steuercode eingerichtet ist oder dieser überschrieben werden soll, wählen Sie einen Steuercode.Workday lädt den Steuercode auf Positionsebene aus dem Header, Sie können ihn jedoch überschreiben.Standard für QuellensteuercodeWorkday lädt den Standard für den Quellensteuercode aus dem Lieferantenprofil. Wenn kein Standard für den Quellensteuercode eingerichtet ist oder dieser überschrieben werden soll, wählen Sie einen Quellensteuercode.Workday lädt den Quellensteuercode in Positionen aus dem Header, Sie können ihn jedoch auf Positionsebene überschreiben.SteuerbetragWenn Sie sich für die Berechnung von Steuern entschieden haben, zeigt Workday die Summe der berechneten Steuerbeträge aus den steuerpflichtigen Positionen basierend auf dem Steuercode an, den Sie für jede Position angeben. Wenn Sie diesen berechneten Betrag überschreiben möchten, können Sie die berechnete Steuer nach Steuersatz auf dem RegisterSteuerändern.Wenn Sie die an den Lieferanten fällige Steuer eingeben möchten, geben Sie den Steuerbetrag für die Transaktion ein. Sie müssen mindestens eine Position mit einer Steueranwendbarkeit haben, die steuerpflichtig und für die Allokation aktiviert ist.Die den Positionen zugewiesene Steuer ist nur der nicht erstattungsfähige Betrag für die Transaktion und addiert sich nicht immer zu diesem Header-Betrag.Wenn Sie einen negativen Wert eingeben, weist Workday den Steuerbetrag einer negativen oder Nullkostenposition zu.QuellensteuerbetragWorkday berechnet die Quellensteuer aus den Rechnungspositionen, wenn die Steuerbeträge zum Rechnungszeitpunkt einen Realisierungspunkt haben.Diese Summe schließt keine Steuerbeträge ein, die zum Zeitpunkt der Zahlung einen Realisierungspunkt haben. Wenn Sie diesen berechneten Betrag überschreiben möchten, können Sie die berechnete Steuer nach Steuersatz auf dem RegisterSteuerändern.Steuer aktualisierenKlicken Sie hier, um die im Header angezeigte Steuer neu zu berechnen, wenn Sie die Steuer für eine Rechnungsposition aktualisieren.Workday berechnet die Header-Steuer auch dann automatisch neu, wenn Sie diese übermitteln oder für später speichern. - Geben Sie Details in den AbschnittInformationen zur Rechnung - Referenz ein:
Option Bezeichnung Versand-an-AdresseWorkday verwendet diese Adresse bei der Evaluierung von Steuerregeln, um Steuercodes und Überschreibungen für die Steueranwendbarkeit für die Transaktionspositionen zu bestimmen.GesperrtWählen Sie diese Option, um die Zahlung für diese Rechnung zu sperren.Lieferantendokument erhaltenAktivieren Sie diese Option, wenn der Lieferant eine Rechnung oder ein anderes relevantes Dokument bereitgestellt hat.LieferantenrechnungsnummerWenn Sie das Lieferantendokument erhalten, geben Sie dessen Referenznummer ein.Beispiel: Wenn der Lieferant eine Lieferantenrechnung bereitgestellt hat, geben Sie deren Rechnungsnummer ein.Die doppelte Validierung ist für dieses Feld automatisch aktiviert. Wenn Sie eine Validierung anhand Ihrer eigenen Bedingungen durchführen möchten, deaktivieren Sie diese Option mithilfe der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financials.Verwenden Sie dann die AufgabeBenutzerdefinierte Validierungen verwalten,um eigene Bedingungsregeln für Lieferantenrechnungen zu erstellen.Externe BestellauftragsnummerWenn Sie ein anderes Beschaffungssystem als Workday verwenden, geben Sie die Bestellauftragsnummer ein.LieferantenvertragWählen Sie einen Vertrag aus, wenn das Unternehmen und der Lieferant im Vertrag mit der Rechnung übereinstimmen. Workday subtrahiert den Rechnungsbetrag vom verbleibenden Vertragssaldo, nachdem die Lieferantenrechnung genehmigt wurde.DokumentlinkWenn Sie Ihre Dokumentbilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL für diesen Speicherort ein, anstatt das Bild als Dateianhang hinzuzufügen. Workday zeigt das Bild oder die URL als Link zum Bild an. Jeder Link muss mit einem gültigen URL-Muster beginnen, das von Ihrem Sicherheitsadministrator definiert wurde.MemoWenn Sie einen Scheck für die Zahlung dieser Lieferantenrechnung drucken, wird der Wert, den Sie hier eingeben, im Memofeld des Schecks gedruckt. Aktivieren Sie für den Lieferanten die OptionRechnungsmemo verwendenunterStandardzahlungsmemofür Lieferant.Verwenden Sie die AufgabeLieferanten erstellenoderLieferantenänderung erstellen,um das Rechnungsmemo zu konfigurieren. Wenn mehr als eine Rechnung für den Scheck an den Lieferanten ein Memo enthält, verkettet Workday die Memos auf dem Scheck. - Bei der Bearbeitung desRegisters Rechnungspositionensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung UnternehmenDer Standardwert ist das Unternehmen, zu dem die Lieferantenrechnung gehört. Wenn das Unternehmen Intercompany-Transaktionen zulässt, können Sie aus den im Intercompany-Profil enthaltenen Optionen wählen.ItemWählen Sie den Posten für neue Positionen.AusgabenkategorieDie Ausgabenkategorie verknüpft Posten mit entsprechenden Kontierungsregeln und enthält zusätzliche Details für das Reporting. Wenn Sie einen Posten auswählen, lädt Workday automatisch die diesem Posten zugewiesene Ausgabenkategorie. Diese kann nicht geändert werden.Die Ausgabenkategorie für Rechnungspositionen erfordertLieferantenrechnungals Verwendungsart der Ausgabenkategorie.SteueranwendbarkeitWenn die Position steuerpflichtig ist, wählen Sie ihre Erstattungsfähigkeit aus. Sie können die Steueranwendbarkeit verwenden, um Transaktionen beim Reporting zu filtern. Workday füllt die Optionen aus der postenspezifischen Steuerregel basierend auf der Versand-an-Adresse aus, zuerst nach Einkaufsposten und dann nach Ausgabenkategorie. Wenn keine Übereinstimmung vorhanden ist, wird sie automatisch aus dem Einkaufsposten geladen. Andernfalls wird sie automatisch aus der Ausgabenkategorie geladen.SteuercodeWenn der Posten steuerpflichtig ist, wird der Code aus demStandard für Steuercodedes Headers geladen und kann überschrieben werden.Um Standardsteuercodes einzurichten, verwenden Sie die AufgabeTransaktionssteuerregel für Land erstellen.QuellensteuercodeDer Code wird aus demStandard für Quellensteuercodeim Header geladen und kann überschrieben werden.Art des SteuererfassungsdatumsWählen Sie die Art des Steuererfassungsdatums für die Rechnungsposition und geben Sie ein Steuererfassungsdatum an, wenn die ArtWaren-/Servicelieferungsdatumist. Workday füllt die Art des Steuererfassungsdatums mitRechnungs-/Anpassungsdatumaus, es sei denn, Sie wählenMwSt auf Zahlungfür ein Unternehmen. Wenn Sie das KontrollkästchenMwSt auf Zahlungaktivieren bei der AufgabeSteuerdetails für Unternehmen bearbeiten, legt Workday die Art des Steuererfassungsdatums alsZahlungsdatumfest.SteuererfassungsdatumWenn SieWaren-/Servicelieferungsdatumals Art des Steuererfassungsdatums auswählen, müssen Sie ein Steuererfassungsdatum eingeben.SteuererstattungsfähigkeitWorkday lädt den erstattungsfähigen Prozentsatz basierend auf der angegebenen Steueranwendbarkeit und dem Steuercode automatisch in die Transaktionsposition. Sie können diese Auswahl überschreiben. Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit angeben, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes an.Verwenden Sie die AufgabeSteuererstattungsfähigkeit verwalten, um die Steuererstattungsfähigkeit mehrerer Steuersätze für die einzelnen Steuercodes anzugeben.SteueroptionWählen SieSelbst einbehaltene Steuer berechnen, wenn Lieferanten oder Zahlungsempfänger keine Steuern erheben. Mit dieser Option können Sie Ihre Steuerverbindlichkeit auf ein separates Hauptbuch-Konto buchen. Andernfalls wählen SieAn Lieferanten fällige Steuer berechnen, um die Steuerzahlung zu verbuchen, die an den Lieferanten oder Zahlungsempfänger geleistet wurde.Menge- Geben Sie bei Warenpositionen die Anzahl der Posten ein.
- Bei Servicepositionen setzt Workday die Menge auf Null.
Kosten pro EinheitBasiert auf dem ausgewählten Posten. Wenn sich die Währungen für denPostenund die Rechnung unterscheiden, konvertiert Workday diesen Wert in dieWährungder Rechnung. Workday verwendet den aktuellen Währungsumrechnungskurs zwischen den beiden Währungen, der beim Mandanten-Setup als Standard für die Wechselkursart definiert wurde.Bei Servicepositionen sind die Kosten pro Einheit immer Null.Erweiterter Betrag- Bei Warenpositionen Mengemultipliziertmit Kosten pro Einheit. Wenn Sie denWert für Erweiterter Betragändern, berechnet Workday dieKosten pro Einheitneu. Wenn Sie dieKosten pro Einheitändern, berechnet Workday denWert für Erweiterter Betragneu.
- Bei Servicepositionen lädt Workday denWert für Erweiterter Betragautomatisch. Sie können denIn Rechnung zu stellenden Betragbei Bedarf ändern.
WorktagsVerwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der AufgabeVerwendung von Worktags verwalten. Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.FakturierbarWird angezeigt, wenn die Rechnungsposition ein Worktag für fakturierbare Projekte enthält. Wählen Sie diese Option, wenn die Position oder der Split für das Projekt fakturierbar ist.Dieses Kontrollkästchen hat keine Auswirkungen auf die Buchhaltung, wenn Sie es als Dimension in die Kontierungsregelbedingungen einschließen.VorausgezahltWählen Sie diese Option, um diese Position im Voraus zu zahlen.Workday aktiviert automatisch die OptionEnthält Abgrenzungsposition(en)auf dem RegisterAbgrenzungsdetails, nachdem Sie Abgrenzungspositionen ausgewählt haben.Ausgabenkategorien für Abgrenzungsposition müssen wie folgt sein:- Nicht verfolgbar
- Verfolgbar mit der buchhalterischen BehandlungSpesen
Wenn keine Steuern in einer Abgrenzungsposition zugewiesen werden, werden sie nicht in den Abgrenzungsbuchungen zugehöriger Rechnungen berücksichtigt. Stattdessen wird die KontierungsregelTransaktionssteuerverwendet.SplitsKlicken Sie hierauf, um Positionen nachBetragoderMengezu splitten. Sie können dann die Beträge oder Mengen für den Split angeben, ein Memo eingeben und bestimmte Worktags für jeden Positionssplit auswählen.Sie können Servicepositionen nur nach Betrag splitten. - Verwenden Sie das RegisterSteuer, um die in den Rechnungspositionen angegebenen Steuercodes und ihre Anwendbarkeit zu prüfen.Wenn mehrere Positionen die gleiche Steuer verwenden, werden sie auf diesem Register konsolidiert und der Betrag wird mit dieser Steuer summiert.
- Um abgegrenzte Lieferantenausgaben einzurichten, rufen Sie das RegisterAbgrenzungsdetailsauf und wählen Sie eineAmortisationsart für Abgrenzungen:
Option Bezeichnung ManuellWählen Sie diese Option, wenn die abgegrenzten Ausgaben an einem zukünftigen Datum manuell amortisiert werden sollen. Geben Sie optional dasVoraussichtliche Amortisationsdatumein.Sie können dasVoraussichtliche Amortisationsdatumfür Berichte und das Erstellen benutzerdefinierter Alerts verwenden, aber dieses Datum wird in Workday nicht validiert.Zahlungen mit Amortisationsart „Manuell“ für Abgrenzungen müssen abgewickelt und gezahlt werden, bevor Sie die Ausgaben amortisieren können.ZeitplanGeben Sie diese Option an, um einen Zeitplan für die Amortisation von abgegrenzten Ausgaben aus Raten in einem Amortisationszeitplan für Lieferantenrechnungen mit Abgrenzungspositionen zu definieren. - Verwenden Sie das RegisterAnhänge, um Dateien hochzuladen oder mit Drag & Drop abzulegen, z. B. Dokumente für Lieferantenrechnungen.Workday unterstützt die Dateitypen, die in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Systemfür Geschäftsdokumentanhänge aufgeführt sind.
- Klicken Sie aufÜbermitteln.Workday erstellt die Lieferantenrechnung beim Übermitteln oder Speichern. Die Rechnungsnummer wird oben angezeigt.
- Workday initiiert den GeschäftsprozessLieferantenrechnungsereigniszur Prüfung und Genehmigung. Wenn die Geschäftsprozessdefinition einen Genehmigungsschritt enthält, können Prüfer die Lieferantenrechnung ändern, bevor Sie sie genehmigen.
- Beachten Sie beim Anzeigen der Transaktion Folgendes:
- Positionsdetails: Zeigen die buchhalterische Verteilung aller Einstandskostenbeträge an, die den Positionen aus dem Header zugewiesen wurden, sowie denBruttobetrag(erweiterter Nettobetrag plus zugewiesene Steuern, Frachtkosten und andere Kosten). Workday verwendet den Bruttobetrag für Folgendes:
- Solleintrag der Ausgabenbuchung
- Rückstellungen für Eingänge
- Budgetprüfung von Ausgabentransaktionen
- Standardmäßige Anschaffungskosten während der Asset-Registrierung
- Das RegisterSteuerzeigt den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Verteilung erstattungsfähiger und nicht erstattungsfähiger Steuerbeträge basierend auf folgenden Elementen
- Steueranwendbarkeit
- Steuercode
- Steuerpflichtiger Betrag
- Workday erstellt für genehmigte Transaktionen automatisch operative Journale in der Unternehmenswährung. Wenn sich die Transaktions- und die Unternehmenswährung unterscheiden, rechnet Workday die Beträge in die Unternehmenswährung um.
- Nach Abschluss des GeschäftsprozessesLieferantenrechnungsereignisverarbeitet Workday Buchungen für Lieferantenrechnungen wie folgt:
- Für Positionen ohne Abgrenzung wird die Kontierungsregel „Ausgaben“ verwendet.
- Für Abgrenzungspositionen wird die Kontierungsregel„Abgegrenzte Ausgaben“verwendet.
- Verwenden Sie den BerichtLieferantenrechnungen suchen, um vorhandene Rechnungen, die Sie gespeichert oder übermittelt haben, zu öffnen und zu aktualisieren.
Wenn Sie
Zeitplan
als Amortisationsart für Abgrenzungen ausgewählt haben, wählen SieAmortisationszeitplan für abgegrenzte Ausgaben erstellen
in den möglichen Aktionen für die Lieferantenrechnung, um den Zeitplan zu erstellen und Raten für die Amortisation von Ausgaben zu generieren.