建立獎勵
- 建立獎勵的輔助元素。請參閱「」步驟︰設定獎勵 。
- 請在「補助金管理」功能區中配置「資助事件」業務流程和安全原則。
資助合約是由您指定的業務規則、條款和條件，適用於您與讚助單位之間的資助協議。Workday 會使用資助中的資訊來決定如何計算資助成本、分配資助積分以及認列收入。獎勵可包括︰
- 一或多項資助明細的授權金額和生效日期範圍。
- 承諾工作量與特殊條件
- 用於計算設施及行政費用成本的配置。
- 直接和間接贊助單位資訊
- 將獎勵積分分配給多個部門。
- 為維護您的資助而需要完成的任務。
- 存取「建立資助」任務。
- 填寫總覽分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 資助的組織選取與此資助相關聯的組織 Worktag。在這些 Worktag 中具有角色的使用者俱有檢視存取權，並且可以報告資助，即使他們在「 」公司中沒有角色也是如此。資助合約擁有者Workday 會在此欄位填入建立資助的人員，並將其姓名新增至「資助合約負責人」安全群組。當您需要將審查和核准轉給負責整個資助的單一員工時，您可以在業務流程中指定此安全群組。您無法在此任務之外指派「資助合約負責人」角色。主要贊助單位為您的資助設定條款與條件的組織。範例︰A 大學獲得美國國家科學基金會 (NationalScience Foundation) 的一項資助，而 B 大學又將一項間接資助。 B 大學可將 A 大學列為贊助單位和付款贊助單位，並將美國國家科學基金會列為主要贊助單位。付款贊助單位資助資助的組織。範例︰您收到美國國家衛生研究院 (NIH) 的資助，以及美國衛生與公共服務部 (DHHS) 的資助。您可以將「贊助單位」設定為 NIH，將付款贊助單位設為 DHHS。付款類型若要使用信用狀，請選取與您要使用的信用狀付款類型相符的付款類型。信用狀選取包含相同內容的信用狀︰- 贊助為資助的付款贊助單位。
- 「付款類型」為資助中的「付款類型」。
預設支出限制選取您要用來填入所有資助明細的預設支出限制。選取受支出種類或物件類別限制的支出限制。您只能將支出限制 (依薪資組成群組) 套用至具有多個資金來源的專案，而無法套用至補助金。您可以在個別資助明細中設定「支出限制」欄位，以覆寫這些支出限制。驗證支出時，Workday 僅會參考資助明細中的支出限制，不會參考資助標頭中的「預設支出限制」。資助計畫計費序號 - 作用中選取此核取方塊可將計費序號新增至贊助單位發票。您可以使用資助計畫計費順序做為發票的可自訂標籤。資助計畫計費序號格式/語法請輸入資助計畫計費順序，以便識別資助或贊助單位。資助計畫計費序列可包含文字字串，後跟日期或序號模式。請使用方括號將模式括起來。範例︰Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] 會建立一個包含以下項目的資助計畫計費序列︰- 可識別贊助單位蓋茨基金會的文字字串。
- 從「目前的資助計畫計費序號」遞增的發票號碼序列。
- 您以指定模式產生髮票的日期。
此選項會在您選取「資助計費順序」核取方塊時顯示。目前使用的資助計畫計費序號輸入您想要做為序列開頭的任何數字。您輸入的數字也可以是其他ID產生器中現有序列的延續。Workday 會在每次為此資助開立發票時，遞增此數字。此選項會在您選取「資助計費順序」核取方塊時顯示。資助計畫計費序列產生器規則請建立或選取資助計畫計費順序規則，以配置發票的順序。此選項會在您選取「資助計費順序」核取方塊時顯示。資助貨幣請選取付款贊助單位接受的貨幣。Workday 會在此欄位中填入付款贊助單位的預設貨幣。資助金額為零您可以建立零金額的獎勵，以便在獎勵收到撥款之前擷取活動。當您選取此核取方塊時，Workday 會將贊助的資金欄位覆寫為零。當資金可用時，您可以修改資助，以清除「零金額資助」核取方塊並輸入資助詳細資料。當您根據金額為零的資助建立支出明細時，Workday 不會為可報銷成本支出明細產生客戶發票。成本分攤總額請輸入貴公司計入資助成本的計畫金額。贊助單位要求分攤成本如果贊助單位要求您的公司支付總資助金額的一部分，請選取此核取方塊。授權金額輸入贊助單位核准的此資助金額。此金額必須等於「資助明細」分頁中所有資助明細的金額總和。計費限額覆寫值請輸入計費限額，以覆寫現有資助的授權金額。範例︰您將已核准的 1,000 美元中的 400 美元換算成舊的資助。請將「計費限額覆寫值」設為 600 美元，以避免總支出超過授權金額。資助時間表請選取或建立一個獎勵時間表，其過帳間隔必須符合獎勵的報告要求。當您將成本分攤用於可報銷成本計費，且交易總額超過授權金額或計費限額覆寫值時，Workday 會︰- 開立覆寫金額的發票。
- 按比例拆分直接成本與間接成本或設施及行政費用 (F&A)，並保留每筆交易的 F&A 成本費率。
- 在資助明細分頁上，新增列。填寫此列時，請參考以下說明︰
選項 說明 複製明細按一下可讓 Workday 新增資助明細，填入所選資助明細的明細資訊，並將補助留空。在新的資助明細中，您可以︰- 新增現有的補助金。
- 當您有權建立補助金時，請建立新的補助金。
複製明細並複製補助金按一下，讓 Workday 複製補助金資訊和資助明細。Workday 會建立補助金草稿，並從以下資料填入資訊︰- 當您複製已儲存補助金的明細時，選取明細中的補助金。
- 儲存的原始補助金 (當您複製包含草稿補助金的明細時)
Workday 還在「補助金」提示下方新增了「修改補助金草稿」按鈕，讓您能夠檢閱和更新復制和未儲存的補助金資訊。當您提交變更時，Workday 會儲存新的補助金或儲存備用。此按鈕只會對有權建立補助金的使用者顯示。若要防止所有使用者在復制資助明細時建立新的補助金，您可以在補助金管理配置中選取「停用複制明細和復制補助金」選項，以隱藏此按鈕。請參閱「」設定補助金管理配置 。公司當您新增資助明細時，Workday 會在此欄位填入資助標頭中的公司。對於多公司資助，請選取您要從中收取資助明細的關係公司。您可以選擇符合以下條件的關係公司︰- 可起始公司間交易的資助標頭為「」。若要確定公司是否可以起始公司間交易，請存取資助標頭公司的「檢視公司的公司間交易基本資料」任務，並檢查該資助明細公司是否已設定「允許起始」選項。請參閱「」定義公司間交易設定 。
- 與資助標頭公司「」共用相同貨幣。
- 請使用與資助標頭公司「」相同的科目集。
行類型選擇您針對資助明細向贊助單位計費的方式。您選取的明細類型決定了您在資助明細中看到的欄位。如果您在填寫其他欄位後變更明細類型，這些欄位中的資訊可能會遺失，而新的明細類型則無法提供這些資訊。資助明細中的公司會決定可供選取的明細類型。若要選擇明細類型，請在資助明細公司() 的補助金管理配置中，將該明細類型新增為有效的明細類型。您可以選取︰- 「可報銷成本」，用於就某個計費期間內產生的直接支出和餐飲費與讚助費金額向贊助單位收取費用，或用於消耗預付款中的已支出金額。
- 「固定金額」，無論您何時產生資助成本，都會按預先確定的金額向贊助單位計費。
如果要從贊助單位接收推進，在您產生資助成本時將其消耗，Workday 建議您選取「可報銷成本」明細類型，而不是選取「預付款」明細類型。然後，您可以在建立計費時間表時選取「預付款」時間表類型。主要請選取 1 個資助明細做為主要資助明細。補助金若要將同一項補助金關聯至多個資助明細，資助明細中的日期不可重疊。若要將支出計入資助明細，請將補助金新增為支出交易或薪資成本計算分配的 Worktag。明細金額所有明細金額的總和必須等於「總覽」分頁上的授權金額。收入種類請選取要為贊助單位的付款記帳的收入種類。支出限制請在資助明細中選取或建立您要應徵支出的支出限制。當您在資助標頭上設定「支出限制預設值」時，Workday 會為您預先填入此欄位，但您可以在資助明細中變更此欄位。當您選取多個支出限制時，請確認所有支出限制都是針對允許的成本或不允許的成本，而不是兩者皆有。請參閱「」建立支出限制 。當您同時選取允許和不允許的支出限制時，Workday 只會檢查允許的支出限制。針對您選取的每個支出限制，在您要套用限制的每個支出領域中建立自訂驗證，並使用「補助金允許的支出來源」外部欄位在中表示支出種類、薪資組成群組或物件類別。支出限制 請參閱「」範例步驟︰在補助金上實施支出限制 。若要查看受資助明細支出限制封鎖的支出交易，請存取「資助支出限制稽核報告」。遞延收入從明細類型提示中選取固定金額時，您可以選取此核取方塊，在獎勵收入認列時間表中認列收入，並將會計過帳至遞延收入科目過帳規則。若未選取此核取方塊，Workday 會在支出交易完成時認列收入。費率協議Workday 要求對可報銷成本資助明細的計費必須有費率協議。如果您在可報銷成本資助明細中沒有餐飲與服務需求，可以建立零費率協議。您選取的費率協議會決定資助明細中的「基礎類型」和「對像類別集」。費率協議也會在「成本費率類型」欄位中預先篩選符合資格的成本費率類型。成本費率類型對於可報銷成本、固定金額或預付款的資助明細，請選取成本費率類型，以便針對不同地點套用不同的餐飲費率。您可以編輯餐飲費率協議，以新增費率類型。例外對於可報銷成本、固定金額或預付款資助明細，選取財務及會計例外，即可執行以下操作︰- 覆寫餐飲費率協議上的機構餐飲費率。
- 免除贊助單位的機構餐飲費用。
- 覆寫或放棄特定物件類別中費用的 F&A 費率。
如果例外包含的基礎類型與 F&A 費率協議中的基礎類型不同，請確保這兩種基礎類型具有相同的物件類別集。收入分配基本資料請選取基本資料，決定 Workday 如何跨組織分配公用及行政費用或間接成本的收入回收。基礎上限在可報銷成本、固定金額或預付款資助明細中，選取或建立一個基礎限額，該限額可定義您用來計算餐飲成本的最高直接成本金額。當您在多個資助明細中使用相同的基礎限額時，所有的資助明細會共用該基礎限額的同一個資金池。範例︰您將 25,000 美元的相同基礎限額 BL_25K 指派給 2 個資助明細。您可以根據兩個資助明細之間總支出的前 25,000 美元來計算餐飲費用。如果您在第一個資助明細中支出了 15,000 美元，則在第二個資助明細中，您最多只能針對總支出中的 10,000 美元來計算餐飲費用。若要查看已使用多少基礎限額、剩餘多少，以及是否超過基礎限額，您可以存取基礎限額稽核報告。開始日期結束日期當您在多個資助明細中使用相同的補助金時，請確定資助明細中的開始日期和結束日期沒有重疊。Worktag請選取 1 或多個 Worktag，決定哪些組織可在資助明細中認列收入。資助明細薪資上限若要透過 Workday Financials and Grants Management 對獎勵使用薪資上限，您必須在獎勵明細中指定薪資上限。如果您需要建立薪資上限，請參閱「」設立薪資上限（美國） 。請使用資助明細薪資上限覆寫欄位，選取生效日期涵蓋資助明細日期的覆寫值。當您在補助金和獎勵明細中同時指定薪資上限時，獎勵明細中的薪資上限優先。只有當您要套用薪資上限而不使用 Workday Financials and Grants Management 時，才會使用補助金的薪資上限。當員工的薪資成本計算分配包含超過薪資上限的子分配時，請確認符合以下任一條件︰- 相同的薪資上限在整個資助明細日期範圍內都有效。
- 資助明細中未包含開始日期或結束日期。
若要將資助積分套用至可報銷成本、固定金額或預付款資助明細，請配置資助積分區段。 - (選用) 在附件分頁上，透過將附件指派給您在分段安全群組中存取權限的附件種類，保護附件的存取權限。安全群組也會決定「獎勵事件」業務流程中的附件存取權。
- (選用) 在特殊條件分頁上，為特殊條件類型新增備註，以說明贊助單位為資助專案而要求的條款。
- (選用) 在「承諾工作投入」分頁上，輸入承諾完成資助的人員詳細資料。完成任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 個月請輸入此人員在一年中承諾兌現此資助的總月數。當您輸入月份值時，Workday 會在「年度承諾工作投入」填入對應的百分比。年度承諾工作投入輸入人員在一年中承諾兌現資助的百分比。您可以使用承諾工作投入來追踪贊助和成本分攤的工作投入。承諾工作投入資料僅供報告用途，不會影響您的薪資或成本計算分配或義務準備金。實施工作認證 ()時，您可以存取 Workday 提供的報告，將承諾工作投入與認證工作投入進行比較。請參閱「」參照︰承諾工作投入報告 。 - (選用) 在計畫分頁上，請務必先填入預算檢查選項集，然後再將資助提交審核。請參閱「」 步驟︰設定資助預算檢查若要在提交獎勵時將計畫提交審核，請配置「獎勵事件」業務流程，以新增「資助預算中心」步驟。
- (選用) 若要將資助成本和超支的百分比，分配至可報銷成本、固定金額或預付款資助的特定 Worktag，請存取資助積分分頁。完成任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 資助積分定義請選取一個資助積分定義，其中包含您要分配資助積分的 Worktag。當您選取可啟用多組織報告的資助積分定義時，來自多個組織的員工就可以報告該資助。資助積分 Worktag請在「資助積分定義」中選取其中一個 Worktag。將 Worktag 新增至資助積分明細後，對該 Worktag 具有安全存取權的角色即可報告該資助。資助積分分配百分比將積分分配給您選取的 Worktag。範例︰機構可在成本中心之間分配獎勵積分，為有關財務及會計重新分配或超支指派的決策提供依據。Workday 要求，對於每個資助積分定義，資助明細中所有 Worktag 的已分配資助積分總和必須為 100%。
Workday 會起始
「獎勵事件」
業務流程，並將獎勵送交審查和核准。建立資助的計費時間表。您也可以在完成步驟之後，將資助計畫計費時間表的建立併入
「資助事件」
業務流程。