設定注意事項︰獎項

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設定注意事項︰獎項

本主題可幫助您在規劃資助的配置和使用時做出決定。主要內容包括︰

設定其他行事曆的原因

如何搭配 Workday 的其他功能使用

後續影響以及跨產品交互作用

安全要求事項與業務流程配置

實作前應考量的問題和限制

請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

功能用途

資助可讓您記錄資助合約的詳細資料，以便將補助金計入費用、計費和收取收入。資助包含 1 或多項資助明細，這些明細可識別資金來源和用於計算收入的參數。

商業效益

您可以透過以下方式簡化獎勵流程並提高效率︰

將資助支出與資金、補助金和讚助單位相關聯。

使用資助協議中的成本費率，計算資助支出的設施及行政費用 (F&A) 或間接成本。

將所有資助相關詳細資料彙整於 1 個位置，包括附件、預算計畫、承諾的正職員工工作投入和特殊條件。

針對資助支出認列收入

直接和間接資助成本的計費贊助單位。

追踪資助維護任務

使用個案

為在一個計費周期內產生的可報銷成本直接支出和餐飲費用支出贊助單位。

當您完成可報銷成本的支出交易時，計算並認列獎勵支出中的餐飲費用收入。

將獎勵積分和收入分配給多個部門。

對獎勵強制執行支出限制、計費限製或薪資上限。

放棄部分或全部贊助單位的財務及行政費用成本，並在您的部門間分攤成本。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您要如何向贊助單位計費？	您可以對下列資助明細類型的讚助單位計費︰可報銷成本的支出金額和餐飲費用。固定金額預付款金額您可以建立按分期或交易計費的計費時間表。您也可以使用計費里程碑來控制計費。「混合計費時間表」可讓您根據預付款向贊助單位計費，然後隨著時間的推移將預付款與可報銷成本支出一起消耗。Workday 會在計費時間表中顯示專案的餘額。
您如何確保對資助合約的監督？	在下列情況下，您可以將業務流程配置為將資助合約送交審查和核准︰建立 Workday 獎勵或獎勵建議。透過修訂或更正的方式更新決標。完成資助維護任務，例如報告。由於餐飲費率或預算日期有變，請重新計算資助成本。
與資助相關的薪資和其他支出如何計入資助或補助金？	將補助金 Worktag 新增至薪資成本計算分配或支出交易，即可將與獎勵相關的薪資或支出計入補助金。接著，Workday 會依據補助金 Worktag 和支出明細中的預算日期，以及資助明細日期和物件類別對應等其他配置，決定要將支出計入哪一項資助明細。補助金必須來自讚助的資金，才符合資格進行財務及行政費用計算和收入報銷。將其他 Worktag 新增為補助金的相關 Worktag，即可將其他 Worktag 與您的資助支出建立關聯。當您將補助金新增至支出交易時，支出會自動標記為相關的 Worktag。範例︰若要讓補助金一律與特定的資金和成本中心建立關聯，請將資金和成本中心新增為補助金的相關 Worktag。
您如何從資助贊助單位收回財務及行政費用或間接成本？	您可以配置資助的餐飲費率。當您為符合資格的資助支出做準備或付款時，Workday 會自動計算與支出相關聯的 F&A 成本和收入認列。然後，您可以同時向贊助單位計費直接和間接成本。
您想要在何時認列獎勵的收入？	您可以透過以下方式認列收入︰當您完成或結算支出交易時。在資助收入認列時間表中。您可以將資助收入認列時間表與資助任務相關聯，以確保您在認列收入前已完成任務。在準備好認列收入之前，您也可以暫停收入認列時間表。
您是否要根據支出的支出種類套用不同的 F&A 成本費率？	您可以建立 F&A 例外，以將不同的 F&A 費率套用至不同的物件類別。相同的 F&A 費率適用於相同物件類別中的所有支出種類。若要套用與主要費率不同的餐飲費率，您可以︰以新費率覆寫主要費率，而不假設您部門中的成本。放棄主要費率，為贊助單位套用新費率，並使用您所屬部門的資金支付差額。
您如何追踪資助合約或間接成本費率的變更？	有 2 種方式可以更新資助︰當您想在保留原始版本的同時建立新版本時 (例如當您要追踪的資助協議有變更時)，請修改資助協議。當您想要更新目前版本而不儲存原始副本時 (例如當您想要更正次要輸入錯誤時)，請更正決標。您可以隨時存取資助的歷史版本。
您需要完成哪些 Workday 以外的任務或報告才能維護您的獎勵？	您可以建立資助任務清單，追踪在計費或關閉資助前需要完成的里程碑任務。您可以使用範本，為具有相同贊助單位、目的代碼或獎勵類型的獎勵快速建立任務清單。您可以設定通知，在里程碑任務受指派者的任務即將到期或逾期時，向其發出提醒。當您將資助任務設為計費里程碑時，Workday 會確保在您完成任務之前，不會對計費分期進行計費。
您是否要將積分分配給同一個獎勵中的多個組織，或允許多個組織的員工報告該獎勵？	您可以使用獎勵積分將獎勵積分分配給多個部門。當您為獎勵積分啟用多組織報告時，來自具有積分分配的組織的任何員工都可以報告該獎勵。
您是否需要將資助合約中的某些欄位取消填入或設為特定值？	您可以在資助合約或資助修訂中建立自訂驗證，以強制執行資助上的特定欄位一律為︰已填入。未填入。設為特定值未設為特定值。您可以為資助標頭、資助明細和資助角色上的任何欄位建立自訂驗證。範例︰您可以建立自訂驗證，以確保︰已在一項資助中指派「主要調查人員」角色。聯邦政府資助的資助，一律會在資助標頭中指定援助清單。資助明細日期已設定。

建議

若要接收贊助單位的預付款並從預付款餘額中扣除已支出的金額，請在預付款計費時間表中使用可報銷成本資助明細，而不是使用預付款資助明細。

使用資助任務來接收到期日即將到來之關閉任務或報告需求的通知。

要求

為您的財務會計設定必要的 Worktag。

若要計算資助收入並將其計費給贊助單位，請使用贊助單位提供的資助資金。

若要維護資助預算，請建立計畫結構。

對於可報銷成本和固定金額的資助明細，請建立物件類別對應，以將您的內部支出種類對應至贊助單位成本種類。若要在讚助單位發票上報告預算與實際值的比值，請在資助的計畫結構中加入物件類別，做為維度。

限制

一項資助最多只能包含 200 個資助明細。若要支援超過 200 個資助明細，請建立多個資助。

您可以建立贊助單位資助或成本分攤的獎勵，但 Workday 只會計算獎勵成本，並認列贊助單位資助的獎勵。

用戶設定

建立序列 ID，以指派給新的資助。

請存取

「編輯用戶設定 - 財務」

任務，將新的序列 ID 對應至

資助的 ID 產生器

。

安全性

請在「補助金管理」功能區中配置以下網域︰

Domain (網域)	注意事項
流程︰決標	可讓您存取與建立、維護和檢視資助相關的任務和報告。
報告︰決標	可讓您報告以下資助︰預算積分群組維護任務
設定︰補助金管理	可讓您配置資助支援詳細資料，包括補助金、財務與分析配置、資助計費、資助任務清單和物件類別集。

若要建立或編輯資助項目的計費時間表，請在「客戶合約」或「專案計費」功能區中配置 「流程︰計費」
網域。

業務流程

業務流程	注意事項
資助事件	將新的資助合約送交審查和核准。您可以將以下動作步驟新增為子流程︰「資助計畫計費時間表事件」，在資助建立流程結束時建立資助計費時間表。資助預算中心，將資助合約傳送給核准者，以檢查總金額與預算計畫金額。
資助修訂事件	將資助修訂送交審查和核准。您可以新增子流程來建立資助預算修訂。
資助計畫計費時間表事件	將新建立的資助轉給負責建立資助計費時間表的人員。
資助提案事件	將資助提案送交審查和核准。
資助任務事件	當任務受指派者在 Workday 中將獎勵任務標示為完成時，將獎勵任務送交檢閱和核准。
重新處理資助成本事件	當您重新處理修訂後的資助成本時，將重新計算資助成本的路徑送交審核。

報告

報告	注意事項
資助的資助積分資助明細的資助積分	可讓您檢視公司資助或資助明細中的資助積分。
尋找資助	可讓您檢視特定資助的配置。
尋找資助任務	可讓您列出及檢視所有資助維護任務。
尋找獎項	可讓您列出及檢視指定公司的所有獎勵。
尋找子收受單位	可讓您檢視指定資助的子收受單位。
檢視資助的讚助單位發票	可讓您列出及檢視為資助合約產生的客戶發票。

整合

Web 服務	注意事項
更正資助	在不儲存原始資助版本的情況下更正資助。
獲得獎勵提交資助	擷取或建立資助合約。提交獎勵 Web 服務可起始獎勵事件業務流程。
取得資助合約修訂與更正原因更新資助協議修訂和更正原因	擷取、建立或更新資助合約修訂和更正的原因。您可以根據這些原因將資助修訂送交審核。
取得資助積分定義更新獎勵積分定義	擷取、建立或更新資助積分定義。
取得資助生命週期狀態更新資助生命週期狀態	擷取或設定資助或資助明細的資助生命週期狀態。您可以根據資助生命週期狀態建立自訂驗證。
取得計費時間表提交計費時間表	擷取、建立或更新資助的計費時間表。
取得資助任務狀態更新資助任務狀態	擷取或更新資助維護任務的狀態。
取得聯邦國內援助目錄更新聯邦國內援助目錄	擷取、建立或更新資助的援助清單資訊。
取得子收受單位更新子收受單位	擷取、建立或更新資助的子收受單位。子收受單位必須是與資助相關公司的供應商。
提交資助合約修訂	提交資助合約修訂，並將修訂送交審核。此 Web 服務可起始「資助修訂事件」業務流程。

連結和觸點

功能	注意事項
銀行業務與結算	您可以提取贊助單位付款資金，以結算電子付款和存款。
預算與計畫	建立資助計畫時，您可以根據計畫預算金額驗證資助撥款金額。當您維護資助預算時，Workday 會先驗證支出金額是否在預算範圍內，然後才會核准交易。
客戶帳戶	您可以開立贊助單位發票以向贊助單位計費。
財務	您可以從資助項目中扣除支出金額，並針對財務中功能區的支出向贊助單位計費。範例︰費用、存貨、採購和供應商帳戶。
財務會計	您可以配置科目過帳規則，指定要讓 Workday 將計算出的資助成本和收入認列的日記帳明細過帳的分類帳科目。當您配置物件類別以將內部支出種類對應至贊助單位成本種類時，Workday 會將物件類別 Worktag 新增至營業和會計日記帳。
薪資	您可以將薪資和薪資會計調整計入獎勵補助金的費用中。當您指派薪資上限時，Workday 會將其他薪資成本計算 Worktag 套用至符合以下條件的薪資金額︰超過上限。不屬於薪資上限的薪資組成。
學生財務	當您的資助資助學生獎助學金時，您可以向贊助單位收取獎助學金以進行報銷。
供應商帳戶	資助的子收受單位必須是與資助相關聯的公司的供應商。
Time	您可以追踪正職員工在專案上花費的時間，以確保他們完成承諾的獎勵工作。