建立預算檢查選項集
- 在所需的財務業務流程中，新增「檢查預算」做為動作步驟。
- 安全性︰設定︰Grants Management 功能區中的 Grants Management網域。
對於資助中要進行預算檢查的每個計畫，您可以建立預算檢查選項集，以填入預算控制選項。這些設定會決定︰
- 要控制預算的嚴重程度。
- 您控制預算所依據的期間。
- 計畫或預算金額是否從先前期間累計。
- 存取「建立預算檢查選項集」任務。
- 完成此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 (主要)Workday 會在資助上的「預算檢查選項集」提示中填入您選取做為「主要」的預算檢查選項集。您只能選取 1 個設為「主要」的預算檢查選項。啟用預算檢查若業務流程包含「將預算檢查為動作」步驟，選取此項即可啟用預算檢查。包含已保留的日記帳明細選取此項可在計算可用餘額時包含已預留的日記帳。範例︰您有 2 筆獎勵相關交易會影響相同的預算。勾選此核取方塊後，即可提交第一筆獎勵相關交易。一旦第一筆交易通過預算檢查，Workday 就會︰- 立即將日記帳置於保留狀態。
- 在計算第二個資助相關交易的可用預算時，會考慮保留的日記帳。
即使未選取啟用預算檢查核取方塊，您仍然可以在承諾會計中包含保留的日記帳。允許貸項交易通過當交易增加您的預算超出原始預算時，您的交易將無法進行預算檢查。預算檢查選項對資助相關交易執行預算檢查時，選取預算控制的嚴重程度︰- 控制︰選取此項可防止交易發生，直到交易或預算有修訂以使其能夠通過預算檢查。
- 警告︰選取此項可在不採取更正動作解決例外狀況的情況下繼續交易。
當與補助金相關聯的交易資金不足時，這兩個選項都會提醒交易的建立者。累計控制期間選取此項可累計直到預算日期或會計日期的所有控制期間的金額。將先前期間的未支出預算結轉，並可在下一個期間使用。「清除」可根據交易的預算日期或會計日期所在控制期間的金額檢查交易。範例︰當在一年中建立的交易受預算限制時，Workday 會根據前 6 個月的累計預算金額檢查該交易。預算檢查的分類帳類型選取要納入預算檢查的分類帳類型。範例︰您可以在預算檢查中僅包含義務，而排除承諾。透過此配置，Workday 包括︰- 當您選取承諾準備金分類帳時，在背景中顯示義務準備金和實際費用。
- 當您選取義務分類帳時，背景中的實際費用
允許預算檢查覆寫選取此項可讓預算檢查審查人員核准預算檢查例外。當審查人員核准覆寫時，Workday 會在所有後續審查人員的交易預算檢查狀態旁邊顯示「覆寫授予」狀態。當檢閱人員核准覆寫時，交易會進行至父系業務流程的下一步。
新增在資助上設定的預算檢查選項。Workday 要求您必須先選取計畫結構和項目類型，才能使用
「預算檢查選項集」
提示。每個資助只能新增 1 個預算檢查選項集。