步驟︰設定資助預算檢查
- 請在您要檢查預算的財務業務流程中，將「檢查預算」新增為動作步驟。範例︰若要對計入補助金的會計日記帳進行預算檢查，請將「檢查預算」步驟新增至「會計日記帳事件」業務流程。
- 建立資助計畫類型的計畫結構。
- 建立並核准獎勵。
- 安全性︰設定︰Grants Management 功能區中的 Grants Management網域。
您可以對資助建立預算計畫，以限制特定 Worktag 以及特定分類帳科目或匯總中的資助支出。若要對資助啟用預算檢查，請執行以下操作︰
- 建立資助的計畫範本和計畫，以將計畫結構與資助相關聯。
- 編輯計畫上的預算檢查選項，指定在超出預算時是讓預算檢查失敗還是直接警告您、預算檢查的會計期間，以及是否應累計過去期間的預算金額。
- 使用要進行預算檢查的 Worktag 和分類帳科目/匯總來建立計畫明細，以維護預算。
- 提交預算。
- 請從資助的「計畫」分頁存取「建立預算範本」任務。請考慮︰計畫結構請為資助計畫類型選取計畫結構。計畫選取您要建立預算檢查的獎勵。您只能將 1 個計畫與一個資助相關聯。Workday 會為計畫範本建立計畫，並以資助的形式為其命名。預設項目類型獎項
- 在資助計畫分頁上存取「編輯預算檢查選項」任務。請考慮︰計畫結構選取您用來建立計畫範本的計畫結構。計畫名稱選取計畫範本的計畫。(提示︰此名稱與獎勵名稱相同。)主要只有當您使用「建立預算檢查選項集」任務建立預算檢查選項集時，才會顯示。選取此核取方塊可將預算檢查選項集指定為計畫結構中計畫的預設設定。當您選取此核取方塊時，Workday 會使用此預算檢查選項集的設定，為計畫結構的資助計畫填入「編輯預算檢查選項」提示。您只能選取 1 個預算檢查選項設為「主要」。啟用預算檢查選取此項可為業務流程包含「將預算檢查為動作」步驟的金融交易啟用預算檢查。包含已保留的日記帳明細選取此項可在計算可用結餘時包含已保留的日記帳。範例︰您有 2 筆資助相關交易會影響相同的預算。勾選此核取方塊後，您將提交第一筆資助相關交易。一旦第一筆交易通過預算檢查，Workday 就會︰
- 立即將日記帳設為「保留」狀態。
- 在計算第二個交易的預算餘額時，會考慮保留日記帳中的金額。
即使未選取「啟用預算檢查」核取方塊，您仍可在承諾會計中包含保留的日記帳。允許貸方交易通過檢查允許貸項交易通過，而無需其他檢查。範例︰若選取此選項，Workday 在處理退款時就不會檢查預算。預算檢查選項在對資助相關交易執行預算檢查時，選取要控制預算的嚴重程度︰- 控制︰選取此項可防止交易發生，直到交易或預算有修訂以使其能夠通過預算檢查為止。
- 「警告」︰選取此項可在不採取解決例外的更正動作的情況下繼續交易。
當與補助金相關聯的交易沒有足夠的資金時，這兩個選項都會提醒交易的建立者。累計控制期間選取此項可累計截至預算日期或會計日期的所有控制期間的金額。將先前期間的未支出預算結轉，並在下一個期間使用。「清除」可根據交易的預算日期或會計日期所屬控制期間的金額檢查交易。範例︰如果在一年中建立的交易受預算限制，Workday 會根據前 6 個月的累計預算金額檢查交易。預算檢查的分類帳類型選取要在預算檢查中包含哪些分類帳類型。範例︰您可以在預算檢查中僅包含義務準備金，而排除承諾準備金。透過此配置，Workday 包括︰- 選取承諾準備金分類帳時，在背景中顯示義務準備金和實際費用。
- 選取義務準備金分類帳時，背景中會顯示實際費用。
允許預算檢查覆寫選取後，當您將預算檢查選項設為「控制」時，預算檢查審查人員即可核准預算檢查例外。當檢閱人員核准覆寫時，Workday 會在交易的預算檢查狀態旁，為所有後續的檢閱人員顯示「覆寫已授予」狀態。當檢閱人員核准覆寫時，異動會移至上層業務流程的下一個步驟。 - 請從資助的「計畫」分頁存取「維護預算」任務。選取要進行預算檢查的會計期間和其他欄位。按一下「確定」繼續。為您要進行預算檢查的每個分類帳科目/匯總和 Worktag 組合新增計畫明細，並指定每個會計年度的預算金額。請考慮︰分類帳科目/彙總請為您要進行預算檢查的支出交易選取分類帳科目或匯總。Workday 會在分類帳科目/匯總中檢查Worktag欄中所選 Worktag 的交易。Worktag針對您要進行預算檢查的交易，選取 Worktag。
- 存取「提交預算」任務。
當支出交易在符合計畫明細中列出的條件時，所包含的金額超過各個預算期間的預算金額，就會發生預算檢查例外。您可以存取
「預算檢查例外」
報告，檢視有關例外的更多詳細資料。
不包含 Worktag 或不在計畫明細中列出的分類帳科目/匯總中的交易不接受預算檢查。
若要根據個別計畫明細以及補助金總預算檢查支出交易，請為該資助建立虛擬上下層計畫結構。請參閱「」範例︰設定總補助金的資助預算檢查 。