設定注意事項︰補助金管理

本主題有助於您規劃 Workday Grants Management 的配置和使用方式。主要內容包括︰

設定工時確認的原因

如何搭配 Workday 的其他功能使用

後續影響以及跨產品交互作用

安全要求事項與業務流程配置

實作前應考量的問題和限制

請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

Workday Grants Management 提供了一個綜合性平台，可讓您配置和管理資助的不同組成部分，包括︰

資助計畫計費

資助合約

資助提案

工作投入證明

設施及行政費用 (F&A) 或間接成本。

收入認列

贊助單位資訊

商業效益

計算與您的資助支出相關聯的餐飲費用。

使用 Workday Payroll 和 HCM 的即時資料驗證員工的工作投入。

協助確保遵守資助合約。

使用 Workday Financials 和其他支出來源中的資料，針對獎勵限額取得準確的支出帳戶。

使用個案

向贊助單位收取資助的直接和間接成本。

對獎勵施加計費限額、薪資上限和支出限制。

將內部支出種類對應至贊助單位支出種類。

與讚助單位重新協商餐飲費率時，覆寫或放棄餐飲費率。

通知您需要完成的非 Workday 任務和報告，才能維護獎勵。

為美國政府贊助單位準備工作投入證明報告。

追踪資助的多個補助金、資助明細日期和子受資助人。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您的資助是否由贊助單位或成本分攤？	您可以建立資金類型，以指出資金是否︰由贊助單位資助或成本分攤。有任何支出限制。在 Workday 中，您可以使用贊助或成本分攤的資金建立資助合約，但只能針對使用贊助資金的獎勵向贊助單位計費。
您希望如何計算資助支出的餐飲費用或間接成本？	Workday 會根據您在可報銷成本和固定金額資助明細中配置的 F&A 詳細資料，自動計算每筆支出的 F&A 成本。
您的讚助單位對成本種類的定義是否與您的組織不同？	您可以使用物件類別對應，將組織中的成本種類對應至贊助單位定義的成本種類。Workday 使用物件類別來︰確定適用於餐飲成本計算和報銷的支出交易。請使用贊助單位認可的成本種類，報告併計費資助支出。範例︰您的讚助單位同意報銷您屬於「實驗室設備與用品」成本種類的資助支出。您的公司未使用相同的成本種類，而是使用實驗室設備和實驗室用品來取得相同的支出。您可以建立物件類別「實驗室設備與用品」，並將「實驗室設備」和「實驗室用品」支出種類對應至該物件類別。當您購買任何實驗室設備或用品時，Workday 會在支出異動中附加「實驗室設備與用品」的物件類別 Worktag，讓您能夠計費並將支出報告給贊助單位。
您是否需要證明員工的工作量？	當您收到美國政府贊助單位的聯邦補助金時，Workday 可讓您產生工作投入證明報告，以證明員工的工作投入程度。您可以將工作投入證明報告送交部門或補助金經理人員進行檢閱和核准。如果要在驗證員工工作投入前規劃薪資成本計算和分配，可以預覽具有擬制工作投入證明的工作投入驗證報告。

建議

為您的補助金、方案或成本中心配置相關 Worktag。

如果要與原始支出交易分開追踪及報告獎勵支出費用，請配置您的資助成本處理規則，以覆寫獎勵支出種類和物件類別。

要求

配置您的公司，以便為該公司建立資助和設定資助成本處理規則。

若要使用工作投入證明，請在 HCM 中配置您的員工資料，並確保您的資料是 Workday Payroll 中的最新資料。

限制

無影響。

用戶設定

建立序列 ID，Workday 可使用此 ID 為新的資助、資助提案、補助金和讚助單位指派序列編號。

請使用

「編輯用戶設定 - 財務」

任務，將序列 ID 對應為資助合約、資助提案、補助金、提案補助金和讚助單位的業務文件序列 ID。

安全性

請在「補助金管理」功能區中配置以下安全網域︰

網域	注意事項
管理︰補助金	可讓您配置及管理補助和補助階層。
流程︰決標	可讓您配置及管理資助附件、資助計費和資助任務。
流程︰計費	可讓您配置及管理資助計費，包括計費時間表和發票。
設定︰工作投入證明	可讓您配置及管理工作投入證明報告。
設定︰資金	可讓您配置及管理資金。
設定︰補助金管理	可讓您配置及管理資助、財務分析配置和物件類別對應。
設定︰贊助單位	可讓您配置及管理贊助單位。

業務流程

業務流程	注意事項
資助修訂事件	可讓您︰請新增子流程，根據資助預算建立預算修訂。將資助金額修訂送交審查人員。
資助預算中心事件	可讓您提交資助預算計畫以供檢閱。可以是「獎勵事件」業務流程的子流程。
資助更正事件	可讓您更正資助。
資助事件	可讓您建立獎勵並將其送交審核。您也可以新增子流程以建立︰資助計畫計費時間表資助預算
資助提案事件	讓您將資助提案送交審查和核准。
資助任務事件	方便您將決標任務送交檢閱和核准。
工作投入證明事件	可讓您將工作投入證明報告傳送給員工和經理人員，以進行證明和行政審查。當您在認證流程中變更員工工作投入時，也可以新增子流程來建立薪資會計調整。
信用狀撥貸事件	可讓您︰自動登載信用狀撥貸付款。產生信用狀撥貸的付款。將信用狀撥貸送交審查和核准。
重新處理資助成本事件	可將重新計算的資助成本送交審核。

報告

報告或儀表板	注意事項
探索看板	提供獎勵、獎勵相關支出或工作投入證明的視覺分析。您可以在探索看板中使用這些報告資料來源 (RDS)︰資助明細資助資助任務可報銷成本交易明細工作投入證明明細工作投入證明
工作投入證明工作區	可讓您檢視及管理您有權存取的所有工作投入證明報告。
尋找資助報告	可讓您依公司和生效日期檢視資助資訊。您可以對傳回的列執行多面向搜尋。
我的獎勵儀表板	Workday 預定義的工作區，您可以使用 Worklet 配置該工作區，以報告組織中的獎勵。

整合

Web 服務	注意事項
更正資助	更新獎勵而不儲存先前的版本。
獲得獎勵	擷取最新版本的資助。
取得資金認購資金	擷取、建立或更新資金。
取得補助金認購補助	擷取、建立或更新補助金。
取得贊助單位更新贊助單位	擷取、建立或更新贊助單位資訊。
提交資助	建立新獎勵。
提交資助合約修訂	更新獎勵並保留先前版本的副本。

連結和觸點

功能	注意事項
銀行與結算	結算交易後，您只能針對以下支出領域中的資助支出計費︰費用報告薪資供應商帳戶
預算	您可以透過 Workday 預算來規劃您的資助和資助提案預算。
客戶帳戶	您可以使用客戶帳戶來管理贊助單位的應收帳款。
財務會計	Workday 會將 F&A 成本和收入認列的日記帳過帳到您在科目過帳規則中配置的分類帳科目。
HCM 核心	請先在 HCM 核心系統上設定正職員工資料，再對正職員工的工作投入進行驗證。
薪資	在驗證工作投入期間，Workday 會使用薪資日記帳來驗證員工薪酬是否與承諾的工作投入相符。當檢閱人員變更工作投入證明時，您可以起始薪資會計調整以反映變更。
費用存貨採購供應商帳戶	您可以將這些功能區和 Workday 內其他功能區的支出與資助相關聯，並為資助贊助單位計費。
學生財務	您可以從獎勵中扣除學生獎助學金，以便報銷。範例︰學生透過您的組織接受美國國家科學基金會的獎助學金。您可以從美國國家科學基金會贊助的獎項中扣除研究金費用。
Time	您可以依工作時數驗證工作投入。

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。請前往 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。