建立獎項
- 建立獎勵的輔助元素。請參閱「」 步驟：設定獎項。
- 在補助金管理功能區中配置獎勵事件業務流程和安全性原則。
- 存取「建立資助」任務。
- 完成「總覽」分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 資助的組織選取與此獎項相關聯的組織 Worktag。在這些 Worktag 中具有角色的使用者俱有檢視存取權，並且可以報告獎勵，即使他們在公司中沒有角色也是如此。資助合約擁有者Workday 會在此欄位中填入資助的建立人員，並將其姓名新增至資助合約負責人安全群組。當您需要將審查和核准傳送給負責整個資助的單一員工時，您可以在業務流程中指定此安全群組。您無法在此任務之外指派「資助合約擁有者」角色。主要贊助單位為您的資助設定條款與條件的組織。範例︰A 大學收到美國國家科學基金會的一項獎項，而 B 大學又將子獎勵核發給 B 大學。B 大學可將 A 大學列為贊助單位和付款贊助單位，並將美國國家科學基金會列為主要贊助單位。付款贊助單位支付資助的組織。範例︰您收到美國國立衛生研究院 (NIH) 的獎勵，以及美國衛生與公眾服務部 (DHHS) 的獎勵給付。您可以將贊助單位設為 NIH，將付款贊助單位設為 DHHS。付款類型若要使用信用狀，請選取與您要使用的信用狀付款類型相符的付款類型。信用狀選取資助中付款贊助單位的信用狀。預設支出限制選取您要用來填入所有獎勵明細的預設支出限制。您可以在個別獎勵明細上設定「支出限制」欄位，以覆寫這些支出限制。在驗證支出時，Workday 只會參照獎勵明細上的支出限制，而不是獎勵標頭上的「支出限制預設值」。資助計畫計費序列作用中選取此核取方塊，將計費序號新增至贊助單位發票。您可以使用資助計費順序做為發票的可自訂標籤。資助計畫計費序號格式/語法請輸入資助計畫計費順序，以協助識別您的資助資助或贊助單位。資助計畫計費順序可包含文字字串，後跟日期或序號模式。使用方括號將模式括起來。範例︰Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] 建立的資助計費序列包含以下項目︰- 文字字串，可識別贊助單位蓋茨基金會。
- 發票號碼序列，從「目前的資助計費序列號碼」遞增。
- 您以指定格式產生髮票的日期。
此選項會在您選取「作用中的資助計費序列」核取方塊時顯示。使用的目前資助計費序號輸入任何您想要做為序列開頭的數字。您也可以輸入與其他 ID 產生器中現有序列連續的數字。Workday 會隨著為此資助建立的每張發票而增加此數字。此選項會在您選取「作用中的資助計費序列」核取方塊時顯示。資助計畫計費序列產生器規則建立或選取資助計費順序規則，以配置發票的順序。此選項會在您選取「作用中的資助計費序列」核取方塊時顯示。獎勵貨幣選取付款贊助單位接受的貨幣。Workday 會在此欄位中填入付款贊助單位的預設貨幣。金額為零的獎勵您可以建立金額為零的獎勵，以在獎勵收到撥款之前記錄活動。當您選取此核取方塊時，Workday 會將贊助的籌資欄位覆寫為零。當資金可用時，您可以修改資助，以清除零金額資助核取方塊並輸入資助詳細資料。當您依據金額為零的獎勵建立支出明細時，Workday 不會為可報銷成本的支出明細產生客戶發票。成本分攤總額輸入貴公司計入資助成本的計畫金額。贊助單位要求分攤成本如果贊助單位要求貴公司支付總資助的一部分，請選取此核取方塊。授權金額輸入贊助單位核准的此資助金額。此金額必須等於資助明細分頁上所有資助明細金額的總和。計費限額覆寫輸入計費限額，以覆寫現有獎勵的授權金額。範例︰您將已核准的 1,000 美元中的 400 美元轉換為舊的資助。將「覆寫計費限額」設為 600 美元，以免支出總額超過授權金額。資助時間表選取或建立獎勵時間表，使其過帳間隔符合獎勵的報告要求。當您將成本分攤用於可報銷成本計費，且交易總額超過授權金額或計費限額覆寫時，Workday 會︰- 建立覆寫金額的發票。
- 按比例拆分直接成本與間接成本或設施及行政費用 (F&A)，並保留每筆交易的 F&A 成本費率。
- 在資助明細分頁上，新增列。填寫此列時，請參考以下說明︰
選項 說明 複製明細按一下表示 Workday 新增資助明細，從選取的資助明細填入明細資訊，並將補助留空。在新的資助明細中，您可以︰- 新增現有的補助金。
- 當您有權建立授予時，請建立新的授予。
複製明細和復制補助金僅對可建立授權的使用者顯示。按一下，表示 Workday 可複制補助金資訊和資助明細。當您使用明細複製補助金時，Workday 會建立補助金草稿，並從以下資料填入資訊︰- 複製已儲存補助金的明細時，在選取的明細中授予補助金。
- 儲存的原始補助金 (當您複製包含草稿補助金的明細時)
Workday 還在授予提示下新增了修改授予草稿按鈕，讓您能夠檢閱和更新已復制和未儲存的授予資訊。Workday 會在您提交變更時儲存新的補助金，或儲存變更以備日後使用。公司當您新增獎勵明細時，Workday 會在此欄位中填入獎勵標頭中的公司。對於多公司獎勵，請選取您要從中收取獎勵明細的關係公司。您可以選擇符合以下條件的關係公司︰- 已啟用以起始與獎勵標頭公司的公司間交易。若要確定公司是否可以起始公司間交易，請存取獎勵標頭公司的「檢視公司公司間基本資料」任務，並檢查獎勵明細公司是否已設定「允許起始」選項。請參閱「」 定義公司間交易設定。
- 與獎勵標頭公司共用通用貨幣。
- 使用與資助標頭公司相同的科目集。
明細類型選取您對資助明細的讚助單位計費方式。您選擇的明細類型決定了您在資助明細中看到的欄位。如果在填寫其他欄位後變更明細類型，您可能會遺失在新的明細類型上無法使用的欄位資訊。資助明細上的公司會決定您可從中選取的可用明細類型。若要讓明細類型可供選取，請在資助明細公司的補助金管理配置中，將該明細類型新增為有效的明細類型。您可選取︰- 「可報銷成本」，用於就某個計費期間產生的直接支出和 F&A 金額向贊助單位計費，或消耗預付款中已支出的金額。
- 「固定金額」，無論您何時產生資助成本，都會按預先確定的金額向贊助單位計費。
若要從贊助單位接收預付款以在您產生資助成本時使用，Workday 建議您選取「可報銷成本」明細類型，而不是「預付款」明細類型。然後，您可以在建立計費時間表時選取「預付款」時間表類型。(主要)選取 1 個資助明細做為主要資助明細。補助若要將同一項補助與多個獎勵明細相關聯，獎勵明細上的日期不能重疊。若要將支出計入獎勵明細，請將補助新增為支出交易或薪資成本計算分配的 Worktag。明細金額所有明細金額的總和必須等於總覽分頁上的授權金額。Revenue Category (收入種類)選取要為保薦人付款入帳的營業收入種類。支出限制在資助明細中選取或建立您要套用至支出的支出限制。您可以選取受支出種類和薪資組成群組或物件類別限制的限制。 選取多個支出限制時，請確保所有支出限制都是針對允許的成本或不允許的成本，而不是兩者的混合。請參閱「」 。當您同時選取允許和不允許的支出限制時，Workday 只會檢查允許的支出限制。針對您選取的每個支出限制，在您要套用限制的每個支出領域中建立自訂驗證，並使用「授予授予來源的允許支出」外部欄位來表示中的支出種類、薪資組成群組或物件類別。支出限制 請參閱「」 範例︰在補助金上實行支出限制。若要查看受獎勵明細支出限制阻止的支出交易，請存取「獎勵支出限制」稽核報告。遞延收入從明細類型提示中選取固定金額時，您可以選取此核取方塊，在獎勵收入認列時間表上認列收入，並將會計資料過帳至遞延收入科目過帳規則。如果您未選取此核取方塊，Workday 會在您的支出交易完成時認列營業收入。費率協議Workday 要求可報銷成本獎勵明細的計費必須有費率協議。如果您在可報銷成本的獎勵明細中沒有 F&A 要求，則可以建立零費率協議。您選取的費率協議會決定資助明細上的基礎類型和對像類別集。費率協議也會在「成本費率類型」欄位中預先篩選符合資格的成本費率類型。成本費率類型對於可報銷成本、固定金額或預付款獎勵明細，請選取成本費率類型，以針對不同地點套用不同的 F&A 費率。您可以編輯餐飲費率協議，以新增費率類型。例外對於可報銷成本、固定金額或預付款獎勵明細，選取 F&A 例外以執行以下操作︰- 覆寫您的餐飲費率協議上的機構餐飲費率。
- 免除贊助單位的機構餐飲費用。
- 針對特定物件類別中的費用，覆寫或放棄 F&A 費率。
如果例外包含的基礎類型與 F&A 費率協議上的基礎類型不同，請確保這兩種基礎類型具有相同的物件類別集。收入分配基本資料請選取基本資料，決定 Workday 如何在組織間分配財務及行政費用或間接成本的收入回收。Basis Limit (基礎上限)選取或建立基礎限制，以定義您可用來在可報銷成本、固定金額或預付款獎勵明細中計算 F&A 成本的直接成本最高金額。如果您對多個獎勵明細使用相同的基礎限額，則所有獎勵明細會共用相同的資金池用於該基礎限額。範例︰您將 25,000 美元的相同基礎限額 BL_25K 指派給 2 個資助明細。您可以根據 2 個獎勵明細之間總支出的前 25,000 美元來計算公職員工費用成本。如果您在第一個資助明細上支出了 15,000 美元，則您最多只能針對第二個資助明細總支出的 10,000 美元來計算 F&A 成本。開始日期結束日期當您在多個獎勵明細上使用相同的補助金時，請確保獎勵明細上的開始日期和結束日期不重疊。Worktag請選取 1 或多個 Worktag，決定哪些組織會針對資助明細認列營業收入。資助明細薪資上限若要透過 Workday Financials and Grants Management 對獎勵使用薪資上限，您必須在獎勵明細中指定薪資上限。如果您需要建立薪資上限，請參閱 。使用資助明細薪資上限覆寫欄位，選取生效日期涵蓋資助明細日期的覆寫值。當您在補助金和獎勵明細中指定薪資上限時，獎勵明細中的薪資上限優先。只有當您要在不使用 Workday Financials and Grants Management 的情況下套用薪資上限時，才會使用補助金的薪資上限。當員工的薪資成本計算分配包含超過薪資上限的子分配時，請確保︰- 相同的薪資上限在整個獎勵明細日期範圍內都有效。
- 資助明細不含開始日期或結束日期。
若要將獎勵積分套用至可報銷成本、固定金額或預付款獎勵明細，請配置獎勵積分區段。 - (選用) 在附件分頁上，將附件指派給您在區段安全群組中保護的附件種類，以保護附件的存取。安全群組也會決定獎勵事件業務流程中的附件存取權。
- (選用) 在特殊條件分頁上，為特殊條件類型新增備註，以說明贊助單位為專案提供資金所需的條款。
- (選用) 在「承諾工作投入」分頁上，輸入承諾完成資助的人員的詳細資料。完成此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 月請輸入此人員在一年中承諾履行此資助的總月數。當您輸入月份值時，Workday 會在「年度承諾工作投入」中填入對應的百分比。年度承諾工作投入輸入此人員在一年中承諾完成資助的百分比。您可以使用承諾投入來追踪贊助和成本分攤的投入。承諾工作投入資料僅供報告之用，不會影響您的薪資或成本計算分配或義務。實作工作投入證明時，您可以存取 Workday 提供的報告，將承諾工作投入與已驗證工作投入進行比較。請參閱「」 參照︰承諾工作投入報告。 - (選用) 在「計畫」分頁上，請務必先填入預算檢查選項集，然後再提交獎勵以供核准。若要在提交獎勵時提交計畫以供核准，請配置「獎勵事件」業務流程，以新增「獎勵預算中心」步驟。
- (選用) 若要將獎勵成本和超支的百分比分配至可報銷成本、固定金額或預付款獎勵的特定 Worktag，請存取獎勵積分分頁。完成此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 資助積分定義選取獎勵積分定義，其中包含您要分配獎勵積分的 Worktag。當您選取可啟用多組織報告的獎勵積分定義時，來自多個組織的員工即可報告該獎勵。資助積分 Worktag在資助積分定義中選取其中一個 Worktag。當您將 Worktag 新增至獎勵積分明細時，對該 Worktag 具有安全存取權的角色即可報告該獎勵。資助積分分配百分比將積分分配給您選取的 Worktag。範例︰機構可在成本中心之間分配獎勵積分，為有關 F&A 重新分配或超支指派的決策提供依據。Workday 要求，對於每個獎勵積分定義，獎勵明細中所有 Worktag 的已分配獎勵積分加總為 100%。
Workday 會起始
「獎勵事件」
業務流程，並將獎勵送交審查和核准。建立資助的計費時間表。您也可以在完成步驟之後，將獎勵計費時間表的建立合併到
獎勵事件
業務流程中。