Process: Procure to Pay Period Close
Consulte Period Close Product Flow para se familiarizar com o processo de fechamento de período.
Este tópico fornece diretrizes que você pode considerar para facilitar o processo de fechamento de fim de período e como gostaria de lidar com documentos em aberto relacionados a requisições, pedidos de compra, contratos de fornecedor e faturas de fornecedor.
A checklist do seu processo de procure-to-pay (da compra ao pagamento) pode consistir em diferentes tarefas. Considere essas diretrizes como um exemplo para suas atividades de fechamento de período. Para ver um caso de uso relacionado a esse tópico, consulte Caso de uso: aquisições até o fechamento do período de pagamento na Biblioteca de casos de uso.
- (Opcional) Considere revisar suas requisições em aberto usando o relatórioRequisições pendentes de aprovaçãoouSourcingdo seu locatário wdsetup e decida o que quer fazer com elas. Você pode:
- Suprir-los em pedidos de compra.
- Feche as requisições de que não precisa mais. Consulte Etapas: fechamento em massa de documentos de aquisição.
- Mantenha-os abertos.
- Acesse a tarefaFechamento em massa de documentos de aquisição.Feche em massa todas as requisições pendentes que você não emitirá como pedidos de compra.Segurança: processo de negóciosEvento de ação em massa para documentos de aquisiçãoe segurança na área funcional Procurement.
- (Opcional) Acesse o relatórioRequisitions Pending Approval or Sourcingno seu locatário wdsetup.Localize todas as requisições que você não supriu.Para obter mais informações, consulte Relatórios de aquisição.
- (Opcional) Considere a possibilidade de revisar seus pedidos de compra e pedidos de alteração para decidir o que fazer com eles. Você pode:
- Mantenha-os abertos.
- Aprove e emita todos os pedidos de compra ou de alteração pendentes.
- Para emitir pedidos de compra pendentes, acesse o relatórioLocalizar pedidos de compra.Verifique os pedidos de compra com o statusEm andamentoouRascunhoe altere seu status paraAprovadopara que você possa emiti-los.Consulte Referência: status de pedidos de compra.
- Emita os pedidos de compra para os quais deseja criar recebimentos e faturas de fornecedor.
- Crie pedidos de alteração para pedidos de compra emitidos.
- Acesse a tarefaFechamento em massa de documentos de aquisição.Feche em massa todos os pedidos de compra pendentes que você nunca receberá.Segurança: processo de negóciosEvento de ação em massa para documentos de aquisiçãoe segurança na área funcional Procurement.Para obter mais informações, consulte Etapas: fechamento em massa de documentos de aquisição.
- Se você habilitouFechar automaticamente pedidos de comprana tarefaEditar opções de aquisição da empresa, o Workday fechará os pedidos de compra em aberto ou emitidos quando forem:
- Totalmente recebido, com recebimentos no statusAprovado
- Totalmente pago
- (Opcional) Acesse o relatórioSupplier Contracts Needing Attentionno seu locatário wdsetup.Esse relatório exibe todos os contratos que vencem no próximo mês e com menos de 10% de saldo restante.Você pode selecionar para:
- Criar uma modificação para prorrogar o contrato.
- Copiar o contrato para um novo.
- Fechar o contrato.
Segurança: domínioProcess: Supplier Contract - Reportingna área funcional Procurement. - Revise e provisione todas as faturas de fornecedor em aberto.
- Acesse um ou todos estes relatórios:
- Localizar faturas de fornecedor: processe faturas com statusRascunhoouEm andamento.Segurança: estes domínios na área funcional Supplier Accounts:
- Reports: Supplier Accounts
- Process: Supplier Invoice - Reporting
- Itens em aberto do fornecedor: pague todas as faturas não pagas ou parcialmente pagas.Segurança:Reports: Supplier Accountsna área funcional Supplier Accounts.
- (Opcional)Provisão de linha da fatura de fornecedor não aprovadano seu locatário wdsetup.Use o relatório para criar um lançamento manual de estorno no final de cada período para provisionar faturas de fornecedor corretamente.Segurança:Reports: Supplier Accountsna área funcional Supplier Accounts.
Para obter mais informações, consulte Supplier Invoice Accrual Dashboard and Reports.
- (Opcional) Registrar ativos.Registrar e capitalizar os ativos e colocá-los em serviço antes de registrar a depreciação. Colocá-los em serviço indica com precisão seus ativos e despesas de depreciação.
- Crie uma programação para registrar despesas de depreciação e amortização para ativos da empresa.
- Execute uma destas ações ou ambas:Debitando contas de despesa, você amortiza faturas pré-pagas e parcelas relacionadas para o período a fim de diminuir o passivo de pagamento antecipado.
- Crie provisões de fim de período para recebimentos aprovados e não faturados referentes a produtos e serviços.Isso criará provisões de recebimentos para pedidos de compra que não sejam somente consignação, estoque ou faturamento.
- (Opcional) Criar execuções manuais de liquidação.Pague e liquide todas as faturas de fornecedor aplicáveis.Para obter mais informações, consulte Conceito: processamento de liquidação.
- Acesse a tarefaCorrigir lançamentos operacionais com erros.Corrija todos os erros em lançamentos operacionais não contabilizados no período atual.Segurança: domínioProcess: Audits and Correctionsna área funcional Financial Accounting.Para obter mais informações, consulte Solução de problemas: lançamentos financeiros.
- Feche grupos de atividades para aquisições, fornecedores e pagamentos ad hoc.Para obter mais informações, consulte Conceito: grupos de atividades de fechamento do livro-razão.
- (Opcional) Executar reavaliação.Para organizações multimoedas, reavalie os valores de lançamento em moeda estrangeira com base nas suas regras para o período.
- Concilie contas a pagar com o livro-razão.Use um ou todos estes relatórios para conciliar as suas contas a pagar com o saldo do livro-razão:
- Aging de contas a pagarSegurança: domínioReports: Supplier Accountsna área funcional Supplier Accounts.
- Conciliação de saldos de contas a pagar e de contas de fornecedorSegurança: domínioReports: Financial Accountingna área funcional Financial Accounting.
- Relatório compostoConciliação de contas a pagar e de contas de fornecedor.Segurança:Process: Payables to Supplier Reconciliation Initial Balancena área funcional Financial Accounting.Antes de executar o relatório, execute estas ações:
- Execute a geração de saldos originais de conciliação de contas a pagar e de contas de fornecedor para gerar saldos originais até o período atual ou qualquer outro período.
- Certifique-se de fechar completamente os períodos fiscais para todas as áreas funcionais.Fechar o status Em andamentoou fechar apenas contas de fornecedor não é suficiente. Se você abre um período anterior e faz ajustes que afetam as contas a pagar, o Workday não captura esses ajustes no relatório.
- Resumo de exceções de conciliação de saldos de fornecedor e contas a pagar.Segurança: domínioReports: Financial Accountingna área funcional Financial Accounting.
- Balanceteda conta do livro-razão de contas a pagarSegurança: domínioReports: Financial Accountingna área funcional Financial Accounting.
- Conclua a conciliação bancária.Concilie demonstrativos bancários com suas transações de caixa.
- Acesse o relatórioResumo da comparação entre dados contábeis e dados bancários - Linhas de demonstrativo bancário não compensadas.Verifique se há linhas não conciliadas.Segurança: domínioProcess: Bank Statement-Reportingna área funcional Banking and Settlement.
- Concilie manualmente todas as linhas que ainda não foram conciliadas.Para obter mais informações, consulte:
- Acesse um destes relatórios ou ambos para conciliar o caixa com os saldos bancários.
- Relatório Resumo da comparação entre dados contábeis e dados bancários
- Relatório de comparação entre dados contábeis e dados bancários por moeda da conta bancária
Segurança: domínioReport Executionna área funcional Tenant Non-Configurable.Para obter mais informações, consulte: - Conciliar transações de caixa com a conta do livro-razão.Use estes relatórios para conciliar suas transações de caixa com suas contas do livro-razão.
- RelatórioComposto de conciliação caixa/bancopara conciliar transações operacionais de caixa com a conta do livro-razão na moeda do livro-razão.
- RelatórioConciliação caixa/banco na moeda do bancopara conciliar transações operacionais de caixa com a conta do livro-razão na moeda do banco.
Segurança: domínioReport Executionna área funcional Tenant Non-Configurable. - Durante o fechamento de fim de exercício, transporte lançamentos de compromissos e obrigações para a primeira data do próximo período aberto.Esta é uma tarefa de fim de exercício e não de fim de período.Acesse a tarefaCriar livro-razãoe marque as caixas de seleçãoTransportar lançamentos para Aquisiçõespara as gradesCriar compromissoseCriar obrigações.Segurança: domínioSet Up: Ledger and Bookna área funcional Common Financial Management.