Conceito: fechamento

O Workday permite que você tenha vários períodos do livro-razão abertos ao mesmo tempo. Enquanto finaliza um período, você pode iniciar o próximo período do livro-razão. Você pode selecionar novos status e fechar atividades para um ou mais períodos e usar diferentes status e atividades de fechamento para outros períodos do livro-razão.

Se você tiver mais de um tipo de livro-razão, os períodos e status correspondentes estarão sempre em sincronia.

Exemplo: se sua empresa usa tipos

Valores reais

e

Compromissos

de livro-razão, você atualiza os períodos e os status do livro-razão para cada tipo simultaneamente.

Para fechar um período do livro-razão, você o bloqueia gradualmente para limitar novas atividades de lançamento à medida que trabalha para o fechamento.

Exemplo: em 2 de fevereiro, você altera o status do período do livro-razão de janeiro de

Em aberto

para

Fechamento em andamento

. Este status bloqueia a atividade de lançamento operacional para atividades específicas, como

Aquisições

. Você mantém a atividade de fechamento da folha de pagamento como

Em aberto

para processá-la na próxima data de execução, 15 de fevereiro.

Antes de fechar o exercício do livro-razão anterior, o Workday permite que você transporte os saldos do lançamento para o saldo inicial do exercício do livro-razão atual. Em qualquer ponto da linha do tempo de fechamento, você pode executar o processo

Transportar saldo de fim de exercício

para criar ou substituir saldos iniciais do lançamento. Esses saldos de lançamento inicial, combinados com a atividade de lançamento no exercício atual, oferecem os números mais recentes quando você gerar relatórios sobre o exercício do livro-razão atual.

Exemplo: você executa o processo de transporte em meados de janeiro depois de alterar o status dos livros-razão do exercício anterior para

Ajustes somente

. Executar o processo de transporte em meados de janeiro permite criar um balanço patrimonial de janeiro mais realista.

Você também pode fazer o Workday transportar saldos iniciais convertidos depois de transportar saldos de fim de exercício.

Assim como você pode ter vários períodos do livro-razão abertos simultaneamente, no Workday você pode ter o exercício do livro-razão anterior aberto enquanto trabalha no próximo. Deixe pelo menos um período do livro-razão em aberto (normalmente o último) para contabilizar os ajustes até que você esteja pronto para fechar o exercício do livro-razão.

Exemplo: você abre o período do livro-razão de janeiro no final de dezembro. Você limita gradualmente sua atividade de lançamento de dezembro, alterando o status do período do livro-razão. Em 10 de janeiro, você limita o período do livro-razão para

Ajustes somente

. Depois de fazer ajustes e fechar todos os períodos, no início de março você fecha o exercício do livro-razão anterior.

Para fechar um exercício, defina regras de fechamento de fim de exercício e execute o processo de fechamento do exercício do livro-razão. Feche todos os períodos do livro-razão do exercício antes de poder fechar o exercício do livro-razão. O processo:

(Opcional) Transporta os saldos restantes do exercício anterior para o saldo inicial do exercício atual pela última vez.
Atualiza o status do exercício do livro-razão para
Fechado
.

Para gerenciar seus procedimentos de fechamento, você pode criar checklists de fechamento no Workday para incorporar todas as etapas de fechamento ao fluxo de trabalho do processo de negócios. Na hora programada, o Workday envia uma notificação ao trabalhador atribuído para executar a tarefa. Com uma checklist de fechamento, você também pode analisar métricas de fechamento e enviar a qualquer momento notificações adicionais aos trabalhadores sobre uma etapa de fechamento.