Registrar ativos
- Defina o controle de ativos ou a contabilização de ativos. Consulte:
- Defina o processo de negóciosEvento de registro de ativose a política de segurança correspondente.
- (Opcional) Registre ativos automaticamente ou atribua informações contábeis adicionando estas etapas automatizadas ao processo de negóciosEvento de registro de ativos:
- Registrar ativos da empresa automaticamente
- Atribuir contabilização de ativos automaticamente
- Registre-se por meio de um recebimento e inclua a etapa de serviçoIniciarregistro de ativos da empresa a partir de recebimentono processo de negóciosRecebimento.
- Registre-se por meio de uma fatura de fornecedor e inclua a etapa de serviçoIniciarregistro de ativos da empresa a partir da faturano processo de negóciosEvento de fatura de fornecedor.
- Inicie o registro das linhas de recebimento de contrato de fornecedor. Adicione a etapa de serviçoIniciar eventos de registro de ativos a partir do recebimento de contrato de fornecedorno processo de negóciosRecebimento.O registro de ativos pode ser iniciado para linhas de contrato de fornecedor que você define comIntangívelcomo valor por padrão na categoria de despesa.
Para rastrear um ativo, registre-o em uma empresa. Você pode registrar ativos quando:
- Receber bens diretamente (não por meio de aquisições).
- Crie um recebimento para bens adquiridos ou linhas de recebimento de contrato de fornecedor.
- Crie uma fatura de fornecedor para bens adquiridos ou linhas de recebimento de contrato de fornecedor.
- Os métodos de registro são diferentes:
- Para registro manual, acesse a tarefaRegistrar ativos.
- Para registro por meio do processo de negóciosRecebimento, clique nas Minhas tarefas relacionadas.
- Para registro por meio do processo de negóciosEvento de fatura de fornecedor, clique nas Minhas tarefas relacionadas.
Para registro por meio de recebimentos e faturas de fornecedor, o Workday encaminha automaticamente a tarefaRegistrar ativoou a tarefaRevisar linhas rastreáveispara as Minhas tarefas apropriadas. Ao revisar linhas rastreáveis, você pode registrar ativos agrupados como um único ativo quando eles atendem aos requisitos das regras de agrupamento de ativos. Você também pode substituir as regras de agrupamento de ativos e registrar cada ativo individualmente. Use a tarefaRegistrar ativospara registrar ativos semelhantes que atendam ao requisito das regras de agrupamento de ativos. - Durante a execução da tarefa, considere:
Opção Descrição EmpresaUma empresa com um livro de ativos.Categoria de despesaItemO item de despesa adquirido ou o item de compra que você quer rastrear como um ativo. Você só pode selecionar itens que tenham uma categoria de despesa rastreada. A categoria de despesa, quando usada em uma regra de contabilização de ativos, identifica quando o tratamento contábil é diferente de despesa.Nome do ativoDescrição do ativoVocê pode editar ou inserir informações nesses campos para refletir como sua empresa rastreia esse ativo.ID do ativoNúmero de sérieFabricanteVocê pode definir esses atributos adicionais para melhorar a pesquisa e o rastreamento.Classe de ativoTipo de ativoOs valores por padrão são baseados na categoria de despesa especificada, mas você pode alterá-los. O Workday usa esses atributos para regras de depreciação adicional e relatórios externos.Centro de custo de coordenaçãoO Workday preenche o centro de custo na lista deopções Worktagsquando há uma worktag de centro de custo e você habilita a funcionalidade em seu locatário.Marque a caixa de seleção Preencherautomaticamente o centro de custo de coordenaçãona seçãoOpções de ativos da empresana tarefaEditar definição de locatário - Finanças.Coordenador de ativosSelecione o trabalhador que possui este ativo.Método de aquisiçãoSelecione o método de aquisição do ativo, comoLeasedouPurchased.Data de aquisiçãoA data do documento é preenchida automaticamente quando a origem do ativo é um recebimento de pedido de compra, recebimento de contrato de fornecedor ou fatura de fornecedor. Para iniciar a etapa de atribuição de contabilidade do processo de negócios apropriado, a data deve estar no passado.Número do pedido de compraO documento de origem da transação que iniciou o registro de ativos.O Workday calcula impostos e frete a partir do pedido de compra para ativos criados a partir de um recebimento sem uma fatura de fornecedor.Número do contrato externoQuando o ativo da empresa se origina de uma linha de contrato de fornecedor, o Workday preenche o número do contrato de fornecedor e a data de início do contrato a partir do contrato.Data de início/término do contrato externoAs datas de início e de término da linha de contrato de fornecedor para este ativo. O Workday requer datas de contrato para ativos com base em contrato de fornecedor.CustoMoedaQuantidadeO custo do ativo no momento da aquisição, na moeda base da empresa à qual o ativo pertence. Se o documento de origem do ativo estava em uma moeda estrangeira, o Workday traz o valor da moeda base como custo do ativo. Para ativos compostos não separados, o custo é a soma dos custos de alocação do componente. Para ativos agrupados, o custo é o custo total de todos os itens no agrupamento de ativos.Quantidadeexibe quantos ativos estão em um agrupamento de ativos ou quantos estão sendo usados como parte de um ativo composto.LocationO local físico onde você armazena um ativo ou onde ele está em uso. Se estiver capitalizando um ativo de projeto , o Workday preenche o local do projeto quando ele tem uma worktag de local.WorktagsUse worktags como palavras-chave para classificar e localizar transações com mais facilidade. Configure os tipos de worktag permitidos na tarefaManter usos de worktags. Quando você seleciona um tipo de worktag que tem worktags relacionadas, o Workday preenche automaticamente as transações com os valores de worktag relacionados.Quando você habilita o balanceamento por worktag opcional na tarefaManter configuração de balanceamento por worktag, o Workday equilibra totalmente as linhas de lançamento por meio de worktags de determinação de saldo opcionais. As linhas de lançamento automaticamente:- Herdam worktags de determinação de saldo opcionais com base nos tipos de worktag selecionados.
- Geram entradas a pagar e a receber para balancear transações.
Os ativos alugados por contrato de leasing herdam as worktags que você inseriu nas linhas de contrato de fornecedor.Quando você inicia o registro a partir dos eventos de recebimento e fatura de fornecedor, o Workday preenche automaticamente as informações do documento de origem.
O processo de negócios
encaminha a transação para revisão e aprovação. Depois que o registro do ativo é aprovado e concluído, o Workday altera o status do ativo de
Evento de registro de ativos
Registro pendente
para Registrado
. O Workday atribui uma ID de ativo da empresa, permitindo que você o rastreie. Se o registro do ativo for negado ou cancelado, o Workday remove o ativo do registro de ativos e altera o status do ativo para Removido
. Se os processos de negócios de recebimento e de fatura de fornecedor incluem uma etapa que registra um ativo, o Workday não duplica o registro. Para ativos imobilizados, o Workday encaminha a tarefa
Atribuir informações contábeis a ativos
para as Minhas tarefas apropriadas. A etapa de atribuição de serviço de informações contábeis deve estar na definição de processo de negócios
Evento de registro de ativos
ou Evento de fatura de fornecedor
. Quando um ativo registrado manualmente não atende aos critérios de validação personalizados, ele gera um erro crítico. Selecione
Editar registro de ativos
no menu de ações relacionadas do ativo para corrigir o erro e concluir o processo de registro do ativo. Emita ou coloque manualmente em serviço, transfira, aliene e reintegre para rastrear o ativo.