Registrar ativos
- Defina o rastreamento ou a contabilização de ativos. Consulte:
- Defina o processo de negóciosEvento de registro de ativose a política de segurança correspondente.
- (Opcional) Registre ativos automaticamente ou atribua informações contábeis adicionando essas etapas automatizadas ao processo de negóciosEvento de registro de ativos:
- Registrar ativos da empresa automaticamente
- Atribuir informações contábeis a um ativo automaticamente
- Faça o registro por meio de um recebimento e inclua a etapa de serviçoIniciarRegister Business Assets from Receiptno processo de negóciosRecebimento.
- Cadastre-se por meio de uma fatura de fornecedor e inclua a etapa de serviçoIniciarRegistrar ativos da empresa a partir da faturano processo de negóciosEvento de fatura de fornecedor.
- Inicie o registro das linhas de recebimento de contrato de fornecedor. Adicione a etapa de serviçoIniciar eventos de registro de ativos a partir de recebimento para contratos de fornecedorao processo de negóciosRecebimento.O registro de ativos pode ser iniciado para linhas de contrato de fornecedor que você define comIntangívelcomo valor por padrão na categoria de despesa.
Para rastrear um ativo, registre-o em uma empresa. Você pode registrar ativos quando:
- Recebe bens diretamente (não por meio de compras).
- Cria um recebimento para bens adquiridos ou linhas de recebimento de contrato de fornecedor.
- Cria uma fatura de fornecedor para bens adquiridos ou linhas de recebimento de contrato de fornecedor.
Os ativos que você registra com base em faturas de fornecedor e linhas de recebimento de pedido de compra podem ter um custo negativo ou zero.
Você também pode usar o serviço Web
Register Assets
para registrar ativos. Quando você habilita o rastreamento de ativos sem a contabilização de ativos, registre todos os ativos com um tratamento contábil de despesa.- Os métodos de registro são diferentes:
- Para o registro manual, acesse a tarefaRegistrar ativos.
- Para registro usando o processo de negóciosRecebimento, clique no relatório Minhas tarefas relacionado.
- Para o registro usando o processo de negóciosEvento de fatura de fornecedor, clique no link Minhas tarefas.
Para registro por meio de recebimentos e faturas de fornecedor, o Workday roteia automaticamente a tarefaRegistrar ativoouRevisar linhas rastreáveispara a seção Minhas tarefas apropriada. Ao revisar linhas rastreáveis, você pode registrar ativos agrupados como um único ativo quando atenderem aos requisitos de regras de agrupamento de ativos. Você também pode substituir as regras de agrupamento de ativos e registrar cada ativo individualmente. Use a tarefaRegistrar ativospara registrar ativos semelhantes que atendem ao requisito de regras de agrupamento de ativos. - Durante a execução da tarefa, considere:
Opção Descrição EmpresaUma empresa com um livro de ativos.Categoria de despesaItemO item de despesa adquirido ou o item de compra que você quer rastrear como um ativo. Você só pode selecionar itens que tenham uma categoria de despesa rastreada. A categoria de despesa, quando usada em uma regra contábil de ativo, identifica quando o tratamento contábil é diferente de despesa.Nome do ativoDescrição do ativoVocê pode editar ou inserir informações nesses campos para refletir como sua empresa rastreia esse ativo.ID do ativoNúmero de sérieFabricanteVocê pode definir esses atributos adicionais para melhorar a pesquisa e o rastreamento.Classe do ativoTipo de ativoOs valores por padrão são baseados na categoria de despesa especificada, mas você pode alterá-los. O Workday usa esses atributos nas regras de depreciação adicional e nos relatórios externos.Centro de custo de coordenaçãoO Workday preenche o centro de custo com base na lista deopções Worktags,quando existe uma worktag de centro de custo, e você habilita a funcionalidade no seu locatário.Marque a caixa de seleção Preencherautomaticamente centros de custo de coordenaçãona seçãoOpções de ativos da empresana tarefaEditar definição de locatário - Finanças.Coordenador de ativosSelecione o trabalhador que possui este ativo.Método de aquisiçãoSelecione o método de aquisição do ativo, comoAlugado por contrato de leasingouComprado.Data de aquisiçãoA data do documento é preenchida automaticamente quando a origem do ativo é um recebimento de pedido de compra, um recebimento de contrato de fornecedor ou uma fatura de fornecedor. Para iniciar a etapa de atribuição de contabilização do processo de negócios apropriado, a data deve estar no passado.Número do pedido de compraO documento de origem da transação que iniciou o registro de ativos.O Workday calcula impostos e frete do pedido de compra para ativos criados a partir de um recebimento sem fatura de fornecedor.Número do contrato externoQuando o ativo de negócios se origina de uma linha de contrato de fornecedor, o Workday preenche o número do contrato de fornecedor e a data de início do contrato a partir do contrato.Data de início/término do contrato externoAs datas de início e de término da linha de contrato de fornecedor do ativo. O Workday requer as datas do contrato para ativos com base em contrato de fornecedor.CustoMoedaQuantidadeO custo do ativo no momento da aquisição e na moeda base da empresa à qual o ativo pertence. Se o documento de origem do ativo estava em uma moeda estrangeira, o Workday traz o valor da moeda base como custo do ativo. Para ativos compostos não separados, o custo é a soma dos custos de alocação do componente. Para ativos agrupados, o custo é o custo total de todos os itens no agrupamento de ativos.A quantidademostra quantos ativos estão em um agrupamento de ativos ou quantos estão sendo usados como parte de um ativo composto.LocalO local físico onde você armazena um ativo ou onde ele está em uso. Na capitalização de um ativo de projeto , o Workday preenche a informação de local de acordo com o projeto, quando ele tem essa worktag.WorktagsUse worktags como palavras-chave para classificar e localizar transações com mais facilidade. Configure os tipos de worktag permitidos na tarefaManter usos de worktags. Quando você seleciona um tipo de worktag que tem worktags relacionadas, o Workday preenche automaticamente as transações com os valores de worktag relacionados.Quando você habilita o balanceamento por worktag opcional na tarefaManter configuração de balanceamento por worktag, o Workday equilibra totalmente as linhas de lançamento por meio de worktags de determinação de saldo opcionais. As linhas de lançamento automaticamente:- Herdam worktags de determinação de saldo opcionais com base nos tipos de worktag selecionados.
- Geram entradas a pagar e a receber para balancear transações.
Os ativos alugados por contrato de leasing herdam as worktags inseridas nas linhas do contrato de fornecedor.Quando você inicia o registro dos eventos de recebimento e fatura de fornecedor, o Workday preenche automaticamente as informações com base no documento de origem.
O processo de negócios
encaminha a transação para revisão e aprovação. Assim que o registro do ativo é aprovado e concluído, o Workday altera o status do ativo de
Evento de registro de ativos
Registro pendente
para Registrado
. O Workday atribui uma ID de ativo da empresa , permitindo seu rastreamento. Se o registro de ativo for negado ou cancelado, o Workday remove o ativo do registro de ativo e altera o status do ativo para Removido
. Se os processos de negócios de recebimento e de fatura de fornecedor incluem uma etapa que registra um ativo, o Workday não duplica o registro. Para ativos imobilizados, o Workday roteia a tarefa
Atribuir informações contábeis do ativo
para Minhas tarefas apropriada. A etapa de serviço de atribuição de atribuir informações contábeis deve estar na definição de processo de negócios
Evento de registro de ativos
ou Evento de fatura de fornecedor
. Quando um ativo registrado manualmente não atende aos critérios de validação personalizados, ele gera um erro crítico. Selecione
Editar registro de ativos
no menu de ações relacionadas do ativo para corrigir o erro para que o Workday possa concluir o processo de registro do ativo. Monitorar o ativo. Consulte: