Processus : clôture de période de l'achat jusqu'au paiement
Consultez l' article Period Close Product Flow pour vous familiariser avec le processus de clôture de période.
Cette rubrique propose des recommandations qui faciliteront le processus de clôture de fin de période et la façon dont vous souhaitez traiter les documents non soldés associés aux demandes d'achat, aux bons de commande, aux contrats fournisseurs et aux factures fournisseurs.
La liste de vérification du processus de l'achat jusqu'au paiement peut inclure différentes tâches, Considérez ces recommandations à titre d'exemple pour vos opérations de clôture de période. Pour un cas d'utilisation lié à cette rubrique, voir Cas d'utilisation : clôture de période de l'achat jusqu'au paiement dans la Bibliothèque de cas d'utilisation.
- (Facultatif) Pensez à réviser vos demandes d'achat ouvertes à l'aide du rapportDemandes d'achat en attente d'approbationoude sourcingde votre environnement client wdsetup et déterminez ce que vous voulez en faire. Vous pouvez :
- Sourcez-les dans des bons de commande.
- Fermez les demandes d'achat dont vous n'avez plus besoin. Voir Étapes : fermer en masse des documents d'achat.
- Maintenez-les ouverts.
- Accédez à la tâcheFermer en masse des documents d'achat.Fermez en masse toutes les demandes d'achat en attente que vous n'émettrez pas sous forme de bons de commande.Sécurité : processus de gestionÉvénement d'action en masse lié à des documents d'achatet règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.
- (Facultatif) Accédez au rapportRequisitions Pending Approval or Sourcingdans votre environnement client wdsetup.Repérez toutes les demandes d'achat que vous n'avez pas sourcées.Pour plus d'informations, voir Procurement Reports.
- (Facultatif) Pensez à réviser vos bons de commande et vos changements de commande pour déterminer ce que vous voulez en faire. Vous pouvez :
- Maintenez-les ouverts.
- Approuvez et émettez les bons de commande ou changements de commande en attente.
- Pour émettre des bons de commande non payés, accédez au rapportRechercher des bons de commande.Identifiez les bons de commande dont le statut estEn coursouBrouillonet redéfinissez leur statut surApprouvépour pouvoir les émettre.
- Émettez les bons de commande pour lesquels vous souhaitez créer des réceptions et des factures fournisseurs.
- Créez des changements de commande pour les bons de commande émis.
- Accédez à la tâcheFermer en masse des documents d'achat.Fermez en masse tous les bons de commande en attente que vous ne recevrez jamais.Sécurité : processus de gestionÉvénement d'action en masse lié à des documents d'achatet règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.Pour plus d'informations, voir Étapes : fermer en masse des documents d'achat.
- Si vous avez activé l'option Fermer automatiquement les bons de commandedans la tâcheModifier les options d'achat d'une unité légale, Workday fermera les bons de commande ouverts ou émis dans les cas suivants :
- La réception est complète et les réceptions sont associées au statutApprouvé.
- Le paiement est complet.
- (Facultatif) Accédez au rapportSupplier Contracts Needing Attentiondans votre environnement client wdsetup.Ce rapport affiche tous les contrats arrivant à échéance le mois prochain et ceux dont le solde restant est inférieur à 10 %.Vous avez le choix entre :
- Créer un avenant pour prolonger le contrat.
- Copier le contrat dans un nouveau contrat.
- Fermer le contrat.
Sécurité : domaineProcess: Supplier Contract - Reportingdans le domaine fonctionnel Procurement. - Vérifiez et constatez toutes les factures fournisseurs non soldées.
- Accédez à l'un ou à l'ensemble des rapports suivants :
- Rechercher des factures fournisseurs: traite les factures dont le statut estBrouillonouEn cours.Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts :
- Reports: Supplier Accounts
- Process: Supplier Invoice - Reporting
- Pièces fournisseurs non soldées: permet de payer les factures non payées ou partiellement payées.Sécurité : domaineReports: Supplier Accountsdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
- (Facultatif)Provisions pour lignes de facture fournisseur non approuvéesdans votre environnement client wdsetup.Utilisez ce rapport pour créer une écriture manuelle de contrepassation à la fin de chaque période afin de constater correctement les factures fournisseurs.Sécurité : domaineReports: Supplier Accountsdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Pour plus d'informations, voir Supplier Invoice Accrual Dashboard and Reports.
- (Facultatif) Enregistrer des immobilisations.Enregistrez et capitalisez les immobilisations et mettez-les en service avant d'enregistrer l'amortissement. Leur mise en service fera état avec précision de vos immobilisations et dotations aux amortissements.
- Créez un plan pour enregistrer les dotations aux amortissements des immobilisations corporelles et incorporelles de l'unité légale.
- Effectuez l'une et/ou l'autre des opérations suivantes :Vous amortissez les factures payées d'avance et les échéances associées pour la période afin de diminuer les charges constatées d'avance en débitant les comptes de charges.
- Créez des provisions de fin de période pour les réceptions approuvées non facturées de biens et de services.Cela aura pour effet de créer des provisions FNP pour les bons de commande qui ne sont pas des articles en consignation, stockés ou facturés uniquement.
- (Facultatif) Créer manuellement des lots de règlements.Payez et réglez toutes les factures fournisseurs applicables.Pour plus d'informations, voir Concept : traitement des règlements.
- Accédez à la tâcheCorriger les écritures opérationnelles erronées.Corrigez les erreurs des écritures opérationnelles non imputées à la période actuelle.Sécurité : domaineProcess: Audits and Correctionsdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.Pour plus d'informations, voir Résolution des problèmes : écritures financières.
- Fermez des groupes d'opérations pour les achats, les fournisseurs et les paiements ad hoc.Pour plus d'informations, voir Concept : groupes d'opérations de clôture du livre.
- (Facultatif) Exécuter la réévaluation.Pour les organisations multidevises, réévaluez les montants des écritures en devise étrangère en fonction de vos règles pour la période.
- Rapprochez les comptes fournisseurs du livre.Utilisez l'un ou l'ensemble des rapports suivants pour rapprocher vos comptes fournisseurs du solde du livre :
- Balance âgée fournisseurs.Sécurité : domaineReports: Supplier Accountsdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
- Rapprochement du livre fournisseurs et des comptes fournisseurs - éléments opérationnels/solde comptable.Sécurité : domaineReports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Rapport compositeRapprochement du livre fournisseurs et des comptes fournisseurs.Sécurité :domaine Process: Payables to Supplier Reconciliation Initial Balancedans le domaine fonctionnel Financial Accounting.Avant d'exécuter le rapport, effectuez les actions suivantes :
- Exécutez la tâche Générer les soldes initiaux pour le rapprochement des comptes fournisseurs avec les fournisseurs afin de générer les soldes initiaux jusqu'à la période actuelle ou à toute autre période.
- Vous assurer de clôturer complètement les périodes comptables pour tous les domaines fonctionnels. Le statutEn cours de clôtureou la clôture uniquement des comptes fournisseurs n'est pas suffisant. Si vous ouvrez une période précédente et que vous effectuez des ajustements qui affectent les comptes fournisseurs, Workday ne capture pas ces ajustements dans le rapport.
- Exceptions de rapprochement du livre fournisseurs et des comptes fournisseurs par unité légale.Sécurité : domaineReports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Balancepour les comptes fournisseurs.Sécurité : domaineReports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Exécutez le rapprochement bancaire.Rapprochez les relevés bancaires et les transactions de trésorerie.
- Accédez au rapportSynthèse du rapprochement des données comptables avec les données bancaires - Lignes de relevé bancaire non compensées.Vérifiez s'il existe des lignes non rapprochées.Sécurité : domaineProcess: Bank Statement-Reportingdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- Rapprochez manuellement toutes les lignes non rapprochées restantes.
- Accédez à l'un et/ou l'autre des rapports suivants pour rapprocher les soldes de trésorerie avec les soldes bancaires.
- Synthèse du rapprochement des données comptables avec les données bancaires
- Rapport de rapprochement des données comptables avec les données bancaires par devise de compte bancaire
Sécurité : domaineReport Executiondans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable. - Rapprochez les transactions de trésorerie avec les comptes.Utilisez les rapports suivants pour rapprocher les transactions de trésorerie avec les comptes.
- RapportRapprochement des comptes de trésorerie avec la banque - compositepour rapprocher les transactions opérationnelles de trésorerie avec le compte dans la devise du livre.
- RapportRapprochement des comptes de trésorerie avec la banque dans la devise de la banquepour rapprocher les transactions opérationnelles de trésorerie avec le compte dans la devise de la banque.
Sécurité : domaineReport Executiondans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable. - Lors de la clôture de fin d'exercice, reportez à nouveau les écritures des engagements et des obligations à la première date de la période ouverte suivante.Il s'agit d'une tâche de fin d'exercice et non d'une tâche de fin de période.Accédez à la tâcheCréer un livreet cochez les casesReporter à nouveau les écritures pour les achatspour les grillesCréer des engagementsetCréer des obligations.Sécurité : domaineSet Up: Ledger and Bookdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.