Créer des changements de commande
- Définissez le processus de gestionChangement de commandeet la règle de sécurité associée.
- Si votre organisation utilise le traitement du rapprochement des factures fournisseurs, incluez l'étape de serviceLancer l'événement de rapprochement des comptes fournisseurs pour les factures fournisseurs associées. Vous pouvez effectuer cette opération après l'étape de finalisation du processus de gestionChangement de commande.
- Si votre organisation règle d'avance les factures fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement d'amortissement des charges constatées d'avance.
- Définissez le processus de gestionÉvénement lié au plan d'amortissement des charges constatées d'avancepour le type de charges constatées d'avance planifiées.
- Configurez le processus de gestionRéceptionpour inclure l'étape d'actionCréer une facture fournisseur à partir d'une réceptionpour le type de charges constatées d'avance Réception.
Vous pouvez créer des modifier/changer de commande pour les bons de commande ayant le statut
Émis
, sauf dans les cas suivants :
- Le fournisseur n'accepte pas les modifier/changer de commande. Vous pouvez contrôler la aptitude d'un fournisseur à accepter les demandes de modifier/changer lors de la création d'un fournisseur. Vous ne pouvez pas créer de modifier/changer de commande pour un fournisseur si vous avez sélectionné l' optionDésactiver le changement de commandedans l'ongletOptions d'achatde la tâcheCréer un fournisseur.
- Vous fermez en masse des documents d'achat qui incluent le bon de commande ou la demande d'achat associée . L' événement de fermeture en masse doit être terminé ou annulé pour créer un demande de changement.
- Un demande de changement peut également être généré automatiquement à partir d'un accusé de réception de bon de commande avec une substitution d'article approuvée. Workday empêche la demande de changement automatique pour la substitution d'article lorsqu'il existe des documents en aval avec le statut non annulé/refusé.
Vous pouvez remplacer des articles d'achat directement sur des lignes de demande de changement existantes.
- Accédez à la tâcheCréer un changement de commande.
- Mettez à jour les sections d'en-tête suivantes si nécessaire :
- Synthèse
- Conditions et taxes
- Coordonnées
Également dans l'en-tête :- contrat du fournisseur dans le champContrat fournisseur.
- La case à cocherAppliquer les modifications d'en-tête à toutes les lignes en cliquant sur Enregistrer ou Soumettrepour appliquer les modifications d'en-tête à toutes les lignes de biens et service .
- Ajoutez un contrat fournisseur.Lorsque vous cochez la case à cocherActiver la consolidation des demandes d'achat pour tous les contrats fournisseursdans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances, Workday limite le champContrat fournisseursur la ligne du bon de commande uniquement lorsque :
- Un article sur catalogue existe et peut être saisi.
- Un contrat existe et l'article ne peut pas être saisi car :
- Documents actifs en aval.
- Documents d'origine avec affectations de lignes de panier ou de contrat du fournisseur .
- Types de bon de commande d'articles en consignation ou avec facturation uniquement.
- Ventilations de lignes.
- Modifiez les informations dans les onglets suivants :
- Lignes d'intervenants extérieurs
- Lignes de biens
- Lignes de services
- Accédez à l'ongletDétail de la lignepour :
- Rechercher et sélectionner un autre article d'achat directement dans une ligne de biens existante . Utilisez le dossier de recherche des articles de remplacement pour les articles commandés afin de rechercher des articles de remplacement valides lorsque la table des articles de remplacement est configurée.
- Modifier les informations des lignes existantes, telles que les montants, prix et statuts des acomptes. Pour les articles ad hoc, vous pouvez modifier la description de l'article et la catégorie de dépense lorsqu'il n'existe aucune facture fournisseur active pour la ligne.
- Annuler des lignes de bon de commande en cochant la caseAnnuler la ligne du bon de commande.
- Ajouter de nouvelles lignes de bon de commande.
Lorsque vous activez le mode multi-entités pour les bons de commande, vous pouvez :- Afficher l'Unité légalesur les lignes préexistantes.
- Définir une unité légale sur de nouvelles lignes.
- Sélectionner n'importe quelle unité légale ayant une relation intercompagnies avec l'unité légale indiquée sur l'en-tête du bon de commande.
- Cliquez surSoumettre.
- Workday traite le changement de commande comme vous l'avez défini dans le processus de gestionChangement de commande.
- Workday ajoute un numéro de version au numéro du bon de commande afin que votre fournisseur et vous-même puissiez suivre les changements de commande séparément des bons de commande associés.Exemple : si votre numéro de bon de commande initial estPO-3005, le premier changement de commande porte le numéro3005-1.
- Si vous avez annulé des lignes, elles sont barrées et affichent des valeurs nulles pour les champsQuantitéetPrixdans la sectionLigne de biens.
- Une fois le changement de commande approuvé, vous ne pouvez plus modifier le document. Vous pouvez accéder à la tâcheCréer une demande de changementpour effectuer une seconde modification.
- Émettez le changement de commande. Lorsqu'un acheteur crée un changement de commande, l'option d'émission associée au changement de commande est héritée par défaut de l'enregistrement du fournisseur. Si le fournisseur ne définit pas d'autre option d'émission, l'option d'émission par défaut est appliquée à l'option d'émission du bon de commande d'origine de la version précédente.
- Accédez à la tâcheAfficher un bon de commandeet sélectionnez l'ongletHistorique des versionspour afficher le bon de commande initial et le changement de commande.
- Si vous rapprochez des changements de commande et des factures fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement de rapprochement des comptes fournisseurs.
- Pour contrôler le processus de substitution de l'article, configurez des avertissements et des validations personnalisées à l'aide des champs de rapport suivants :
- Lignes de demande de changement avec remplacement d'article
- La ligne de la demande de changement contient un article de remplacement non valide
- La ligne du changement de commande contient un site de gestion des stocks non valide pour l'article de remplacement.