Créer manuellement des lots de règlements
- Créez les pièces non soldées à payer et les paiements en attente à régler.
- Pour régler un remboursement client, activez l'option Optimisation des remboursements clientsdans le rapportMettre à jour les fonctionnalités à activer.
- Définissez un profil intercompagnies dans Workday pour régler les pièces intercompagnies.
- Sécurité : domaineProcess: Settlementdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement ou un ou plusieurs des domaines suivants :
- Domaine Process: Ad Hoc Payment Settlementdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- Domaine Process: Bank Account Transfer for Settlement/Settlementdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- DomaineProcess: Customer Invoice Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- DomaineProcess: Customer Refund Settlementdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- DomaineProcess: Expense Report Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Expenses.
- DomaineProcess: Intercompany Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- DomaineProcess: Miscellaneous Payment Request Settlementdans le domaine fonctionnel Miscellaneous Payments.
- DomaineProcess: Payroll Settlementdans le domaine fonctionnel Core Payroll.
- DomaineProcess: Payroll Third-Party Payments Settlementdans le domaine fonctionnel Core Payroll.
- DomaineProcess: Pending Student Refund/Settlementdans le domaine fonctionnel Student Financials.
- DomaineProcess: Procurement Card Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Procurement.
- DomaineProcess: Student Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Student Financials.
- DomaineProcess: Student Sponsor Refund/Settlementdans le domaine fonctionnel Student Financials.
- DomaineProcess: Supplier Invoice Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Vous pouvez créer, modifier, prévisualiser et traiter des lots de règlements pour régler les pièces non soldées à payer et les paiements en attente. Workday interagit avec les banques pour envoyer les paiements sortants et recevoir les paiements entrants.
- Accédez à la tâcheCréer un lot de règlements.Vous pouvez également régler un paiement unique depuis le menu des actions associées d'une pièce non soldée à payer ou d'un paiement en attente. Workday crée un lot de règlements temporaire avec le paiement ponctuel.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description DeviseCette valeur de devise peut être différente de celle du compte bancaire à condition que les comptes bancaires figurant dans la règle de routage bancaire l'acceptent.Pour sélectionner toutes les devises ou plusieurs d'entre-elles, vous devez activer les lots de règlements multidevises dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances. Vous pouvez sélectionner plusieurs devises lorsque vous recherchez des pièces ou des paiements à ajouter au lot de règlements. Workday effectue les règlements dans la devise de chaque transaction.Devise d'affichagePour les lots de règlements à devise unique, la devise d'affichage correspond à la devise du lot de règlements.Workday affiche le total des paiements entrants et sortants du lot de règlements dans cette devise à des fins d'information, sachant que les paiements du règlement utilisent la devise de la transaction. Vous pouvez remplacer la devise de l'unité légale par défaut par une autre devise dès lors qu'elle est associée au compte bancaire de l'unité légale.Filtres de sélection automatiqueWorkday inclut toutes les pièces non soldées non payées et tous les règlements en attente qui correspondent aux critères du filtre pour les éléments suivants :- Organisation
- Devise
- Date d'exécution
Vous pouvez ajouter des sélections au lot de règlements ou en supprimer au besoin avant de traiter le lot de règlements. Pour le Royaume-Uni, la date du lot de règlements correspond à la date de traitement BACS.Inclure les paiements pour le compte d'autres unités légalesSélectionnez cette option pour régler les demandes de paiement d'autres unités légales pour les catégories de paiement suivantes et effectuer des paiements pour le compte d'autres unités légales :- Paiement de l'avance
- Transactions par carte de crédit professionnelle
- Notes de frais
- Demandes de paiement divers
- Factures fournisseurs
Les unités légales disponibles dépendent de votre profil intercompagnies. Cette option n'est pas disponible si vous effectuez des paiements pour une hiérarchie d'unités légales.Si vous avez indiqué pour le compte d'autres unités légales dans un filtre personnalisé, cochez également cette case.Exclure les paiements négatifsCochez cette case pour exclure les paiements négatifs, tels que les ajustements de crédit non lettrés, du traitement dans le lot de règlements.Workday regroupe tous les paiements négatifs par unité légale, catégorie de paiement et devise sur une seule ligne et marqués comme exclus dans la tâcheAfficher un lot de règlements.Date de paiement fournisseur dynamiqueSélectionnez la date de paiement fournisseur que vous voulez utiliser pour le lot de règlements.- Lorsque la date d'escompte de la facture fournisseur est passée, Workday utilise la date d'échéance de la facture fournisseur comme date de paiement.
- Lorsque la date d'échéance de la facture fournisseur est passée, Workday utilise la date du lot de règlements comme date de paiement.
Un lot de règlements peut avoir des paiements fournisseurs avec des dates de paiement différentes. La banque exécute les paiements fournisseurs en fonction de la date de paiement, et non de la date à laquelle vous envoyez le fichier de paiement.Workday regroupe également les ajustements de crédit fournisseur en fonction de la valeur de la date de paiement que vous avez sélectionnée. Vous pouvez cocher la case Lettrerdes ajustements de crédit fournisseur au premier paiement dûdans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Financespour lettrer automatiquement les ajustements de crédit des factures fournisseurs aux paiements de factures lors du règlement. Workday compense les avoirs en attente des factures fournisseurs, quelle que soit leur date d'échéance.Workday crée immédiatement un lot de règlements temporaire avec un code généré automatiquement en fonction du paramétrage de votre environnement client. - Cliquez surAjouterpour rechercher et sélectionner les pièces non soldées à payer et les paiements en attente à inclure dans le lot de règlements.
- Affichez un aperçu des paiements que vous avez inclus dans le lot de règlements.LaSynthèseet les autres vues affichent les paiements à générer. Workday combine les paiements de pièces telles que des notes de frais et des factures fournisseurs, le cas échéant.Au besoin, modifiez le détail du paiement :
- Cliquez surModifierpour modifier le détail d'une pièce, notamment le compte bancaire, les dates de paiement au fournisseur, le type de paiement, ou pour ajouter une note explicative. Vous pouvez supprimer des pièces non soldées du paiement.
- Cliquez surGérer les paiementspour modifier le détail d'un paiement ou supprimer des paiements du lot de règlements. Vous ne pouvez pas supprimer les paiements de paie des lots de paie.
- Cliquez surGérer les exceptionspour modifier les paiements avec des exceptions, par exemple un compte bancaire qui n'accepte pas un certain type de paiement. Vous pouvez également supprimer les paiements avec des exceptions.
- Pour afficher les pièces sélectionnées, cliquez surAfficher les pièces.Si les paiements concernent des notes de frais d'un montant nul, vous pouvez cliquer surGérer un remboursement nulpour les supprimer du lot de règlements.
- Pour régler les paiements des pièces non soldées à payer et les paiements en attente inclus dans le lot, cliquez surTraiter.
Workday lance le processus de gestion
Événement de lot de règlements
et règle les pièces non soldées à payer et les paiements en attente. Si vous avez configuré l'intégration des versements, Workday traite le fichier du versement en même temps que le lot de règlements.
Une fois que le moteur de règlement a finalisé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement et les envoie dans la comptabilité générale de Workday. Si des périodes du livre associées à la date du lot de règlements sont clôturées ou En cours
de clôture
, les paiements sont imputés à la première période ouverte disponible. Si une période ouverte n'est pas disponible, le statut de l'écriture de paiement prend la valeur Erreur
.Après le lancement du lot de règlements, vous pouvez :
- Approuver l'événement de lot de règlements.
- Pour les paiements électroniques :
- Approuver l'émission de paiements.
- Finaliser et approuver les étapes supplémentaires du processus de gestionÉvénement d'émission de paiements.
- Télécharger les accusés de réception des paiements dont le statut estEn attente d'un accusé de réception.
- Vérifier que les fichiers d'intégration des paiements ont été correctement envoyés.
- Pour les paiements par chèque :
- Finalisez les tâches d'impression de chèques dansMes tâchespour lancer l'impression des chèques une fois que vous êtes prêt.
- Finaliser et approuver les étapes supplémentaires des processus de gestionTâche d'impression de chèquesetÉvénement d'impression de paiements.
Pour modifier un lot de règlements temporaire (Brouillon), utilisez le rapport
Rechercher des lots de règlements
. Au besoin, modifiez le Nom du lot de règlements
ou la Date de paiement
. La date de paiement correspond à la date du règlement qui apparaît sur les chèques et les avis des paiements inclus dans le lot. Pour les paiements électroniques, la date de paiement correspond à la date de traitement du lot de règlements.