Concept : clôture

Workday vous permet d'avoir plusieurs périodes du livre ouvertes en même temps. Pendant que vous finalisez une période du livre, vous pouvez démarrer la prochaine période du livre. Vous pouvez sélectionner de nouveaux statuts et de nouvelles opérations de clôture pour une ou plusieurs périodes du livre et utiliser d'autres statuts et opérations de clôture pour d'autres périodes du livre.

Si vous avez plusieurs types de livre, les périodes et les statuts du livre correspondants sont toujours synchronisés.

Exemple : si votre unité légale utilise les types de livre

Montants réels

et

Engagements

, vous mettez à jour simultanément les périodes et les statuts de chaque type de livre.

Pour clôturer une période du livre, vous devez la verrouiller progressivement pour limiter les nouvelles opérations des écritures au fur et à mesure que vous vous rapprochez de la clôture.

Exemple : le 2 février, vous passez le statut de la période du livre de janvier de

Ouvert

à

En cours de clôture

. Ce statut empêche toute opération d'écriture opérationnelle pour certaines opérations, telles que les

Achats

. L'opération de clôture de la paie conserve le statut

Ouvert

pour traiter la paie à la date de la prochaine exécution, le 15 février.

Avant de clôturer l'exercice précédent, Workday vous permet de reporter à nouveau les soldes des écritures dans le solde d'ouverture de l'exercice en cours. À tout moment de la clôture, vous pouvez exécuter le processus

Reporter à nouveau le solde de fin d'exercice

pour créer ou remplacer les soldes d'ouverture des écritures. Ces soldes d'ouverture, combinés aux opérations des écritures de l'exercice en cours, vous donnent les derniers chiffres lorsque vous générez des rapports sur l'exercice en cours.

Exemple : vous exécutez le processus de report à nouveau à la mi-janvier après avoir affecté le statut

Ajustements uniquement

aux livres de l'exercice précédent. Exécuter le processus de report à nouveau à la mi-janvier vous permet de créer un bilan de janvier plus réaliste.

Vous pouvez également demander à Workday de reporter à nouveau les soldes d'ouverture convertis après le report des soldes de fin d'exercice.

Dans Workday, tout comme plusieurs périodes du livre peuvent être ouvertes simultanément, l'exercice précédent peut être ouvert alors que vous travaillez sur l'exercice suivant. Laissez au moins une période ouverte (généralement la dernière) pour pouvoir imputer les ajustements jusqu'à ce que vous soyez prêt à clôturer l'exercice.

Exemple : vous ouvrez la période du livre de janvier fin décembre. Vous limitez progressivement vos opérations d'écritures de décembre en modifiant le statut de la période du livre. Le 10 janvier, vous limitez la période du livre aux

Ajustements uniquement

. Après avoir effectué les ajustements et clôturé toutes les périodes, vous clôturez l'exercice précédent au début du mois de mars.

Pour clôturer un exercice, vous définissez des règles de clôture de fin d'exercice et exécutez le processus de clôture de l'exercice. Vous devez clôturer toutes les périodes du livre de l'exercice avant de pouvoir clôturer l'exercice. Le processus :

(Facultatif) Reporte à nouveau les soldes restants de l'exercice précédent dans le solde d'ouverture de l'exercice en cours, pour la dernière fois.
Passe le statut de l'exercice du livre à
Clôturé
.

Pour gérer vos procédures de clôture, vous pouvez créer des listes de vérification de clôture dans Workday pour intégrer toutes vos étapes de clôture au workflow du processus de gestion. À l'heure prévue, Workday envoie à l'employé désigné une notification pour exécuter la tâche. Grâce à la liste de vérification de clôture, vous pouvez également analyser les indicateurs de clôture et envoyer à tout moment des notifications supplémentaires aux employés à propos d'une étape de la clôture.