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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-01-26
Émettre des bons de commande

Émettre des bons de commande

  • Pour chaque fournisseur, indiquez l'option d'émission du bon de commande.
  • Si vous émettez des bons de commande par hiérarchie d'unités légales, vérifiez que l'employé qui émet les bons de commande a un rôle dans la hiérarchie d'unités légales.
  • Créez des bons de commande à émettre. Voir Créer des bons de commande.
  • Sécurité : domaine
    Process: Purchase Order – Mass Action
     dans le domaine fonctionnel Procurement.
  • Configurez le processus de gestion
    Événement d'émission des bons de commande
     et la règle de sécurité associée.
  • Personnalisez le processus de gestion
    Événement d'émission des bons de commande
     pour inclure toutes les pièces jointes des bons de commande émis par e-mail ou, au contraire, uniquement les pièces jointes que vous marquez de la mention
    Externe
     avec les bons de commande aux fournisseurs.
Vous pouvez émettre des bons de commande pour les fournisseurs de biens, de services et de lignes de services liées à un projet. Vous devez émettre un bon de commande avant de créer une facture fournisseur ou de recevoir des biens.
Lorsque vous soumettez des bons de commande
XML auto
 , le processus de gestion
Événement d'émission des bons de commande
 émet automatiquement les bons de commande, ce qui évite de les émettre via Workday.
  1. Accédez à la tâche
    Émettre des bons de commande
     .
  2. Dans l'invite
    Unité légale
     , sélectionnez les unités légales ou les hiérarchies d'unités légales pour lesquelles émettre des bons de commande.
    Lorsque vous émettez des bons de commande par hiérarchie d'unités légales, toutes les unités légales de la hiérarchie reçoivent le bon de commande.
  3. Sélectionnez des critères supplémentaires pour filtrer vos résultats.
    Exemple : fournisseur, acheteur et dates.
  4. Sélectionnez une ou plusieurs options d'émission.
  5. (Facultatif) Sélectionnez l'option
    Inclure les bons de commande émis
    .
    Workday émet de nouveau les bons de commande dont le statut est Approuvé ou Émis.
    Exemple : émettez de nouveau les bons de commande précédemment émis puis modifiés, ce qui génère un changement de commande approuvé pour une nouvelle émission, ou une émission de bons de commande pour lesquels la transmission n'a pas abouti.
  6. Cliquez sur
    OK
    .
  7. (Facultatif) Cochez la case
    Regrouper les bons de commande pour l'
     impression.
    Vous pouvez imprimer plusieurs bons de commande dans un seul fichier au lieu d'imprimer chaque bon de commande séparément.
    Vous pouvez renvoyer les bons de commande à l'acheteur avant de les imprimer en configurant des notifications par e-mail dans le processus de gestion
    Événement d'émission des bons de commande
     . Exemple : configurez une étape d'action
    Réviser les bons de commande à émettre
     et ajoutez des notifications.
  8. Sélectionnez un ou plusieurs bons de commande à émettre.
    Vous pouvez également cocher la case
    Sélectionner tout
     .
  9. Cliquez sur
    OK
    .
  10. Cliquez sur
    Émettre les bons de commande et actualiser
     lorsque la colonne
    Pourcentage d'exécution de l'impression
     n'est pas égale à 100.
  11. Cliquez sur
    Terminer
    .
  • Workday lance le processus de gestion
    Événement d'émission des bons de commande
     et émet les bons de commande conformément à l'option d'émission que vous avez indiquée.
  • Une fois l'événement terminé, Workday lance le processus de gestion
    Événement d'émission des bons de commande XML
     pour les bons de commande XML.
  • Lorsque les événements d'émission de bons de commande sont approuvés, Workday envoie des notifications par e-mail aux fournisseurs avec des versions de bon de commande imprimables (PDF) pour le type d'émission par e-mail.
  • Une fois les bons de commande émis, Workday modifie le statut
    qui passe de Approuvé
     à
    Émis
    .
  • Créez des changements de commande pour les bons de commande si nécessaire.
  • Pour afficher une version PDF d'un bon de commande quelle que soit l'option d'émission, sélectionnez
    View Printable Purchase Order
     dans les actions associées au bon de commande. Les bons de commande doivent avoir le statut Approuvé ou Émis.
  • Créez des réceptions pour les bons de commande.