Étapes : fermer en masse des documents d'achat

Créez des documents d'achat éligibles à la fermeture.

Fermez les documents d'achat lorsque votre organisation n'a plus besoin de traiter des activités en aval, telles que des réceptions ou des factures fournisseurs. Vous pouvez fermer, rouvrir et fermer à nouveau les lots terminés de :

Bons de commande.

Demandes d'achat.

Contrats fournisseurs.

Vous pouvez filtrer des documents présentant des caractéristiques similaires, par exemple tous les documents d'une fourchette de dates donnée, ayant les mêmes worktags ou le même fournisseur.

Lorsque vous utilisez la comptabilité des engagements pour les achats, vous pouvez liquider les engagements et les obligations associés aux documents.

(Facultatif) Accédez à la tâche

Gérer les exclusions de la fermeture en masse des documents d'achat

Sélectionnez les bons de commande à exclure manuellement de la fermeture en masse, par exemple lorsque vous avez l'intention de reporter à nouveau les bons de commande sur la période comptable suivante. Lorsque vous définissez une exclusion sur un bon de commande, Workday ne l'affiche pas pour sélection dans la tâche

Fermer en masse des documents d'achat

Sécurité : domaine Process: Purchase Order - Exclude from Mass Close
dans le domaine fonctionnel Procurement.

Accédez à la tâche

Fermer en masse des documents d'achat

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Choix de la date comptable	La date que vous saisissez peut appartenir à une période ouverte précédente ou à la période actuelle. La liquidation créée dans le cadre du processus de fermeture est imputée à l'aide de cette date comptable.
Marge de tolérance pour la fermeture (%)	Le pourcentage que vous saisissez désigne ce qui peut rester dû par rapport à la quantité totale de la demande d'achat pour prétendre être fermée. Exemple : vous indiquez 5 % pour la Marge de tolérance pour la fermeture (%) . Lorsque la quantité de demande d'achat est égale à 100, vous pouvez fermer les demandes d'achat ou les bons de commande qui ont reçu des quantités égales à 95 ou plus.
Marge de tolérance pour la fermeture - montant Devise de la marge de tolérance	Montant qui peut rester dû par rapport au montant total de la demande d'achat ou du bon de commande pour prétendre être fermé. Exemple : vous indiquez 5 000 comme Marge de tolérance pour la fermeture - montant et USD comme Devise de la marge de tolérance . Lorsque le montant total est de 50 000 USD, vous pouvez fermer les documents pour lesquels vous avez reçu un montant total de 45 000 USD ou plus.
Worktags	Exemple : vous fermez des documents associés à des centres de coûts et à des projets devenus obsolètes.
Période d'inactivité en jours	Exemple : si vous indiquez 90 jours et que la date du jour est le 31 mars, vous pouvez fermer les documents sans activité depuis le 31 décembre de l'exercice précédent.

Sécurité : configurez le processus de gestion Événement d'action en masse lié à des documents d'achat
et la règle de sécurité associée.

Accédez au rapport

Rechercher des demandes de fermeture en masse de documents d'achat

pour réviser les demandes de fermeture en masse et accéder aux documents commerciaux fermés.

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Rouvrir en masse des documents d'achat

lorsque vous :

Fermez des documents contenant des erreurs.

Fermez des documents prématurément.

La réouverture vous permet d'effectuer vos modifications, corrections ou ajouts, puis de redéfinir les documents sur le statut Fermé
.

Les bons de commande rouverts reprennent le statut Émis
.

Les demandes d'achat rouvertes reprennent le statut Approuvé
.

Les contrats fournisseurs rouverts reprennent le statut Terminé avec succès
.

Vous pouvez uniquement rouvrir les demandes d'achat, les bons de commande et les contrats fournisseurs fermés dans la période comptable ouverte en cours.

Pour la comptabilité des engagements, Workday rétablit les montants liquidés résultant de la fermeture des documents d'achat.

Accédez à nouveau à la tâche

Gérer les exclusions de la fermeture en masse des documents d'achat

pour retirer les exclusions lorsque les bons de commande sont éligibles à la fermeture.