Prozess: Procure-to-Pay-Periodenabschluss
Sehen Sie sich unter Period Close Product Flow den Produktfluss zum Periodenabschluss an, um sich mit dem Periodenabschlussprozess vertraut zu machen.
In diesem Thema finden Sie Richtlinien, die Ihnen den Abschluss des Periodenendes erleichtern sowie den Umgang mit offenen Dokumenten im Zusammenhang mit Bedarfsanforderungen, Bestellaufträgen, Lieferantenverträgen und Lieferantenrechnungen erleichtern.
Ihre Checkliste für den Procure-to-Pay-Prozess kann aus verschiedenen Aufgaben bestehen. Betrachten Sie diese Richtlinien als Beispiel für Ihre Periodenabschlussaktivitäten. Einen Anwendungsfall zu diesem Thema finden Sie unter Anwendungsfall: Procure-to-Pay-Periodenabschluss in der Anwendungsfallbibliothek.
- (Optional) Prüfen Sie Ihre offenen Bedarfsanforderungen mithilfe des Berichts Bedarfsanforderungen mitausstehender GenehmigungoderSourcingaus Ihrem wdsetup-Mandanten und entscheiden Sie, was damit geschehen soll. Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:
- Ordnen Sie ihnen in Bestellaufträgen Quellen zu.
- Schließen Sie die Bedarfsanforderungen, die Sie nicht mehr benötigen. Siehe Schritte: Massenschließung von Beschaffungsdokumenten.
- Lassen Sie sie geöffnet.
- Öffnen Sie die AufgabeMassenschließung von Beschaffungsdokumenten.Führen Sie eine Massenschließung von ausstehenden Bedarfsanforderungen durch, die Sie nicht als Bestellaufträge ausgeben.Sicherheit: GeschäftsprozessBeschaffungsdokumente - Massenaktionsereignisund Sicherheit im funktionalen Bereich „Procurement“.
- (Optional) Öffnen Sie den BerichtRequisitions Pending Approval or Sourcingin Ihrem wdsetup-Mandanten.Suchen Sie alle Bedarfsanforderungen, für die Sie keine Quellen zugeordnet haben.Weitere Informationen finden Sie unter Procurement Reports.
- (Optional) Prüfen Sie Ihre Bestellaufträge und Änderungsaufträge, um zu entscheiden, was Sie damit tun möchten. Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:
- Lassen Sie sie geöffnet.
- Genehmigen Sie ausstehende Bestellaufträge oder Änderungsaufträge und geben Sie sie aus.
- Wenn Sie ausstehende Bestellaufträge ausgeben möchten, öffnen Sie den Bericht Bestellaufträgesuchen.Prüfen Sie Bestellaufträge mit dem StatusIn BearbeitungoderEntwurfund ändern Sie ihren Status inGenehmigt, damit Sie sie ausgeben können.
- Geben Sie die Bestellaufträge aus, für die Sie Eingänge und Lieferantenrechnungen erstellen möchten.
- Erstellen Sie Änderungsaufträge für ausgegebene Bestellaufträge.
- Öffnen Sie die AufgabeMassenschließung von Beschaffungsdokumenten.Führen Sie eine Massenschließung von ausstehenden Bestellaufträgen durch, die Sie nie erhalten werden.Sicherheit: GeschäftsprozessBeschaffungsdokumente - Massenaktionsereignisund Sicherheit im funktionalen Bereich „Procurement“.Weitere Informationen finden Sie unter Schritte: Massenschließung von Beschaffungsdokumenten.
- Wenn Sie in der Aufgabe Beschaffungsoptionen für Unternehmen bearbeiten dieOptionBestellaufträge automatisch schließen aktiviert haben, schließtWorkdayoffene oder ausgegebene Bestellaufträge, wenn Folgendes zutrifft:
- Sie sind vollständig eingegangen, mit Eingängen im StatusGenehmigt.
- Sie sind vollständig bezahlt.
- (Optional) Öffnen Sie den BerichtSupplier Contracts Needing Attentionin Ihrem wdsetup-Mandanten.Dieser Bericht zeigt alle Verträge an, die im nächsten Monat auslaufen, sowie Verträge mit einem Restsaldo von weniger als 10 %.Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
- Erstellen Sie eine Revision, um den Vertrag zu verlängern.
- Kopieren Sie den Vertrag in einen neuen Vertrag.
- Schließen Sie den Vertrag.
Sicherheit: DomäneProcess: Supplier Contract - Reportingim funktionalen Bereich „Procurement“. - Prüfen Sie alle offenen Lieferantenrechnungen und erstellen Sie Rückstellungen.
- Öffnen Sie einen oder alle der folgenden Berichte:
- Lieferantenrechnungen suchen: Verarbeiten Sie Rechnungen mit dem StatusEntwurfoderIn Bearbeitung.Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“:
- Reports: Supplier Accounts
- Process: Supplier Invoice - Reporting
- Offene Posten für Lieferanten: Zahlen Sie teilweise gezahlte oder nicht gezahlte Rechnungen.Sicherheit:Reports: Supplier Accountsim funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
- (Optional)Rückstellung für nicht genehmigte Lieferantenrechnungspositionenin Ihrem wdsetup-Mandanten.Verwenden Sie den Bericht, um am Ende jeder Periode eine Umkehreingabe im manuellen Journal zu erstellen, damit ordnungsgemäß Rückstellungen für Lieferantenrechnungen erstellt werden.Sicherheit:Reports: Supplier Accountsim funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Weitere Informationen finden Sie unter Supplier Invoice Accrual Dashboard and Reports.
- (Optional) Assets registrieren.Registrieren Sie die Assets, aktivieren Sie sie bilanziell und nehmen Sie sie in Betrieb, bevor Sie die Abschreibung erfassen. Wenn Sie sie in Betrieb nehmen, werden Ihre Assets und Ihr Abschreibungsaufwand korrekt angezeigt.
- Erstellen Sie einen Zeitplan, um Abschreibungs- und Amortisationsaufwand für Unternehmens-Assets zu erfassen.
- Führen Sie eine oder beide der folgenden Aktionen aus:Sie amortisieren abgegrenzte Rechnungen und zugehörige Raten für die Periode, um abgegrenzte Verbindlichkeiten durch Belastung von Aufwandskonten zu verringern.
- Erstellen Sie am Periodenende Rückstellungen für genehmigte, nicht in Rechnung gestellte Eingänge für Waren und Services.Dadurch werden Rückstellungen für Eingänge für Bestellaufträge erstellt, die nicht nur Konsignations-, Bestands- oder Fakturierungsaufträge sind.
- (Optional) Manuelle Zahlungsläufe erstellen.Zahlen Sie alle zutreffenden Lieferantenrechnungen und wickeln Sie die Zahlungen ab.Weitere Informationen finden Sie unter Konzept: Verarbeitung der Zahlungsabwicklung.
- Öffnen Sie die AufgabeOperative Journale mit Fehlern korrigieren.Korrigieren Sie alle Fehler im operativen Journal, die nicht in die aktuelle Periode gebucht wurden.Sicherheit: DomäneProcess: Audits and Correctionsim funktionalen Bereich „Financial Accounting“.Weitere Informationen finden Sie unter Problembehebung: Finanzjournale.
- Schließen Sie Aktivitätsgruppen für Beschaffung, Lieferanten und Ad-hoc-Zahlungen.Weitere Informationen finden Sie unter Konzept: Hauptbuch-Aktivitätsgruppen.
- (Optional) Neubewertung ausführen.Bewerten Sie für Organisationen mit mehreren Währungen Journalbeträge in Fremdwährung basierend auf Ihren Regeln für die Periode neu.
- Stimmen Sie Verbindlichkeiten mit dem Hauptbuch ab.Verwenden Sie einen oder alle der folgenden Berichte, um Ihre Verbindlichkeiten mit dem Hauptbuch-Saldo abzustimmen:
- Alterung von Verbindlichkeiten.Sicherheit: DomäneReports: Supplier Accountsim funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
- Abstimmung von Verbindlichkeiten und Lieferantensalden.Sicherheit: DomäneReports: Financial Accountingim funktionalen Bereich „Financial Accounting“.
- Zusammengesetzter BerichtAbstimmung von Verbindlichkeiten und Lieferant.Sicherheit:Process: Payables to Supplier Reconciliation Initial Balanceim funktionalen Bereich „Financial Accounting“.Führen Sie die folgenden Aktionen aus, bevor Sie den Bericht ausführen:
- Führen Sie "Abstimmung von Verbindlichkeiten und Lieferanten - Ausgangssalden generieren" aus, um Ausgangssalden bis zur aktuellen Periode oder einer anderen Periode zu generieren.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Geschäftsperioden für alle funktionalen Bereiche vollständig abschließen. Der Status"Abschluss in Bearbeitung"oder nur die Schließung von Lieferantenkonten ist nicht ausreichend. Wenn Sie eine vorherige Periode öffnen und Anpassungen vornehmen, die sich auf Verbindlichkeiten auswirken, erfasst Workday diese Anpassungen nicht im Bericht.
- Abstimmung von Verbindlichkeiten und Lieferantensalden - Ausnahmen - Zusammenfassung.Sicherheit: DomäneReports: Financial Accountingim funktionalen Bereich „Financial Accounting“.
- Saldenbilanzfür das Hauptbuch-Konto für Verbindlichkeiten.Sicherheit: DomäneReports: Financial Accountingim funktionalen Bereich „Financial Accounting“.
- Führen Sie die Bankabstimmung durch.Stimmen Sie Bankauszüge mit Ihren Kassentransaktionen ab.
- Öffnen Sie den BerichtBuch-Bank-Zusammenfassung - Nicht verrechnete Bankauszugspositionen.Suchen Sie nach nicht abgestimmten Positionen.Sicherheit: DomäneProcess: Bank Statement Parsingim funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.
- Stimmen Sie alle verbleibenden, nicht abgestimmten Positionen manuell ab.Weitere Informationen finden Sie unter:
- Öffnen Sie einen oder beide der folgenden Berichte, um die Kasse-Bank-Salden abzustimmen.
- Buch-Bank-Zusammenfassung
- Buch-Bank-Bericht nach Bankkontowährung
Sicherheit: DomäneReport Executionim funktionalen Bereich „Tenant Non-Configurable“.Weitere Informationen finden Sie unter: - Stimmen Sie Kassentransaktionen mit dem Hauptbuch-Konto ab.Verwenden Sie die folgenden Berichte, um Ihre Kassentransaktionen mit Ihren Hauptbuch-Konten abzustimmen.
- BerichtKasse-Bank-Abstimmung - Zusammengesetzt, um operative Kassentransaktionen mit dem Hauptbuch-Konto in der Hauptbuch-Währung abzustimmen.
- BerichtKasse-Bank-Abstimmung in Bankwährung, um operative Kassentransaktionen mit dem Hauptbuch-Konto in der Bankwährung abzustimmen.
Sicherheit: DomäneReport Executionim funktionalen Bereich „Tenant Non-Configurable“. - Tragen Sie beim Jahresabschluss Obligo- und Verpflichtungsjournale zum ersten Datum der nächsten offenen Periode vor.Dies ist eine Aufgabe für das Jahresende und keine für die Periode.Öffnen Sie die AufgabeHauptbuch erstellenund aktivieren Sie die KontrollkästchenJournale für Beschaffung vortragenfür die GridsObligos erstellenundVerpflichtungen erstellen.Sicherheit: DomäneSet Up: Ledger and Bookim funktionalen Bereich „Common Financial Management“.