Konzept: Abschluss

In Workday können mehrere Hauptbuch-Perioden gleichzeitig offen sein. Während Sie eine Hauptbuch-Periode finalisieren, können Sie die nächste Hauptbuch-Periode starten. Sie können für eine oder mehrere Hauptbuch-Perioden neue Statusarten wählen und Aktivitäten abschließen und für andere Hauptbuch-Perioden verschiedene Statusarten verwenden und Aktivitäten abschließen.

Wenn Sie mehr als eine Hauptbuch-Art haben, sind die entsprechenden Hauptbuch-Perioden und -Statusarten immer synchron.

Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen die Hauptbuch-Arten

Ist

und

Obligos

verwendet, aktualisieren Sie die Hauptbuch-Perioden und -Statusarten für jede Hauptbuch-Art gleichzeitig.

Um eine Hauptbuch-Periode abzuschließen, sperren Sie diese schrittweise, um neue Journalaktivitäten zu begrenzen, während Sie den Abschluss vorbereiten.

Beispiel: Am 2. Februar ändern Sie den Status der Hauptbuch-Periode für Januar von

Offen

in

Abschluss in Bearbeitung

. Dieser Status verhindert operative Journalaktivitäten für bestimmte Aktivitäten, z. B.

Beschaffung

. Sie behalten die Aktivität für den Abschluss der Entgeltabrechnung im Status

Offen

, um die Entgeltabrechnung am nächsten Laufdatum, dem 15. Februar, zu verarbeiten.

Vor dem Abschluss des vorherigen Hauptbuch-Jahres können Sie in Workday Journalsalden in den Anfangssaldo des aktuellen Hauptbuch-Jahres vortragen. Sie können den Prozess

Jahressaldo vortragen

zu jedem Zeitpunkt während des Abschlusses ausführen, um Anfangssaldojournale zu erstellen oder zu ersetzen. Aus diesen Anfangssaldojournalen erhalten Sie in Kombination mit der Journalaktivität des aktuellen Jahres die neuesten Zahlen, wenn Sie Berichte zum aktuellen Hauptbuch-Jahr erstellen.

Beispiel: Sie führen den Vortragsprozess Mitte Januar aus, nachdem Sie den Status für die Hauptbücher des Vorjahres in

Nur Anpassungen

geändert haben. Wenn Sie den Vortragsprozess Mitte Januar ausführen, können Sie eine realistischere Januar-Bilanz erstellen.

Sie können auch festlegen, dass Workday umgerechnete Anfangssalden nach dem Vortrag von Jahresendsalden vorträgt.

So wie mehrere Hauptbuch-Perioden gleichzeitig offen sein können, kann in Workday das vorherige Hauptbuch-Jahr offen sein, während Sie im nächsten Hauptbuch-Jahr arbeiten. Lassen Sie mindestens eine Hauptbuch-Periode (normalerweise die letzte) offen, um Anpassungen zu buchen, bis Sie das Hauptbuch-Jahr abschließen können.

Beispiel: Sie öffnen die Hauptbuch-Periode „Januar“ Ende Dezember. Sie beschränken Ihre Journalaktivität für Dezember schrittweise, indem Sie den Status der Hauptbuch-Periode ändern. Am 10. Januar beschränken Sie die Hauptbuch-Periode auf

Nur Anpassungen

. Nachdem Sie Anpassungen vorgenommen und alle Perioden abgeschlossen haben, schließen Sie Anfang März das vorangegangene Hauptbuch-Jahr ab.

Um ein Hauptbuch-Jahr abzuschließen, definieren Sie Regeln für den Jahresabschluss und führen den Prozess für den Hauptbuch-Jahresabschluss aus. Schließen Sie alle Hauptbuch-Perioden für das Jahr ab, bevor Sie das Hauptbuch-Jahr abschließen können. Der Prozess:

(Optional) Trägt die verbleibenden Salden zum letzten Mal aus dem vorherigen Hauptbuch-Jahr in den Anfangssaldo des aktuellen Hauptbuch-Jahres vor
Aktualisiert den Status des Hauptbuch-Jahres in
Geschlossen

Um Ihre Abschlussverfahren zu verwalten, können Sie in Workday Abschluss-Checklisten erstellen, die alle Abschlussschritte in Ihren Geschäftsprozess-Workflow integrieren. Zum geplanten Zeitpunkt sendet Workday eine Benachrichtigung an den zugewiesenen Mitarbeiter, damit dieser die Aufgabe ausführt. Mit einer Abschluss-Checkliste können Sie außerdem Abschlussmetriken analysieren und Ihren Mitarbeitern jederzeit zusätzliche Benachrichtigungen zu einem Abschlussschritt senden.