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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-10-03
Assets registrieren

Assets registrieren

  • Richten Sie die Asset-Verfolgung oder die Asset-Buchhaltung ein. Siehe:
  • Definieren Sie den Geschäftsprozess
    Asset-Registrierungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.
  • (Optional) Registrieren Sie Assets automatisch oder weisen Sie Buchhaltungsinformationen zu, indem Sie folgende automatisierte Schritte im Geschäftsprozess
    Asset-Registrierungsereignis
     hinzufügen:
    • Asset automatisch registrieren
    • Buchhaltungsinformationen für Asset automatisch zuweisen
  • Registrieren Sie Assets über einen Eingang und fügen Sie den Serviceschritt
    Initiieren
    <Register Business Assets from Receipt
     im
    Geschäftsprozess
     Eingang hinzu.
  • Registrieren Sie Assets über eine Lieferantenrechnung und schließen Sie den Serviceschritt
    Initiieren
    <Register Business Assets from Invoice
     in den Geschäftsprozess
    Lieferantenrechnungsereignis ein
     .
  • Initiieren Sie die Registrierung für Eingangspositionen für Lieferantenverträge. Fügen Sie den Serviceschritt
    Asset-Registrierungsereignisse initiieren aus Eingang für Lieferantenverträge
    im
     Geschäftsprozess Eingang hinzu.
    Die Asset-Registrierung kann für Lieferantenvertragspositionen initiiert werden, bei denen Sie
    Immateriell
     als Standardwert für die Ausgabenkategorie definieren.
Um ein Asset zu verfolgen, registrieren Sie es bei einem Unternehmen. Sie können Assets wie folgt registrieren:
  • Über einen direkten Eingang von Waren (nicht über die Beschaffung).
  • Über einen Eingang, den Sie für Eingangspositionen für beschaffte Waren oder für Eingangspositionen für Lieferantenverträge erstellen.
  • Erstellen Sie eine Lieferantenrechnung für Eingangspositionen für beschaffte Waren oder für Eingangspositionen für Lieferantenverträge.
  1. Die Registrierungsmethoden unterscheiden sich wie folgt:
    • Für eine manuelle Registrierung öffnen Sie die Aufgabe
      Assets registrieren
       .
    • Für die Registrierung über den Geschäftsprozess
      Eingang
       klicken Sie auf das entsprechende Meine Aufgaben.
    • Für die Registrierung über den Geschäftsprozess
      Lieferantenrechnungsereignis
       klicken Sie auf die zugehörigen Aufgaben.
    Bei der Registrierung über Eingänge und Lieferantenrechnungen leitet Workday die Aufgabe
    Assets registrieren
     oder
    Review Trackable Lines
     automatisch an die entsprechende Aufgabe bei Meine Aufgaben weiter. Wenn Sie verfolgbare Positionen prüfen, können Sie Pool-Assets als ein einziges Asset registrieren, wenn sie die Anforderungen für Asset-Pooling-Regeln erfüllen. Sie können auch die Asset-Poolregeln überschreiben und jedes Asset einzeln registrieren. Verwenden Sie die Aufgabe
    Assets registrieren
     , um ähnliche Assets zu registrieren, die die Anforderung für Asset-Poolregeln erfüllen.
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Ein Unternehmen mit einem Asset-Buch.
    Ausgabenkategorie
    Item
    Der angeschaffte Spesenposten oder Einkaufsposten, den Sie als Asset verfolgen möchten. Sie können nur Posten mit einer verfolgten Ausgabenkategorie auswählen. Die Ausgabenkategorie gibt bei Verwendung in einer Asset-Buchhaltungsregel an, wann eine andere buchhalterische Behandlung als „Aufwand“ erfolgt.
    Asset-Name
    Asset-Beschreibung
    Sie können Informationen in diesen Feldern bearbeiten oder eingeben, um wiederzugeben, wie Ihr Unternehmen dieses Asset verfolgt.
    Asset-ID
    Seriennummer
    Hersteller
    Sie können diese zusätzlichen Attribute definieren, um die Suche und das Tracking zu verbessern.
    Asset-Klasse
    Asset-Art
    Standardwerte basieren auf der angegebenen Ausgabenkategorie, können jedoch geändert werden. Workday verwendet diese Attribute für Sonderabschreibungsregeln und externes Reporting.
    Koordinierende Kostenstelle
    Workday übernimmt die Kostenstelle aus der Werteliste
    Worktags
     , wenn ein Kostenstellen-Worktag vorhanden ist und Sie die Funktionalität in Ihrem Mandanten aktivieren.
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Koordinierende Kostenstelle automatisch ausfüllen
     im Abschnitt
    Asset-Optionen
     in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     .
    Asset-Koordinator
    Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der dieses Asset besitzt.
    Anschaffungsmethode
    Wählen Sie die Methode für die Anschaffung des Assets, z. B.
    Geleast
     oder
    Gekauft
    .
    Anschaffungsdatum
    Das Dokumentdatum wird automatisch geladen, wenn es sich bei der Asset-Quelle um einen Eingang für einen Bestellauftrag, einen Eingang für einen Lieferantenvertrag oder eine Lieferantenrechnung handelt. Um den Schritt zum Zuweisen von Buchhaltungsinformationen für den entsprechenden Geschäftsprozess zu initiieren, muss das Datum in der Vergangenheit liegen.
    Bestellauftragsnummer
    Das Quelldokument der Transaktion, die die Asset-Registrierung initiiert hat.
    Workday berechnet Steuern und Fracht aus dem Bestellauftrag für Assets, die aus einem Eingang ohne Lieferantenrechnung erstellt wurden.
    Externe Vertragsnummer
    Wenn das Asset aus einer Lieferantenvertragsposition stammt, zeigt Workday die Lieferantenvertragsnummer und das Startdatum des Vertrags aus dem Vertrag an.
    Start-/Enddatum des externen Vertrags
    Das Start- und Enddatum der Lieferantenvertragsposition für dieses Asset. Workday erfordert für Assets auf Lieferantenvertragsbasis die Datumsangaben des Vertrags.
    Kosten
    Currency
    Menge
    Die Kosten des Assets zum Zeitpunkt der Anschaffung in der Basiswährung des Unternehmens, zu dem das Asset gehört. Wenn das Asset-Quelldokument in einer Fremdwährung vorliegt, übernimmt Workday den Betrag der Basiswährung als Asset-Kosten. Bei zusammengesetzten Assets ohne Einzelkomponenten entsprechen die Kosten der Summe der Allokationskosten für die Komponenten. Bei Pool-Assets setzen sich die Kosten aus den Gesamtkosten aller Posten im Asset-Pool.
    Die Menge
     zeigt an, wie viele Assets sich in einem Asset-Pool befinden oder wie viele als Teil eines zusammengesetzten Assets verwendet werden.
    Standort
    Der physische Ort, an dem ein Asset gespeichert oder verwendet wird. Wenn ein Projekt-Asset bilanziell aktiviert wird, zeigt Workday den Standort aus dem Projekt an, wenn ein Standort-Worktag vorhanden ist.
    Worktags
    Verwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der Aufgabe
    Verwendung von Worktags verwalten
    . Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.
    Wenn Sie den optionalen Worktag-Ausgleich der Aufgabe
    Konfiguration von Worktag-Ausgleich verwalten
     aktivieren, gleicht Workday Journalpositionen durch optionale Ausgleichs-Worktags vollständig aus. Für Journalpositionen gilt automatisch Folgendes:
    • Sie übernehmen optionale Ausgleichs-Worktags basierend auf den ausgewählten Worktag-Arten.
    • Sie generieren fällige Eingaben, um Transaktionen auszugleichen.
    Geleaste Assets erben die Worktags, die Sie für die Lieferantenvertragspositionen eingegeben haben.
    Wenn Sie die Registrierung aus dem Eingangs- und Lieferantenrechnungsereignis initiieren, zeigt Workday automatisch Informationen aus dem Quelldokument an.
Der Geschäftsprozess
Asset-Registrierungsereignis
leitet die Transaktion zur Prüfung und Genehmigung weiter. Sobald die Asset-Registrierung genehmigt und abgeschlossen ist, ändert Workday den Status für das Asset von
Registrierung anstehend
 in
Registriert
. Workday weist eine Asset-ID zu, die Sie verfolgen können. Wenn die Asset-Registrierung abgelehnt oder abgebrochen wird, entfernt Workday das Asset aus dem Asset-Register und ändert den Status des Assets in
Entfernt
. Wenn die Geschäftsprozesse für den Eingang und die Lieferantenrechnung beide einen Schritt zur Registrierung eines Assets enthalten, führt Workday die Registrierung nicht doppelt durch.
Für bilanziell aktivierbare Assets leitet Workday die Aufgabe
Buchhaltungsinformationen für Asset zuweisen
 an die entsprechende Aufgabe Meine Aufgaben weiter. Der Serviceschritt „Buchhaltungsinformationen zuweisen“ muss sich im
Asset-Registrierungsereignis
 oder in der GeschäftsprozessdefinitionLieferantenrechnungsereignis
befinden
 .
Wenn ein manuell registriertes Asset die benutzerdefinierten Validierungskriterien nicht erfüllt, wird ein kritischer Fehler generiert. Wählen Sie
Asset-Registrierung bearbeiten
 in den möglichen Aktionen für das Asset aus, um den Fehler zu beheben, damit Workday den Asset-Registrierungsprozess abschließen kann.
Sie können eine Ausgabe, eine manuelle Inbetriebnahme, einen Transfer, einen Abgang oder eine Reaktivierung zur Verfolgung des Assets durchführen.