Schritte: Massenschließung von Beschaffungsdokumenten

Erstellen Sie Beschaffungsdokumente, die zum Schließen auswählbar sind.

Sie können Beschaffungsdokumente schließen, wenn Ihre Organisation nachgelagerte Aktivitäten wie Eingänge oder Lieferantenrechnungen nicht mehr verarbeiten muss. Sie können Batches der folgenden geschlossenen Elemente schließen, erneut öffnen und wieder schließen:

Bestellaufträge

Bedarfsanforderungen

Lieferantenverträge

Sie können Dokumente mit ähnlichen Merkmalen filtern, z. B. Dokumente in einem Datumsbereich, mit denselben Worktags oder demselben Lieferanten.

Wenn Sie Obligobuchungen für die Beschaffung verwenden, können Sie mit den Dokumenten verknüpfte Obligos und Verpflichtungen auflösen.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Ausschlüsse von Massenschließung von Beschaffungsdokumenten verwalten

Wählen Sie Bestellaufträge, die manuell von Massenschließungen ausgeschlossen werden sollen, z. B. wenn Sie die Bestellaufträge in die nächste Geschäftsperiode vortragen möchten. Wenn Sie einen Ausschluss für einen Bestellauftrag festlegen, zeigt Workday diesen in der Aufgabe

Massenschließung von Beschaffungsdokumenten

nicht zur Auswahl an.

Sicherheit: Domäne Process: Purchase Order - Exclude from Mass Close
im funktionalen Bereich „Procurement“.

Öffnen Sie die Aufgabe

Massenschließung von Beschaffungsdokumenten

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Überschreibung für Buchungsdatum	Das von Ihnen eingegebene Datum kann in einer vorherigen offenen Periode oder in der aktuellen Periode liegen. Die Auflösung, die als Teil des Schließungsprozesses erstellt wurde, wird mit diesem Buchungsdatum gebucht.
Toleranzprozentsatz für Schließung	Der eingegebene Prozentsatz bleibt in der Gesamtmenge in der Bedarfsanforderung offen, bevor er zum Schließen ausgewählt werden kann. Beispiel: Sie geben 5 % für Toleranzprozentsatz für Schließung an. Wenn die Bedarfsanforderungsmenge 100 beträgt, können Sie Bedarfsanforderungen oder Bestellaufträge schließen, für die Mengen von 95 oder mehr eingegangen sind.
Toleranzbetrag für Schließung Toleranzwährung	Der Betrag, der aus dem Gesamtbetrag der Bedarfsanforderung oder des Bestellauftrags offen bleiben kann, bevor diese(r) zum Schließen ausgewählt werden kann. Beispiel: Sie geben 5.000 für Toleranzbetrag für Schließung und USD für Toleranzwährung an. Wenn sich der Gesamtbetrag auf 50.000 USD beläuft, können Sie Dokumente schließen, für die Sie als Eingang einen Gesamtbetrag von 45.000 USD oder mehr erhalten haben.
Worktags	Beispiel: Schließen Sie Dokumente für veraltete Kostenstellen und Projekte.
Inaktivitätstage	Die Anzahl der Tage seit der letzten Aktivität im Beschaffung . Beschaffungsdokumente werden in der Aufgabe Massenschließung von Beschaffungsdokumenten angezeigt, wenn die Anzahl der Tage seit der letzten Aktivität im Dokument größer oder gleich dem Wert von Inaktivitätstage ist. Workday berechnet den Betrag basierend auf dem Feld Letzte Aktivität am/vor aus dem Beschaffung . Beispiel: Sie geben 30 als Wert für Inaktivitätstage in der Aufgabe Massenschließung von Beschaffungsdokumenten ein. Für einen Bestellauftrag ist der Wert Datum der letzten Aktivität am/vor der 2. Februar 2026 angegeben. Wenn das heutige Datum: 5. März 2026, die Tage seit der letzten Aktivität für den Bestellauftrag sind 32. Der Bestellauftrag wird in der Aufgabe "Massenschließung von Beschaffungsdokumenten" angezeigt. 20. Februar 2026, die Tage seit der letzten Aktivität im Bestellauftrag sind 18. Der Bestellauftrag wird in der Aufgabe Massenschließung von Beschaffungsdokumenten am 2. Februar 2026 nicht angezeigt, da seit der letzten Aktivität keine 30 oder mehr Tage vergangen sind. Workday legt das Erstellungsdatum eines Dokuments als anfänglichen Wert für Letzte Aktivität am/vor fest. Der Wert wird in folgenden Fällen aktualisiert: Sie ändern Änderungen am Beschaffung , z. B. den Header oder die Positionen aktualisieren. Nachgelagerte Aktivitäten treten auf, die aus dem Dokument stammen, z. B. das Erstellen eines Eingang aus dem ursprünglichen Bestellauftrag.

Sicherheit: Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Beschaffungsdokumente - Massenaktionsereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.

Öffnen Sie den Bericht

Massenschließungsanforderungen für Beschaffungsdokumente suchen

, um Massenschließungsanforderungen zu prüfen und auf die geschlossenen Geschäftsdokumente zuzugreifen.

Öffnen Sie die Aufgabe

Massenwiederöffnung von Beschaffungsdokumenten

in folgenden Fällen:

Sie schließen Dokumente, die Fehler enthalten.

Sie schließen Dokumente vorzeitig.

Nach dem Wiederöffnen können Sie Änderungen, Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen und die Dokumente dann wieder in den Status Geschlossen
versetzen.

Wieder geöffnete Bestellaufträge werden auf den Status Ausgegeben
zurückgesetzt.

Wieder geöffnete Bedarfsanforderungen werden auf den Status Genehmigt
zurückgesetzt.

Wieder geöffnete Lieferantenverträge werden auf den Status Erfolgreich abgeschlossen
zurückgesetzt.

Sie können nur in der aktuellen offenen Geschäftsperiode geschlossene Bedarfsanforderungen, Bestellaufträge und Lieferantenverträge wieder öffnen.

Bei Obligobuchungen reaktiviert Workday aufgelöste Beträge, die aus der Schließung von Beschaffungsdokumenten resultieren.

Öffnen Sie erneut die Aufgabe

Ausschlüsse von Massenschließung von Beschaffungsdokumenten verwalten

, um Ausschlüsse zu entfernen, wenn Bestellaufträge für das Schließen auswählbar sind.