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Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Prozess: Order-to-Cash-Periodenabschluss

Prozess: Order-to-Cash-Periodenabschluss

Sehen Sie sich unter Period Close Product Flow den Produktfluss zum Periodenabschluss an, um sich mit dem Periodenabschlussprozess vertraut zu machen.
In diesem Thema finden Sie Richtlinien, die Ihnen den Abschluss des Periodenendes erleichtern sowie den Umgang mit offenen Dokumenten im Zusammenhang mit Zahlungseingängen, dem Abschluss der Rechnung und der Buchung von Waren und Services.
Ihre Checkliste für den Order-to-Cash-Prozess kann aus verschiedenen Aufgaben bestehen. Betrachten Sie diese Richtlinien als Beispiel für Ihre Periodenabschlussaktivitäten. Einen Anwendungsfall zu diesem Thema finden Sie unter Anwendungsfall: Order-to-Cash-Periodenabschluss in der Anwendungsfallbibliothek.
  1. Zahlungen eingeben
    Stellen Sie sicher, dass Sie alle Zahlungen von Kunden eingegeben und genehmigt haben.
  2. Erstellen Sie Kontoeinzahlungen für alle nicht eingezahlten Zahlungen.
    So suchen Sie nicht eingezahlte Kundenzahlungen:
    1. Öffnen Sie den Bericht
      Kundenzahlungen suchen
      .
      Sicherheit:
      Process: Customer Invoice Payment
       im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
    2. Wählen Sie für
      Zahlungsdatum am/vor
      das Periodenenddatum der Periode, die Sie abschließen.
    3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Eingezahlte Zahlungen
       einschließen, um nur Zahlungen anzuzeigen, die Sie noch nicht eingezahlt haben.
    4. Um eine Kontoeinzahlung für jede nicht auf das Konto eingezahlte Zahlung zu erstellen, wählen Sie in den möglichen Aktionen für jede Zahlung Kundenzahlung
      Kontoeinzahlung
      erstellen
      aus.
      Sie können auch die möglichen Aktionen der Zahlung verwenden, um Zahlungen nicht zugeordneten Zahlungen zuzuordnen, indem
      Sie
      Kundenzahlungszuordnung
      auswählen.
    5. Wählen Sie die Zahlung aus, für die Sie die
      Kontoeinzahlung
       erstellen oder die Zahlung zuordnen möchten, und wählen Sie Übermitteln, um den Genehmigungsprozess zu initiieren.
  3. Ordnen Sie alle nicht zugeordneten Zahlungen zu.
    So suchen Sie nach nicht zugeordneten Zahlungen, die auf das Konto eingezahlt wurden:
    1. Öffnen Sie den Bericht
      Kundenzahlungen suchen
      .
      Sicherheit:
      Process: Customer Invoice Payment
       im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
    2. Wählen Sie für
      Zahlungsdatum am/vor
      das Periodenenddatum der Periode, die Sie abschließen.
    3. Wählen
      Sie für den
      Anwendungsstatus
      die Option Nicht zugeordnet.
    4. Aktivieren Sie
      Eingegebene Zahlungen einschließen
       , um Zahlungen anzuzeigen, die Sie eingezahlt haben.
    5. Um die nicht zugeordnete Zahlung zuzuordnen, wählen Sie in den möglichen Aktionen für jede
      Zahlung
      Kundenzahlungszuordnung
      .
    6. Wählen Sie die Rechnung, für die Sie die Zahlung zuordnen möchten, und wählen Sie
      Übermitteln
       , um den Genehmigungsprozess zu initiieren.
  4. Schließen Sie die Rechnungsstellung für die Periode ab.
    1. Öffnen Sie den Bericht
      Kundenrechnungen für Unternehmen
       suchen.
      Sicherheit:
      Reports: Customer Accounts
       im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
    2. Wählen Sie für
      den Rechnungsstatus Folgendes
      aus:
      1. Entwurf
      2. Nicht abgeschlossen
      3. In Bearbeitung
      4. Wählen Sie für
        Rechnungsdatum oder Vor
        das Periodenenddatum der Periode, die Sie abschließen.
      5. Klicken Sie auf
        OK
        .
      Workday zeigt alle Rechnungen an, die zum Abschluss verfügbar sind.
    3. Wählen Sie in den möglichen Aktionen für jede Rechnung, die Sie abschließen möchten,
      Kundenrechnung
      übermitteln
       , um den Genehmigungsprozess für folgende Rechnungen zu initiieren:
      • Entwurf
      • Nicht abgeschlossen
  5. (Optional) Erstellen Sie Kundenrechnungen für fakturierbare Transaktionen. Wenn Ihr Unternehmen die Projektfakturierung und verbrauchsbasierte Transaktionen verwendet, öffnen Sie die Aufgabe
    Kundenrechnung für fakturierbare Transaktionen
     erstellen, um Rechnungen für das Periodenende zu erstellen.
    Sicherheit:
    • Process: Project Billing - Invoicing
       im funktionalen Bereich „Project Billing“.
    • Process: Billing Invoice
       in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    1. Wählen Sie für
      Transaktionsdatum am/vor
      das Periodenenddatum der Periode, die Sie abschließen.
    2. Klicken Sie auf
      OK
      .
    3. Prüfen Sie die Transaktionen im Grid Zu erstellende
      Rechnungen
       und wählen Sie die Transaktionen aus, für die Sie Rechnungen erstellen möchten.
    4. Klicken Sie auf
      OK
       , um den Genehmigungsprozess zu initiieren.
  6. (Optional) Erstellen Sie Kundenrechnungen für Fakturierungsraten. Wenn Ihr Unternehmen einen Kundenvertrag und einen Fakturierungszeitplan verwendet, öffnen Sie die
    Aufgabe Kundenrechnung für Fakturierungsraten erstellen
     , um Rechnungen für das Periodenende zu erstellen.
    Sicherheit:
    • Process: Project Billing - Invoicing
       im funktionalen Bereich „Project Billing“.
    • Process: Billing Invoice
       in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    1. Geben Sie unter
      Unternehmen
      Ihr Unternehmen ein.
    2. Wählen Sie für
      Rechnungsdatum oder Vor
      das Periodenenddatum der Periode, die Sie abschließen.
    3. Klicken Sie auf
      OK
      .
    4. Wählen
       Sie im Grid Fakturierungsraten die Fakturierungsrate aus, die Sie in Rechnung stellen möchten.
    5. Klicken Sie auf
      OK
       , um den Genehmigungsprozess zu initiieren.
  7. (Optional) Erstellen Sie Ertragsraten für fakturierbare Transaktionen.
    Wenn Ihr Unternehmen Kundenverträge verwendet und Erträge realisieren möchte, öffnen Sie die Aufgabe
    Ertragsraten für Fakturierung erstellen
     .
    Sicherheit: Domäne
    Process: Revenue Schedule - Core
     in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    1. Wählen Sie für
      Unternehmen
      den Namen Ihres Unternehmens.
    2. Wählen Sie als Transaktionsart
      eine der folgenden Transaktionsarten:
      • Projektzeit und -spesen
      • Festpreisprojekt
      • Auftragserfüllung
      • Verbrauchsbasiert
    3. Für
      Transaktionsdatum nicht
      nach wählen Sie das Periodenenddatum der Periode, die Sie abschließen.
    4. Klicken Sie auf
      OK
      .
    5. Prüfen und wählen Sie die Positionen, für die Sie Raten erstellen möchten.
    6. Klicken Sie auf Ertragsraten
      erstellen oder aktualisieren
       , um Raten für fakturierbare Transaktionen zu erstellen.
  8. (Optional) Erstellen Sie Ertragsraten für auf dem Fertigstellungsgrad basierende Zeitpläne.
    Wenn Ihr Unternehmen Zeitpläne für den Fertigstellungsgrad für den Ertrag verwendet und den Ertrag eines Projekts im Laufe des Projekts realisieren möchte, öffnen Sie die Aufgabe
    Fertigstellungsgrad für Ertrag
     prüfen.
    1. Wählen Sie für
      Unternehmen
       oder
      Projekt/Projekthierarchie
       Ihre Kriterien aus.
    2. Wählen Sie für
      Transaktionsenddatum
      das Enddatum der Periode, die Sie abschließen.
    3. Wählen Sie für Status des Fertigstellungsgrads
      Genehmigt
      aus.
    4. Wählen Sie für Methode für Fertigstellungsgrad
      Stunden
       oder
      Kosten
      .
    5. Klicken Sie auf
      OK
      .
    6. Prüfen und wählen Sie die Positionen, für die Sie Raten erstellen möchten.
    7. Klicken
      Sie auf Ertragsraten für fakturierbare Transaktionen
       erstellen, um Raten für die Transaktionsart
      Festpreisprojekt
      zu erstellen.
  9. Erstellen Sie Buchungen, um Erträge zu realisieren.
    Nachdem Sie Raten erstellt haben, realisieren Sie den Ertrag, indem Sie Buchungen generieren.
    1. Öffnen Sie die Aufgabe
      Ertragsrealisierungsbuchungen erstellen
      .
      Sicherheit:
      Domäne Revenue Recognition Rate Event
       in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    2. Wählen Sie für
      Unternehmen
      den Namen Ihres Unternehmens.
    3. Wählen Sie für Buchungsdatum am/vor
      das Periodenenddatum der Periode, die Sie abschließen.
    4. Klicken Sie auf
      OK
      .
    5. Wählen Sie die Raten, für die Sie Ertragsrealisierungsbuchungen generieren möchten, und klicken Sie auf
      OK
      .
    6. Klicken Sie auf
      OK
       , um den Prozess zu starten.
    7. Klicken Sie auf
      Aktualisieren
       , um den Prozess abzuschließen.
    8. Zeigen Sie die vom Prozess generierten Buchungen an, indem Sie in den möglichen Aktionen für die Rate
      ErtragsrealisierungsrateBuchungsinformationen
      anzeigen
       wählen.
  10. Konfigurieren Sie Workday so, dass Sie Ihre Ertragsbuchhaltung am Periodenende verwalten können, indem Ihre Hauptbuch-Konten Abgegrenzter
    Ertrag
     und
    Nicht fakturierte Forderungen belastet
     oder gutgeschrieben werden.
  11. Carve-In- und Carve-Out-Anpassungsjournale erstellen.
    Konfigurieren Sie Workday so, dass Sie Ihre Ertragsbuchhaltung am Periodenende für Mehrkomponentenvereinbarungen verwalten können. Sie können Carve-In/Out-Anpassungen erstellen, um abgegrenzte und rückgestellte Ertragssalden umzuklassifizieren.
    1. Öffnen Sie die Aufgabe
      Carve-In/Out-Anpassungsjournal erstellen
       .
      Sicherheit: Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
      Carve-In/Carve-Out-Journalereignis
       und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    2. Wählen Sie für
      Unternehmen
      das Unternehmen im Vertrags-Header.
    3. Wählen Sie unter
      Jahr
      das Buchungsjahr für die vertraglichen Beträge und operativen Journale.
    4. Wählen Sie unter
      Periode
      die Buchungsperiode für die Beträge und operativen Journale aus, die unter Vertrag stehen.
    5. Klicken Sie auf
      OK
      .
    6. Prüfen Sie die Journalpositionen und klicken Sie auf
      OK
       , um Carve-In/Out-Anpassungsjournale zu erstellen.
      Workday berechnet und bucht automatisch die erforderlichen Journaleingaben, um abgegrenzten Ertrag in den Vertragspositionen umzuklassifizieren.
  12. Umrechnungsanpassungsjournale erstellen.
    Wenn aufgrund von Timing und Umrechnungskursen Abweichungen bei der Fakturierung und Ertragsrealisierung auftreten, können Sie Umrechnungsanpassungsjournale erstellen, um die Differenz zu berechnen. Workday berechnet und bucht automatisch die erforderlichen Journaleingaben, um Wechselkursgewinne/-verluste zu berücksichtigen.
    1. Öffnen Sie die Aufgabe
      Umrechnungsanpassungsjournal für Kundenvertrag erstellen
       .
      Sicherheit: Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
      Carve-In/Carve-Out-Journalereignis
       und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    2. Wählen Sie für
      Unternehmen
      das Unternehmen im Vertrags-Header.
    3. Wählen Sie unter
      Jahr
      das Buchungsjahr für die vertraglichen Beträge und operativen Journale.
    4. Wählen Sie unter
      Periode
      die Buchungsperiode für die Beträge und operativen Journale aus, die unter Vertrag stehen.
    5. Wählen Sie für Umrechnungsanpassungsregel eine Währungsanpassungsregel, um
      Worktags
      und Hauptbuch-Konten anzugeben, die für den realisierten Währungsgewinn oder -verlust gutgeschrieben oder belastet werden sollen.
    6. Klicken Sie auf
      OK
      .
    7. Prüfen Sie die Vertragspositionen und klicken Sie auf
      OK
       , um ein Umrechnungsanpassungsjournal für Kundenvertrag für die Vertragspositionen zu erstellen.
      Workday berechnet und bucht automatisch die erforderlichen Journaleingaben, um Wechselkursgewinne oder -verluste zu berücksichtigen.
  13. Abschlussaktivitätsgruppen für Kundenkonten.
    Weitere Informationen finden Sie unter Konzept: Hauptbuch-Aktivitätsgruppen.
  14. Stimmen Sie Forderungen mit dem Hauptbuch ab.
    Verwenden Sie einen oder alle der folgenden von Workday bereitgestellten Berichte oder benutzerdefinierte Berichte, die Sie erstellt haben, um Ihre Forderungen mit dem Hauptbuch-Saldo abzustimmen:
    • Abstimmung von Forderungen und Kundensalden
       .
      Verwenden Sie diesen Bericht, um Differenzen zwischen Hauptbuch-Konten für Forderungen und operativen Salden für Kundenkonten anzuzeigen.
      Sicherheit:
      Domäne Reports: Financial Accounting
       im funktionalen Bereich „Financial Accounting“.
    • Abstimmung von Forderungen an Kundenbilanzen - Ausnahmen - Zusammenfassung
      Verwenden Sie diesen Bericht, um zusammengefasste Forderungsausnahmen anzuzeigen, die aus offenen Posten, zeitlichen Differenzen und Buchungsjournalen resultieren, die in Kontrollkonten gebucht wurden.
      Sicherheit:
      Domäne Reports: Financial Accounting
       im funktionalen Bereich „Financial Accounting“.