Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Status von Hauptbuch-Perioden ändern

Status von Hauptbuch-Perioden ändern

  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Periodenabschlussereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.
  • Erstellen Sie das Hauptbuch-Jahr und die Hauptbuch-Perioden.
  • Um Perioden- und Jahresabschlüsse über den Workflow zu verwalten, definieren Sie eine Abschluss-Checkliste mit Schritten zum Aktualisieren des Hauptbuch-Periodenstatus.
Aktualisieren Sie den Hauptbuch-Periodenstatus eines einzelnen oder mehrerer Hauptbücher:
  • Um eine Hauptbuch-Periode zu öffnen
  • Um die Journalaktivität im Verlauf eines Periodenabschlusses zu begrenzen
  • Schließen Sie die Hauptbuch-Periode.
  • Um die Hauptbuch-Periode erneut zu öffnen
Sie aktualisieren den Hauptbuch-Periodenstatus nur für primäre Geschäftskalender. Alternative Geschäftskalender dienen nur zu Reportingzwecken.
Wenn nicht verarbeitete Journale und anstehende Transaktionen vorhanden sind, sollten Sie sich über die Auswirkungen auf das Konto im Klaren sein, bevor Sie die Periode abschließen. Um eine Periode für bestimmte Gruppen operativer Transaktionen abzuschließen, können Sie den Status auf
Abschluss in Bearbeitung
 aktualisieren und die Aktivitätsgruppen wählen, die abgeschlossen werden sollen. Sie können eigene Aktivitätsgruppen für
Abschluss in Bearbeitung
 in der Aufgabe
Aktivitätsgruppen für Periodenabschluss verwalten
 erstellen oder konfigurieren.
Wenn Sie den Status von Aktivitätsgruppen in
Abschluss in Bearbeitung
ändern, können Sie immer ein Anpassungsjournal erstellen.
  • Option A: Status der einzelnen Hauptbuch-Periode aktualisieren
    1. Öffnen Sie die Aufgabe
      Hauptbuch-Periodenstatus aktualisieren
       .
    2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Hauptbuch-Periode
    Wählen Sie die Hauptbuch-Periode, die Sie aktualisieren möchten, nach Unternehmen und Hauptbuch-Jahr.
    Alle Buchcodes
    Leerer Buchcode
    Wählen Sie Buchcode
    Workday wählt standardmäßig
    Alle Buchcodes
     . Workday verwendet den Buchcode, um Transaktionen, den Hauptbuchstatus und anstehende Transaktionen zu filtern.
    Verwenden Sie
    Buchcode auswählen,
     um einen oder mehrere spezifischere Buchcodes anzugeben.
    Aktualisierungen des Hauptbuch-Periodenstatus gelten nur für Buchungsjournale und operative Transaktionen für die Buchcodes, die Sie wählen.
    Status
    Abschlussaktivität
    Wählen Sie den neuen Status der Hauptbuch-Periode. Die Hauptbuch-Periode muss sich im Status
    Offen
     befinden, bevor Sie Transaktionen im Hauptbuch buchen können.
    Wenn Sie
    Abschluss in Bearbeitung
    angeben, müssen Sie mindestens eine Abschlussaktivität wählen. Workday betrachtet diese Abschlussaktivitäten als
    Geschlossen
    . Sie können keine Abschlussaktivitäten bearbeiten, die gerade verwendet werden.
  • Option B: Status mehrerer Hauptbuch-Perioden aktualisieren
    1. Öffnen Sie die Aufgabe
      Massenaktualisierung des Hauptbuch-Periodenstatus
       .
    2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Jahr
    Wählen Sie das Geschäftsjahr für die Hauptbuch-Perioden, die Sie aktualisieren möchten.
    Unternehmen
    Wählen Sie ein oder mehrere Unternehmen oder eine Unternehmenshierarchie. Sie können nur die Unternehmenshierarchien wählen, in denen für jedes Unternehmen das gewählte Geschäftsjahr vorhanden ist.
    Sortieren nach
    Wählen Sie
    Periode
    oder
    Unternehmen
     , je nachdem, wonach Sie die Verarbeitungsergebnisse sortieren möchten.
    Alle Buchcodes
    Leerer Buchcode
    Wählen Sie Buchcode
    Workday wählt standardmäßig
    Alle Buchcodes
     . Workday verwendet den Buchcode, um Transaktionen, den Hauptbuchstatus und anstehende Transaktionen zu filtern.
    Verwenden Sie
    Buchcode auswählen,
     um einen oder mehrere spezifischere Buchcodes anzugeben.
    Aktualisierungen des Hauptbuch-Periodenstatus gelten nur für Buchungsjournale und operative Transaktionen für die Buchcodes, die Sie wählen.
    Alle auswählen
    Neuer Status
    Abschlussaktivität
    Wählen Sie den neuen Status für alle oder gewählte Perioden. Wählen Sie für den Status
    Abschluss in Bearbeitung
     mindestens eine
    Abschlussaktivität
    .
    Um Aktualisierungen für mehrere Hauptbuch-Perioden zu planen, verwenden Sie die Aufgabe
    Massenaktualisierung des Hauptbuch-Periodenstatus planen
     .
    Sie können ein Hauptbuch-Jahr nicht abschließen, wenn sich die Periode für einen Buchcode im Status
    Geschlossen
     befindet.
  • Workday aktualisiert den Status der Hauptbuch-Journale.
  • Sie können den Journalstatus, anstehende Transaktionen und die Historie des Hauptbuch-Periodenstatus prüfen. Sie können laufende Arbeiten abschließen, bevor Sie den Hauptbuch-Periodenstatus aktualisieren.
  • Nachdem Sie eine Periode abgeschlossen haben, können Sie nichts mehr in die Periode buchen.
  • Wenn anstehende operative Transaktionen vorhanden sind, bucht Workday diese nach deren Abschluss in die nächste offene Hauptbuch-Periode.
  • Sie können den Prozessmonitor auf dem Register
    Meine Berichte
     anzeigen, um den Status aller Perioden einzusehen, die nicht aktualisiert wurden.
    Diese Meldungen enthalten den Grund, warum Workday den Status nicht aktualisiert hat, und Empfehlungen zur Korrektur dieser Perioden.
    Beispiel:
    Der Status folgender Perioden wurde nicht aktualisiert, da noch Buchungsjournale mit anstehender Genehmigung vorhanden waren.
  • Ändern Sie den Status für diese und andere Hauptbuch-Perioden, um:
    • Öffnen Sie sie.
    • Die Journalaktivität zu beschränken
    • Die Aktivitätsgruppen zu wählen, die abgeschlossen werden sollen
    • Schließen Sie sie.
    • Sie erneut zu öffnen
  • Schließen Sie ein Hauptbuch-Jahr ab.