Einen Bankauszug manuell abstimmen
- Erstellen Sie ein Bankkonto.
- Geben Sie einen Bankauszug ein oder laden Sie ihn hoch.
- Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“:
- Process: Bank Reconciliation
- Process: Matching Rule Set
Mit Workday können Sie nach übereinstimmenden Kontotransaktionen und Bankauszugspositionen suchen, die auf gemeinsamen Attributen basieren, z. B. Transaktionsreferenznummern, Beträge und Datumsangaben. Diese manuelle Abstimmungsmethode erleichtert das Abstimmen von Positionen, bei denen eine Position mit vielen Transaktionen übereinstimmt (oder viele Positionen mit vielen Transaktionen übereinstimmen).
- Öffnen Sie die AufgabeManuelle Bankabstimmung.Sie können die Aufgabe auch hier öffnen:
- DashboardBankauszugsabstimmung.
- BerichtBankauszüge suchen. Wählen Sie in den möglichen Aktionen eines nicht abgestimmten BankauszugsBankauszug>Manuelle Abstimmung.
- Geben Sie in den FeldernBankauszugspositionenalle erforderlichen Details an, um die angezeigten Bankauszugspositionen zu filtern.
- Auf ähnliche Weise geben Sie in den FeldernAbstimmbare PostenGrenzwerte für die Anzahl der angezeigten Zeilen an.Wenn Sie aufOKklicken, werden auf der Seite unten die zutreffenden Bankauszugspositionen und die abstimmbaren Posten angezeigt.
- Scrollen Sie durch beide Listen und haken Sie die entsprechenden Elemente ab.Wenn Sie übereinstimmende Positionen abhaken, ändert sich der Statusabschnitt und der Abstimmungsfortschritt wird wie folgt angezeigt:
- Ausgewählte Positionen gesamtzeigt die Summe der Beträge in den ausgewählten Bankauszugspositionen an.
- Ausgewählte Posten gesamtzeigt die Gesamtanzahl der nicht abgestimmten Posten an, die für die Abstimmung mit Bankauszugspositionen ausgewählt wurden.
- (Optional) Sie können zwei oder mehr Bankauszugspositionen oder zwei oder mehr abstimmbare Posten abhaken, die sich ausgleichen.Beispiel: Ihre Bank berechnet Ihnen irrtümlich eine Gebühr und stimmt später zu, die Belastung rückgängig zu machen. Die Bank gibt diese beiden sich ausgleichenden Aktivitäten auf dem Bankauszug an. Sie können die übereinstimmenden Soll- und Haben-Transaktionen für eine einseitige Abstimmung abhaken.
- (Optional) Wenn eine Bankauszugsposition Vorschläge enthält, können Sie das KontrollkästchenVorschläge anzeigenim AbschnittAuswahl abstimmbarer Postenaktivieren. Wenn Sie die abstimmbaren Posten aktualisieren, zeigt Workday nur die vorgeschlagenen abstimmbaren Posten für die ausgewählten Bankauszugspositionen an.Die Vorschläge schränken die Auswahl abstimmbarer Posten ein, die mit den Bankauszugspositionen übereinstimmen.
- Jedes Mal, wenn Sie übereinstimmende Posten abhaken, klicken Sie aufAbstimmen. Die markierten Positionen werden aus den unteren Listen in den Statusabschnitt verschoben. Sie können die Abstimmung dieser Position abbrechen, bis Sie das nächste Mal aufAbstimmenklicken.Wenn Sie erneut aufAbstimmenklicken, wird die Seite aktualisiert. Posten werden als abgestimmt markiert und entfernt.
- Für längere Abstimmungen wählen Sie eine der folgenden Optionen im Popup-Fenster:
- Senden Sie den Abstimmungsprozess an den Hintergrund.Sie können andere Abstimmungsaktivitäten im selben Bankkonto durchführen. Workday zeigt auf Ihrer Benachrichtigungsseite eine Benachrichtigung an, die angibt, ob der Prozess abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist.
- Warten Sie, bis die Abstimmung abgeschlossen ist, bevor Sie weiterarbeiten.
- (Optional) Wenn für eine Bankauszugsposition keine übereinstimmende Kontotransaktion vorhanden ist, klicken Sie aufAd-hoc-Banktransaktion erstellen, um eine Ad-hoc-Transaktion für die Bankposition zu erstellen. Workday zeigt die neu erstellte Ad-hoc-Banktransaktion an, wenn Sie die abstimmbaren Posten aktualisieren.Sie können auch eine Ad-hoc-Transaktion erstellen, um die Differenz zwischen einem Bankauszugspositionsbetrag und einem entsprechenden Betrag der Kontotransaktion zu berücksichtigen.
- Wenn die Beträge gleich sind, stimmt Workday die Bankauszugsposition mit der Ad-hoc-Banktransaktion ab.
- Wenn Sie eine Ad-hoc-Banktransaktion für eine Differenz erstellen, stimmt Workday die Bankauszugsposition mit beiden Transaktionen ab.
Wenn Ihre Bankauszugsposition das Wertstellungsdatum enthält, können Sie das KontrollkästchenWertstellungsdatum als Transaktionsdatum verwendenaktivieren, um eine Ad-hoc-Transaktion und die zugehörige Buchung basierend auf dem Wertstellungsdatum zu erstellen. Andernfalls verwendet Workday das Datum der Bankauszugsposition als Transaktionsdatum.Nachdem Sie die Ad-hoc-Banktransaktion übermittelt haben, können Sie die abgestimmten Posten unterLetzte abgestimmte Posteneinsehen. - Wenn Sie mit der Abstimmung fertig sind und diese Seite verlassen möchten, klicken Sie aufAbbrechen.Durch diese Aktion werden Ihre vorgenommenen Abstimmungen nicht abgebrochen, auch wenn Sie dann aufÄnderungen verwerfenklicken.
Mit der Bankauszugsabstimmung können Sie prüfen, ob Ihre Buchungsdatensätze und Bankauszüge übereinstimmen und korrekt sind. Verwenden Sie die Buch-zu-Bank- und andere Bankabstimmungsberichte, um die Details zu bestätigen.
Wenn Sie Ihren Workflow für Ad-hoc-Banktransaktionen mit erforderlicher Genehmigung konfiguriert haben, fügt Workday die abgestimmten Transaktionen in die Hauptbuch-Salden ein, wenn die Transaktion genehmigt ist. Sie können jegliche Ad-hoc-Banktransaktionen, für die noch eine Genehmigung aussteht, in einer separaten Spalte in folgenden Berichten identifizieren:
- Buch-Bank-Bericht
- Buch-Bank-Bericht nach Bankkontowährung
- Bankabstimmungsdetails
- Bankauszugsabstimmung
Diese Spalte ist verfügbar, wenn Sie einen Drilldown zu den abgestimmten Bankauszugspositionen in den Berichten durchführen. Wenn die Ad-hoc-Banktransaktion abgelehnt wird, geschieht Folgendes:
- Workday macht die Abstimmung der Transaktion mit der Bankauszugsposition rückgängig.
- Workday bricht die Ad-hoc-Banktransaktion ab.
Wenn Sie die Abstimmung noch nicht abgeschlossen haben, können Sie die Auszüge im Bericht
Bankauszüge suchen
erneut suchen und dort fortfahren, wo Sie aufgehört haben.