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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Konzept: Verarbeitung der Zahlungsabwicklung

Konzept: Verarbeitung der Zahlungsabwicklung

Sie können einen Zahlungslauf erstellen, um die unbezahlten offenen Posten und anstehenden Zahlungen, die abgewickelt werden sollen, auszuwählen und zu verwalten. Wenn Sie einen Zahlungslauf verarbeiten, führt Workday folgende Schritte aus:
  • Leitet den Zahlungslauf über das Geschäftsprozessereignis zur Genehmigung weiter.
  • Wickelt Zahlungen ab und generiert die Buchungen, die jeder Zahlung zugeordnet sind.
  • Sorgt für die Integration mit Finanzinstituten und Outsourcing-Anbietern, um die Zahlungsdateien zu senden.

Unbezahlte offene Posten

Bei unbezahlten offenen Posten wird die Zahlung von Workday erstellt und abgewickelt. Das Zahlungsdatum ist das Zahlungsabwicklungsdatum. Zu diesen Posten gehören folgende:
  • Barvorschüsse
  • Kundenrechnungen und -anpassungen
  • Spesenkartentransaktionen
  • Spesenabrechnungen
  • Intercompany-Posten
  • Anforderungen von sonstigen Zahlungen
  • Beschaffungskartentransaktionen
  • Lieferantenrechnungen und -anpassungen
  • Studentenzahlungen und -rückerstattungen

Anstehende Zahlungen

Bei anstehenden Zahlungen wickelt der Prozess die vorhandenen Zahlungen ab. Das Zahlungsdatum leitet sich aus der Transaktion selbst ab und das Zahlungsabwicklungsdatum hat keine Auswirkungen. Zu diesen Zahlungen gehören folgende:
  • Ad-hoc-Zahlungen
  • Banktransfers zur Zahlungsabwicklung
  • Kundenzahlungen und -rückerstattungen
  • On-Cycle- und Off-Cycle-Entgeltzahlungen
Mit dem Bericht
Zahlungen suchen
 können Sie alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen an einem zentralen Ort suchen und anzeigen.

Zahlungsgruppen

Der Prozess organisiert die Zahlungen automatisch in Zahlungsgruppen . Dabei werden unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt:
  • Bankkonto
  • Bank-Routing-Code (in Lieferantenrechnungen)
  • Kategorie (z. B. Lieferantenrechnung, Spesenabrechnung, Entgeltabrechnung und Ad-hoc-Zahlung)
  • Unternehmen (für Intercompany-Zahlungen)
  • Kostenstelle
  • Land.
  • Art der Kreditkarte
  • Währung
  • Handling-Code (in Lieferantenrechnungen).
  • Referenzart (in Lieferantenrechnungen)
  • Abrechnungsgruppe (Entgeltabrechnung)
  • Zahlungsart (z. B. Scheck oder Überweisung).
  • Übermittlungsmethode für Gehaltsabrechnungen.
  • Maximal zulässige Zahlungen in einer Datei.
  • Integrationssystem
  • Linienorganisation.
Sie können den Status der Zahlungsabwicklung für jede Zahlungsgruppe in der Bestätigung prüfen. Diese zeigt an:
  • Wie der Zahlungsabwicklungsprozess die Zahlungen gruppiert hat
  • Den Status jeder Zahlungsgruppe
  • Details und Status der einzelnen Geschäftsprozesse und Unterprozessschritte
  • Die am Workflow beteiligten Personen

Nachfolgende Geschäftsprozesse

Wenn der Geschäftsprozess
Zahlungslaufereignis
 den Status
Genehmigt
 erreicht, fährt Workday automatisch mit nachfolgenden Geschäftsprozessen fort:
  • Bei elektronischen Zahlungen startet Workday den Geschäftsprozess
    Zahlungsfreigabeereignis
    , um elektronische Zahlungen im Zahlungslauf freizugeben. Zu elektronischen Zahlungen gehören auch Kreditkartenzahlungen.
    Nach der Freigabe der Zahlungen prüft Workday, welches Integrationssystem dem jeweiligen Bankkonto zugeordnet ist. Workday verwendet das zugehörige Integrationssystem, um elektronische Zahlungsdateien zu erstellen und an die Bank zu übertragen.
  • Für Zahlungen per Scheck startet Workday den Geschäftsprozess
    Scheckdruckaufgabe
    . Dieser Prozess erstellt ein Workday-Posteingangselement für den Settlement Specialist.
    Wenn der Geschäftsprozess abgeschlossen ist, startet Workday den Geschäftsprozess
    Zahlungsdruckereignis
    , um eine Positive-Pay-Datei zu generieren.
  • Für ausgelagerte Zahlungen startet Workday den Geschäftsprozess
    Outsourcing-Zahlungsfreigabe - Ereignis
    , um eine Integrationsdatei an einen Outsourcing-Anbieter zu senden.
Sobald Sie alle relevanten Unterprozesse genehmigt und abgeschlossen haben, die Sie für das
Zahlungslaufereignis
 konfiguriert haben, ändert Workday den Status des Zahlungslaufs in
Abgeschlossen
. Der Zahlungsabwicklungsprozess generiert auch die Buchungseingaben, die jeder Zahlung zugeordnet sind, und sendet sie an Workday Financial Accounting.