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Ultimo aggiornamento: 2024-11-15
Processo: Chiusura periodo Procure to Pay

Processo: Chiusura periodo Procure to Pay

Rivedere il Flusso prodotto chiusura periodo per acquisire familiarità con il processo di chiusura periodo.
Questo argomento fornisce linee guida utili per semplificare il processo di chiusura di fine periodo e come gestire i documenti aperti relativi a richieste, ordini di acquisto, contratti fornitore e fatture fornitore.
La lista di controllo del processo Procure-to-Pay può essere costituita da diverse attività. Considerare queste linee guida come esempio per le attività di chiusura periodo. Per un caso d'uso correlato a questo argomento, consultare Caso d'uso: Chiusura periodo Procure to Pay nella Libreria casi d'uso.
  1. (Facoltativo) Valutare la possibilità di rivedere le richieste aperte utilizzando il report
    Richieste in attesa di approvazione
     o
    di sourcing
     dal tenant wdsetup e decidere come utilizzarle. È possibile scegliere una delle seguenti modalità:
    1. Accedere all'attività
      Chiusura in blocco documenti di approvvigionamento
      .
      Chiudere in blocco tutte le richieste in sospeso che non verranno emesse come ordini di acquisto.
      Criteri di sicurezza: processo aziendale
      Evento azione in blocco sui documenti approvvigionamento
       e criteri di sicurezza nell'area funzionale Procurement.
    2. (Facoltativo) Accedere al report
      Requisitions Pending Approval or Sourcing
       nel tenant wdsetup.
      Individuare tutte le richieste senza fonte di approvvigionamento.
      Per maggiori informazioni, consultare Procurement Reports nella Community.
  2. (Facoltativo) Valutare la possibilità di rivedere gli ordini di acquisto e gli ordini di modifica per decidere come utilizzarli. È possibile scegliere una delle seguenti modalità:
    • Tenerli aperti.
    • Approvare ed emettere ordini di acquisto o ordini di modifica in sospeso.
    1. Per emettere ordini di acquisto in sospeso, accedere al report
      Ricerca ordini di acquisto
       .
      Rivedere gli ordini di acquisto con stato
      In corso
       o
      Bozza
       e modificarne lo stato in
      Approvato
       in modo da poterli emettere.
    2. Emettere gli ordini di acquisto per i quali si desidera creare ricevute e fatture fornitore.
    3. Creare ordini di modifica relativi a ordini di acquisto emessi.
    4. Accedere all'attività
      Chiusura in blocco documenti di approvvigionamento
      .
      Chiudere in blocco tutti gli ordini di acquisto in sospeso che non verranno mai ricevuti.
      Criteri di sicurezza: processo aziendale
      Evento azione in blocco sui documenti approvvigionamento
       e criteri di sicurezza nell'area funzionale Procurement.
    5. Se è stata abilitata
      la chiusura automatica degli ordini di acquisto
       nell'attività
      Modifica opzioni di approvvigionamento aziendale
       , il sistema chiuderà gli ordini di acquisto aperti o emessi quando:
      • Ricevimento completo, con le ricevute in stato
        Approvato
      • Pagamento completo
      Consultare anche Riferimenti: Opzioni di approvvigionamento aziendale.
  3. (Facoltativo) Accedere al report
    Supplier Contracts Needing Attention
     nel tenant wdsetup.
    Questo report visualizza tutti i contratti in scadenza nel mese successivo e i contratti con un saldo residuo inferiore al 10%.
    È possibile scegliere di eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Creare una variazione per prorogare il contratto.
    • Copiare il contratto in un nuovo contratto.
    • Chiudere il contratto.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Process: Supplier Contract - Reporting
     nell'area funzionale Procurement.
  4. Rivedere e rateizzare eventuali fatture fornitore insolute.
    1. Accedere a uno o a tutti i seguenti report:
      • Ricerca fatture fornitore
        : elaborare le fatture nello stato
        Bozza
         o
        In corso
        .
        Criteri di sicurezza: i seguenti domini nell'area funzionale Supplier Accounts.
        • Reports: Supplier Accounts
        • Process: Supplier Invoice - Reporting
      • Partite aperte fornitore
        : consente di versare eventuali pagamenti per le fatture non pagate o pagate parzialmente.
        Criteri di sicurezza:
        Reports: Supplier Accounts
         nell'area funzionale Supplier Accounts.
      • (Facoltativo)
        Righe fatture fornitore non approvate e importi da rateizzare
         nel tenant wdsetup.
        Utilizzare il report per creare una registrazione a giornale manuale di storno alla fine di ogni periodo per rateizzare correttamente le fatture fornitore.
        Criteri di sicurezza:
        Reports: Supplier Accounts
         nell'area funzionale Supplier Accounts.
      Per maggiori informazioni, consultare Supplier Invoice Accrual Dashboard and Reports nella Community.
  5. (Facoltativo) Registrare i beni.
    Registrare e capitalizzare i beni e metterli in servizio prima di registrare l'ammortamento. La messa in servizio indica con precisione i beni e le quote di ammortamento.
  6. Creare un piano di registrazione delle quote di ammortamento dei beni aziendali.
  7. Effettuare una delle seguenti operazioni o entrambe:
    Le fatture prepagate e le relative rate vengono ammortizzate per il periodo al fine di ridurre la passività prepagata mediante addebito sui conti spese.
  8. Creare fatture di fine periodo per ricevimenti di beni e servizi approvati ma non fatturati.
    In questo modo verranno create fatture da ricevere per gli ordini di acquisto che non sono solo conto deposito, magazzino o fattura.
  9. Pagare e regolare tutte le fatture fornitore applicabili.
    Per ulteriori informazioni, consultare Concetto: Elaborazione dei regolamenti.
  10. Accedere all'attività
    Correzione registrazioni automatiche con errori
    .
    Correggere eventuali errori di registrazione automatica non contabilizzati nel periodo corrente.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Process: Audits and Corrections
     nell'area funzionale Financial Accounting.
    Per ulteriori informazioni, consultare Risoluzione dei problemi: Registrazioni finanziarie.
  11. Chiudere i gruppi di attività per approvvigionamento, fornitori e pagamenti ad hoc.
    Per ulteriori informazioni, consultare Concetto: Gruppi di attività di chiusura mastro.
  12. Per le organizzazioni multivaluta, rivalutare gli importi delle registrazioni in valuta estera in base alle regole per il periodo.
  13. Riconciliare i debiti con il libro mastro.
    Utilizzare uno o tutti i seguenti report per riconciliare i debiti con il saldo CoGe:
    • Aging dei debiti
      Criteri di sicurezza: dominio
      Reports: Supplier Account
       nell'area funzionale Supplier Accounts
    • Riconciliazione debiti e saldi fornitori
      Criteri di sicurezza: dominio
      Reports: Financial Accounting
       nell'area funzionale Financial Accounting.
    • Report composto
      Riconciliazione debiti/fornitori
      Criteri di sicurezza:
      Process: Payables to Supplier Reconciliation Initial Balance
       nell'area funzionale Financial Accounting.
      Prima di eseguire il report, eseguire le seguenti azioni:
      • Eseguire Generazione saldi di partenza per riconciliazione debiti e fornitori per generare saldi di partenza fino al periodo corrente o a qualsiasi altro periodo.
      • Assicurarsi di chiudere completamente i periodi fiscali per tutte le aree funzionali. Lo stato
        Chiusura in corso
         o la chiusura dei soli conti fornitore non è sufficiente. Se si apre un periodo precedente e si apportano rettifiche che influiscono sui debiti, il sistema non acquisirà tali rettifiche nel report.
    • Riepilogo eccezioni riconciliazione tra debiti e saldi fornitore
      .
      Criteri di sicurezza: dominio
      Reports: Financial Accounting
       nell'area funzionale Financial Accounting.
    • Bilancio di verifica
       per il conto CoGe per i debiti
      Criteri di sicurezza: dominio
      Reports: Financial Accounting
       nell'area funzionale Financial Accounting.
  14. Completare la riconciliazione bancaria.
    Riconciliare gli estratti conto bancari con le transazioni in contanti.
    2. Accedere al report
      Riepilogo confronto tra dati contabili e dati bancari - Righe estratto conto bancario non compensate
      .
      Verificare la presenza di righe non riconciliate.
      Criteri di sicurezza: dominio
      Process: Bank Statement Reporting
      nell'area funzionale Banking and Settlement.
  15. Accedere a uno o entrambi i seguenti report per riconciliare i saldi bancari e di cassa.
    • Report di riepilogo per il confronto tra dati contabili e dati bancari
    • Confronto tra dati contabili e dati bancari per valuta conto bancario
    Criteri di sicurezza: dominio
    Report Execution
    nell'area funzionale Tenant Non-Configurable.
  16. Riconciliare le transazioni di cassa con il conto CoGe.
    Utilizzare i seguenti report per riconciliare le transazioni di cassa con i conti CoGe.
    • Report
      Riconciliazione tra saldi bancari e di cassa - Visualizzazione composta
       per riconciliare le transazioni automatiche di cassa con il conto CoGe nella valuta del mastro.
    • Report
      Riconciliazione tra saldi bancari e di cassa in valuta bancaria
       per riconciliare le transazioni automatiche di cassa con il conto CoGe nella valuta bancaria.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Report Execution
     nell'area funzionale Tenant Non-Configurable.
  17. Durante la chiusura di fine esercizio, eseguire il riporto delle registrazioni di pre-impegno e impegno alla prima data del periodo aperto successivo.
    Si tratta di un'attività di fine esercizio e non di un'attività di fine periodo.
    Accedere all'attività
    Creazione mastro
     e selezionare le caselle di controllo
    Riporta registrazioni per approvvigionamento
     per le griglie
    Creazione pre-impegni
     e
    Creazione impegni
    .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Ledger and Book
     nell'area funzionale Common Financial Management.