Concetto: Elaborazione dei regolamenti
È possibile creare un ciclo di regolamento per selezionare e gestire le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa da regolare. Quando si elabora un ciclo di regolamento, il sistema:
- Inoltra il ciclo di regolamento per le approvazioni attraverso l'evento del processo aziendale.
- Regola i pagamenti e genera le registrazioni contabili associate a ciascun pagamento.
- Si integra con gli istituti finanziari e i fornitori di servizi esterni per inviare i file di pagamento.
Partite aperte non pagate
Per le partite aperte non pagate, il sistema crea e regola il pagamento. La data di pagamento corrisponde alla data di regolamento. Tali partite includono:
- Anticipi di cassa
- Fatture cliente e rettifiche
- Transazioni con carta di credito per spese professionali
- Note spese
- Voci interaziendali
- Richieste di pagamento varie
- Transazioni con carta acquisti
- Fatture fornitore e rettifiche
- Pagamenti per studenti e relativi rimborsi
Pagamenti in attesa
Per i pagamenti in attesa, il processo regola i pagamenti esistenti. La data di pagamento deriva dalla transazione stessa e la data di regolamento non ha alcun effetto. Tali pagamenti includono:
- Pagamenti ad hoc
- Bonifici bancari per regolamento
- Pagamenti e rimborsi dei clienti
- Pagamenti in ciclo e fuori ciclo
Il report
Ricerca pagamenti
consente di trovare e visualizzare tutti i pagamenti in entrata o in uscita in un'unica posizione.Gruppi di pagamenti
Il processo organizza automaticamente i pagamenti in gruppi di pagamenti
, in base a criteri quali:
- Conto bancario
- Codice di indirizzamento bancario (nelle fatture fornitore).
- Categoria (ad esempio fattura fornitore, nota spese, gestione paghe e pagamento ad hoc).
- Azienda (per i pagamenti interaziendali).
- Centro di costo
- Paese
- Tipo di carta di credito
- Valuta
- Codice di gestione (nelle fatture fornitore).
- Tipo di riferimento (nelle fatture fornitore).
- Gruppo paga (gestione paghe).
- Tipo di pagamento (ad esempio assegno o EFT).
- Metodo di consegna della busta paga
- Pagamenti massimi consentiti in un file
- Sistema di integrazione
- Organizzazione di supervisione
È possibile rivedere lo stato di regolamento per ogni gruppo di pagamenti nella conferma, che mostra:
- Modalità di raggruppamento dei pagamenti nel processo di regolamento
- Stato di ciascun gruppo di pagamenti
- Dettagli e stato di ogni singolo step del processo aziendale e dei sottoprocessi
- Persone coinvolte nel workflow
Processi aziendali successivi
Quando il processo aziendale
Evento ciclo di regolamento
raggiunge lo stato Approvato
, il sistema passa automaticamente ai processi aziendali successivi:- Per i pagamenti elettronici viene avviato il processo aziendaleEvento di sblocco pagamento, per lo sblocco dei pagamenti elettronici nel ciclo di regolamento. I pagamenti elettronici includono i pagamenti con carta di credito.Dopo aver sbloccato i pagamenti, il sistema identifica il sistema di integrazione associato a ciascun conto bancario. Il sistema di integrazione associato viene utilizzato per creare e trasferire file di pagamento elettronico alla banca.
- Per i pagamenti tramite assegno viene avviato il processo aziendalePrint Checks Task. Tale processo crea un elemento della Posta in arrivo di Workday per l'esperto del regolamento.Al termine di questo processo aziendale viene avviato il processo aziendalePayment Printing Eventper generare un file Positive Pay.
- Per i pagamenti esternalizzati, il sistema avvia il processo aziendaleEvento di sblocco pagamento esternalizzato, per inoltrare un file di integrazione a un fornitore esterno.
Una volta approvati e completati tutti i sottoprocessi applicabili configurati per l'
Evento ciclo di regolamento
, lo stato del ciclo di regolamento diventa Completato
. Il processo di regolamento genera anche le voci contabili associate a ciascun pagamento e le invia alla contabilità generale del sistema.