Registrare i beni
- Configurare il monitoraggio dei beni o la contabilità dei beni. Consultare:
- Definire il processo aziendaleEvento di registrazione benee i criteri di sicurezza corrispondenti.
- (Facoltativo) Registrare automaticamente i beni o assegnare informazioni contabili aggiungendo i seguenti step automatizzati al processo aziendaleEvento di registrazione bene:
- Registra automaticamente bene aziendale
- Assegnare automaticamente la contabilità dei beni
- Registrarsi tramite ricevuta e includere lo step di servizioAvvioregistrazione beni aziendali da ricevimentonel processo aziendaleRicevimento.
- Registrarsi tramite una fattura fornitore e includere lo step di servizioAvvioregistrazione beni aziendali da fatturanel processo aziendaleEvento fattura fornitore.
- Avviare la registrazione per le righe di ricevimento dei contratti fornitore. Aggiungere lo step di servizioAvvio eventi registrazione bene da ricevimento contratto fornitorenel processo aziendaleRicevimento.La registrazione dei beni può essere avviata per le righe di contratto fornitore definite conImmaterialecome impostazione predefinita nella categoria di spesa.
Per monitorare un bene, registrarlo presso un'azienda. È possibile registrare i beni quando:
- Ricevere i beni direttamente (non tramite l'approvvigionamento).
- Creare un ricevimento per i beni acquistati o per le righe di ricevimento del contratto fornitore.
- Creare una fattura fornitore per i beni acquistati o le righe di ricevimento del contratto fornitore.
- I metodi di registrazione sono diversi:
- Per la registrazione manuale, accedere all'attivitàRegistrazione beni.
- Per la registrazione tramite il processo aziendaleRicevimento, fare clic su Mie attività correlate.
- Per la registrazione tramite il processo aziendaleEvento fattura fornitore, fare clic su Mie attività correlate.
Per la registrazione tramite ricevute e fatture fornitore, il sistema inoltra automaticamente l'attivitàRegistrazione beneoRevisione righe tracciabiliall'attività Mie attività appropriata. Quando si esaminano le righe tracciabili, è possibile registrare i beni in pool come un singolo bene quando soddisfano i requisiti delle regole di raggruppamento dei beni. È anche possibile sostituire le regole di raggruppamento dei beni e registrare ogni bene singolarmente. Utilizzare l'attivitàRegistrazione beniper registrare beni simili che soddisfano i requisiti delle regole di raggruppamento beni. - L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione AziendaUn'azienda con un libro cespiti.Categoria di spesaItemLa voce di spesa acquisita o la voce di acquisto che si desidera monitorare come bene. È possibile selezionare solo articoli con una categoria di spesa monitorata. La categoria di spesa, se utilizzata in una regola contabile bene, identifica quando il trattamento contabile è diverso dalla spesa.Nome beneDescrizione beneÈ possibile modificare o immettere informazioni in questi campi per riflettere il modo in cui l'azienda tiene traccia del bene.ID beneNumero di serieProduttoreÈ possibile definire questi attributi aggiuntivi per migliorare la ricerca e il monitoraggio.Classe beneTipo beneI valori predefiniti si basano sulla categoria di spesa specificata, ma è possibile modificarli. Il sistema utilizza questi attributi per le regole di ammortamento aggiuntivo e per i report esterni.Centro di costo di coordinamentoIl sistema popola il centro di costo dall'elenco valoriWorktagquando include un worktag per centro di costo e la funzionalità viene abilitata nel tenant.Selezionare la casella di controlloPopola automaticamente centro di costo coordinamentonella sezioneOpzioni beni aziendali dell'attivitàModifica configurazione tenant - Dati finanziari.Coordinatore beniSelezionare il collaboratore in possesso di questo bene.Metodo di acquisizioneSelezionare il metodo di acquisizione del bene, ad esempioLeasedoPurchased.Data acquisizioneLa data del documento viene compilata automaticamente quando l'origine del bene è un ricevimento ordine di acquisto, un ricevimento contratto fornitore o una fattura fornitore. Per avviare lo step di assegnazione contabile del processo aziendale appropriato, la data deve essere nel passato.N. ordine di acquistoIl documento di origine della transazione che ha avviato la registrazione del bene.Il sistema calcola le imposte e il nolo dall'ordine di acquisto per i beni creati da un ricevimento senza fattura fornitore.N. contratto esternoQuando il bene aziendale ha origine da una riga di contratto fornitore, il sistema inserisce il numero di contratto fornitore e la data di inizio del contratto a partire dal contratto.Data inizio/fine contratto esternoLe date di inizio e di fine della riga del contratto fornitore per il bene. Il sistema richiede date di contratto per i beni basati su contratto fornitore.CostocostanteQuantitàIl costo del bene al momento dell'acquisizione, nella valuta di base dell'azienda a cui appartiene il bene. Se il documento di origine del bene era in una valuta estera, il sistema inserisce l'importo nella valuta base come costo del bene. Per i beni composti non distinti, il costo è la somma dei costi di ripartizione dei componenti. Per i beni in pool, il costo è il costo totale di tutti gli articoli nel pool di beni.Quantitàmostra il numero di beni presenti in un pool di beni o il numero di beni utilizzati come parte di un bene composto.LocationIl luogo fisico in cui si archivia un bene o in cui è in uso. Se si capitalizza un bene progetto , il sistema popola la sede dal progetto quando ha un worktag sede.WorktagPer classificare e trovare più facilmente le transazioni, utilizzare i worktag come parole chiave. Configurare i tipi di worktag consentiti nell'attivitàGestione utilizzo worktag. Quando si seleziona un tipo di worktag con worktag correlati, il sistema popola automaticamente le transazioni con i relativi valori.Quando si abilita la funzione facoltativa di saldo per worktag nell'attivitàGestione configurazione saldo per worktag, il sistema procede al saldo completo delle righe di registrazione tramite worktag di saldo facoltativi. Le righe di registrazione procedono automaticamente a:- Ereditare i worktag di saldo facoltativi in base ai tipi di worktag selezionati.
- Generare voci dovute e da ricevere per le transazioni di saldo.
I beni in leasing ereditano i worktag immessi nelle righe del contratto fornitore.Quando si avvia la registrazione dagli eventi di ricevimento e fattura fornitore, il sistema inserisce automaticamente le informazioni dal documento di origine.
Il processo aziendale
inoltra la transazione per la revisione e l'approvazione. Una volta che la registrazione del bene è stata approvata e completata, il sistema modifica lo stato del bene da
Evento di registrazione bene
In attesa di registrazione
a Registrato
. Il sistema assegna un ID bene aziendale, consentendo di monitorarlo. Se la registrazione del bene viene rifiutata o annullata, il sistema rimuove il bene dal registro dei beni e modifica lo stato del bene in Rimosso
. Se i processi aziendali di ricevimento e fattura fornitore includono entrambi uno step che registra un bene, la registrazione non viene duplicata. Per i beni patrimoniali, il sistema inoltra l'attività
Assegnazione informazioni contabili beni
alle Mie attività appropriate. Lo step del servizio di assegnazione informazioni contabili deve trovarsi nella definizione del processo aziendale
Evento di registrazione bene
o Evento fattura fornitore
. Quando un bene registrato manualmente non soddisfa i criteri di convalida personalizzati, viene generato un errore critico. Selezionare
Modifica registrazione bene
dal menu delle azioni correlate del bene per correggere l'errore in modo che il sistema possa completare il processo di registrazione del bene. Emettere o mettere in servizio manualmente, trasferire, dismettere e ripristinare per monitorare il bene.