Concetto: Chiusura

È possibile avere più periodi CoGe aperti contemporaneamente. Durante la finalizzazione di un periodo CoGe, è possibile avviare il periodo CoGe successivo. Si possono selezionare nuovi stati e chiudere attività per uno o più periodi CoGe e utilizzare stati diversi e chiudere attività per altri periodi CoGe.

Se si dispone di più di un tipo di libro mastro, i periodi CoGe e gli stati corrispondenti sono sempre sincronizzati.

Esempio: se l'azienda utilizza tipi di mastro

Importi effettivi

e

Pre-impegni

si aggiornano contemporaneamente i periodi e gli stati di ogni tipo di libro mastro.

Per chiudere un periodo CoGe, è necessario bloccarlo gradualmente per limitare le nuove attività di registrazione mentre ci si avvicina alla chiusura.

Esempio: il 2 febbraio si modifica lo stato del periodo CoGe di gennaio da

Aperto

in

Chiusura in corso

. Questo stato impedisce l'attività di registrazione automatica per attività specifiche, ad esempio

Approvvigionamento

. L'attività di chiusura gestione paghe viene mantenuta

Aperta

per elaborare la gestione paghe alla successiva esecuzione del 15 febbraio.

Prima di chiudere l'esercizio contabile precedente, il sistema consente di riportare i saldi registrazioni nel saldo iniziale dell'esercizio contabile corrente. In qualsiasi momento della sequenza temporale di chiusura è possibile eseguire il processo

Riporto saldo di fine esercizio

per creare o sostituire i saldi iniziali delle registrazioni. Questi saldi di registrazione iniziali, combinati con l'attività di registrazione dell'esercizio in corso, forniscono i numeri più recenti quando si esegue il report sull'esercizio contabile corrente.

Esempio: il processo di riporto viene eseguito a metà gennaio dopo aver modificato lo stato dei libri mastri dell'esercizio precedente in

Solo rettifiche

. L'esecuzione del processo di riporto a metà gennaio consente di creare uno stato patrimoniale più realistico a gennaio.

È anche possibile eseguire il riporto dei saldi iniziali dopo il riporto dei saldi di fine esercizio.

Proprio come è possibile avere più periodi CoGe aperti contemporaneamente, in Workday è possibile aprire l'esercizio contabile precedente mentre si lavora nell'esercizio contabile successivo. Lasciare aperto almeno un periodo CoGe (in genere l'ultimo) in cui registrare le rettifiche finché non si è pronti a chiudere l'esercizio contabile.

Esempio: si apre il periodo CoGe di gennaio alla fine di dicembre. Si limitano gradualmente le attività di registrazione di dicembre modificando lo stato del periodo CoGe. Il 10 gennaio il periodo CoGe viene limitato a

Solo rettifiche

. Dopo aver apportato le rettifiche e chiuso tutti i periodi, all'inizio di marzo si chiude l'esercizio contabile precedente.

Per chiudere un esercizio contabile è necessario definire le regole di chiusura di fine esercizio ed eseguire il processo di chiusura dell'esercizio contabile. È necessario chiudere tutti i periodi CoGe dell'anno prima di poter chiudere l'esercizio contabile. Il processo:

(Facoltativo) Riporta per l'ultima volta i saldi rimanenti dall'esercizio contabile precedente al saldo iniziale dell'esercizio contabile corrente.
Aggiorna lo stato dell'esercizio contabile in
Chiuso
.

Per gestire le procedure di chiusura, è possibile creare liste di controllo di chiusura in Workday per incorporare tutti gli step di chiusura nel workflow dei processi aziendali. All'ora pianificata, viene inviata una notifica al collaboratore assegnato per completare l'attività. Utilizzando una lista di controllo di chiusura, è anche possibile analizzare le metriche di chiusura e inviare ai collaboratori notifiche aggiuntive su uno step di chiusura in qualsiasi momento.