Éléments de définition : gestion des absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Absence Management. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday Absence Management vous permet de suivre les absences de votre personnel. Les employés peuvent demander une absence de courte durée ou une absence de longue durée.
Avantages pour l'entreprise
- Fonctionne en toute transparence avec les principaux domaines de produit Workday, notamment Workday Payroll, Workday Time Tracking et Workday Assistant.
- Offre une certaine flexibilité en vous permettant de créer plusieurs types d'absence et d'absence de longue durée.
- Permet aux employés de demander facilement des absences et des absences de longue durée en cas de besoin.
- Permet à votre organisation de se conformer aux exigences réglementaires en matière d'absences et d'absences de longue durée.
- Permet aux employés d'afficher leurs soldes d'absences et leurs demandes d'absence dans leur calendrier d'absences ou dans le calendrier d'absences de l'équipe.
- Vous aide à vous conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD) en purgeant les données d'absence des employés dont l'emploi a pris fin.
- S'intègre à des applications de calendrier tierces pour transférer les événements d'absence approuvés de Workday vers vos calendriers d'entreprise.
- Prend en charge le benchmarking, ce qui vous permet de comparer les taux et les règles d'absence de vos employés avec ceux de vos pairs du secteur.
Cas d'utilisation
Les employés peuvent :
- Saisir des demandes d'absence.
- Corriger leurs absences.
- Afficher les soldes d'absences.
- Enregistrer les absences de longue durée avec des dates de fin estimées et flexibles.
- Afficher les absences et les absences de longue durée approuvées pour leurs équipes et leurs organisations.
Les responsables peuvent afficher les absences de leurs équipes.
Les responsables et les administrateurs des absences peuvent :
- Approuver ou refuser des demandes d'absence ou d'absence de longue durée.
- Saisir des absences ou des absences de longue durée pour le compte d'un employé.
- Régulariser les absences ou absences de longue durée d'un employé.
- Demander le retour d'absence de longue durée d'un employé.
- Suivre et gérer les absences.
- Surveiller le nombre d'heures et de jours consécutifs d'absence des employés au cours d'une période et les types d'absence qu'ils prennent.
- Aider les employés absents ou en absence de longue durée en créant des dossiers d'absence pour suivre leur progression à mesure qu'ils atteignent les jalons de leur réintégration.
Les administrateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :
- Définissez les paramètres de vos absences à l'aide des éléments suivants :
- Calculs des absences, logique de gestion et règles qui régissent les absences en tant que période.
- Cumuls, règles d'éligibilité, durée de report, limites supérieure et inférieure et autres valeurs d'absences.
- Configurez les processus de gestion Absence de manière à générer dynamiquement des documents modifiables lorsque les employés accèdent à des tâches qui lancent les processus de gestion configurés, commeDemander une absenceouDemander une absence de longue durée.
Vous pouvez utiliser des champs de rapport ou créer des champs calculés pour créer des règles d'absence de longue durée.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment votre organisation distingue-t-elle les absences de courte durée des absences de longue durée ? | Pour des raisons de configuration, Workday classe les absences de courte durée en tant qu'absences et les absences plus longues en absences de longue durée. L'expérience du calendrier des absences simplifie les demandes d'absence en fusionnant les tâches de demande d'absence et d'absence de longue durée.
Le rapport Calendrier des absences de l'équipe permet aux responsables et aux employés de consulter les demandes d'absence de leurs équipes et des autres employés de l'organisation afin de :
|
Comment inciter vos employés à prendre des absences ? | Le fait d'inciter les employés à prendre des absences :
Vous pouvez également exécuter des rapports d'analyses afin d'identifier qui a effectué des actions sur une période spécifique suite à la réception de notifications. |
Voulez-vous contrôler l'accès à des types d'absence et d'absence de longue durée spécifiques ? | Vous pouvez créer des segments de sécurité pour les types d'absence et d'absence de longue durée afin de contrôler qui peut accéder à chaque type. |
Comment voulez-vous gérer les demandes d'absence qui se chevauchent ? | Vous pouvez indiquer et suivre des seuils pour le nombre total d'employés pouvant prendre une absence, ainsi que le nombre total d'heures disponibles pour les employés. Vous pouvez configurer des seuils pour un jour donné. |
Comment voulez-vous effectuer le suivi des absences de vos employés ? | Workday vous permet de définir des régimes d'absences qui :
Le calendrier de périodes définit les fréquences de cumul (sauf pour les cumuls associés à une fréquence personnalisée) et les périodes de reporting sur le régime. Vous pouvez définir des règles d'éligibilité et de validation et des taux de rémunération pour différents régimes d'absences. |
Comment répartissez-vous le solde des absences lorsque les employés sont éligibles à plusieurs régimes d'absences ? | Vous pouvez créer des tables d'absences incluant au moins deux paliers, chacun avec un ordre de priorité et un régime d'absences.
Lorsqu'un employé demande une absence, Workday traite les saisies d'absence en fonction du palier de priorité le plus élevé. Lorsque l'employé épuise le solde, Workday applique le temps restant au palier suivant. |
Quelle application de paie utilisez-vous ? | Si votre organisation utilise Workday Payroll, vous pouvez l'utiliser pour payer les absences et les absences de longue durée. La gestion des absences crée automatiquement des calculs associés d'élément d'absence que vous pouvez utiliser comme saisies d'éléments de paie dans les calculs de la paie pour configurer les gains liés aux absences.
Vous pouvez également configurer une incidence des absences de longue durée sur la paie pour :
Si votre organisation utilise une application de paie tierce, vous pouvez utiliser les interfaces de la paie pour :
|
En quoi vos règles d'absences diffèrent-elles d'un pays à l'autre ? | Vous pouvez configurer des régimes d'absences pour certains pays, certaines régions ou certains types d'employé. Workday fournit également des familles d'absence de longue durée spécifiques pour chaque pays, et les types d'absence associés.
Avec Workday Payroll for France et Workday Payroll for UK, vous pouvez vous conformer aux exigences légales locales en matière d'absences et d'absences en définissant les éléments suivants :
Vous pouvez associer un type d'absence à un type de paiement d'absence réglementaire afin que Workday Payroll puisse traiter les paiements en fonction du type d'absence. Vous pouvez configurer des occurrences d'absence pour générer des rapports sur le nombre d'absences des employés au cours d'une période, ce qui vous permet de vous conformer aux exigences réglementaires locales. Les occurrences d'absence dépendent des types d'absence. |
Comment voulez-vous gérer les calendriers de jours fériés des employés ? | Vous pouvez définir des calendriers de jours fériés et de travail pour empêcher les salariés de demander :
|
Comment votre organisation effectue-t-elle le suivi des heures travaillées ? | Vous pouvez utiliser Workday Absence Management, avec ou sans Workday Time Tracking. Vous pouvez configurer une absence afin que les employés puissent :
|
À quelle fréquence vos règles d'absences changent-elles ? | Workday vous permet d'apporter des modifications à la configuration des absences à date d'effet pour les raisons suivantes :
|
Comment votre organisation gère-t-elle les absences des employés occupant plusieurs emplois ? | Workday vous permet de créer des régimes d'absences et des absences de longue durée fondés sur le poste ou l'employé. Vous pouvez également ajouter des absences fondées sur le poste aux régimes d'absences fondés sur l'employé.
Lorsque vous configurez des régimes d'absences et d'absences de longue durée fondés sur le poste, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre une fois que des données d'absences et d'absences de longue durée existent pour le régime ou le type d'absence de longue durée. |
Comment suivre des employés absents ou en absence de longue durée et leur fournir une assistance ? | Workday vous permet de définir des conditions qui lancent automatiquement des événements de dossier d'absence pour les employés. Workday fonde les groupes de dossiers d'absence sur un nombre défini de jours d'absence dans une période définie. |
Comment désigner les absences et les absences de longue durée ? Préférez-vous utiliser une terminologie différente ? | Vous pouvez créer des libellés personnalisés pour ces termes et d'autres termes liés aux absences, ce qui facilite l'alignement de la gestion des absences sur la terminologie de votre organisation. Workday affiche les libellés personnalisés pour les tâches et rapports du libre-service des salariés et des responsables, mais continue d'afficher les valeurs de base pour les tâches et rapports liés aux administrateurs ou aux spécialistes. |
Recommandations
En septembre 2025, nous prévoyons de supprimer les tâches et rapports existants suivants :
- Calendrier des absences
- Saisir une absence de longue durée
- Demander une absence de longue durée
- Calendrier des absences et des absences de longue durée
- Calendrier des absences
- Validez et testez vos configurations d'absences et de composantes d'absences pour vous assurer que vous répondez aux exigences légales.
- Pour garantir la cohérence, utilisez le rapportBibliothèque globalepour rechercher des règles et des configurations de gestion des absences lorsque vous déployez Workday Absence Management dans différents pays. Vous pouvez configurer les régimes d'absences et les règles d'éligibilité de plusieurs façons, ce qui peut entraîner des incohérences.
- Utilisez le rapportTenant Analyzerpour obtenir un inventaire rapide de la définition de votre paie, de vos absences et de vos rapports afin de :
- Vérifier que les configurations de l'environnement client sont conformes aux recommandations de Workday.
- Résoudre les problèmes de performance.
Actions requises
- Configurez les processus de gestion et les règles de sécurité du domaine dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
- Créez des calendriers de jours fériés et des calendriers de travail.
Limites
- Si vous utilisez également Workday Time Tracking, le fait d'être absent n'empêche pas automatiquement un salarié de saisir ses temps travaillés. Vous pouvez créer des validations dans la gestion des temps pour empêcher un salarié de saisir des temps lorsqu'il est associé à certains types d'absence de longue durée.
- Vous pouvez uniquement purger les données d'absence des employés en fin d'emploi et uniquement pour les types de données suivants :
- Événements de dossier d'absence de l'employé
- Occurrence d'absence
- Composantes du solde d'absences de l'employé
- Événements d'absence de longue durée de l'employé
- Événements d'absence de l'employé
- La validation de la purge des données d'absence garantit que vous ne pouvez purger les données d'absence des employés qu'après plusieurs années après leur date de fin d'emploi. Exemple :
- Aux États-Unis, la durée est de 3 ans.
- En France, c'est 5 ans.
- Au Royaume-Uni, c'est 6.
- Au Canada, c'est 7.
- L'intégration de calendriers d'absences tiers avec Microsoft Outlook fonctionne uniquement avec Microsoft Exchange Online. Workday ne prend pas en charge les déploiements hybrides de Microsoft Exchange Server sur site et de Microsoft Exchange Online lors de la définition de l'intégration.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez configurer les paramètres des absences et des absences de longue durée à l'échelle de l'environnement client dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour :
- Contrôler l'affichage des seuils d'absence dans les calendriers.
- Contrôler si les employés peuvent modifier le type d'absence lorsqu'ils corrigent une demande d'absence approuvée.
- Modifier les composantes de définition des absences dont la date d'effet est antérieure à 12 mois, comme les cumuls, les absences et les régimes d'absences.
- Masquer les soldes totaux dans les tâches d'absence.
- Effectuer un chevauchement des employés occupant le même poste lorsque le titulaire commence une absence de longue durée.
Sécurité
Pour afficher les différents domaines de sécurité pour Workday Absence, accédez au rapport
Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel
et sélectionnez le domaine fonctionnel Time Off and Leave.Les domaines de sécurité du domaine fonctionnel Time Off and Leave permettent aux utilisateurs d'effectuer les actions suivantes :
- Définir et gérer les régimes d'absences et d'absences de longue durée.
- Gérer qui peut demander des types d'absences et d'absences de longue durée spécifiques via l'éligibilité, les validations, la sécurité segmentée et les seuils d'absence.
- Définir et gérer les droits aux absences pour les régimes d'absences et d'absences de longue durée, et définir la limite de report et les règles d'expiration pour les régimes d'absences.
- Afficher les soldes d'absences des employés, y compris les prévisions et les soldes reportés.
- Afficher les absences et les absences de longue durée des employés, y compris les occurrences d'absence.
- Définir les absences et la visibilité des absences pour les équipes, les responsables et les administrateurs (y compris les intégrations de calendriers tiers).
Vous pouvez limiter l'accès aux types d'absence et absence de longue durée, y compris les absences faisant partie d'une table d'absences, aux membres de groupes de sécurité par segment.
Workday affiche le détail des segments de types d'absence et absence de longue durée dans votre environnement client, ainsi que les absences, les types d'absence et les groupes de sécurité associés dans les rapports suivants :
- Tous les segments de sécurité d'absence
- Tous les segments de sécurité de type d'absence de longue durée
Vous pouvez vous assurer que les membres d'un groupe de sécurité ont accès à tous les types d'absence et d'absence de longue durée, y compris ceux limités aux groupes de sécurité par segment, en sécurisant le groupe directement via les domaines suivants, dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :
- DomaineAccess Time Off (segmented).
- DomaineAccess Leave Type (segmented).
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Calendrier des absences (ancien) | Permet aux responsables et aux employés de soumettre et de corriger des demandes d'absence à partir du rapport existant Calendrier des absences . |
Événement de dossier d'absence
| Permet de saisir des dossiers d'absence pour les employés absents ou en absence de longue durée. |
Affecter un calendrier de travail
| Workday utilise des règles de calendrier pour affecter automatiquement des calendriers de travail aux employés. Ce processus de gestion vous permet de remplacer les règles de calendrier et d'affecter manuellement des calendriers de travail à chaque employé. |
Corriger les absences
| Permet aux administrateurs, aux responsables ou aux employés de corriger les absences d'un salarié. |
Demander une absence de longue durée
| Permet de saisir une demande d'absence de longue durée pour un employé. |
Demander un retour d'absence de longue durée
| Permet de saisir une demande de retour d'absence de longue durée pour un employé. |
Demander une absence
| Permet de saisir une absence pour un employé. |
Génération de rapports
Pour afficher la liste des rapports disponibles pour Workday Absence Management, accédez au rapport
Rapports standard Workday
et sélectionnez l'une des catégories de rapport suivantes :
- Définir les absences et les absences de longue durée
- Absences et absences de longue durée
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Détail des saisies d'absence par palier
| Permet d'afficher l'utilisation des paliers d'absence par demande d'absence. Vous pouvez également utiliser ce rapport pour vous assurer que la priorité du palier fonctionne correctement. Le rapport indique les événements réévalués. |
Tous les régimes d'absences
| Permet de vérifier la configuration des régimes d'absences à la date d'effet, notamment :
|
Toutes les absences
| Affiche toutes les absences et :
|
Tous les cumuls
| Affiche les cumuls et :
|
Toutes les familles d'absences de longue durée
| Affiche toutes les familles d'absences de longue durée que vous pouvez utiliser pour regrouper les types d'absence de longue durée afin que les employés puissent facilement les rechercher et les sélectionner lorsqu'ils demandent une absence de ce type. |
Évaluer l'éligibilité aux absences
| Permet de vérifier si un employé est éligible à des régimes d'absences, des cumuls ou à des absences à une date donnée. |
Évaluer le calcul des absences
| Permet de vérifier si vous avez correctement configuré les cumuls et d'identifier les incohérences dans votre configuration. |
Détail des absences de longue durée par employé
Détail des absences de longue durée par organisation | Permet de prévoir les tendances et de planifier les coûts liés aux absences de longue durée des employés. |
Absences à venir dans mon équipe
| Affiche toutes les absences à venir des employés des organisations que vous gérez ou prenez en charge, ce qui vous permet d'affecter des ressources et de planifier les absences futures. |
Calendrier des absences de l'équipe
| Permet d'analyser les demandes d'absence pour gérer plus efficacement les ressources de vos équipes. |
Absences dues
| Affiche les obligations d'une organisation en matière de solde d'absences. Pour les régimes d'absences et la date sélectionnés, Workday génère un rapport sur le solde du régime et le total des obligations pour chaque employé. |
Absences dues par poste
| Affiche vos absences dues pour les soldes de régimes d'absences des postes de salariés dans les organisations hiérarchiques que vous sélectionnez. |
Détail des résultats des absences
| Affiche des informations détaillées sur les absences des employés au cours d'une même période de traitement. |
Synthèse des résultats des absences
| Affiche les informations de niveau supérieur sur les absences des employés dans les périodes de traitement et les organisations que vous sélectionnez. |
Mes résultats du calcul des absences par période
Résultats du calcul des absences par période Résultats du calcul des absences par période pour des employés | Affiche les cumuls ainsi que les absences rémunérées et non rémunérées pour chaque période. |
Approbateurs d'absences avec événements en attente d'une action
| Permet d'identifier les approbateurs ayant des événements d'absence non approuvés en attente d'une action de leur part. |
Afficher le détail des occurrences d'absence
| Affiche les occurrences individuelles des employés. |
Afficher la synthèse des occurrences d'absence
| Affiche le nombre de fois où employés sont absents par type d'absence. |
Employés absents
| Permet de prévoir les tendances et de planifier les coûts liés aux absences de longue durée des employés. |
Employés rentrant après une absence de longue durée
| Permet d'identifier les employés de retour d'une absence de longue durée et de vérifier que leur paie est correctement configurée. |
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Régulariser les absences
| Permet de corriger les saisies d'absences existantes. |
Saisir les absences
| Permet d'ajouter de nouvelles saisies d'absences. |
Get Absence Inputs
| Permet d'obtenir des informations sur les régularisations et les remplacements de cumuls et d'absences pour des salariés ou des identifiants de lot spécifiques. |
Get Carryover Override
| Permet d'afficher les informations relatives à l'expiration du report ou aux remplacements de limite des employés pour les régimes d'absences. |
Get Override Balances
| Permet d'afficher les soldes de remplacement des régimes d'absences pour les salariés. |
Get Time Off Plan Balances
| Permet d'afficher les soldes des régimes d'absences par employé. |
Import Request Leave of Absence Events
Import Request Return from Leave of Absence Events | Permet de charger un lot de l'un ou l'autre des éléments suivants :
Workday traite le lot en arrière-plan pour ne conserver que les événements valides. Lorsque vous chargez des événements de processus de gestion à l'aide de ces services web, ils se terminent automatiquement. Lorsque vous utilisez le générateur d'interfaces Entreprise (EIB), vous pouvez télécharger les données à partir d'une feuille de calcul dans Workday. Les feuilles de calcul contiennent des feuilles pour les processus de gestion Demander une absence de longue durée ou Demander un retour d'absence de longue durée . Saisissez les valeurs suivantes :
|
Import Time Off Request Event Batch
| Permet de charger les données de la feuille de calcul dans Workday. Avant de charger les données :
|
Put Absence Input
| Permet d'ajouter de nouvelles régularisations et de nouveaux remplacements de cumuls et d'absences pour des salariés ou des identifiants de lot spécifiques, ou de mettre à jour les régularisations et remplacements existants. |
Put Carryover Override
| Permet d'ajouter ou de mettre à jour de nouveaux enregistrements d'expiration de report ou de remplacement de limite pour un employé et un régime d'absences spécifiques. |
Put Override Balance
| Permet d'ajouter ou de mettre à jour des enregistrements de solde de remplacement pour un employé et un régime d'absences spécifiques. |
Demander une absence de longue durée
| Permet d'ajouter de nouvelles demandes d'absence de longue durée. Ce service web utilise l'événement du processus de gestion Demander une absence de longue durée et ses sous-processus. |
Demander un retour d'absence de longue durée
| Permet d'ajouter des demandes de retour d'absence de longue durée. Il utilise l'événement du processus de gestion Demander un retour d'absence de longue durée et ses sous-processus. |
Workday fournit également une intégration Absence avec Google Agenda et Microsoft Outlook. Vous pouvez créer un système d'intégration à l'aide du modèle de calendrier des absences tiers (
Absence Third-Party Calendar
) et le configurer pour envoyer les événements d'absences approuvés de Workday à ces calendriers tiers en ligne. Lorsque vous exécutez l'intégration, Workday crée, met à jour et supprime automatiquement les saisies d'absences, les corrections et les annulations approuvées dans ces calendriers tiers.Relations et interactions
Interaction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gestion des temps | Vous pouvez autoriser les salariés à saisir leurs absences via la gestion des temps ou la gestion des absences. |
Workday Assistant | Configurez le chatbot de Workday Assistant pour permettre aux utilisateurs de :
|
Workday Learning | Workday vérifie si les employés ont des demandes d'absence ou d'absence de longue durée approuvées qui sont en conflit avec les offres de cours prévues. |
Workday HCM | La gestion des absences utilise les données des salariés telles que le lieu de travail, l'ancienneté, le type de salarié ou le poste pour les règles d'éligibilité.
Vous pouvez configurer le processus de gestion Changer d'emploi pour transférer automatiquement les soldes des salariés lorsqu'ils deviennent éligibles à un régime d'absences différent. |
Workday Payroll | Vous pouvez configurer Workday pour payer automatiquement les soldes d'absences à un salarié en cas de fin d'emploi. |
Workday Scheduling | Vous pouvez définir si Workday comptabilise les absences ou les jours fériés dans les heures de travail de la semaine. Vous pouvez ensuite appliquer cette configuration aux validations de planification afin qu'elles prennent en compte les absences et les jours fériés. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.