Éléments de définition : régimes d'absences

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des régimes d'absences. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Un régime d'absences définit les règles de saisie et de suivi de l'absence ou des absences associées. Lorsque vous définissez des régimes d'absences, les employés et les responsables peuvent saisir des demandes d'absence, les corriger et effectuer le suivi de leur statut à l'aide de pages et de rapports en libre-service. Les administrateurs peuvent effectuer le suivi, la régularisation et la gestion des soldes de cumul, d'absences et de régime d'absences.

Avantages pour l'entreprise

Offrir une certaine flexibilité dans la création de diverses absences adaptées aux critères spécifiques de votre organisation.

Minimiser les risques avec la définition de règles de validation facultatives ou obligatoires pour les absences.

Réduire les coûts opérationnels avec le suivi des soldes des absences et des cumuls.

Saisir et afficher facilement les demandes d'absence dans Workday Time Tracking.

Assurer l'intégration avec la paie et traiter le paiement des employés.

Assurer l'intégration avec Workday Scheduling pour déterminer les jours de travail des employés.

Cas d'utilisation

Les employés peuvent suivre le processus d'approbation d'une demande de congé d'une semaine.

Les responsables ou les partenaires chargés de la gestion des absences peuvent approuver les demandes d'absence en attente.

Les administrateurs des absences peuvent ajuster les cumuls lorsque les employés changent ou perdent leur éligibilité au cumul en raison d'un changement de statut d'emploi.

Les administrateurs des absences peuvent consulter les modèles d'absence en exécutant des rapports sur les absences des employés certains jours de la semaine.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Souhaitez-vous coordonner les absences et les absences de longue durée ?	Vous pouvez configurer Workday afin de calculer les soldes combinés de plusieurs types d'absence de longue durée et d'absences. Vous pouvez également générer des rapports sur les soldes combinés. Vous pouvez interrompre le cumul des absences d'un employé lorsqu'il est absent pour une longue durée. Sinon, vous pouvez calculer le cumul au prorata pour la période durant laquelle l'employé est absent. Lorsque vous associez des types d'absence et des absences à un type d'absence source, les conditions suivantes s'appliquent : Les types d'absence de longue durée et les absences doivent utiliser la même unité de temps. La fonctionnalité permettant plusieurs emplois vous permet d'associer des types d'absence de longue durée et des absences, qu'ils soient fondés sur un poste ou non. Vous ne pouvez associer un type d'absence qu'à un seul type d'absence de longue durée. Les demandes d'absence sont soumises aux règles d'éligibilité et de validation de l'absence et du type d'absence de longue durée.
Souhaitez-vous créer des régimes d'absences fondés sur un poste ou sur un employé ?	Vous pouvez créer un régime fondé sur un poste si vous souhaitez définir et appliquer des règles d'éligibilité, des validations d'absences et des calculs de cumul au poste principal de l'employé ou à tous les postes. Avec les régimes fondés sur un poste, Workday applique les soldes et les limites au poste. Vous ne pouvez pas transférer les soldes des absences d'un régime à un autre lorsque vous utilisez des régimes fondés sur un poste. Vous pouvez créer un régime fondé sur un employé si vous souhaitez définir et appliquer des règles d'éligibilité, des validations d'absences et des calculs de cumul au poste principal de l'employé. Vous pouvez créer un régime d'absences fondé sur un employé, avec une absence qui nécessite un poste. Avec les régimes fondés sur un employé, Workday applique les soldes et les limites à l'employé. Les régimes fondés sur un employé vous permettent de transférer les soldes des absences d'un régime à un autre.
Comment souhaitez-vous gérer les soldes des absences et des cumuls ?	Vous pouvez créer des régimes d'absences effectuant le suivi des soldes pour : Définir des cumuls, y compris des fréquences et des limites. Définir des limites d'absence. Régulariser des absences. Régulariser ou remplacer des calculs de cumul. Calculer et stocker des soldes. Remplacer les soldes des régimes d'absences. Suivre séparément les absences rémunérées et non rémunérées. Transmettre les absences à Workday Payroll Interface pour utilisation dans les calculs. Vous pouvez créer des régimes qui ne suivent pas les soldes afin de définir des règles d'éligibilité et de spécifier une unité de temps pour les absences. Vous ne pouvez pas transmettre les absences à Workday Payroll Interface pour utilisation dans les calculs. Vous pouvez créer des régimes de cumul par répartition si vous voulez que le cumul soit effectué au fur et à mesure des demandes d'absence des employés plutôt que par incréments hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez associer les absences aux gains de la paie.
Comment comptez-vous gérer les modifications apportées aux règles des régimes d'absences ?	Vous pouvez utiliser la gestion par date d'effet pour configurer vos régimes d'absences, existants et nouveaux, les absences et les cumuls pour qu'ils soient effectifs à une date donnée. Si les changements correspondent à votre calendrier de périodes, vous pouvez définir la date de début de la période ou la date de fin de la période comme date d'effet.
Comment comptez-vous gérer le solde du régime d'absences d'un employé lorsque l'éligibilité de celui-ci au régime change ?	Vous pouvez affecter un régime d'absences par défaut pour les transferts de soldes et les régularisations de paiement. Vous pouvez uniquement transférer les soldes des absences pour les régimes d'absences fondés sur un employé (et non sur un poste). Par conséquent, si vous souhaitez transférer les soldes d'un régime à un autre, utilisez des régimes d'absences fondés sur un employé.
Comment comptez-vous faire correspondre vos règles de régime d'absences à la fréquence de vos périodes de paie ?	Vous pouvez faire correspondre les calendriers de périodes des régimes d'absences avec les calendriers de périodes de paie selon une fréquence : Hebdomadaire. Toutes les deux semaines. Deux fois par mois. Mensuelle.
Comment souhaitez-vous traiter les demandes d'absence lorsque les employés ont épuisé leur solde d'absences ?	Vous pouvez créer une table d'absences avec un palier pour chaque régime d'absences. Une fois le solde du palier actuel épuisé, la demande passe automatiquement au palier suivant avec le solde disponible.
Comment souhaitez-vous traiter les demandes d'absence lorsque les employés sont prévus au travail ?	Si vous utilisez également Workday Scheduling, vous pouvez configurer les régimes d'absences de façon à utiliser les périodes de travail de planification pour déterminer les jours de travail des employés. Cette expérience intégrée entre Workday Absence et Scheduling : Libère les responsables en première ligne de la vérification des périodes de travail des employés par rapport aux dates de leurs demandes d'absence avant l'approbation. Aide les employés à éviter d'utiliser inutilement leur solde d'absences pour des jours où ils ne sont pas prévus au travail. Réduit les demandes renvoyées ou refusées en fournissant aux employés des informations en amont pour leur permettre de corriger leurs demandes et de les aligner sur les périodes de travail publiées. Workday vous permet d'aider les employés à demander uniquement des absences les jours ouvrés à partir d'un calendrier publié. Lorsqu'il n'a pas de planning publié ou qu'il ne fait pas partie d'une organisation de planification, Workday Absence valide ses demandes en fonction des paramètres de jours à inclure du régime d'absences. Vous pouvez configurer les régimes d'absences de sorte que Workday : Limite les demandes d'absence aux jours prévus pour les employés. Empêche les demandes d'absences planifiées lorsque les employés sont censés travailler. La modification des jours de travail et des saisies d'absence peut avoir une incidence sur les occurrences d'absence et le fractionnement des paliers de la table d'absences. Lorsque Workday Scheduling publie les périodes de travail des employés, Workday marque automatiquement les occurrences d'absence pour un nouveau calcul en cas de modification des jours de travail des employés.

Recommandations

En septembre 2025, nous prévoyons de supprimer les tâches et rapports existants suivants :

Calendrier des absences

Saisir une absence de longue durée

Demander une absence de longue durée

Calendrier des absences et des absences de longue durée

Calendrier des absences

Pour faciliter la transition vers l'expérience du calendrier des absences sur ordinateur de bureau et mobile, Workday vous recommande de vous familiariser avec vous-même et les groupes d'utilisateurs en configurant plutôt les actions de lancement pour l'expérience. Voir Étapes : définir le calendrier des absences.

Pour éviter toute confusion, masquez les soldes des :

Régimes de cumul par répartition, lorsque le solde est égal à zéro.

Régimes d'absences qui n'ont pas de cumuls.

Pour améliorer les performances de l'environnement client :

Configurez le pays ou la région dans tous vos régimes d'absences. Cela simplifie aussi votre logique d'éligibilité.

Pour les absences et les cumuls d'un régime qui partagent les mêmes règles d'éligibilité, limites de cumul et limites pour les absences rémunérées, définissez les règles pour le régime d'absences uniquement. Les absences et les cumuls héritent des règles du régime.

Empêchez les employés de saisir des demandes d'absence avant la date d'entrée en service dans Workday ou avant une date spécifique. Vous pouvez définir une règle d'éligibilité pour l'absence ou une règle de condition dans les processus de gestion Demander une absence
et Corriger les absences
.

Planifiez des processus permettant de stocker régulièrement les soldes d'absences.

Configurez des calendriers de périodes d'environ 2 ans avant et au-delà de la mise en service dans Workday.

Choisissez Hebdomadaire
comme fréquence la plus faible d'un calendrier de périodes. N'utilisez pas de calendriers de périodes avec une fréquence quotidienne
dans les régimes d'absences.

Remplacez les soldes reportés pour les périodes qui tombent avant la date d'entrée en service, pour éviter la création de cumuls dans Workday avant cette date.

N'ajoutez pas de calendriers de travail en trop. Cela réduit le temps dont dispose Workday pour identifier les calendriers des employés fondés sur les règles d'éligibilité.

Pour les employés associés à des calendriers de travail non conventionnels, créez et affectez manuellement des calendriers de travail individuels.

Configurez le calendrier de jours fériés avant le début de l'exercice en cours.

N'activez pas l'option

Régularisations/remplacements autorisé(e)s

pour les régimes de cumul par répartition.

Pour plus d'efficacité :

Configurez les priorités des absences et des cumuls dans l'ordre dans lequel vous souhaitez que les employés prennent leurs absences. Grâce à cette configuration, il n'est plus nécessaire de corriger les demandes si les employés saisissent une demande avant de cumuler le montant demandé.

Créez une période de solde basée sur la date de fin de la période pour que le régime d'absences soit disponible dans Workday Absence et dans Workday Payroll.

Si vous prévoyez d'appliquer une logique rétroactive aux cumuls, créez une table d'absences avec plusieurs régimes dans un ordre séquentiel.

Configurez le calcul de la limite inférieure pour permettre aux employés qui cumulent leurs absences à la fin du mois d'utiliser leurs absences avant le cumul. Les employés peuvent demander une absence sans cumuler les unités requises.

Pour réduire la charge administrative, Workday recommande aux employés de cumuler suffisamment d'absences avant de soumettre leur demande.

Pour éviter les problèmes de cumul si vous réembauchez un employé, pour les régimes d'absences qui effectuent le suivi des soldes, créez une absence de fin d'emploi distincte pour payer le solde de l'employé au moment où il quitte son emploi. Pour limiter les erreurs administratives, affectez une règle d'éligibilité à l'absence de fin d'emploi de manière à ce qu'elle ne soit visible que lorsque l'employé aura effectivement quitté son emploi.

Actions requises

Tous les cumuls, absences et autres valeurs de calcul associés à un régime d'absence doivent utiliser la même unité de temps.

Lorsque vous affectez des priorités aux absences et aux cumuls d'un régime d'absences, saisissez des valeurs uniques.

Dans un régime d'absences qui effectue le suivi des soldes, indiquez une période de solde, un calendrier de périodes, des absences et des cumuls.

Limites

Une fois que vous avez enregistré un régime d'absences, vous ne pouvez plus modifier les champs suivants :

Calendrier de périodes

Suivi du solde

Unité de temps

Définition de l'environnement client

Dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - paie

, sélectionnez "Rendre persistantes les données d'absence pour les bulletins de paie après la finalisation de la paie". Cette option optimise la génération des bulletins de paie.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Assistant	Les utilisateurs peuvent demander une absence et afficher les soldes dans Workday Assistant.
Self Service: Worklets: Time Off and Leave	Les utilisateurs peuvent demander des absences et afficher les soldes dans les worklets suivants : Absences Absences et absences de longue durée
Set Up: Time Off	Les utilisateurs peuvent configurer les processus de gestion Demander une absence et Corriger des absences .
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)	Les utilisateurs peuvent : Afficher, modifier et créer des régimes d'absences, des absences et des validations d'absences. Créer des régimes d'absences n'effectuant pas le suivi des soldes. Évaluer l'éligibilité aux absences. Évaluer le calcul des absences. Afficher, modifier et créer des tables d'absences.
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) Worker Data: Time Off (Time Off Balances)	Les utilisateurs peuvent créer des régimes d'absences qui effectuent le suivi des soldes.
Set Up: Time Off (General)	Les utilisateurs peuvent créer des types d'absence. Ils peuvent également contrôler l'accès aux types d'absence en créant des règles.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Calendrier des absences (ancien)	Permet aux employés disposant des droits d'accès sécurisés de saisir et de demander des absences ainsi que des absences de longue durée à l'aide du calendrier des absences existant.
Corriger les absences	Permet aux responsables de corriger une demande d'absence approuvée pour le compte d'un employé.
Modifications liées à l'emploi	Lorsque l'éligibilité d'un employé à un régime d'absences change, ce processus de gestion permet de : Transférer les soldes des régimes d'absences précédents vers de nouveaux régimes d'absences. Mettre à jour les demandes d'absence en fonction des régimes précédents. Régulariser les cumuls.
Demander une absence	Permet aux rôles sécurisés de faire progresser les demandes d'absence en attente lorsque l'approbateur n'est pas disponible. Lorsque les employés utilisent ce processus de gestion, Workday affiche leurs demandes d'absence dans le calendrier de saisie des temps.
Fin d'emploi	Permet aux utilisateurs de régulariser les soldes des absences des employés dont l'emploi a pris fin.

Génération de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Instantanés de configuration des absences	Vous pouvez utiliser ce rapport pour comparer les configurations pour chaque instantané d'un objet de définition tel qu'un cumul, des absences ou un régime d'absences.
Régularisations/remplacements de cumuls et d'absences par code de lot	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher les absences et les régularisations de cumul pour les événements d'absence à l'aide des codes de lot.
Toutes les périodes de solde Afficher une période de solde	Vous pouvez utiliser ces rapports pour afficher les périodes de solde et leurs : Règles de calcul pour les dates de début et de fin. Choix de la date de référence, qui détermine l'année de régime à utiliser pour le traitement des saisies et des cumuls d'absences lorsqu'une période de traitement des absences chevauche plusieurs années de régime.
Tous les cumuls Afficher un cumul Afficher un instantané du cumul	Vous pouvez utiliser ces rapports pour afficher les cumuls et : Le régime d'absences, l'unité de temps et les montants de limite associés. Leur éligibilité, leur planification et leurs règles de calcul. S'ils autorisent des ajustements ou des remplacements. Si le cumul est configuré pour l'acquisition de droits à absence.
Tous les régimes d'absences Afficher un régime d'absences Afficher l'instantané d'un régime d'absences	Vous pouvez utiliser ces rapports pour vérifier la configuration des régimes d'absences à une date d'effet donnée, y compris : Les périodes de solde, les limites de report, les calendriers de périodes et les unités de temps. Si les cumuls doivent être traités au début ou à la fin de la période. Les cumuls qui viennent s'ajouter au solde et les absences qui le réduisent.
Évaluer le calcul des absences	Vous pouvez utiliser ce rapport pour vérifier la configuration des calculs de cumul.
Évaluer l'éligibilité aux absences	Vous pouvez utiliser ce rapport pour vérifier la configuration des calculs et tester si un employé est éligible à un régime d'absences, à des absences ou à un cumul.
Tenant Analyzer	Vous pouvez utiliser ce rapport pour identifier les régimes d'absence, les absences et les cumuls qui ne sont pas conformes aux recommandations de Workday.
Absences dues	Vous pouvez utiliser ce rapport pour calculer le total des absences dues pour chaque employé et régime d'absences.
Soldes de remplacement des régimes d'absences par code de lot	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher les remplacements des soldes des régimes d'absences à l'aide de codes de lot.
Mes résultats du calcul des absences par période Résultats du calcul des absences par période Résultats du calcul des absences par période pour des employés	Vous pouvez utiliser ce rapport pour effectuer le suivi des cumuls et des absences d'un employé dans une période de solde.

Intégrations

Le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) fondé sur le service web Get Absence Inputs
vous permet d'extraire plusieurs remplacements liés au régime d'absences de Workday.

Vous pouvez aussi utiliser l'opération Put Absence Input
pour remplacer les soldes des régimes d'absences.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Paie	Vous pouvez associer les régimes d'absences et les codes de gain de la paie au même calendrier de périodes pour aligner les périodes de solde sur les périodes de paie.
Gestion des temps	Vous pouvez partager les calendriers de périodes du régime d'absences avec Workday Time Tracking.
Workday Assistant	Les employés peuvent afficher leur solde existant et demander des absences.
Workday Scheduling	Vous pouvez configurer les régimes d'absences pour utiliser les périodes de travail de planification afin de déterminer les jours ouvrés des employés.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Concept : attribuer une date d'effet aux absences

Concept : saisie des absences depuis les fonctions Absences et Gestion des temps

Concept : gestion des temps et gestion des absences

Créer des calendriers de jours fériés

Créer des calendriers de travail

Régulariser ou remplacer manuellement le cumul d'un employé

Planifier manuellement le stockage des soldes d'absences

Étapes : permettre aux responsables de créer et d'affecter des calendriers de travail personnalisés

Étapes : définir l'intégration de calendriers d'absences tiers

Étapes : définir l'Accueil Workday

Le périmètre suivant : points de contact et reporting PTT

Le niveau suivant : points de contact PTT avec affectations