Éléments de définition : soldes des absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des soldes d'absences. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les soldes des absences correspondent à la différence entre les absences qu'un employé cumule et celles qu'il utilise à un moment donné.
Avantages pour l'entreprise
La fonctionnalité Workday des soldes des absences vous permet de :
- Optimiser les performances des transactions et des rapports.
- Afficher le solde actuel d'un employé, de faire des projections quant aux soldes à venir et de configurer le taux de cumul.
- Estimer précisément les absences inutilisées d'un employé lorsque vous évaluez une demande d'absence.
- Recalculer automatiquement le solde d'un employé lorsque vous consultez son solde existant.
- Améliorer les performances en planifiant le stockage des soldes de régime d'absences.
Cas d'utilisation
Vous pouvez configurer les soldes des absences pour effectuer le suivi et gérer les unités d'absence selon différents scénarios, notamment les :
- Transferts d'employé d'une région à une autre lorsque les réglementations sont différentes en matière de congé annuel.
- Modifications des taux de cumul. Exemple : récompense liée à l'ancienneté.
- Fins d'emploi ou embauches en cours de période.
- Utilisation des soldes dans les critères d'éligibilité en créant un calcul qui fait référence au solde d'un régime d'absences. Vous pouvez ensuite utiliser le calcul dans un calcul de comparaison de valeurs.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment souhaitez-vous effectuer le suivi des soldes ? | Workday vous permet de planifier les ressources et le budget en effectuant le suivi des éléments suivants :
|
Quand voulez-vous calculer les soldes des absences ? | Workday stocke les soldes le troisième dimanche du mois à 01:00:00 dans votre fuseau horaire local. Vous pouvez stocker les valeurs liées aux soldes et les montants de cumuls en planifiant manuellement des traitements pour les régimes d'absences et les besoins de votre entreprise. |
Comment souhaitez-vous gérer les soldes des employés dont l'emploi a pris fin ? | Vous pouvez configurer le processus de gestion Fin d'emploi afin de pouvoir opter pour l'abandon des soldes ou pour leur paiement. |
Quand voulez-vous calculer au prorata les soldes des absences ? | Vous pouvez calculer au prorata les soldes que reçoivent les employés si leur valeur de cumul change à la suite d'un événement de changement d'emploi. Le changement peut être dû au fait qu'un employé a gagné ou perdu son droit au cumul lui-même au cours d'une période, ou à des calculs dans le cumul qui ont une résolution différente. Vous pouvez calculer le cumul au prorata :
|
Qui autorisez-vous à consulter les soldes des absences ? | Vous pouvez masquer certains types de solde de vos salariés. Exemple : congé maladie. Les responsables ou les administrateurs peuvent afficher ce type de solde dans les rapports. |
Recommandations
Recommandations de Workday :
- Optimisez la performance en planifiant les processus pour qu'ils stockent régulièrement les soldes des absences. Lorsque vous stockez les soldes régulièrement, Workday utilise les soldes et les montants de cumuls stockés comme point de départ des calculs dynamiques suivants, au lieu de recommencer à partir de la période de traitement initiale de l'employé. Workday calcule les soldes et les montants de cumuls de manière dynamique dans les rapports en fonction des règles que vous définissez dans le régime d'absences.
- Effectuez le suivi des soldes des régimes d'absences prévoyant un cumul définissable. Lorsque vous avez un régime d'absences avec un solde illimité ou non payé, créez un cumul qui utilise zéro pour le calcul.
Pour éviter toute confusion, Workday vous recommande de masquer les soldes des :
- Régimes de cumul par répartition, lorsque le solde est égal à zéro.
- Régimes d'absences qui n'ont pas de cumuls.
Actions requises
Ne modifiez pas les calendriers de périodes passées, car cela génère des erreurs dans vos calculs de solde.
Limites
- Workday ne prend pas en charge le transfert des soldes d'absences négatifs.
- Vous pouvez uniquement transférer les soldes des régimes d'absences fondés sur l'employé.
- Dans un souci de performance, nous recommandons de ne pas effectuer de modifications liées à l'emploi en bloc incluant des transferts de solde.
Définition de l'environnement client
Pour améliorer les performances lors de la génération des bulletins de paie et du stockage des soldes d'absences, cochez les cases suivantes dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
:
- Après finalisation de la paie
- Uniquement pour les employés avec paiements par chèque ou impression des bulletins de paie activée
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Les utilisateurs peuvent créer des calculs de solde des absences. |
Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
| Les utilisateurs peuvent remplacer les soldes du régime d'absences. |
Process: Calculated Balances (Run)
| Les utilisateurs peuvent :
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Changer d'emploi
| Pour transférer des soldes d'absences, ajoutez l'étape d'action Mettre à jour les transferts de soldes entre régimes d'absences . |
Changer d'emploi
| Pour modifier de futures demandes d'absence dans un autre régime lorsque l'éligibilité de l'employé est modifiée, ajoutez l'étape d'action Mettre à jour les demandes d'absence . |
Changer d'emploi
| Pour calculer au prorata les soldes que les employés reçoivent lorsque leur éligibilité aux cumuls est modifiée, ajoutez l'étape de service Régularisation de cumul automatisée . Ce paramètre permet à Workday d'évaluer les options En début de période ou Date d'effet du cumul avant de procéder à la régularisation. |
Fin d'emploi
| Pour annuler tout solde restant d'une fin d'emploi dans le cadre d'une régularisation des absences unique, ajoutez l'étape de service Ajuster les soldes des absences . |
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tous les soldes des absences
Afficher un solde des absences | Afficher les soldes d'absences et savoir où ils sont utilisés selon la configuration de votre environnement client. |
Tous les soldes calculés modifiés par un nouveau calcul
| Afficher les calculs de l'employé pour vérifier comment les modifications apportées aux soldes impactent les soldes de l'employé. |
Soldes calculés des organisations (par employé)
| Afficher les soldes calculés et les cumuls d'une organisation par employé pour la date d'exécution calculée. Le rapport affiche les employés pour lesquels il existe une différence entre :
Ce rapport ne prend pas en charge les groupes de sécurité d'intersection. |
Soldes reportés de l'organisation (par date de report)
Soldes reportés de l'organisation (par employé) | Afficher l'expiration du report pour que les employés ou organisations planifient l'affectation des ressources ou leur besoin en matière de budget. |
Détail des résultats des absences
Synthèse des résultats des absences | Afficher les soldes de régimes d'absences spécifiques pour planifier correctement vos ressources. |
Afficher les soldes de remplacement d'une organisation
| Utiliser ce rapport pour afficher tous les employés d'une organisation associés à un remplacement de solde de régime d'absences.
Contrairement à la tâche Mettre à jour les soldes de remplacement des régimes d'absences , ce rapport ne fractionne pas le total des unités de solde par période de solde associée si les employés sont associés à des remplacements pour plusieurs périodes.Workday utilise la sécurité contextuelle par rôle dans le champ Unité de temps pour déterminer s'il doit afficher une ligne pour l'employé.Par exemple, lorsque des employés ayant le rôle Absence Partner exécutent le rapport, ils peuvent voir les données des autres employés de leur organisation, mais pas celles des employés des organisations qui ont aussi le rôle Absence Partner. |
Afficher les planifications de traitement du solde calculé des absences
| Afficher les calendriers du régime d'absences et accéder à des tâches pour les modifier ou les annuler. |
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Carryover Override
| Afficher l'expiration ou le remplacement de la limite du report d'un employé pour le régime d'absences auquel il est éligible. |
Get Override Balances
| Définir des soldes de remplacement liés au régime d'absences pour un employé et son régime d'absences. |
Get Time Off Plan Balances
| Afficher les soldes dynamiques des régimes d'absences par employé et régime d'absences. |
Put Override Balance
| Charger les informations relatives au solde d'absences dans Workday depuis une source externe. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Workday Payroll | Vous pouvez afficher les soldes des absences sur les bulletins de paie. |
Reports | Vous pouvez inclure les soldes des absences dans des calculs pour définir votre report maximum autorisé. |
Absences | Vous pouvez utiliser les soldes des absences pour déterminer si une demande d'absence est payée ou non. |