Éléments de définition : occurrences d'absence
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des occurrences d'absence. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les occurrences d'absence vous permettent de surveiller :
- Le nombre de jours d'absence consécutifs des employés au cours d'une période.
- Les types d'absence qu'ils prennent.
- Standard : n'incluent qu'un seul type d'absence.
- Personnalisées : incluent plusieurs types.
Avantages pour l'entreprise
Les occurrences d'absence peuvent :
- Améliorer l'efficacité de vos rapports sur les absences, car vous pouvez afficher des informations pour tous les types d'absence dans un seul rapport.
- Réduire le risque d'erreur dans vos rapports d'absence en supprimant la nécessité de compter les absences individuelles ou les événements d'absence de longue durée.
- Faciliter le contrôle de l'absentéisme et des coûts en vous permettant d'identifier des tendances et d'utiliser les informations pour gérer vos ressources.
Cas d'utilisation
- Préparer les documents de rapports réglementaires locaux. Par exemple, vos bureaux au Royaume-Uni utilisent le rapport Bradford Factor, qui mesure le nombre d'absences survenues au cours d'une période.
- Regrouper les différents types d'absence en une seule occurrence. Par exemple, vous pouvez créer une occurrence d'absence pour un type d'absence personnalisé afin de surveiller quand les employés sont absents plusieurs jours consécutifs, y compris des jours fériés.
Questions à se poser
Lors de la définition des occurrences d'absence, tenez compte des éléments suivants :
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types d'absence voulez-vous inclure dans vos rapports d'occurrences d'absence ? | Vous pouvez activer les occurrences d'absence pour les types d'absence suivants :
Workday inclut ensuite ces types dans une occurrence d'absence standard, qui regroupe les jours consécutifs du même type d'absence. Vous pouvez créer une occurrence d'absence personnalisée pour regrouper différents types d'absence selon les besoins de votre entreprise. |
Sur quels jours voulez-vous baser votre occurrence d'absence ? | Workday crée des occurrences d'absence standard en fonction du paramètre "Jours à inclure" dans vos régimes d'absences ou types d'absence de longue durée. Pour les tables d'absences, Workday compile tous les jours à inclure pour tous les paliers.
Vous pouvez créer des occurrences d'absence personnalisées qui définissent les jours à inclure. Cette configuration remplace le paramètre dans chacun des types d'absence que vous incluez. |
Jusqu'à quand souhaitez-vous remonter pour créer votre rapport des occurrences d'absence ? | Vous pouvez générer des rapports sur les occurrences d'absence pour n'importe quelle période si vous convertissez vos données existantes lors de la configuration des occurrences d'absence. Veillez à indiquer une date suffisamment ancienne pour répondre à vos exigences de reporting. |
Recommandations
Recommandations de Workday :
- Décidez si vous voulez activer les types d'absence pour les occurrences d'absence au moment où vous les créez.
- Attendez la fin des principaux chargements de données planifiés dans votre environnement client avant d'activer les occurrences d'absence lors de l'implémentation. Vous pouvez créer des occurrences d'absence pour vos données d'absence existantes à une date spécifique, à des fins de reporting, en exécutant une conversion lorsque vous configurez des occurrences d'absence. La conversion peut prendre un certain temps. Vous n'êtes pas obligé de l'exécuter la première fois, mais Workday vous recommande vivement de revenir sur la tâche et de convertir vos données d'absence ultérieurement. La conversion ne modifie pas les données d'absence existantes.
- Optimisez les performances en réduisant la date d'effet, le nombre d'employés et les types d'occurrence lors du recalcul manuel des absences.
Actions requises
Aucun impact.
Limites
Workday recalcule automatiquement les occurrences d'absence en fonction de certaines modifications. Toutefois, il existe un léger décalage car la tâche qui détecte et effectue le nouveau calcul ne s'exécute que toutes les 4 heures.
Lorsque vous désactivez un calendrier de travail, Workday ne recalcule pas les occurrences d'absence des employés directement affectés au calendrier avant sa désactivation. Vous devez recalculer manuellement les occurrences d'absence pour ces employés.
Les occurrences d'absence ne prennent pas en charge :
- Plusieurs calendriers de travail par employé.
- Les heures de début et de fin des absences. Exemple : Rachel travaille du lundi au vendredi de 8 h à 17 h. Si Rachel est absente toute la journée du lundi et de 8 h à 12 h le mardi, Workday regroupe ces deux jours en une seule occurrence. De même, si Rachel est absente toute la journée du lundi ainsi que le mardi de 13 h à 17 h, Workday regroupe également l'absence en une seule occurrence. Toutefois, cette absence ne contient par réellement des jours consécutifs, compte tenu des heures de début et de fin des absences et du calendrier de travail de Rachel.
Pour la mise à jour des occurrences d'absence associées, Workday associe les occurrences à des dates spécifiques plutôt que les saisies d'absence individuelles. S'il existe une saisie d'absence approuvée pour un jour que vous associez, ce jour reste associé même si un utilisateur ajoute de nouvelles saisies le même jour. Comme l'occurrence correspondante de l'écriture initiale est toujours approuvée, Workday conserve le lien. Si une personne corrige l'écriture initiale, Workday supprime le lien, car l'écriture est modifiée ou en cours.
Définition de l'environnement client
Accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour activer la quantité par occurrence dans les paliers de la table d'absences. Voir :
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| Fournit un accès en lecture au rapport Afficher le détail des occurrences d'absence et à la source de données Absence Occurrences for Workers . |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| Fournit aux responsables un accès en lecture au rapport Afficher la synthèse des occurrences d'absence et à la source de données Absence Occurrences for Workers . |
Domaine Worker Data: Related Absence Occurrences
| Autoriser l'accès à la tâche Mettre à jour les occurrences d'absence associées , qui vous permet d'associer et de dissocier les occurrences d'absence et d'afficher les occurrences associées. |
Set Up: Time Off (General)
Set Up: Leave of Absence | Fournit un accès pour configurer les occurrences d'absence et afficher les types d'occurrence d'absence. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Corriger les absences
| Recalcule les occurrences d'absence lorsqu'un employé corrige ses absences. Par exemple, lorsque les employés corrigent leurs demandes en définissant la quantité d'absences sur zéro, tant que la correction est en cours, l'absence fait partie de l'occurrence. Après approbation, Workday supprime l'absence de toutes les occurrences dont elle faisait partie auparavant. |
Demander une absence de longue durée
Demander une absence Saisir les temps | Recalcule les occurrences d'absence lorsqu'un employé demande une absence ou une absence de longue durée. |
Demander un retour d'absence de longue durée
| Recalcule les occurrences d'absence lorsque les employés ou les responsables signalent un retour après une absence de longue durée. Par exemple, lorsque les employés sont de retour après une absence de longue durée, Workday met à jour la date de fin de l'occurrence d'absence en indiquant la date de fin réelle de l'absence plutôt que la date de retour estimée.
Workday considère que l'employé est absent dès le lendemain du Dernier jour d'absence prévu . Avant le retour d'un employé, Workday utilise le dernier jour d'absence prévu comme date de fin de l'occurrence d'absence. Si le dernier jour d'absence prévu est le 05/01/2024 et que la date du jour est le 05/05/2024, si l'employé est toujours absent, la date estimée antérieure a une incidence sur les rapports lorsque les rapports sont fondés sur la date de fin de l'occurrence d'absence. |
Reporting
Vous pouvez utiliser la source de données du rapport
Absence Occurrences for Workers
lorsque vous créez des rapports personnalisés sur les occurrences d'absence. Vous pouvez également utiliser les filtres de source de données suivants :
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved Only)
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved and In Progress)
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher le détail des occurrences d'absence
| Permet aux administrateurs des absences d'afficher les occurrences individuelles des employés. |
Afficher un type d'occurrence d'absence
| Permet aux administrateurs des absences d'afficher le détail de vos types d'occurrence d'absence. |
Afficher la synthèse des occurrences d'absence
| Permet aux responsables d'afficher un aperçu du nombre d'absences des employés par type d'absence. |
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Absence Occurrence Types
| Utilisez ce service web pour afficher les types d'occurrences d'absence existants. Nous vous recommandons de le faire avant de créer un nouveau type d'occurrence d'absence. |
Put Absence Occurrence Types
| Utilisez ce service web pour saisir les types d'occurrence d'absence et gagner du temps si vous souhaitez charger en bloc des types d'occurrence d'absence. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tables d'absences
| Vous pouvez activer les tables d'absences pour les occurrences d'absence. Workday marque automatiquement les occurrences d'absence de ce type pour un nouveau calcul lorsque vous modifiez les configurations de palier dans les tables d'absences. |
Modifier le calendrier de travail
| Workday marque automatiquement les occurrences d'absence pour un nouveau calcul lorsque :
|
Changer d'emploi
| Workday marque automatiquement les occurrences d'absence pour un nouveau calcul lorsque des employés changent d'emploi dans votre organisation. |
Calendriers des jours de travail et des jours fériés
| Workday marque automatiquement les occurrences d'absence pour un nouveau calcul en cas de modification de vos événements de calendrier de travail ou de jours fériés.
Lorsque vous créez ou modifiez des calendriers de travail et des événements de calendrier de travail (ou supprimez des événements de calendrier de travail), Workday marque les occurrences d'absence pour un nouveau calcul :
|
Absence de longue durée
| Vous pouvez activer les types d'absence de longue durée pour les occurrences d'absence. Workday marque automatiquement les occurrences d'absence de ce type pour un nouveau calcul lorsque vous modifiez les jours à inclure dans la configuration. |
Plans de purge
| Vous pouvez sélectionner Occurrences d'absence comme type de données purgeables et l'enregistrer dans un plan de purge pour une utilisation ultérieure lorsque vous purgez les données personnelles des employés dont l'emploi a pris fin. Vous pouvez purger les données d'absence ou d'absence de longue durée d'un employé uniquement si vous purgez également les occurrences d'absence. |
Gestion des temps
| Workday recalcule les occurrences d'absence lorsqu'un employé demande une absence via la fonction de gestion des temps. |
Absences
| Vous pouvez activer les absences pour les occurrences d'absence. Workday marque automatiquement les occurrences d'absence de ce type pour un nouveau calcul si vous modifiez les jours pour inclure la configuration dans le régime d'absences. |
Affiliation à un syndicat
| Workday marque automatiquement les occurrences d'absence pour un nouveau calcul lorsque les employés changent de syndicat. |