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Dernière mise à jour : 2025-03-14
Éléments de définition : calculs des absences pour la paie

Éléments de définition : calculs des absences pour la paie

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des calculs des absences dans la Gestion des absences avec Workday Payroll. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les calculs des absences produisent les totaux des absences rémunérées et non rémunérées des employés pour une période donnée. Vous pouvez ensuite utiliser ces calculs dans les gains du traitement de Workday Payroll pour payer les absences des employés.

Avantages pour l'entreprise

Workday Payroll s'intègre en toute transparence avec Workday Absence Management pour vous permettre de payer les employés lorsqu'ils sont absents ou enregistrer leurs absences non rémunérées.
La gestion des absences crée automatiquement des calculs d'absence que vous pouvez utiliser comme saisies d'éléments de paie dans les calculs de la paie, ce qui vous garantit que les informations de ces derniers sont à jour. Ainsi, vous n'avez pas besoin de recourir à des intégrations pour charger les données d'absence.

Cas d'utilisation

Vous pouvez créer des gains dans Workday Payroll pour :
  • Payer un employé pour une seule absence rémunérée.
  • Payer un employé pour des absences fondées sur un poste, ce qui peut correspondre à plusieurs emplois, rémunérés chacun différemment.
  • Réduire le salaire de base d'un employé lorsqu'il est absent, pour éviter de payer son absence deux fois. Exemple : vous pouvez fonder le calcul d'un gain sur le total des absences d'un type d'absence en particulier.
  • Effectuer le suivi des heures travaillées (à des fins de reporting).

Questions à se poser

Questions
Élément à prendre en compte
Quelles saisies d'absence utilisez-vous dans vos calculs de la paie ?
Lorsque vous créez des absences, Workday crée automatiquement des calculs associés d'élément d'absence que vous pouvez utiliser comme saisies d'élément de paie dans les calculs de la paie afin de configurer les gains d'absence. Les calculs associés d'élément d'absence récupèrent le montant d'unités d'absence approuvées (jours ou heures) dans la période de paie en cours d'un employé,
xxx
 étant le nom de l'absence :
  • xxx - Absences rémunérées
  • xxx - Absences non rémunérées
  • xxx - Total des absences
Exemple : lorsque vous définissez un gain pour des congés payés, vous pouvez sélectionner :
  • Absences rémunérées (unités) × Taux
     comme règle de calcul.
  • Absences rémunérées (unités)
     comme calcul associé.
  • Vacation - Time Off Paid
    , le calcul associé d'élément d'absence généré automatiquement, pour la valeur de remplacement.
Les valeurs des calculs associés d'élément de paie
Absences non rémunérées
 et
Absences non rémunérées
 dépendent des valeurs qui se trouvent au-dessus et en dessous de la limite inférieure du régime d'absences. Ces calculs ne correspondent pas nécessairement à ce qui est rémunéré ou non dans la paie. Ils dépendent de la façon dont vous créez vos gains et définissez les calculs associés d'élément de paie du côté de la paie.
Quels calculs utilisez-vous pour rémunérer les employés pendant leurs absences ?
Workday Payroll considère que les employés sont actifs et continue d'appliquer leurs gains et déductions standard pendant leur absence. Utilisez les calculs associés d'élément d'absence afin de configurer des gains et déductions spécifiques pour les employés en fonction du nombre d'absences prises. Par exemple, vous pouvez créer des :
  • Déductions pour réduire le salaire d'un employé en fonction de la durée de l'absence prise.
  • Gains pour rémunérer un employé en fonction de la durée de l'absence prise.
Pour interrompre la paie d'un employé pendant son absence, pensez à créer un type d'absence avec l'option incidence sur la paie activée. Vous pouvez également créer des déductions à déduire de la paie.
Comment voulez-vous gérer les absences passées ?
Lorsque vous saisissez des absences pour un employé après la finalisation de la paie, vous pouvez exécuter un calcul rétroactif de la paie. Lorsque vous saisissez une absence rétroactive, le calcul de la paie rétroactive recalcule :
  • Les gains d'absences rémunérées ou non rémunérées directement affectés par la modification.
  • Les gains indirectement affectés par le changement. Exemple : une absence qui réduit les gains du salaire de base.
Ensuite, Workday :
  • Rapporte les différences entre les résultats de paie initiaux et les résultats de paie recalculés.
  • Transfère ces différences dans la période en cours.
La paie rétroactive récupère dans Workday Absence la valeur la plus récente pour la période en fonction de la dernière configuration. Si vous modifiez votre régime d'absences, les modifications à date d'effet utilisent les validations de configuration en vigueur au moment de la demande d'absence. Si les modifications à date d'effet ne déclenchent pas l'exécution de la paie rétroactive, Workday détecte en revanche ces modifications lorsque vous traitez la paie rétroactive.
Les événements d'absence suivants déclenchent l'exécution de la paie rétroactive pour une période finalisée :
  • Modification de la saisie d'absence
  • Modification du remplacement de la durée maximum d'absence
  • Remplacement du solde calculé
  • Corriger les absences
  • Saisir les temps
  • Demander une absence
Quelles absences associées à des gains ou des déductions devez-vous définir ?
Lorsque vous créez des absences associées à des gains ou des déductions, veillez à les configurer pour relancer les éventuels calculs de la paie rétroactive.
Comment gérez-vous les corrections d'absences ?
Vous pouvez corriger les absences approuvées des employés pour leur compte dans le module Gestion des absences.
Ajoutez une saisie d'élément de paie pour ajuster les calculs de la paie, mais Workday recommande de modifier d'abord les données dans la gestion des absences.
Lorsque vous corrigez une absence que vous avez déjà traitée dans la paie, exécutez un calcul rétroactif pour tenir compte de la correction dans une période de paie finalisée. Si la période est toujours en cours, vous pouvez simplement exécuter le calcul de la paie.
Si, pendant une exécution du calcul de la paie, vous corrigez une absence qui modifie la paie de l'employé, Workday identifie le résultat de paie qui doit être calculé à nouveau et le recalcule à l'exécution de paie suivante.
Dans la tâche
Exécuter le calcul de la paie
, vous pouvez limiter les calculs aux employés associés à des événements ayant une incidence sur la paie en sélectionnant :
  • Calcul intelligent (différentiel)
     : Workday détecte automatiquement la modification.
  • Calcul intelligent (différentiel) à partir d'événements
     : vous devez sélectionner un type d'événement d'absence.
Quelles périodes d'attente voulez-vous implémenter pour empêcher les nouveaux salariés de prendre des absences rémunérées avant la fin de leur période d'essai/probatoire ?
Vous pouvez définir des règles d'éligibilité sur les régimes d'absences. L'éligibilité détermine qui peut prendre des absences, et quand.
Exemple : vous voulez que des employés soient éligibles à un régime, mais pas qu'ils puissent prendre des absences rémunérées avant d'avoir travaillé 90 jours depuis leur embauche. Les règles d'éligibilité contrôlent la visibilité des absences par vos employés.
Vous pouvez créer une table d'absences avec un palier pour chaque régime, chacun ayant un taux de rémunération différent. Configurez votre paie de façon à appliquer le taux de rémunération correspondant à chaque palier d'absence. Lorsqu'un employé est éligible à certains paliers seulement, Workday déduit l'absence des paliers auxquels l'employé est éligible. Dans ce cas, vous pouvez ajouter un palier pour payer les salariés 0 % de leur salaire lorsqu'ils n'ont pas comptabilisé 90 jours de service continu.
Comment voulez-vous limiter le nombre d'absences rémunérées que les salariés peuvent prendre ?
Vous pouvez définir :
  • Des limites inférieures sur les régimes d'absences. Workday traite les absences comme des absences rémunérées jusqu'à cette limite inférieure (incluse). Au-delà de cette limite, les heures ne sont pas rémunérées.
  • Des validations des absences pour les employés lorsqu'ils demandent une absence.
Exemple : vous voulez payer vos salariés uniquement pour ce qu'ils ont cumulé dans leur solde des absences, rien de plus. La validation
Unités d'absence non rémunérée - maximum autorisé
 vous permet de :
  • Définir une limite sur la durée des absences non rémunérées qu'un employé peut demander.
  • Empêcher les salariés de demander des absences non rémunérées en sélectionnant
    0
     (zéro).
Comment voulez-vous payer les employés qui changent d'emploi au sein de l'unité légale ?
Configurez les options de cumul suivantes pour déterminer la façon de calculer au prorata les cumuls en cas de changement de l'éligibilité en milieu de période :
  • En début de période : au fil des transferts, des mutations, des promotions ou d'autres modifications d'affectation de personnel qui se produisent dans votre organisation, les employés peuvent perdre leur éligibilité à un cumul qu'ils ont déjà reçu. Vous pouvez automatiser un calcul au prorata en début de période lorsque l'employé perd l'éligibilité à un cumul du fait d'un changement d'emploi.
  • En fonction d'une date d'effet : vous pouvez automatiser un calcul au prorata du cumul de l'employé en fonction de sa date de transfert / mutation.
  • Aucune.
Comment voulez-vous gérer les absences des employés occupant plusieurs postes ?
Configurez votre environnement client pour plusieurs emplois et créez des gains fondés sur le poste afin de calculer les temps rémunérés ou non rémunérés pour les régimes d'absences fondés sur le poste. Lorsque vous exécutez le calcul de la paie, Workday Payroll récupère les unités d'absences pour :
  • Le poste concerné, lorsque le gain et le régime d'absences sont fondés sur le poste.
  • Lorsque le gain est fondé sur l'employé mais que le régime d'absences est fondé sur le poste, l'employé :
    • Poste à traiter (CAN, USA).
    • Poste principal (FRA, Royaume-Uni).
  • L'employé, lorsque le gain est fondé sur le poste mais que le régime d'absences est fondé sur l'employé. Le gain fondé sur le poste est calculé séparément pour chacun des postes de l'employé et utilise les unités d'absence de l'employé dans chaque calcul.
    Par exemple, si un employé demande 8 heures d'absence, Workday utilise 8 heures pour calculer le gain de chaque poste.
    Utilisez des calculs dans Workday Payroll pour effectuer le prorata des unités d'absences sur l'ensemble des postes afin d'éviter que les salariés ne soient payés deux fois pour la même absence. Exemple : calculez au prorata les unités en fonction de l'équivalent temps plein (ETP) et de l'horaire hebdomadaire prévu.
Comment voulez-vous gérer les paiements de fin d'emploi lorsque vos salariés quittent l'unité légale ?
Vous pouvez configurer des régimes d'absences avec des :
  • Absences qui paient le solde des absences au salarié lorsqu'il quitte l'unité légale en cours d'année calendaire.
  • Cumuls qui récupèrent les arriérés des absences prises au-delà du montant acquis au moment de la fin d'emploi.
    Par exemple, vous pouvez créer des calculs arithmétiques imbriqués pour la gestion des absences qui calculent les montants des cumuls.

Recommandations

Définissez des gains négatifs plutôt que des déductions pour calculer la valeur des absences non rémunérées et réduire le salaire brut.
Lorsque vous créez et modifiez des gains ou des déductions, ajoutez des commentaires pour expliquer leur utilisation. Par exemple, expliquez que les employés sont rémunérés selon différents taux pour chaque poste et indiquez le salaire de base ou le taux horaire correspondant pour les salariés.

Actions requises

Utilisez des calculs associés d'élément d'absence dans les gains et déductions pour garantir l'exactitude des calculs. Ne mentionnez pas d'autres gains ou déductions faisant référence indirectement aux calculs associés d'élément d'absence.

Limites

Vous pouvez uniquement utiliser les régimes d'absences qui effectuent le suivi du solde avec Workday Payroll.

Définition de l'environnement client

Pour vous permettre de créer des gains et des régimes d'absences fondés sur des postes, configurez votre environnement client Workday pour qu'il prenne en charge plusieurs emplois dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
.

Sécurité

Domaine
Éléments à prendre en compte
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent afficher les éléments suivants :
  • Résultats du calcul de la paie pour les lots de paie.
  • Heures travaillées dans des registres de paie par calendrier de périodes ou période de solde.
Reports: Pay Calculation Results for Worker (Results)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent afficher les résultats du calcul de la paie des employés.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent accéder aux rapports et aux tâches associés aux lots de paie.
Set Up: Calculations - Generic
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
 dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
Time Off (Calculations - Generic)
 dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent :
  • Créer, afficher et modifier des calculs pour Workday Payroll et Absence Management.
  • Créer et modifier des gains.
Domaines suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :
  • Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
  • Worker Data: Time Off (Time Off Balances Manager View)
Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent afficher les données des rapports sur les absences des employés.
Vous êtes chargé de tester et de confirmer que les paramètres du domaine de sécurité répondent aux besoins de votre entreprise.

Processus de gestion

Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement du cycle de paie
 pour indiquer l'ordre des tâches de traitement de la paie dans votre organisation et les rôles qui en sont responsables. Par exemple, ajoutez une étape
À faire
 pour vérifier les résultats des absences avant de traiter la paie.

Génération de rapports

Rapports
Éléments à prendre en compte
Tous les calculs
Affiche tous les calculs dans votre environnement client. Vous pouvez effectuer une recherche dans la catégorie Absences, puis filtrer par type de calcul associé d'élément d'absence.
Registre de paie par période
Affiche les totaux de la paie pour une période de paie, un lot de paie ou un groupe d'exécution de la paie, y compris les gains.
Mes résultats du calcul des absences par période
Résultats du calcul des absences par période
Résultats du calcul des absences par période pour des employés
Affiche :
  • Cumuls, absences rémunérées et non rémunérées pour chaque période.
  • Absences à payer lorsque l'emploi d'un employé prend fin.
Afficher les résultats de paie
Affiche les résultats de paie calculés dans le profil de l'employé. Pour vérifier que les configurations complexes ou nouvelles affichent les résultats attendus, y compris les gains, consultez d'abord les résultats des employés dans ce rapport avant de finaliser la paie.
Afficher un calendrier de périodes
Permet d'identifier les éléments suivants :
  • Régimes d'absences qui utilisent le calendrier de périodes dans Workday Absence.
  • Utilisation des lots de paie dans Workday Payroll.
Afficher le solde des absences
Affiche le cumul annuel des absences rémunérées.

Intégrations

Services web
Éléments à prendre en compte
Get Payroll Results
Permet d'afficher les résultats de paie pour des employés et des unités légales spécifiques, ainsi que les calculs de la paie pour des fourchettes de dates spécifiques.
Put Period Schedule
Permet de spécifier un calendrier de périodes pour un régime d'absences. Le calendrier de périodes doit exister dans Workday.

Relations et interactions

Interaction
Élément à prendre en compte
Calculs
Vous pouvez partager des calculs entre les domaines fonctionnels Absence et Payroll. Les catégories de calcul de niveau supérieur suivantes font référence au même moteur de calcul :
  • Absence
  • Payroll
  • Générique
Vous pouvez créer des calculs simples ou imbriqués en sélectionnant un calcul existant comme opérande d'un autre calcul.
Gains et déductions
Un calcul de la paie peut référencer un régime d'absences via un calcul associé d'élément d'absence et lier des heures calculées à un gain. Exemple : un gain Congés USA est un calcul de la paie qui inclut une règle d'éligibilité des employés. La règle limite la population aux employés dont les calculs associés d'élément d'absence ne sont pas égaux à zéro pour la sous-période qu'elle calcule.
Calendrier de jours fériés et calendriers de travail
Ces composants influencent la façon dont Workday comptabilise les unités de temps afin que les absences d'un employé ne chevauchent pas des jours fériés ou chômés de l'unité légale.
Demandes d'absence
Les transactions d'absence sont directement associées à la façon dont Workday enregistre l'absence d'un employé. Les régimes d'absences qui effectuent le suivi des soldes peuvent transmettre les absences à Workday Payroll pour qu'il les utilise dans les calculs de la paie lorsque :
  • Les employés demandent ou corrigent des absences.
  • Vous saisissez des demandes d'absence pour le compte d'un employé ou corrigez ses absences.
Calendriers de périodes
La gestion des absences et Workday Payroll peuvent partager des calendriers de périodes qui déterminent :
  • La fréquence à laquelle vous autorisez vos employés à cumuler des absences dans un régime d'absences.
  • Les dates de début et de fin des périodes de récupération et de traitement des absences.
  • La période de suivi, reporting et gestion des heures pour les soldes existants ou les absences dues.
  • Si l'éligibilité doit être calculée toutes les semaines ou tous les mois.
Les calendriers de périodes et les fréquences de cumul peuvent impacter la disponibilité des absences durant une période de paie pour la paie.
Les calendriers de périodes sont utiles pour définir les règles d'éligibilité des salariés à un régime d'absences. Par exemple, vous voulez que les salariés soient à temps plein à compter de la date de début pour être éligibles à la période des absences.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.