Éléments de définition : calendrier des absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du calendrier des absences. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
L'expérience du calendrier des absences simplifie les demandes d'absence en fusionnant les tâches de demande et de gestion des absences et des absences de longue durée sur les ordinateurs de bureau et sur l'application mobile.
Avantages pour l'entreprise
L'expérience du calendrier des absences offre une expérience utilisateur unifiée dans laquelle vous avez moins de tâches à vous familiariser. Vous pouvez demander et consulter vos absences et vos soldes depuis n'importe où dans Workday. Sur votre ordinateur de bureau, vous pouvez demander une absence sur un micro calendrier qui vous maintient dans le contexte de la page sur laquelle vous travaillez. Sur votre mobile, vous pouvez utiliser un seul calendrier pour demander des absences et des absences de longue durée.
Vous pouvez :
- Appliquer l'expérience du calendrier des absences en utilisant une approche par phase dans toute votre organisation.
- Créer et afficher rapidement des demandes d'absence dans une tâche unifiée. Lorsque vous demandez et corrigez des absences pour le compte d'autres employés, vous avez la même expérience familière que si vous demandez ou corrigez des absences pour vous-même.
- Consulter facilement les soldes à la date du jour ou à la fin de l'année civile.
- Affiche les soldes des absences par palier de la table d'absences.
- Utiliser une option de fourchette de dates pour faciliter les demandes de longue durée.
L'expérience du calendrier des absences prend en charge :
- Regroupement de types d'absence, pour faciliter l'identification du type d'absence que vous souhaitez demander.
- Affichage d'instructions que vous pouvez configurer comme texte d'aide sur les éléments suivants :
- Processus de gestion des absences. Par exemple, vous pouvez inclure des liens vers les règles d'absence de votre organisation.
- Le calendrierGérer les absences.
Les tâches Expérience du calendrier des absences affichent :
- Le solde de disponibilités de l'employé, qui inclut les demandes cumulées et futures, et le solde restant une fois la demande soumise.
- Les informations sur les absences de l'équipe, qui aident les utilisateurs du libre-service à faire des demandes éclairées. Les employés peuvent accéder à une liste des absences ou absences de longue durée à venir des membres de leur équipe. Le calendrier utilise différentes couleurs pour mettre en évidence le statut de chaque demande ainsi que les informations d'absence de l'équipe.
Cas d'utilisation
Les administrateurs et les responsables peuvent :
- Retirer des événements d'absence de longue durée du calendrier.
- Demander des absences et des absences de longue durée pour le compte d'un employé qu'ils gèrent.
- Corriger ou modifier des demandes d'absence pour le compte d'un employé.Workday ne prend pas en charge les corrections ou les modifications de demandes d'absence de longue durée effectuées par des responsables ou des employés. Toutefois, les administrateurs peuvent corriger les demandes d'absence de longue durée des employés dans le menu des actions associées de la demande.
Les responsables peuvent :
- Explorer les demandes d'absence approuvées des membres de leur équipe.
- Modifier des événements d'absence directement à partir du calendrier des absences de l'équipe.
Les employés peuvent :
- Demander des absences et des absences de longue durée.
- Corriger ou modifier des absences.
- Annuler des absences et des absences de longue durée.
- Modifier le poste, la quantité, le motif et le type de saisies d'absence individuelles dans une demande d'absence.
- Ajouter des informations supplémentaires et des données et pièces jointes pour les demandes d'absence.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Qui autorisez-vous à saisir des absences pour les employés ? | Grâce à l'expérience du calendrier des absences, les responsables et les employés peuvent soumettre et corriger des demandes d'absence. Vous pouvez saisir des demandes d'absence pour vos employés lorsque vos règles nécessitent qu'un administrateur ou un responsable des absences saisisse les absences et les absences de longue durée des employés. Vérifiez que les autres organisations, telles que la Paie, disposent des autorisations requises pour saisir les absences et absences de longue durée des employés. |
Qui autorisez-vous à consulter les événements d'absences et d'absences de longue durée au sein d'une organisation ? | Dans la tâche Configurer les absences de l'équipe , vous pouvez autoriser d'autres rôles ou d'autres équipes à consulter les demandes d'absence sur le Calendrier des absences de l'équipe . |
Voulez-vous appliquer l'expérience du calendrier des absences par phase ? | Si vous souhaitez une approche plus personnalisée à appliquer, vous pouvez contrôler quels utilisateurs ou populations ont accès au calendrier des absences. Vous pouvez limiter l'accès par groupe de sécurité aux actions de lancement qui utilisent les éléments suivants :
|
Après avoir mis fin à l'emploi des employés, souhaitez-vous permettre aux responsables ou aux administrateurs des absences de gérer leur historique d'absences ? | Grâce à l'expérience du calendrier des absences, vous pouvez autoriser les responsables et les administrateurs des absences à modifier les absences et saisir des demandes d'absence et d'absence de longue durée à partir des profils des employés dont l'emploi a pris fin, en tant qu'actions associées Temps et absences . L'accès Responsable et Administrateur est défini suivant l'appartenance à des groupes de sécurité du profil de sécurité du processus de gestion pour les actions de lancement suivantes :. |
Recommandations
En septembre 2025, nous prévoyons de supprimer les tâches et rapports existants suivants :
- Calendrier des absences
- Saisir une absence de longue durée
- Demander une absence de longue durée
- Calendrier des absences et des absences de longue durée
- Calendrier des absences
Révisez la configuration dans les sections suivantes des règles de sécurité des processus de gestion
Corriger les absences
, Demander une absence de longue durée
et Demander une absence
:
- Restrictions de règle. Mettez à jour les restrictions de règle si nécessaire.
- Paramètres des pièces jointes dans la barre d'outils du processus de gestion. Mettez à jour les paramètres de la pièce jointe si nécessaire. Dans le cadre de l'expérience du calendrier des absences, lorsque vous demandez une absence de longue durée ou un retour d'absence de longue durée,les pièces jointesremplaceront entièrement la sectionPièces justificatives. Voir Étapes : activer les pièces jointes dans un processus de gestion individuel.
Comme nous prévoyons de retirer le
Calendrier des absences et des absences de longue durée
, nous vous conseillons d'utiliser le rapport plus flexible Calendrier des absences de l'équipe
, qui vous permet de modifier les demandes d'absence dans le cadre de la nouvelle expérience. Voir Étapes : définir le calendrier des absences de l'équipe.Actions requises
Pour utiliser l'expérience du calendrier des absences, autorisez l'accès aux actions de lancement décrites dans la section Processus de gestion . Ajoutez les groupes de sécurité autorisés à démarrer chacune des actions de lancement. Lorsque vous êtes prêt à démarrer l'expérience, ou à l'étendre à plusieurs phases de votre organisation, n'oubliez pas de supprimer la sécurité des autres actions de lancement existantes dans les processus de gestion
Corriger les absences
, Demander une absence
et Demander une absence de longue durée
, ainsi que dans le processus de gestion existant Calendrier des absences
. Voir Référence : comparaison des expériences du calendrier des absences.Révisez le rapport
Délégations actuelles
pour vous assurer de mettre à jour les délégations actives, si nécessaire, afin d'utiliser les actions de lancement du calendrier des absences. Limites
Sur l'application mobile, vous ne pouvez pas demander une absence (absence ou absence de longue durée) pour le compte d'un autre employé. Vous pouvez toutefois demander une absence pour vous-même.
Si vous avez configuré des astuces à l'aide de l'espace de travail Invites guidées pour la tâche
Demander une absence
, vous ne pourrez pas les configurer pour la tâche Demander une absence
, car cette dernière n'est pas prise en charge actuellement. Voir FAQ : Espace de travail des instructions contextuelles pour les tâches actuellement prises en charge par Workday QuickTips.Définition de l'environnement client
Utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour configurer les Soldes en date du dans l'environnement client dans l'option Nouveau calendrier des absences
.Sécurité
Si vous avez configuré la sécurité segmentée pour les types d'absence et d'absence de longue durée dans votre environnement client, vérifiez les configurations des segments de sécurité pour vous assurer qu'elles prennent en charge votre configuration de l'expérience du calendrier des absences. Ces segments définissent les types d'absence que les utilisateurs peuvent sélectionner lorsqu'ils demandent ou saisissent des absences. Voir :
Accordez l'accès aux groupes de sécurité sur les actions de lancement qui utilisent les tâches de gestion et de demande d'absence dans les règles de sécurité des processus de gestion suivants :
- Corriger les absences
- Demander une absence de longue durée
- Demander une absence
Vérifiez les restrictions de règle, les paramètres des pièces jointes et les liens associés afin de vérifier qu'ils sont corrects. Une fois que votre organisation entière utilise l'expérience du calendrier des absences, vous pouvez retirer tous les groupes de sécurité des actions de lancement existantes.
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Corriger les absences
| Permet de modifier vos absences ou de modifier des absences pour le compte d'un employé que vous gérez. Les actions de lancement du calendrier des absences incluent les éléments suivants :
|
Demander une absence de longue durée
| Permet de saisir des demandes d'absence de longue durée pour vous-même ou pour le compte d'un employé que vous gérez. Les actions de lancement du calendrier des absences incluent les éléments suivants :
|
Demander une absence
| Permet de demander une absence pour vous-même ou pour le compte d'un employé que vous gérez. Les actions de lancement du calendrier des absences incluent les éléments suivants :
|
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gérer les absences
| Permet d'afficher le calendrier des absences d'un autre employé, de réviser et de modifier ses absences, ou de demander une absence en son nom. |
Calendrier des absences de l'équipe
| Permet d'analyser les demandes d'absence pour gérer plus efficacement les ressources de vos équipes. |
Relations et interactions
Interaction | Élément à prendre en compte |
|---|---|
People Experience | Vous pouvez configurer des vignettes associées aux absences sur la page d'accueil pour inclure des tâches en fonction de l'accès des groupes de sécurité aux actions de lancement des règles de sécurité des processus de gestion Corriger les absences, Demander une absence de longue durée et Demander une absence . L'accès aux actions de lancement du calendrier des absences est prioritaire. Lorsque les utilisateurs ont accès uniquement à ces actions de lancement, nous affichons des liens vers les tâches et rapports suivants :
|
Extensions de produit et plateforme |
|
Time Tracking | Dans Workday Time Tracking, les utilisateurs peuvent accéder aux menus relatifs aux absences en cliquant sur le bouton Actions du rapport Saisir mes temps et de la tâche Saisir les temps d'un employé en fonction des éléments suivants :
Vous pouvez configurer la vignette Absence dans le hub Gestion des temps et planification pour inclure des tâches en fonction de l'accès des groupes de sécurité aux actions de lancement des règles de sécurité des processus de gestion Corriger les absences, Demander une absence de longue durée et Demander une absence .L'accès aux actions de lancement du calendrier des absences est prioritaire. Lorsque les utilisateurs ont accès uniquement à ces actions de lancement, ou à la fois à ces actions et aux actions de lancement existantes, nous affichons les éléments suivants :
Demander le retour d'absence de longue durée d'un employé est disponible pour toutes les configurations. |
Workday Assistant | Workday affiche un lien Gérer les absences que vous pouvez utiliser pour corriger les absences à l'aide de Workday Assistant. |
Workday HCM | Le processus de gestion Changer d'emploi inclut un sous-processus Mettre à jour la demande d'absence qui crée des tâches dans la boîte de réception pour les utilisateurs affectés afin de les encourager à intervenir sur les absences non éligibles. Vous pouvez configurer le sous-processus en tant qu'étape d'action dans le processus de gestion. Workday met en évidence les absences non éligibles en rouge dans le calendrier. Workday affiche un bouton Gérer les absences dans la tâche de boîte de réception pour lancer le sous-processus Mettre à jour la demande d'absence . |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.
Autres impacts
Si vous prévoyez d'appliquer l'expérience du calendrier des absences de manière progressive, faites en attention aux personnes autorisées à effectuer chaque action. Cela peut avoir un impact sur d'autres configurations, par exemple qui peut utiliser des worktags dans les absences.