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Dernière mise à jour : 2024-12-13
Éléments de définition : régularisations et remplacements de cumuls

Éléments de définition : régularisations et remplacements de cumuls

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration des régularisations et remplacements de cumuls. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les régularisations et remplacements de cumuls permettent de suivre, de calculer et de régulariser le solde des absences d'un employé sans avoir recours à la configuration manuelle.

Avantages pour l'entreprise

Régularisations et remplacements des cumuls :
  • Création à partir de la fonctionnalité de cumul existante, le cas échéant.
  • Coûts opérationnels alloués aux régularisations de cumuls.

Cas d'utilisation

  • Utiliser les régularisations et les remplacements lorsque l'éligibilité d'un employé au cumul est modifiée ou perdue suite à la modification du statut d'emploi ou de l'affectation de la convention collective.
  • Régulariser le montant du cumul d'un employé spécifique dans le cadre des négociations liées à son contrat. Cette régularisation peut nécessiter le remplacement du régime d'absences fondé sur l'employé.
  • Régulariser automatiquement le cumul en début de période pour les jours fériés flottants lorsqu'un employé passe d'un contrat à temps partiel à un contrat à temps plein.
  • Transférer ou payer les soldes d'un régime d'absences lorsque l'employé devient éligible à un autre régime d'absences. Par exemple, des employés quittent un rôle associé à un régime d'absences horaire pour un régime d'absences journalier. Leurs soldes existants, ainsi que leurs futures demandes d'absence, sont transférés vers le nouveau régime d'absences. L'unité de temps horaire devient quotidienne.
  • Attribuer des absences supplémentaires à des employés pendant une durée donnée. Les employés peuvent aussi négocier un cumul supplémentaire calculé en début de période.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Vos salariés à temps partiel et à temps plein sont-ils associés à des taux de cumul différents ?
Vous devrez sans doute procéder à une régularisation de cumuls lorsque les salariés passeront d'un type à un autre ou lorsque l'affectation de leur convention collective sera modifiée.
Quand planifiez-vous les cumuls ?
Si vos employés cumulent des absences à la fin de chaque mois, configurez le calcul de limite inférieure afin de leur permettre d'utiliser le cumul avant le calcul. Les employés peuvent demander une absence même si le nombre d'unités requis n'est pas encore cumulé.
Ajoutez-vous la régularisation de manière rétroactive ?
Si oui, les régularisations rétroactives peuvent avoir un impact sur le solde des absences d'un employé. Par exemple, vous augmentez le cumul d'un employé en avril et la régularisation s'applique au reste de l'année civile.
Voulez-vous régulariser les cumuls des employés lorsqu'ils deviennent éligibles à un nouveau régime d'absences au milieu d'une période de solde ?
Dans le régime d'absences, vous pouvez configurer un cumul avec des options telles que :
  • Régularisations ou remplacements autorisé(e)s.
  • En début de période
     ou
    En fonction de la date d'effet
Si vous ajoutez l'étape de service
Régularisation de cumul automatisée
 au processus de gestion
Changer d'emploi
,
Affecter une convention collective
ou
Mettre fin à une convention collective
 , Workday régularise le cumul des employés au cours de la période si leur valeur de cumul change. Les modifications sont le résultat d'un événement de changement d'emploi lorsque :
  • Les employés gagnent ou perdent leur éligibilité au cumul lui-même.
  • Les règles de condition sont résolues différemment. Exemple : le type d'horaire ou le site d'un employé change.
Lorsque les calculs de cumul sont évalués différemment pour les employés au milieu d'une période de solde, après un événement de changement d'emploi, le service crée une régularisation de cumul automatisée qui reflète la date de transfert.

Recommandations

  • Configurez des régimes de cumul par répartition qui utilisent des absences mappées à des gains de la paie et sans calcul de cumul définissable. Par exemple, les employés cumulent généralement des absences pour décès pour une durée correspondant à leur demande d'absence de longue durée, et non par incréments hebdomadaires ou mensuels.
  • Activez l'option
    Régularisations/remplacements autorisé(e)s
     pour les régimes qui appliquent le cumul.
  • N'activez pas l'option
    Régularisations/remplacements autorisé(e)s
     pour les régimes de cumul par répartition.
  • Vérifiez l'impact sur les demandes d'absence à date future.
  • Exécutez à nouveau la tâche
    Planifier le traitement du solde calculé des absences
     lorsque vous ajoutez une régularisation de manière rétroactive. Par exemple, déterminez si une précédente demande d'absence non rémunérée nécessite un paiement.
  • Lorsque vous remplacez le cumul et le solde d'un employé, assurez-vous de configurer votre remplacement de solde de manière à inclure le montant du cumul. Par exemple, vous souhaitez remplacer par 0 le solde d'un employé au début de la période. L'employé cumule également 5 heures au début de cette période. Définissez le remplacement du solde sur - 5 heures ou utilisez la tâche
    Mettre à jour les régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
     pour définir le cumul sur 0.
  • Lorsque vous utilisez la tâche
    Mettre à jour les régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
     pour définir un remplacement de cumul, définissez une date de fin dans la mesure du possible.
  • Lorsque vous créez des cumuls, tenez compte des embauches en milieu d'année. Par exemple, vous pouvez créer des cumuls différents pour les employés dont les dates d'embauche sont identiques ou antérieures à la date de début de la période de solde, et pour les nouveaux employés dont les dates d'embauche se situent dans l'année. C'est important lorsque vous ne voulez pas que les nouvelles embauches reçoivent des régularisations de cumul automatisées. Créez les éléments suivants :
    • Un cumul
      En début de période
       avec un calcul qui n'inclut pas le calcul au prorata pour les périodes antérieures aux dates d'embauche des nouveaux employés, mais autorise les régularisations et les remplacements, et répond au service
      Régularisation de cumul automatisée
      . Exemple : le droit au régime d'absences pour une année complète est de 30 jours. Vous utilisez les valeurs de remplacement de l'éligibilité pour garantir que seuls les employés dont la date d'embauche est identique ou antérieure à la date de début de la période de solde sont éligibles.
    • Un cumul avec un calcul qui répartit au prorata le solde du régime d'absences depuis la date d'embauche de la nouvelle embauche jusqu'à la fin de la période de solde. Cela garantit que les employés embauchés après la date de début de la période de solde bénéficient de droits réduits pour la période de solde. Dans le champ
      Options
      , sélectionnez
      Aucun
       pour éviter que le service
      Régularisation de cumul automatisée
       n'affecte le cumul des nouvelles embauches. Utilisez les valeurs de remplacement de l'éligibilité pour garantir que seuls les employés dont la date d'embauche est postérieure à la date de début de la période de solde sont éligibles au cumul. Exemple : les nouvelles embauches qui rejoignent l'organisation en milieu d'année bénéficient de la moitié des droits pour une année complète de 30 jours, ce qui donne une valeur cumulée de 15 jours.
  • Lorsque vous créez des cumuls pour les embauches en milieu d'année qui doivent bénéficier de régularisations de cumul automatisées pour les événements
    de changement d'emploi
    ,
    d'affectation d'une convention collective
    ou
    de fin d'affectation de convention collective
    , assurez-vous que les conditions du calcul du cumul identifient les employés comme embauches en milieu d'année et non Dans la période au cours de laquelle ils ont été embauchés. Exemple : au lieu d'utiliser le calcul prédéfini
    Planification : employé embauché en milieu de période
    , utilisez un calcul logique tel que
    Employé : date d'embauche dans l'année civile en cours (pas en fin d'emploi dans la période actuelle)
     pour les périodes de solde de l'année civile et régularisez si nécessaire pour d'autres périodes de solde. Cette approche permet d'éviter des résultats inattendus dans les régularisations automatisées des embauches en milieu d'année.

Actions requises

Pour inclure des cumuls en début de période dans la planification, indiquez :
  • Soit une fréquence en début de période ou annuelle - première période de l'année (en fonction de la date de fin de période). Le calcul au prorata automatique peut insérer des cumuls.
  • Soit une embauche ou une fin d'emploi en milieu de période.
  • Un calendrier de périodes annuelles.

Limites

  • Vous ne pouvez pas utiliser des cumuls de début de période ou En fonction de la date d'effet pour les régimes d'absences fondés sur le poste.
  • Les régulations de cumul automatisées pour les cumuls en début de période peuvent s'appliquer aux employés dont les dates d'embauche sont postérieures à la date de début d'une période, mais peuvent entraîner des résultats inattendus. Par exemple, le début de la période utilisé par le cumul en début de période est le 1er janvier, et la date d'embauche de l'employé est le 12 février. Les régularisations de cumul automatisées s'appliquent si un employé change d'emploi, à l'aide du processus de gestion
    Changer d'emploi
    , au cours de la période. Par exemple, si l'employé change d'emploi en août, le cumul est automatiquement régularisé en fonction de sa date d'embauche en février.
  • Le service
    Régularisation de cumul automatisée
     des processus de gestion
    Changer d'emploi
    ,
    Affecter une convention collective
    et
    Mettre fin à une convention collective
     crée des régularisations pour les régimes d'absences fondés sur le poste et l'employé. Toutefois, Workday n'affiche pas les références de poste dans l'onglet
    Régularisations automatisées
     de la tâche
    Mettre à jour les régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
    . Bien que le service crée automatiquement des régularisations de cumul pour les postes, mais pas toujours pour les postes secondaires, Workday ne répercute pas les régularisations sur le solde de l'employé.
  • Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les régularisations et les remplacements des cumuls des régime d'absences d'employés dont l'emploi a pris fin. Si vous ne spécifiez pas de date de fin pour un remplacement de cumul et que vous réembauchez des employés, leurs remplacements sont conservés. Cela peut entraîner des calculs incorrects de leur solde d'absences et de leur paie, qui peut résulter en la nécessité e retirer l'embauche et la fin d'emploi, si votre processus de gestion le permet.
  • Les régularisations de cumul automatisées ne créent pas de régularisations qui dépassent les limites supérieure ou inférieure du régime d'absences.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Les utilisateurs ayant accès au domaine
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
 dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave peuvent définir des régularisations et des remplacements.

Processus de gestion

Workday recommande d'ajouter l'étape de service
Régularisation de cumul automatisée
 après l'étape
de finalisation
 dans les éléments suivants :
  • Processus de gestion
    Changer d'emploi
  • Processus de gestion
    Affecter une convention collective
  • Processus de gestion
    Mettre fin à une convention collective

Reporting

Avant de procéder à une régularisation ou à un remplacement de cumul, utilisez le rapport
Solde des absences
 pour vérifier le solde du régime d'absences de l'employé en question. Ce rapport affiche un solde annuel actuel de 20 jours. Par exemple, vous souhaitez accorder 25 jours de congé annuel à un employé. Vous créez une régularisation pour ajouter 5 jours.
Vous pouvez utiliser la source de données du rapport
Régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
 pour créer des rapports personnalisés.

Intégrations

Le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) fondé sur le service web
Get Absence Inputs
 vous permet d'extraire plusieurs remplacements liés au régime d'absences de Workday.
Vous pouvez aussi utiliser le service web
Put Absence Input
 pour remplacer les soldes des régimes d'absences.

Relations et interactions

Les régularisations des cumuls des absences ont un impact sur les calculs de la paie qui font référence aux absences concernées. Exemple : congés payés et congé maladie non rémunéré. Vous pouvez limiter dans le temps les régularisations rétroactives des cumuls des absences pour la paie et la gestion des temps.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Autres impacts

Les régularisations peuvent avoir un impact sur les éléments suivants :
  • Solde reporté.
  • Cumul total lorsque le régime d'absences inclut des limites.