Éléments de définition : absences

Ce que c'est

La fonctionnalité des absences de Workday permet :

Les employés peuvent enregistrer leurs absences du travail.

Les administrateurs peuvent gérer les impacts d'une absence sur d'autres domaines de Workday et sur d'autres applications tierces. Exemple : Workday Payroll.

Avantages pour l'entreprise

Améliorer l'efficacité dans votre organisation en permettant aux responsables de prédire des tendances et de planifier les ressources en conséquence.

Assurer l'intégration avec une solution Paie pour vous permettre de traiter les paiements des employés absents.

Offrir une certaine flexibilité dans la création d'absences adaptées aux critères spécifiques de votre organisation. Cette fonctionnalité améliore l'expérience des utilisateurs en leur permettant de trouver rapidement le type d'absence qui convient à leur demande.

Workday fournit des rapports qui vous permettent de suivre les coûts. Vous pouvez facilement afficher le coût de l'absentéisme pour votre organisation et calculer la charge à payer.

Cas d'utilisation

Permettre aux employés d'afficher et de demander certains types d'absence, mais pas d'autres.

Permettre aux employés de demander une absence pour le compte d'une autre personne. Les responsables peuvent également corriger les demandes d'absence.

Importer de gros volumes d'événements d'absences dans Workday.

Permettre aux employés de saisir des demandes d'absence via différentes actions dans les calendriers de la Gestion des absences, de la Gestion des temps ou des deux.

Questions à se poser

Pour déterminer si vous devez créer une absence simple ou une absence de longue durée, tenez compte des éléments suivants :

Question	Consideration
Quand pensez-vous que l'employé reprendra le travail ?	Vous pouvez créer : Une absence simple si l'employé est absent pendant une courte période et que sa date de retour est connue. Workday crée une demande d'absence pour chaque jour où l'employé prévoit d'être absent. Exemple : un congé annuel avec une date de reprise planifiée. Une absence de longue durée si l'employé est absent pendant une période plus longue ou s'il s'absente du travail et qu'il a une date de retour prévue. Exemple : un congé parental d'éducation pour les nouveaux parents.
Comment voulez-vous que le statut d'un employé s'affiche ?	Vous pouvez créer : Une absence si vous souhaitez que le statut de l'employé reste inchangé. Une absence de longue durée pour que le statut de l'employé soit Absent . Vous pouvez configurer le statut pour qu'il s'affiche sur chaque type d'absence de longue durée. Par exemple, vous pouvez configurer Workday pour masquer les employés absents dans les résultats des recherches.
Comment voulez-vous limiter le solde des absences d'un employé ?	Vous pouvez créer : Une absence pour que le solde des employés soit cumulé au fil du temps. Exemple : un congé maladie payé peut faire l'objet d'un cumul pendant une certaine période afin d'ouvrir droit jusqu'à 10 jours par an à l'employé. Une absence de longue durée si aucun cumul n'est nécessaire. Les types d'absence de longue durée correspondent à un droit que chaque employé éligible peut utiliser. Par exemple, le congé parental est octroyé en fonction de l'éligibilité de l'employé et des critères de l'unité légale.
Comment voulez-vous organiser le retour au travail des employés ?	Vous pouvez créer : Une absence si vous souhaitez que l'employé reprenne le travail sans que son responsable ne l'approuve. Une absence de longue durée si les responsables doivent s'assurer que l'absence de longue durée se termine avant que les employés ne puissent reprendre le travail. Le statut de l'employé demeure Absent jusqu'à ce que son responsable saisisse son retour d'absence.
Quelles périodes utilisez-vous pour le suivi des absences ?	Vous pouvez créer : Une absence pour que le solde de l'employé soit cumulé pendant une période donnée. Le calendrier de périodes utilisé pour les absences correspond au calendrier que vous utilisez pour la paie. Une absence de longue durée si la période de solde est reportée (en amont ou en aval) à la date d'effet de l'absence ou à la date du premier jour de l'absence.

Lors de la définition des absences, tenez compte des éléments suivants :

Question	Consideration
Comment voulez-vous que vos employés voient leurs absences disponibles ?	Vous pouvez configurer Workday pour afficher les absences disponibles et le solde des absences dans le calendrier ou lors de la saisie d'une demande. Le solde s'affiche à la date de la demande, afin que vos employés puissent afficher leur cumul à cette date. Les employés peuvent également modifier la date afin de l'inclure dans les futurs cumuls et demandes d'absence. Par exemple, les employés peuvent consulter le solde restant à la date de fin de l'année civile. Les employés peuvent également consulter leurs soldes à la date du jour lorsqu'ils accèdent pour la première fois aux worklets ou calendriers des absences.
Comment voulez-vous que les employés saisissent leurs demandes d'absence ?	Lorsque vous décidez de la façon dont les employés doivent saisir une absence particulière, réfléchissez à qui doit approuver l'absence et si les employés doivent la demander à l'avance. Vous pouvez indiquer si les employés peuvent saisir des demandes d'absence : Workday Time Tracking : si vous voulez que les responsables approuvent les absences et les temps travaillés dans le même événement, utilisez la fonction Gestion des temps. Workday Absence : les employés peuvent saisir ici des congés et des congés maladie planifiés. Les deux : vous pouvez également activer les demandes d'absence via la gestion des absences et la gestion des temps. Vous pouvez configurer Workday Assistant pour permettre aux employés de saisir des demandes d'absence ou d'afficher leur solde existant à l'aide de cet outil.
Comment voulez-vous rémunérer les absences des employés ?	Vous pouvez configurer la paie pour créer des gains en fonction des absences rémunérées, non rémunérées ou totales.
Quels employés souhaitez-vous autoriser à saisir des absences ?	Vous pouvez configurer des groupes de sécurité pour permettre à des groupes d'employés de saisir des demandes d'absence pour d'autres personnes. Vous pouvez également autoriser des employés individuels. Par exemple, vous pouvez autoriser un assistant à saisir des demandes d'absence pour un PDG ou des responsables à saisir des demandes d'absence pour des sous-traitants. Vous pouvez également choisir que seuls les responsables puissent afficher les absences disponibles. Vous pouvez créer des segments d'absence et les utiliser dans des groupes de sécurité par segment pour donner accès à des absences spécifiques à différents groupes d'utilisateurs.
Comment voulez-vous gérer les absences inutilisées des employés dont l'emploi a pris fin ?	Vous pouvez configurer le processus de gestion Fin d'emploi pour annuler ou payer les absences inutilisées.
Quand souhaitez-vous traiter le paiement des absences de vos employés ?	Vous pouvez payer des employés pour des absences approuvées : Jusqu'au début de la période actuelle. Jusqu'à la fin de la période actuelle incluse.
Quelles informations les employés doivent-ils saisir lorsqu'ils demandent des absences ?	Vous pouvez demander aux employés de sélectionner des motifs supplémentaires lorsqu'ils demandent une absence. Vous pouvez ensuite utiliser les rapports pour afficher à quelle fréquence vos employés sélectionnent ce motif. Vous pouvez également demander aux employés de saisir des dates et heures de début et de fin dans leur demande d'absence.
Comment voulez-vous mettre à jour les demandes d'absence ?	Vous pouvez configurer les options suivantes pour mettre à jour une demande d'absence avant que le responsable ne l'approuve : Renvoyer la demande à son initiateur avec un commentaire invitant l'employé à effectuer la rectification. Refuser la demande et ajouter un commentaire invitant l'employé à saisir une nouvelle demande avec les informations corrigées. Approuver, puis corriger la demande. Annuler la demande et en saisir une nouvelle pour le compte de l'employé. Réviser les soldes prévus des absences pour l'employé et afficher les demandes en attente d'approbation. Afficher les ajustements effectués. Vous pouvez également configurer l'application mobile Workday pour permettre aux employés de corriger les demandes d'absence avec ou sans dates et heures de début et de fin.
Comment voulez-vous empêcher vos employés de saisir une demande d'absence non valide ?	Vous pouvez : Définir des règles de validation pour empêcher les employés de saisir des demandes non valides. Vous pouvez également configurer un message de validation qui s'affiche lorsque l'employé tente de saisir la demande. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui empêche plusieurs saisies pour la même absence le même jour. Configurer les jours pour lesquels les employés peuvent demander une absence. Par exemple, vous pouvez autoriser les employés à saisir des absences pour les jours de travail prévus. Afficher les absences uniquement dans l'interface en libre-service des responsables.
Quand souhaitez-vous que vos employés cumulent des absences ?	Vous pouvez définir vos cumuls : Période par période. Exemple : les employés cumulent 2 jours par mois. En début de période. Les employés cumulent l'intégralité de leur solde au début de la période de solde. Selon une fréquence personnalisée. Affectez les cumuls lorsqu'un employé termine sa période d'essai ou à une date anniversaire spécifique.
Comment voulez-vous que vos employés reportent leur solde d'absences ?	Vous pouvez définir des règles de report pour permettre à vos employés de reporter le solde des absences d'une période de solde à la suivante. Les règles de report vous permettent également de configurer : Le nombre d'unités à reporter. La date d'expiration du report.
Pour quels jours voulez-vous que vos employés saisissent des demandes d'absence ?	Vous définissez des jours spécifiques pendant lesquels vos employés peuvent demander des absences. Vous pouvez également indiquer si une absence est disponible un jour férié. Par exemple, la semaine de travail standard de l'un de vos bureaux internationaux n'est pas du lundi au vendredi. Vous pouvez définir sa semaine de travail du dimanche au jeudi. Les employés de ce site peuvent demander une absence le samedi.

Recommandations

En septembre 2025, nous prévoyons de retirer les tâches et rapports suivants :

Calendrier des absences

Saisir une absence de longue durée

Demander une absence de longue durée

Calendrier des absences et des absences de longue durée

Calendrier des absences

Pour vous aider à passer à l'expérience du calendrier des absences sur bureau et mobile, Workday vous recommande de vous familiariser avec vous-même et des groupes d'utilisateurs en configurant les actions de lancement pour l'expérience. Voir Étapes : définir le calendrier des absences.

Lorsque vous activez la sécurité segmentée pour les absences, nous vous recommandons d'appliquer les conseils suivants :

Sécurisez toutes les absences par palier de la table d'absences, ou aucune des absences par palier via chaque segment d'absences. Si vous sécurisez uniquement certaines absences par palier via un segment, les utilisateurs ont accès à toutes les absences par palier de cette table.

Après avoir créé de nouvelles absences, vous devez les ajouter au segment de sécurité d'absence approprié pour permettre aux utilisateurs d'y accéder dans une demande ou correction d'absence. Nous vous recommandons d'effectuer cette étape après avoir ajouté les nouvelles absences à un régime d'absences.

Pour améliorer les performances lorsque les employés saisissent des demandes d'absence ou lorsque vous exécutez des rapports :

Stockez régulièrement les soldes d'absences calculés.

Masquez les soldes dans les calendriers et worklets de votre environnement client.

Renseignez le pays ou la région dans tous vos régimes d'absences.

Configurez vos calendriers de périodes 2 ans à l'avance et n'utilisez pas de calendriers de périodes quotidiennes.

Lorsque vous définissez des règles de validation pour empêcher les utilisateurs de saisir des demandes non valides :

Pour garantir l'exactitude des calculs, utilisez les mêmes unités de temps dans les règles de validation et les régimes d'absences.

Éviter les règles conflictuelles

Appliquez des règles de demande maximum et multiples de manière cohérente.

Interdire plusieurs saisies pour la même absence le même jour

Évitez les calculs trop complexes.

Limitez les calculs faisant référence à des champs calculés.

Pour les fins d'emploi :

Créez une absence distincte pour payer ou annuler le solde des absences de l'employé.

Créez une règle d'éligibilité afin que les employés puissent avoir droit à une absence de fin d'emploi pour la période correspondante.

Pour plus d'efficacité, configurez les priorités des absences et des cumuls dans l'ordre dans lequel vous souhaitez que les employés prennent leurs absences. Grâce à cette configuration, il n'est plus nécessaire de corriger les demandes si les employés saisissent une demande avant de cumuler le montant demandé.

Assurez-vous que les processus de gestion Demander une absence
et Corriger les absences
ont la même configuration.

Conditions

Si vous utilisez le même type d'absence avec plusieurs absences :

Sélectionnez uniquement les absences associées à des régimes d'absences qui utilisent la même unité de temps (heures ou jours).

Assurez-vous que les employés sont éligibles à une seule absence à la fois. Sinon, ils pourront demander plusieurs absences sous le même nom et ainsi être débité deux fois pour la même absence dans leur solde du régime d'absences.

Si vous appliquez des règles de demande maximum ou multiples à un jeu de validation, chaque absence doit comporter des limites et des absences identiques. Sinon, une même combinaison de demandes d'absence valide dans un cas peut ne pas l'être dans un autre.

Restrictions

La séquence de traitement des absences, combinée à une limite inférieure des absences, peut affecter le nombre d'unités traitées comme absences rémunérées ou non rémunérées pour l'employé. Par exemple, Jane cumule 14 heures au total par mois (10 congés + 4 heures de maladie). Elle avait déjà demandé 8 heures de congés, ce qui lui laisse 6 heures disponibles. Elle saisit une demande de 8 heures pour absence maladie que Workday refuse.

Vous pouvez uniquement utiliser les régimes d'absences qui effectuent le suivi du solde avec Workday Payroll.

Workday ne prend pas en charge les heures de début et de fin lorsque les absences sont saisies à l'aide des tables d'absences.

Définition de l'environnement client

Sélectionnez l'option

Modifier le type d'absence

pour permettre aux employés de modifier le type d'absence lorsqu'ils corrigent une demande d'absence approuvée.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Processus : saisir ou corriger des temps	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent saisir ou corriger les absences de n'importe quel employé.
Self-Service: Time Off	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent accéder au worklet Absences et absences de longue durée pour saisir des demandes d'absence.
Set Up: Time Off (General)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent créer des types d'absence. Ils peuvent également contrôler l'accès aux types d'absence en créant des règles.
Set Up: Time Off (Calculs - Absence Specific)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent : Créer une définition pour chaque absence que les employés peuvent demander. Spécifier le type d'absence, activer les régularisations et configurer les règles de validation. Définir des critères si une absence est associée à des critères d'éligibilité ou des limites qui diffèrent du régime d'absence. Définir des règles pour avertir les utilisateurs en cas de demandes d'absence non valides ou pour empêcher les employés d'en saisir. Affiche le détail de l'éligibilité aux absences des employés actifs dans les organisations sélectionnées.
Accès aux absences (segmented)	Les utilisateurs membres de groupes de sécurité par segment ayant accès à ce domaine peuvent demander ou corriger des absences pour les types d'absence dans le segment d'absences sécurisé via leur groupe de sécurité. Si les utilisateurs ont accès aux absences pour leurs propres besoins en libre-service et que ces mêmes utilisateurs ont un rôle de support pour leur organisation, ils peuvent voir toutes les absences des deux segments d'absence. Exemple : les partenaires Absences gèrent les organisations auxquelles ils appartiennent.
Worker Data: Time Off (régularisations et remplacements)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent régulariser les absences d'un employé.
Worker Data: Time Off (affichage du responsable des absences)	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent afficher toutes les demandes d'absence dans leurs calendriers des absences.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Calendrier des absences (ancien)	Vous pouvez ajouter une action de lancement à ce processus de gestion pour permettre aux employés disposant des droits d'accès sécurisés d'utiliser leur calendrier des absences pour saisir des demandes d'absence pour un autre employé.
Corriger les absences	Vous pouvez ajouter des étapes à ce processus de gestion pour permettre aux utilisateurs de corriger l'absence approuvée d'un employé et de générer de manière dynamique des documents modifiables pendant le processus de correction. Vous pouvez également définir une règle conditionnelle pour empêcher les employés de saisir des demandes d'absence dans les régimes de cumul par répartition avant une date d'effet donnée.
Changer d'emploi	Ajoutez l'étape d'action Mettre à jour les demandes d'absence à ce processus de gestion après l'étape de finalisation. Les événements d'absence sont ainsi transférés lorsqu'un employé change de rôle.
Demander une absence	Vous pouvez également ajouter des étapes à ce processus de gestion pour : Configurer qui approuve les demandes d'absence. Permettre aux utilisateurs de charger en bloc des événements d'absence. Générer de manière dynamique des documents modifiables lorsqu'un employé demande une absence.
Résiliation	Ajoutez un traitement d'absence de longue durée automatisé après l'étape de finalisation pour pouvoir mettre fin à l'emploi d'un employé lorsqu'il est absent pour une longue durée.

Reporting

Rapports ou tableaux de bord	Consideration
Calendrier des absences (ancien)	Les responsables peuvent utiliser ce rapport pour consulter les demandes soumises et approuvées de leurs subordonnés directs, une semaine à la fois. Si un employé a plusieurs postes, le responsable voit les demandes concernant tous ces postes. Vous pouvez : Ajouter un lien vers le calendrier depuis le worklet Absences de l'équipe à l'aide de la tâche Configurer les worklets . Contrôler si le calendrier affiche les absences, les absences de longue durée ou les deux.
Toutes les tranches horaires et saisies d'absence Absences de tous les employés Absences approuvées Absences à venir dans mon équipe Absences - Tous les statuts des salariés actifs et en fin d'emploi (indexé)	Utilisez ces rapports, sources de données de rapport et tableaux de bord pour afficher toutes les absences des employés des organisations dont vous êtes responsable ou que vous gérez. Ces informations vous permettent d'affecter des ressources et de planifier de futures absences.
Toutes les absences	Utilisez ce rapport pour afficher toutes les absences et : Le régime d'absences, le type d'absence et l'unité de temps associés. Leurs règles d'éligibilité et de planification. Si les régularisations ou les remplacements sont autorisés, ainsi que les limites d'absences négatives et les validations de saisie de données pour les demandes d'absence. S'ils sont configurés pour passer au-dessus de minuit.
Tous les segments de sécurité d'absence	Utilisez ce rapport pour afficher les segments de sécurité d'absence dans votre environnement client ainsi que les absences et les groupes de sécurité associés.
Corriger mes absences (ancienneté) Corriger les absences (ancienneté) Saisir les absences (ancien système) Demander une absence (ancienneté)	Ces rapports sont accessibles dans le worklet Absences ou dans les actions associées (de l'employé). Toutefois, avec l'expérience du calendrier des absences, Workday vous permet de demander et de gérer facilement des absences à l'aide des éléments suivants : Rapport Gérer une absence . Tâche Demander une absence .
Gérer les absences	Utiliser ce rapport pour gérer vos propres absences ou afficher le calendrier des absences d'un autre employé, réviser et modifier ses absences, ou demander une absence pour son compte.
Gestion des opérations en masse - corriger des absences Gestion des opérations en masse - demander une absence	Utilisez ces rapports pour permettre aux membres de groupes de sécurité par segment d'effectuer des opérations en masse sur les processus de gestion des absences.
Approbateurs d'absences avec événements en attente d'une action	Utilisez ce rapport pour identifier les approbateurs ayant des événements d'absence non approuvés en attente d'une action de leur part.
Absences dans l'interface de la paie	Utilisez ce rapport pour afficher les demandes d'absence approuvées pour une ou plusieurs organisations au cours d'une période donnée afin de connaître les absences que vous n'avez pas encore rémunérées.
Absences dues	Utilisez ce rapport pour afficher les obligations d'une organisation en matière de solde d'absences. Pour les régimes d'absences et la date sélectionnés, Workday génère un rapport sur le solde du régime et le total des obligations pour chaque employé. Pour les employés payés dans une devise différente, Workday affiche également le montant des obligations dans la devise de rémunération.
Absences dues par poste	Utilisez ce rapport pour afficher vos absences dues pour les soldes de régimes d'absences des postes de salariés dans les organisations hiérarchiques que vous sélectionnez.
Mes résultats d'absence par période Résultats du calcul des absences par période Résultats du calcul des absences par période pour les employés Synthèse des résultats des absences	Utilisez ces rapports pour afficher les cumuls, les absences rémunérées et non rémunérées pour chaque période. Vous pouvez également afficher les absences à payer en cas de fin d'emploi d'un employé.
Types d'absence	Utilisez ce rapport pour afficher tous les types d'absence que les utilisateurs peuvent sélectionner dans des invites lorsqu'ils saisissent ou révisent des demandes d'absence. Vous pouvez associer un type d'absence à plusieurs absences.
Afficher les absences Afficher le solde des absences Afficher les résultats du calcul des absences par période	Vous pouvez accéder à ces rapports à partir du menu des actions associées d'un employé pour afficher le détail de ses absences.
Afficher un texte personnalisé de validation des données d'absence	Utilisez ce rapport pour afficher des messages de texte personnalisé spécifiques pour les validations d'absences dans votre environnement client, ainsi que leur utilisation.
Afficher l'éligibilité aux absences des employés par organisation	Utilisez ce rapport pour afficher le détail de l'éligibilité aux absences des employés actifs des organisations sélectionnées pour la journée du jour.

Intégrations

Services web	Consideration
Régulariser les absences	Utilisez ce service web pour ajuster ou corriger une saisie d'absence existante.
Saisir les absences	Utilisez ce service web pour saisir une demande d'absence.
Importer le lot de l'événement de demande d'absence	Utilisez ce service web pour télécharger en bloc un grand nombre de demandes d'absence dans Workday.

Relations et interactions

Interaction	Consideration
Workday Assistant	Les employés peuvent demander des absences, consulter leur solde des absences et consulter leur calendrier des jours fériés à l'aide de Workday Assistant. Workday Assistant ne prend pas en charge les fonctionnalités et configurations suivantes : Pièces jointes. Commentaires sur le processus de gestion. Absences configurées avec une Date et heure de début et une Date et heure de fin . Les absences que les employés ne peuvent saisir que depuis la fonction Gestion des temps.
Visites guidées	Fournissez un texte explicatif pour le champ sélectionné, adapté au cas spécifique de votre organisation. Par exemple, si votre unité légale limite le nombre d'heures qu'un employé peut demander par jour, la visite guidée de la tâche Demander une absence peut inclure le texte explicatif suivant pour le champ Quantité quotidienne : saisissez une valeur comprise entre 4 et 8 heures.
Paie	Vous pouvez configurer Workday Payroll pour créer des gains en fonction des absences rémunérées, non rémunérées ou totales d'un employé.
Systèmes de paie tiers	Vous pouvez configurer l'intégration de l'interface PECI (Payroll Effective Change Interface) pour inclure des saisies d'absence regroupées dans la section de données Time Off Earnings and Deductions du rapport Audit des modifications de données . Les regroupements peuvent couvrir des périodes de paie. Workday regroupe les absences par fourchettes de dates et génère des regroupements distincts pour les éléments suivants : Absences d'une journée complète ou partielle. Absences de types différents.
Gestion des temps	Lorsqu'ils sont absents, les employés peuvent saisir et soumettre leurs temps dans Workday Time Tracking. Vous pouvez également créer une validation des temps qui empêche leur envoi. Vous pouvez également configurer Workday Time Tracking pour afficher les soldes des absences dans les modèles de saisie des temps.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.