Éléments de définition : absences de longue durée

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des absences de longue durée. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Grâce à la fonctionnalité des absences de longue durée Workday :

Les employés peuvent enregistrer leurs absences du travail en indiquant une date de fin prévue ou flexible.

Les administrateurs peuvent gérer les impacts d'une absence de longue durée sur d'autres domaines de Workday et sur d'autres systèmes. Exemple : reporting sur les effectifs ou paie.

Avantages pour l'entreprise

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité des absences de longue durée Workday pour :

Suivre les coûts, notamment grâce aux rapports qui évaluent le coût de l'absentéisme pour votre organisation et calculent la charge financière des absences.

Minimiser les risques en garantissant la conformité de votre politique en matière d'absence à la réglementation de votre pays.

Améliorer l'efficacité dans votre organisation en permettant aux responsables d'utiliser des rapports, de prédire des tendances et de planifier les ressources en conséquence.

Assurer l'intégration avec une solution Paie et traiter le paiement des employés absents pendant une longue durée.

Rationaliser le processus de transfert des employés d'un type d'absence de longue durée à un autre, par exemple, d'un congé maternité rémunéré à un congé maternité non rémunéré.

Créer toute une gamme de familles et de types d'absence de longue durée correspondant aux besoins spécifiques de votre organisation. Cette fonctionnalité améliore l'expérience des utilisateurs en leur permettant de trouver rapidement le type d'absence de longue durée approprié à leur demande.

Cas d'utilisation

Permettre aux employés d'afficher et demander certains types d'absence de longue durée et pas d'autres.

Saisir l'absence de longue durée d'un employé ainsi que son retour.

Demander des documents, des informations supplémentaires obligatoires ou les deux, lorsque les employés saisissent leurs demandes d'absence de longue durée.

Importer dans Workday de gros volumes d'événements d'absence de longue durée.

Questions à se poser

Pour déterminer si vous devez créer une absence simple ou une absence de longue durée, tenez compte des éléments suivants :

Question	Élément à prendre en compte
Quand pensez-vous que l'employé reviendra travailler ?	Vous pouvez créer : Une absence simple si l'employé est absent pendant une courte période et que sa date de retour est connue. Workday crée une demande d'absence pour chaque jour où l'employé prévoit d'être absent. Exemple : un congé annuel avec une date de reprise planifiée. Une absence de longue durée si l'employé est absent pendant une période plus longue ou s'il s'absente du travail et qu'il a une date de retour prévue. Exemple : un congé parental d'éducation pour les nouveaux parents.
Comment voulez-vous afficher le statut des employés ?	Vous pouvez créer : Une absence si vous souhaitez que le statut de vos employés reste inchangé. Une absence de longue durée pour que le statut de l'employé soit Absent . Vous pouvez configurer le statut pour qu'il s'affiche ou non pour chaque type d'absence de longue durée. Par exemple, vous pouvez configurer Workday pour masquer les employés absents dans les résultats des recherches.
Comment voulez-vous limiter le solde des absences d'un employé ?	Vous pouvez créer : Une absence pour que le solde de l'employé soit cumulé au fil du temps. Par exemple, un congé maladie payé peut faire l'objet d'un cumul pendant une certaine période afin d'ouvrir droit jusqu'à 10 jours par an à l'employé. Une absence de longue durée si aucun cumul n'est nécessaire. Les types d'absence de longue durée correspondent à un droit que chaque employé éligible peut utiliser. Par exemple, le congé parental est octroyé en fonction de l'éligibilité de l'employé et des critères de l'unité légale.
Comment voulez-vous organiser le retour d'absence des employés ?	Vous pouvez créer : Une absence si vous souhaitez que l'employé reprenne le travail sans que son responsable ne l'approuve. Une absence de longue durée si les responsables doivent s'assurer que l'absence de longue durée d'un employé se termine avant que l'employé puisse reprendre le travail. Le statut de l'employé demeure Absent jusqu'à ce que son responsable saisisse son retour d'absence.
Quelles périodes utilisez-vous pour le suivi des absences ?	Vous pouvez créer : Une absence pour que le solde de l'employé soit cumulé pendant une période donnée. Le calendrier de périodes utilisé pour les absences correspond au calendrier que vous utilisez pour la paie. Une absence de longue durée si la période de solde est reportée (en amont ou en aval) à la date d'effet de l'absence ou à la date du premier jour de l'absence.

Lors de la définition des absences de longue durée, tenez compte des éléments suivants :

Question	Élément à prendre en compte
Quelles données voulez-vous que les employés saisissent lorsqu'ils demandent une absence de longue durée ?	Lors de la définition des types d'absence de longue durée, vous pouvez : Créer des règles pour afficher les données requises pour chaque type d'absence de longue durée demandé. Les responsables peuvent utiliser ces informations pour s'assurer que leurs employés effectuent correctement leurs demandes. Inclure des formulaires que votre organisation exige pour garantir le remboursement par le gouvernement. Exemple : Workday envoie des formulaires administratifs à un employé qui demande un congé parental. Configurer des motifs que les employés devront sélectionner lorsqu'ils saisissent une demande d'absence. Vous pouvez afficher le nombre d'utilisation de chaque motif via des rapports pour prévoir les tendances et planifier les ressources. Configurer des champs supplémentaires qu'un employé doit renseigner lorsqu'il saisit une demande d'absence de longue durée. Vous pouvez utiliser des champs prédéfinis par Workday ou ajouter des champs personnalisés et des remplacements de libellé pour ces champs. Exemple : date de naissance de l'enfant. Vous pouvez configurer les types d'absence de longue durée pour rendre ces champs obligatoires. Vous pouvez également masquer ces champs à un employé. Lorsqu'un chargé de révision vérifie la demande, Workday affiche les champs masqués. Si le champ masqué requiert une valeur, le chargé de révision doit la saisir.
Comment voulez-vous payer vos employés lorsqu'ils sont absents ?	Vous pouvez : Configurer des absences en cascade, avec des taux de rémunération différents sur la durée. Sélectionner les absences de longue durée qui auront une incidence sur la paie. Votre administrateur de la paie peut configurer des règles définissant la manière de payer vos employés absents. Vous pouvez créer des types d'absence de longue durée distincts pour les situations dans lesquelles un employé passe d'1 taux de rémunération à un autre. Vous pouvez également créer des absences en cascade pour faire automatiquement passer l'employé d'une absence à une autre lorsque son solde expire.
Quels types d'absence de longue durée voulez-vous autoriser vos employés à demander ?	Vous pouvez créer des règles d'éligibilité pour limiter l'accès à certains types d'absence de longue durée. Vous pouvez également ajouter des types d'absence de longue durée à des segments de sécurité pour garantir que les employés ne voient que les types d'absence de longue durée auxquels ils sont éligibles. Par exemple, limitez l'éligibilité aux employés à temps plein ou exigez que les employés aient travaillé au moins 250 heures au cours des douze derniers mois.
Comment voulez-vous afficher les types d'absence de longue durée ?	Vous pouvez regrouper les types d'absence en famille d'absences de longue durée. Lorsqu'ils demandent une absence de longue durée, les employés peuvent alors sélectionner le type d'absence correspondant dans ces catégories. Cette fonctionnalité améliore l'expérience des utilisateurs en leur permettant de trouver rapidement le type d'absence de longue durée approprié à leur demande. Workday fournit des familles d'absence de longue durée spécifiques pour chaque pays, et les types d'absence associés. Par exemple, créez une famille d'absences de longue durée appelée Absences de longue durée accordées par l'unité légale pour les absences pour invalidité et décès, et une autre appelée Absence de longue durée pour événements familiaux pour les congés de maternité et parentaux. Vous pouvez également regrouper dans une famille d'absences de longue durée les types d'absence de longue durée d'un pays ou d'une région en particulier.
Comment voulez-vous informer les employés du statut de leur demande ?	Lorsque vous définissez des absences de longue durée, les employés peuvent utiliser des tâches en libre-service pour afficher le statut de leurs demandes. Vous pouvez également créer des messages de validation pour alerter les employés lorsqu'ils saisissent leur demande. Par exemple, vous pouvez faire afficher une alerte lorsque des employés saisissent des demandes d'absence de longue durée dépassant leur solde d'absence de longue durée.
Quels jours non travaillés voulez-vous inclure dans les soldes d'absences ?	Vous pouvez configurer les jours à inclure dans les soldes des absences de vos employés. Exemple : un employé demande un congé d'études qui s'étend sur plusieurs mois, dont certains comptent des jours fériés nationaux. Vous pouvez configurer les types d'absence de longue durée pour inclure, ou exclure, les jours fériés lors de la mise à jour du solde des absences.
Comment vos employés reprennent-ils le travail après une absence de longue durée ?	Vous pouvez configurer Workday pour que les responsables reçoivent une alerte lorsque leurs employés reviennent après une absence de longue durée. Les employés peuvent envoyer leurs propres demandes de retour d'absence de longue durée à l'aide des tâches du libre-service salarié. Workday vous permet aussi de gagner en efficacité puisque vous pouvez saisir le retour d'absence de longue durée de tout un groupe d'employés.
Comment identifier les employés absents ?	Vous pouvez afficher la mention (Absent) après le nom de l'employé. Si l'employé occupe plusieurs postes et n'est absent que d'un seul, vous pouvez configurer la mention pour qu'elle n'apparaisse que pour ce dernier. Exemple : un employé occupe trois postes : professeur, chercheur et médecin. Tous les types d'absence de longue durée dont il peut bénéficier sont définis pour afficher le statut (Absent) comme suit : S'il prend une absence de longue durée fondée sur l'employé, la mention (Absent) s'affiche après son nom pour les 3 postes. S'il prend une absence de longue durée fondée sur son poste de professeur uniquement, la mention (Absent) n'apparaît qu'après ce poste-là.
Comment voulez-vous afficher le nombre de jours d'absence de longue durée que prend un employé ?	Vous pouvez créer un rapport qui affiche toutes les absences de longue durée approuvées d'un employé. Vous pouvez le configurer pour qu'il affiche le nombre de jours pendant lesquels l'employé est absent dans une période donnée. Par exemple, créez un rapport qui affiche le nombre total de jours d'arrêt maladie pris par un employé en 6 mois.
Comment voulez-vous corriger les demandes d'absence de longue durée approuvées ?	Vous pouvez configurer vos processus de gestion pour permettre aux responsables de corriger une demande ou un retour d'absence de longue durée déjà approuvé(e). Leurs corrections déclenchent l'envoi d'une notification au partenaire de l'interface de la paie de l'organisation de l'employé si le type d'absence de longue durée a une incidence sur la paie.
Comment voulez-vous créer des types d'absence de longue durée spécifiques par pays ?	Vous pouvez utiliser le rapport Bibliothèque internationale pour afficher les descriptions générales des exemples de type d'absence de longue durée.
Comment voulez-vous traiter les droits aux congés pendant une absence de longue durée ?	Vous pouvez calculer les droits aux congés familiaux ou à un type d'absence de longue durée spécifique. Si le type d'absence de longue durée est associé à d'autres types d'absence de longue durée ou d'absence, vous pouvez afficher le solde combiné des droits pour les absences de longue durée et les absences.
Si vous autorisez les employés à partir en absence de longue durée, comment voulez-vous qu'ils demandent cette absence ?	Vous pouvez configurer des types d'absence de longue durée qui : Permettre aux employés de saisir un pourcentage d'absence de longue durée lorsqu'ils demandent une absence de longue durée. Calculer au prorata les unités d'absence de longue durée prises par les employés lorsqu'ils demandent une absence de longue durée, en fonction du pourcentage d'absence de longue durée saisi dans la demande.
Comment voulez-vous que les employés cumulent les absences alors qu'ils sont absents ?	Vous pouvez interrompre le cumul d'un employé lorsqu'il est absent. Sinon, vous pouvez calculer le cumul au prorata pour la période durant laquelle l'employé est absent.

Recommandations

En septembre 2025, nous prévoyons de supprimer les tâches et rapports existants suivants :

Calendrier des absences

Saisir une absence de longue durée

Demander une absence de longue durée

Calendrier des absences et des absences de longue durée

Calendrier des absences

Pour faciliter la transition vers l'expérience du calendrier des absences sur ordinateur de bureau et mobile, Workday vous recommande de vous familiariser avec vous-même et les groupes d'utilisateurs en configurant plutôt les actions de lancement pour l'expérience. Voir Étapes : définir le calendrier des absences.

Voici les recommandations de Workday :

Lorsque vous créez une absence, évitez de configurer le cumul pour une période de solde donnée si l'employé est absent.

Créez des validations pour les types d'absence de longue durée qui permettent d'effectuer le suivi des soldes. Ces validations préviennent les employés qu'ils peuvent ne pas avoir un solde suffisant pour demander leur absence de longue durée.

Utilisez des motifs d'absence de longue durée et la fonctionnalité de données supplémentaires pour fournir les données d'absence utiles à la gestion des absences.

Actions requises

Veillez à ce que les périodes d'absence ne se chevauchent pas pour les absences en cascade.

Limites

Les absences en cascade fonctionnent en mettant fin à une absence avant de commencer la suivante. Il ne s'agit pas d'une absence en continu. Cela peut poser problème lors de la génération de rapports, qui pourrait indiquer qu'un employé a pris plusieurs absences de longue durée. Aussi, pensez à saisir le retour d'une absence de longue durée existante d'un employé afin que l'absence en cascade suivante soit la seule en cours.

Les employés doivent saisir au moins 1 jour dans une demande d'absence de longue durée.

Pour des raisons de confidentialité, vous ne pouvez pas référencer directement les champs de rapport associés à l'objet de gestion Événement de demande d'absence de longue durée dans les calculs Workday Payroll, comme le motif d'absence de longue durée.

Workday Payroll ne prend pas en charge le calcul de la paie rétroactive pour plusieurs retours d'absence de longue durée dans un même événement. Pour effectuer le retour des employés ou corriger des retours de plusieurs événements de demande d'absence de longue durée, sélectionnez un seul événement de demande d'absence de longue durée à la fois. Workday crée un événement de retour d'absence de longue durée distinct pour chaque événement de demande d'absence de longue durée. Voir :

Corriger des demandes de retour d'absence de longue durée

Demander le retour d'absence de longue durée des employés

Workday Payroll for Canada ne prend pas en charge la fonctionnalité ROE (Relevé d'emploi) avec les absences en cascade.

Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge les types d'absence en cascade associés à des paiements réglementaires.

La durée maximum que vous pouvez définir pour un type d'absence de longue durée est de 50 ans.

Les types d'absence de longue durée ne prennent pas en charge les droits aux congés avec cumul. Définir les droits aux congés au début de l'événement d'absence de longue durée permet de diminuer le solde pendant la période de solde du type d'absence de longue durée.

Toutes les absences intermittentes associées à un type d'absence de longue durée correspondant doivent utiliser la même unité de temps.

Workday ne génère pas de calculs d'absence avec des types d'absence de longue durée qui correspondent aux calculs de la paie.

Les employés restent absents
après que leur emploi a pris fin, sauf si leur retour d'absence intervient pendant le processus de fin d'emploi.

Définition de l'environnement client

Cochez la case

Autoriser le chevauchement d'emploi pour les absences

pour autoriser le chevauchement d'un poste par plusieurs employés lorsque son titulaire démarre une absence de longue durée. Ce paramétrage s'applique automatiquement à tout poste pourvu par un employé qui prend une absence de longue durée.

Sécurité

Utilisateurs ayant accès à :

Le domaine Set Up: Leave of Absence
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave permet de créer des types d'absence de longue durée. Ils peuvent également contrôler l'accès aux types d'absence de longue durée en créant des règles.

Le domaine Maintain Additional Fields
dans le domaine fonctionnel System permet d'ajouter, de modifier, de supprimer et d'afficher des champs supplémentaires pour Workday Absence dans Workday.

Vous pouvez créer des règles d'éligibilité pour limiter l'accès à certains types d'absence de longue durée. Vous pouvez également ajouter des types d'absence de longue durée à des segments de sécurité pour garantir que les employés voient les types d'absence de longue durée.

Configurez le processus de gestion Demander une absence de longue durée
pour permettre aux utilisateurs de saisir les absences de longue durée d'autres employés ou de corriger leurs demandes.

Les utilisateurs ayant accès à un groupe de sécurité de lancement pour le processus de gestion Demander un retour d'absence de longue durée
peuvent saisir le retour d'absence de longue durée des employés.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Calendrier des absences (ancien)	L'action de lancement Saisir des absences dans la règle de sécurité du processus de gestion existant Calendrier des absences permet aux employés disposant des droits d'accès sécurisés d'utiliser leur calendrier des absences pour saisir les absences de longue durée d'autres employés.
Demander une absence de longue durée	Vous pouvez ajouter des étapes à ce processus de gestion pour : Demander des pièces justificatives à un employé qui saisit sa demande. Générer de manière dynamique des documents modifiables lorsqu'un employé saisit une demande. Configurer les personnes habilitées à approuver des demandes d'absence de longue durée et à corriger les dates de fin des demandes d'absence de longue durée si elles viennent à changer. Permettre aux utilisateurs de demander la modification de la rémunération d'un employé, de ses avantages sociaux, ou les deux, lorsqu'il prend une absence de longue durée ou qu'il rentre après une absence de longue durée. Permettre aux utilisateurs de charger en bloc des événements d'absence de longue durée.
Demander un retour d'absence de longue durée	Vous pouvez ajouter des étapes à ce processus de gestion pour : Permettre aux employés de demander un retour d'absence de longue durée pour le compte de quelqu'un d'autre. Autoriser les utilisateurs à mettre à jour manuellement les dates d'entrée en service, telles que la date de début du service continu. Permettre aux utilisateurs de demander la modification de la rémunération et/ou des avantages sociaux d'un employé lorsqu'il prend une absence de longue durée ou qu'il rentre après une absence de longue durée. Permettre aux utilisateurs de charger en bloc des événements de demande de retour d'absence de longue durée. Permet de générer dynamiquement des documents modifiables lorsqu'un employé demande un retour d'absence de longue durée.
Fin d'emploi	Ajoutez un traitement d'absence de longue durée automatisé après l'étape de finalisation pour pouvoir mettre fin à l'emploi d'un employé lorsqu'il est absent pour une longue durée.

Génération de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Toutes les familles d'absences de longue durée	Affiche toutes les familles d'absences de longue durée que vous pouvez utiliser pour regrouper les types d'absence de longue durée afin que les employés puissent les sélectionner lorsqu'ils demandent une absence de ce type.
Tous les segments de sécurité de type d'absence de longue durée Afficher un segment de sécurité de type d'absence de longue durée	Affichent les types d'absence de longue durée auxquels les employés ont accès.
Saisir des absences (tous les types)	Affiche les types d'absence de longue durée auxquels l'employé peut prétendre au premier jour de la demande.
Détail des absences de longue durée par employé (inclut le solde des absences de longue durée) Détail des absences de longue durée par organisation (inclut les soldes des absences de longue durée) Mettre à jour les documents d'un employé	Permet de prévoir les tendances et de planifier les coûts liés aux absences de longue durée des employés.
Calendrier des absences de l'équipe	Permet d'analyser les demandes d'absence et ainsi de gérer plus efficacement les ressources de vos équipes.
Afficher une famille d'absences de longue durée	Affiche une famille d'absences de longue durée en particulier. Le détail inclut les éléments suivants : Chaque type d'absence de longue durée appartenant à la famille. Statut actif ou non de la famille d'absences de longue durée. Disponibilité de la famille sur chaque site. Effets sur le traitement de la paie. Nombre d'utilisations.
Afficher une règle d'absence de longue durée	Affiche les règles de condition qui constituent une règle d'absence de longue durée spécifique.
Afficher un type d'absence	Affiche les critères d'éligibilité et les impacts de l'absence de longue durée d'un type donné.
Afficher l'éligibilité aux absences de longue durée des employés par organisation	Utilisez ce rapport pour afficher le détail de l'éligibilité aux absences de longue durée des employés actifs dans les organisations sélectionnées à la date du jour.
Employés absents	Permet d'identifier les employés absents et de vérifier que tous leurs paiements continus existants s'appliquent toujours pendant leur absence.
Employés rentrés après une absence de longue durée Employés rentrant après une absence de longue durée	Permet d'identifier les employés rentrés ou rentrant après une absence de longue durée et de vérifier que leur paie est correctement configurée.

Intégrations

Services web	Élément à prendre en compte
Extraire les familles d'absences de longue durée Put Leave Family	Utilisez ces services web pour afficher les familles d'absences de longue durée existantes ou pour télécharger les vôtres.
Demander les motifs du type d'absence Motif d'insertion du type d'absence	Utilisez ces services web pour afficher les motifs d'absence de longue durée existants ou pour télécharger les vôtres.
Extraire les types d'absence Put Leave Type	Utilisez ces services web pour afficher les types d'absence de longue durée existants ou pour télécharger les vôtres.
Import Request Leave of Absence Events	Utilisez ce service web pour : Charger de gros volumes d'événements de demande d'absence de longue durée par lots. Corriger plusieurs événements de demande d'absence de longue durée pour des employés. Ajouter un commentaire pour chaque événement de demande d'absence de longue durée (facultatif).
Import Request Return from Leave of Absence Events	Utilisez ce service web pour : Charger de gros volumes d'événements de demande de retour d'absence de longue durée par lots. Corriger plusieurs événements de demande de retour d'absence de longue durée pour des employés. Ajouter un commentaire pour chaque événement de demande de retour d'absence de longue durée.
Demander une absence de longue durée	Utilisez ce service web pour saisir des demandes d'absence de longue durée ou en corriger.
Demander un retour d'absence de longue durée	Utilisez ce service web pour demander le retour d'absence de longue durée d'un employé.

Relations et interactions

Interaction	Élément à prendre en compte
Avantages sociaux	Workday Benefits peut référencer des absences de longue durée pour modifier les options d'avantages sociaux d'un salarié, déclarer un événement de vie et mettre à jour les options d'avantages sociaux en conséquence.
Paie	Lorsqu'un employé est absent pour une longue durée avec incidence sur la paie, Workday le traite comme étant effectivement absent pour une longue durée. En revanche, Workday traite les employés associés à d'autres types d'absence de longue durée comme des employés actifs. Vous pouvez définir des règles de traitement de la paie différentes pour les employés absents pour une longue durée. Workday Payroll propose en outre plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de vous conformer aux exigences de reporting réglementaire.
Talents	Workday Talent dissocie les employés du type d'absence de longue durée dans les processus d'évaluation de salarié et de feedback.
Absences	Lorsqu'un employé est absent pour une longue durée, Workday peut interrompre les cumuls.
Gestion des temps	Lorsqu'ils sont absents, les employés peuvent saisir et soumettre leurs temps dans Workday Time Tracking. Vous pouvez également créer une validation des temps qui empêche leur envoi.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Concept : processus de gestion des absences de longue durée

Éléments de définition : paie des employés absents

Créer des types d'absence de longue durée

Référence : incidences de l'absence de longue durée

Le niveau suivant : points de contact PTT avec affectations

Exemple : définir un congé parental