Étapes : définir les notifications d'absence
Vous pouvez créer et envoyer des notifications d'absence automatisées par e-mail et sur mobile aux :
- Employés auxquels vous souhaitez rappeler de prendre une absence, en fonction de critères spécifiques.
- Responsables et administrateurs qui doivent approuver des demandes d'absence.
- Copiez et modifiez un rapport standard en fonction de l'objet de gestion Employé comme base pour le public destinataire des notifications. Par exemple, créez une copie du rapportApprobateurs d'absences avec événements en attente d'une actionet partagez-la avec les administrateurs des absences.Sécurité :
- DomaineIndexed Data Source: Workersdans le domaine fonctionnel Staffing.
- DomaineWorker Data: Time Off (Time Off)dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - notifications.Sécurité :Set Up: Tenant Setup - BP and Notificationsdans le domaine fonctionnel System.
- Sélectionnez l'ongletGestion des absencesdans la sectionParamètres de remise des notificationspour remplacer les paramètres de remise applicables au type de notification parent. Workday désactive le son des notifications push et par e-mail pour la règle de routage par défaut.
- Activez le son des notifications push et par e-mail.
- Dans l'inviteRègle, sélectionnezNotification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Management.
- Dans le menu des actions associées de la règle, sélectionnez le lienNotification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Managementdans la fenêtre contextuelle.
- Dans le rapportAfficher une règle de routage de notification, sélectionnez dans le menu des actions associées de la règle.
- Cliquez surAjouterpour ajouter des canaux de notification.
- Activez les notifications par e-mail en sélectionnant l'optionE-maildans l'inviteCanalet l'option Immédiatdans l'inviteFréquence par défaut.
- Sélectionnezl'option Notification push mobiledans l'inviteCanaletl'option Immédiatdans l'inviteFréquence par défautpour activer les notifications push mobile.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une période de distribution.Créez des périodes personnalisées que vous pourrez sélectionner dans l'inviteContenuau moment de créer des distributions planifiées pour la gestion des absences ou le suivi du temps. Lorsque vous exécutez leRapport sur la distribution planifiée, Workday utilise ces périodes pour déterminer si les employés ont réagi à temps à la notification. Exemple : vous pouvez créer une période personnalisée que Workday utilise pour rechercher des demandes d'événement d'absence dix jours après la date de la notification.Sécurité : domaineAdminister Scheduled Distributiondans le domaine fonctionnel System.
- Accédez à la tâcheCréer une distribution planifiée.Saisissez leDétail de l'élémentde la distribution.
- Sélectionnez leType de contenuNotifications.
- Lorsque vous sélectionnezDemander une absence, Workday envoie des notifications aux employés pour leur rappeler de prendre une absence. Les notifications incluent un lien ou un bouton de boîte de réception qui redirige les employés vers le processus de gestionDemanderune absence.
- Lorsque vous sélectionnezRéviser les absences, Workday envoie des notifications aux responsables et aux administrateurs qui doivent approuver des demandes d'absence. Les notifications incluent un lien ou un bouton de boîte de réception qui redirige le responsable ou partenaire des absences vers sa boîte de réception pour approbation.
- SousContenu, sélectionnez la période que vous souhaitez inclure dans la recherche :
- Une période personnalisée.
- 14 derniers jourspour que la recherche porte sur les 14 jours précédant la date d'envoi de la notification.
- 7 derniers jourspour que la recherche porte sur les 7 jours précédant la date d'envoi de la notification.
- Mois en courspour effectuer une recherche à partir du premier jour du mois jusqu'à la date à laquelle vous envoyez la notification.
- Renseignez le détaildu Publicde la distribution planifiée.Sélectionnez un public enregistré ou créez-en un. Dans l'inviteType, sélectionnez :
- Organisation, si vous avez sélectionnéDemander une absenceà l'étape 7.
- Rapport personnalisé, si vous avez sélectionnéRéviser les absencesà l'étape 7, et votre rapport personnalisé, à partirdes Approbateurs d'absences avec événements en attente d'une action. Dans la sectionCritères du rapport, filtrez les résultats du public en renseignant les champs de rapport suivants :
- Type d'absence coordonnée
- Date de début
- Date de fin
Lorsque vous définissez des publics pour des distributions planifiées, tenez compte du fait que les périodes figurant dans vos critères de rapport correspondent à la période du contenu sélectionnée à l'étape 7. - Renseignez le détailde la Définition.
- Renseignez le détaildes Messagespour définir le contenu du message de notification d'absence pour chaque canal.
- Pourla Fréquence de distribution, sélectionnez uneFréquence d'exécutionpour indiquer la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer la notification.
- Renseignez le détailde la Planificationen nommant la demande et lancez la tâche de distribution de la planification.
- Créez un rapport personnalisé ou accédez à un rapport standard prédéfini par Workday qui vous permet de générer des rapports sur les distributions planifiées. Exemple : vous pouvez modifier le rapport intituléRapport sur la distribution planifiée.Assurez-vous que votre rapport contient une ligne qui inclut le champ de rapportÉtat d'avancementdans l'objet de gestionConnect Record.Sécurité : accèsModifierau domaineAdminister Scheduled Distributions.
Une fois la distribution planifiée exécutée, exécutez le rapport sur la distribution planifiée pour vérifier si les employés, les responsables et les administrateurs ont pris les mesures appropriées dans la période spécifiée. Lorsque le type de contenu de la notification est :
- Demander une absence, le champ de rapportÉtat d'avancementrenvoie la valeur Vrai si le destinataire de la notification a créé une nouvelle saisie d'absence au cours de la période.
- Réviser les absences, le champ de rapportÉtat d'avancementrenvoie la valeur Vrai si le destinataire de la notification n'a plus d'événement d'absence requérant approbation au cours de la période.